Электронный архив документов

Организуйте обработку и хранение документов и забудьте о штрафах от потери или недостачи первички

EFSOL: Электронный архив

это аппаратно-программный комплекс для документов:

на бумажном носителе

полученных через систему электронного документооборота (ЭДО)

Какие задачи решает
электронный архив?

Сканирование

Оцифровка оригиналов документов и занесение их в систему электронного архива

Хранение

Сбор документов в электронном хранилище упрощает доступ и работу с документами

Контроль наличия

Отчеты системы выводят информацию о наличие и корректности документов

Быстрый поиск

Система электронного архива позволяет найти необходимый документ по основным реквизитам

Расположение оригинала

Штрихкодирование документов позволяет фиксировать получение и выдачу документов

Согласование

Построение бизнес процесса согласования документов

EFSOL: Электронный архив имеет модульную структуру. Каждый модуль системы состоит из функциональных возможностей и подбирается исходя из задач и уровня автоматизации заказчика.

Модуль №1

Базовый

Подходит для небольших компаний с документооборотом

до 1000

документов в мес.

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ОТЛИЧИЕ:

ручная регистрация документов и прикрепление файлов

Модуль №2

Штрихкодирование

Подходит для среднего и крупного бизнеса с документооборотом

более 1000

документов в мес.

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ОТЛИЧИЕ:

автоматическое прикрепление
файлов

Модуль №3

Распознавание

Подходит для крупных компаний с документооборотом

более 5000

документов в мес.

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ОТЛИЧИЕ:

автоматическая регистрация документов

Описание функционала модулей

Механизм
работы EFSOL:ЭА

Модуль №2

Штрихкодирование

Преимущества внедрения
Электронного архива

Эффект от внедрения
Электронного архива документов

Исключение потерь и порчи документов

Защищенность электронных документов от их удаления третьими лицами и/или сотрудниками по невнимательности или злому умыслу

Сокращение затрат на аренду помещения

Появляется возможность вывозить оригиналы документов в удаленное хранилище, сокращая затраты на аренду офисных помещений

Работа с архивом в режиме реального времени

Изменения в электронный архив могут вноситься в режиме online

Создание централизованного электронного хранилища

Все документы сосредоточены в единой базе данных и всегда доступны

Ускорение подготовки налоговой и аудиторской отчетности

Трудозатраты и затраты времени на подготовку отчетности намного меньше, чем при работе с бумажным архивом

Защищенность архива от чрезвычайных ситуаций

Всегда доступна функция восстановления электронного архива

Оставьте заявку

и обсудите все вопросы
с нашим консультантом

Подготовим индивидуальное решение
исходя из ваших задач

Опыт внедрения
Электронного архива

Наши клиенты

Материалы по теме

0 0 голоса

Рейтинг

Имя*

Почта*

Имя*

Почта*

20 комментариев

Новые

Ранние Популярные

Межтекстовые Отзывы

Посмотреть все комментарии

s.veremeev

3 года назад

Подскажите, пожалуйста, система архива может работать только с ЭДО Диадок или предусмотрены и другие варианты?

Ответить

EFSOL

3 года назад

s.veremeev

Добрый день! Есть возможность работы и с другими операторами ЭДО. Это зависит от функциональных возможностей платформы ЭДО, которую Вы используете. На текущий момент у многих операторов ЭДО уже реализована интеграция с 1С или есть в наличии механизмы интеграции.

Ответить

Виктория

4 года назад

Добрый день!
Планируем реализовать электронный архив финансовых и других юридически значимых док-тов компании на базе 1С ДО Корп 8.
Одна из задач – автоматизировать ввод входящих документов. Чтобы сотрудник, получив пачку документов извне: 1. поместил их в потоковый сканер. Док-ты отсканированы. 2. Программа распознавания определила: а) есть уже такой документ в ЭАД , если да – прикрепила новый скан. б) если док-та нет в ЭАД, то автоматом создалась карточка документа в ЭА, определился вид документа (договор/счет/акт/УПД или др) и заполнились атрибуты документа (дата, контрагент, сумма или др). Т.е. сотрудник вручную не должен заводить карточки и заполнять их реквизиты в ЭАД. 3. Док-ты сохранены в ЭАД.
Подскажите, для данной задачи, подойдет ли нам Abbyy Recognition? Если нет, то почему? И какое ПО подойдет?

Ответить

EFSOL

4 года назад

Виктория

Добрый день, Виктория!
Для решения этой задачи можно использовать ABBYY RecognitionServer (сейчас ABBYY FineReader Server – https://efsol.ru/promo/abbyy-finereader-server.html), но также можно использовать программу ABBYY FlexiCapture – https://efsol.ru/products/abbyy-flexicapture.html. Выбор решения будет зависеть от того, какой сценарий работы вам будет более удобен. Для наглядности мы готовы сделать для Вас демонстрацию работы в данных программах.

Ответить

Владислава

4 года назад

Добрый день, подскажите Ваша программа работает в 1С:Бухгалтерия 8.3 базовая версия?

Ответить

EFSOL

4 года назад

Владислава

Добрый день, Владислава.
Модули электронного архива не работают в базовой версии «1С:Бухгалтерия», т.к. конфигурация ограничивает полный функционал ЭА.
Мы предлагаем вам с нашей помощью совершить апгрейд (переход на конфигурацию ПРОФ) и реализовать электронный архив в этой версии 1С.
Оставьте, пожалуйста, контактный номер для уточнения деталей перехода и реализации проекта.

Ответить

Лена Данилова

4 года назад

Добрый день Подскажите, пожалуйста, как интегрируется электронный архив с системой ЭДО, например Диадок?

Ответить

EFSOL

4 года назад

Лена Данилова

Здравствуйте, Елена.
Система EFSOL: Электронный архив интегрируется с ЭДО “Диадок” посредством API Диадок. Таким образом мы можем полностью автоматизировать загрузку документов из ЭДО в систему Электронного архива без участия пользователя.

Ответить

Владимир Викторович

4 года назад

Добрый вечер, хотим внедрить электронных архив в организации.
Подскажите, как и где происходит хранение электронных образцов?

Ответить

EFSOL

4 года назад

Владимир Викторович

Здравствуйте, Владимир Викторович.
Хранение отсканированных экземпляров осуществляется на выделенных серверах компании. Также возможно предоставление облачного хранения документов.
Доступ к документам ограничивается по правам пользователей.
Подскажите, какой документооборот вашей организации в год? Готовы совместно подобрать оптимальное решение для ваших задач.

Ответить

Светлана

6 лет назад

В вашем электронном архиве устроено как-то ограничение доступа к документам?

Ответить

EFSOL

6 лет назад

Светлана

Светлана, добрый день!
В нашем решении создания Электронного архива настраивается гибкий механизм разграничения доступа к документам. Доступ к папкам или документам предоставляется различным пользователям, распределенным по группам и ролям. Безопасность документов обеспечивается при введении ограничений доступа по различным уровням менеджмента.
Наши консультанты могут подробнее рассказать о системе. Вы можете оставить заявку или позвонить нам, чтобы обсудить все детали системы Электронного архива.

Ответить

Ольга Александровна

7 лет назад

Здравствуйте
На нашем предприятии как раз стоит вопрос о создании электронного архива. Сколько стоит Ваша программа? На какой платформе разработана?

Ответить

EFSOL

7 лет назад

Ольга Александровна

Добрый день, Ольга Александровна.
При внедрении системы Электронного архива наша компания использует проектный подход. Мы выявляем требования Вашего предприятия, уточняем всю необходимую информацию. Затем прорабатываем различные варианты решений и совместно с Заказчиком определяем наиболее приемлемый. У нас есть опыт внедрения Электронного архива на различных конфигурациях 1С:Предприятия, которые, как правило, интегрируются с программой оптического распознавания ABBYY FlexiCapture.
Для определения возможной стоимости проекта, нам необходимо укрупнено понять ваши требования и получить информацию, например, о количестве документов, которые требуется архивировать, в какой базе работаете и т.д.
Для дальнейшей проработки вопросов и стоимости, предлагаю созвониться и обсудить все интересующие вопросы голосом.

Ответить

Александр

7 лет назад

Здравствуйте
Ваша программа поддерживает проверку наличия “Печати” и “Подписи” на сканируемых печатных формах?

Ответить

EFSOL

7 лет назад

Александр

Добрый день, Александр. Да, поддерживает.
Наша система Электронного архива интегрируется с программой оптического распознавания ABBYY FlexiCapture. Данная программа позволяет проводить проверку наличия “Печати” и “Подписи” на документе.
ABBYY FlexiCapture – универсальная платформа для интеллектуальной обработки информации из любых типов документов: отсканированных бумаг, фотографий, электронных документов, текстов писем и вложений. Решение распознает, классифицирует документы, извлекает данные, проверяет их корректность и передает в корпоративные информационные системы.
Подробнее: https://efsol.ru/products/abbyy-flexicapture.html

Ответить

Александр

7 лет назад

EFSOL

Спасибо. Данную программу можно внедрить в 1С 8.3?

Ответить

EFSOL

7 лет назад

Александр

Да, можно реализовать взаимодействие ABBYY FlexiCapture с различными конфигурациями 1С.
Александр, можете оставить Ваши контактные данные (телефон, электронную почту) в онлайн-помощнике. Мы свяжемся с Вами и обсудим все интересующие вопросы.
Или наберите нас – +7 (495) 230-03-03, доб. 553 (консультант по данному вопросу)

Ответить

Виталий Серов

7 лет назад

Добрый день!
Ранее внедрили электронный архив, тем самым решили нашу основную проблему – быструю подготовку документов для контролирующих органов и аудиторов. Формируешь отчет с заданными параметрами, выгружаешь файлы в выбранную папку или сразу их печатаешь из системы – удобный и полезный функционал!
Но мы столкнулись с одной сложностью – нет контроля передачи документа между подразделениями. Можно как-то реализовать этот функционал?

Ответить

EFSOL

7 лет назад

Виталий Серов

Виталий, здравствуйте!
Спасибо за Ваш отзыв. Такая функциональная возможность присутствует в обработке “Управление первичными документами”. С ее помощью можно контролировать прием и передачу документов между подразделениями внутри компании. Пользователь фиксирует местоположение документов путем считывания значения штрихкода документа и это отображается в системе.
Если у Вас остались вопросы по функционалу, можете обратиться к нам за консультацией, будем рады помочь!

Ответить

Электронный архив документов

EFSOL: Электронный архив

на бумажном носителе

полученных через систему электронного документооборота (ЭДО)

Какие задачи решает электронный архив?

Сканирование

Хранение

Контроль наличия

Быстрый поиск

Расположение оригинала

Согласование

Модуль №1

Базовый

до 1000

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ОТЛИЧИЕ:

Модуль №2

Штрихкоди­рование

более 1000

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ОТЛИЧИЕ:

Модуль №3

Распознавание

более 5000

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ОТЛИЧИЕ:

Описание функционала модулей

Механизм работы EFSOL:ЭА

Преимущества внедрения Электронного архива

Быстрый старт

Быстрый поиск по архиву

Совместная работа с документом

Поддержка версионности документов

Привычный интерфейс

Эффект от внедрения Электронного архива документов

Исключение потерь и порчи документов

Сокращение затрат на аренду помещения

Работа с архивом в режиме реального времени

Создание централи­зованного электронного хранилища

Ускорение подготовки налоговой и аудиторской отчетности

Защищенность архива от чрезвычайных ситуаций

Оставьте заявку

Опыт внедрения Электронного архива

ООО «Майбес РУС»

ООО «Газпром газэнергосеть»

ПАО «СИБУР Холдинг»

Наши клиенты

Материалы по теме

Решения

Промо-страницы

Продукты

Отзывы

Статьи

Инструкции

Новости

Решения

Есть вопросы?

Какие задачи решает
электронный архив?

Штрихкодирование

Механизм
работы EFSOL:ЭА

Преимущества внедрения
Электронного архива

Эффект от внедрения
Электронного архива документов

Создание централизованного электронного хранилища

Опыт внедрения
Электронного архива