На сегодняшний день нормой для каждой компании, которая официально ведет финансово-хозяйственную деятельность считается необходимым сдавать отчетность в налоговые службы по несколько раз за отчетный период, отправлять декларации, сведения по персонифицированному учету, реестры 2-НДФЛ и прочее.
Развитие информационных интернет-технологий в последнее время дало возможность предоставлять организациям регламентированную отчетность в электронном виде, используя специальные защищенные каналы.
Система электронного документооборота уже подтвердила свою эффективность. Больше половины налогоплательщиков и налоговых инспекций давно используют ее. Кроме того, с 1 января 2014 года плательщики НДС обязаны предоставлять отчетность по телекоммуникационным каналам связи (благодаря внесением изменений в пункт 5 статьи 174 Налогового кодекса РФ).
Более 60% русских руководителей (налогоплательщиков) уже используют программы для сдачи отчетности в электронном виде. Чтобы упростить процедуры по подключению, получению консультаций и технической поддержке, руководителям рекомендуется использовать специальные сервисы.
Основными преимуществами сдачи отчетности в электронном виде являются:
- сокращение времени и денежных ресурсов на подготовку отчетности, поездку в соответствующие органы;
- гарантия конфиденциальности информации;
- исключение дублирования налоговых и бухгалтерских отчетов в бумажном виде;
- исключение ошибок при заполнении отчетности, благодаря функционалу программ;
- гарантия доставки отчетности и получение протокола ее проверки;
- надежный и качественный двусторонний обмен информацией между соответствующими субъектами и государственными контролирующими органами (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и др.).
Процедура сдачи электронной отчетности состоит из следующих процессов: подготовка и отправка налогоплательщиком отчетности в налоговую инспекцию, в ФСС, Росстат или ПФР через оператора специализированной связи. Маркировка документов электронной цифровой подписью (ЭЦП), которая является аналогом собственной. Налогоплательщик получает от государственного органа подтверждение о доставке отчетности. Это подтверждение приобретает юридическую силу, так как фактическим временем получения отчетности инспекцией становится время получения отчета налогоплательщиком.
Рисунок 1 – Схема работы электронной отчетности
Оператор гарантирует корректный документооборот между государственными органами и плательщиком. Оператор в этом случае играет роль электронного нотариата, т. е. при возникновении разногласий оператор связи является третьей стороной, которая имеет право подтверждать факт доставки и отправки документов в инспекцию. Данная система позволяет передавать декларации (расчеты), отчетность и другие документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде без обязательного дублирования в бумажном виде, используя доступ к телекоммуникационным каналам связи, в том числе интернет.
Для упрощения процедуры подключения, получения консультационной и технической поддержки, как уже говорилось ранее, рекомендуется воспользоваться сервисами, такими как: «СБиС++ Электронная отчетность», «Контур-Экстерн», «Такском-Спринтер», «1С:Отчетность» и т. п. Проанализируем их.
Системы сдачи электронной отчетности
| Характеристика | «Такском-Спринтер» | «Контур-Экстерн» | «СБиС++» | «1С:Отчетность» |
| Web-система | + | + | + | + |
| «Толстый-клиент» | – | – | + | + |
| Гибридный режим | – | – | + | – |
| Информация находится на сервере/компьютере в зашифрованном виде | На сервере | На сервере | На сервере и компьютере | На компьютере и на сервере |
| Доступ к информации с другого компьютера | + | – | + | + |
| Наличие синхронизированной локальной и серверной версии | – | – | + | + |
| Необходимость оплаты для доступа к информации | + | + | – | При наличии подписки ИТС ПРОФ бесплатно |
| Необходимость высокоскоростного подключения интернет для работы с программой | + | + | Если скорость низкая – отчет отсылается по почтовым каналам без потерь данных | – |
| Необходимость оплаты для доступа к информации | + | + | – | При наличии подписки ИТС ПРОФ бесплатно |
| Автообновление системы | + | – | + | – |
| Наличие сервиса ИОН | + | + | + | + |
| Возможность просматривать карточку лицевого счета вашей компании в базе данных ИФНС | Используя выписку | Используя выписку или в режиме реального времени | Используя выписку или в режиме реального времени | Используя выписку |
| Наличие сервиса для обмена комментариями между налогоплательщиком и работниками государственных контролирующих органов | + | – | – | + |
| Возможность проверки контрагентов, партнеров, конкурентов с помощью выписок с ЕГРЮЛ/ЕГРИП | + | + | + | + |
| Учет системой специфики предприятия (наличие необходимых форм и бланков, нормативно-правовых актов и документов) | – | – | + | + |
| Наличие календаря сдачи отчетности | – | – | Интерактивный и многофункциональный | + |
| Наличие механизмов анализа корректности заполнения форм | – | – | + | + |
| Наличие справки в системе | – | Платная служба | + | + |
| Наличие многопользовательского режима | – | – | + | + |
| Наличие механизмов оценки риска выездной налоговой проверки | – | – | + | – |
| Программная оценка финансового состояния компании | – | – | + | – |
| Наличие удобного механизма для обмена документацией с партнерами | – | – | + | – |
| Целостность системы | + | Состоит из двух программ с ограниченным функционалом | + | + |
| Возможность интеграции с 1С | + | + | + | + |
| Необходимость обновления системы перед отправкой отчетности | – | + | – | – |
| Круглосуточная поддержка и обслуживание | + | + | + | + |
Таблица 1 – Анализ систем для сдачи электронной отчетности
Используя любую систему, вы сможете легко и достаточно удобно сдавать регламентированную отчетность. Очень важно при выборе системы кроме технических возможностей и потребностей предприятия анализировать и учитывать дополнительные возможности, которые предоставляет разработчик и наличие бесплатной технической поддержки. Если вы еще не работали с этими системами, то с этого года вам нужно будет начать в любом случае.
Благодаря возможности интеграции 1С с выше проанализированными сервисами, для составления и сдачи регламентированной отчетности компании активно используют типовые конфигурации для 1С:Предприятие: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Зарплата и управление персоналом 8», «1С:Комплексная автоматизация 8». Использование данных конфигураций позволяет не только автоматизировать отчетность, соответствующие процессы на предприятии, но и упрощает работу бухгалтеров, так как в программах предусмотрена выгрузка необходимой электронной отчетности и ее отправка в соответствующие органы.
Надеемся, наша статья будет полезна вам при осуществлении выбора программного обеспечения для подготовки и предоставления регламентированной отчетности в электронном виде.
