Электронный архив документов

Организуйте обработку и хранение документов и забудьте о штрафах от потери или недостачи первички

EFSOL: Электронный архив

это аппаратно-программный комплекс для документов:

на бумажном носителе

полученных через систему электронного документооборота (ЭДО)

Какие задачи решает
электронный архив?

Сканирование

Оцифровка оригиналов документов и занесение их в систему электронного архива

Хранение

Сбор документов в электронном хранилище упрощает доступ и работу с документами

Контроль наличия

Отчеты системы выводят информацию о наличие и корректности документов

Быстрый поиск

Система позволяет найти необходимый документ по основным реквизитам

Расположение оригинала

Штрихкодирование документов позволяет фиксировать получение и выдачу документов

Согласование

Построение бизнес процесса согласования документов

EFSOL: Электронный архив имеет модульную структуру. Каждый модуль системы состоит из функциональных возможностей и подбирается исходя из задач и уровня автоматизации заказчика.

Модуль №1

Базовый

Подходит для небольших компаний с документооборотом

до 1000

документов в мес.

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ОТЛИЧИЕ:

ручная регистрация документов и прикрепление файлов

Модуль №2

Штрихкодирование

Подходит для среднего и крупного бизнеса с документооборотом

более 1000

документов в мес.

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ОТЛИЧИЕ:

автоматическое прикрепление
файлов

Модуль №3

Распознавание

Подходит для крупных компаний с документооборотом

более 5000

документов в мес.

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ОТЛИЧИЕ:

автоматическая регистрация документов

Описание функционала модулей

Механизм
работы EFSOL:ЭА

Модуль №2

Штрихкодирование

Преимущества внедрения
Электронного архива

Эффект от внедрения
Электронного архива документов

Исключение потерь и порчи документов

Защищенность электронных документов от их удаления третьими лицами и/или сотрудниками по невнимательности или злому умыслу

Сокращение затрат на аренду помещения

Появляется возможность вывозить оригиналы документов в удаленное хранилище, сокращая затраты на аренду офисных помещений

Работа с архивом в режиме реального времени

Изменения в электронный архив могут вноситься в режиме online

Создание централизованного электронного хранилища

Все документы сосредоточены в единой базе данных и всегда доступны

Ускорение подготовки налоговой и аудиторской отчетности

Трудозатраты и затраты времени на подготовку отчетности намного меньше, чем при работе с бумажным архивом

Защищенность архива от чрезвычайных ситуаций

Всегда доступна функция восстановления электронного архива

Оставьте заявку

и обсудите все вопросы
с нашим консультантом

Подготовим индивидуальное решение
исходя из ваших задач

Опыт внедрения
Электронного архива

Наши клиенты

Материалы по теме

Аноним

Добрый день!
Ранее внедрили электронный архив, тем самым решили нашу основную проблему – быструю подготовку документов для контролирующих органов и аудиторов. Формируешь отчет с заданными параметрами, выгружаешь файлы в выбранную папку или сразу их печатаешь из системы – удобный и полезный функционал!
Но мы столкнулись с одной сложностью – нет контроля передачи документа между подразделениями. Можно как-то реализовать этот функционал?
- https://efsol.ru/ EFSOL
  
  Виталий, здравствуйте!
  Спасибо за Ваш отзыв. Такая функциональная возможность присутствует в обработке “Управление первичными документами”. С ее помощью можно контролировать прием и передачу документов между подразделениями внутри компании. Пользователь фиксирует местоположение документов путем считывания значения штрихкода документа и это отображается в системе.
  Если у Вас остались вопросы по функционалу, можете обратиться к нам за консультацией, будем рады помочь!
Аноним

Здравствуйте
Ваша программа поддерживает проверку наличия “Печати” и “Подписи” на сканируемых печатных формах?
- https://efsol.ru/ EFSOL
  
  Добрый день, Александр. Да, поддерживает.
  Наша система Электронного архива интегрируется с программой оптического распознавания ABBYY FlexiCapture. Данная программа позволяет проводить проверку наличия “Печати” и “Подписи” на документе.
  ABBYY FlexiCapture – универсальная платформа для интеллектуальной обработки информации из любых типов документов: отсканированных бумаг, фотографий, электронных документов, текстов писем и вложений. Решение распознает, классифицирует документы, извлекает данные, проверяет их корректность и передает в корпоративные информационные системы.
  Подробнее: https://efsol.ru/products/abbyy-flexicapture.html
  - Аноним
    
    Спасибо. Данную программу можно внедрить в 1С 8.3?
    - https://efsol.ru/ EFSOL
      
      Да, можно реализовать взаимодействие ABBYY FlexiCapture с различными конфигурациями 1С.
      Александр, можете оставить Ваши контактные данные (телефон, электронную почту) в онлайн-помощнике. Мы свяжемся с Вами и обсудим все интересующие вопросы.
      Или наберите нас – +7 (495) 230-03-03, доб. 553 (консультант по данному вопросу)
Аноним

Здравствуйте
На нашем предприятии как раз стоит вопрос о создании электронного архива. Сколько стоит Ваша программа? На какой платформе разработана?
- https://efsol.ru/ EFSOL
  
  Добрый день, Ольга Александровна.
  При внедрении системы Электронного архива наша компания использует проектный подход. Мы выявляем требования Вашего предприятия, уточняем всю необходимую информацию. Затем прорабатываем различные варианты решений и совместно с Заказчиком определяем наиболее приемлемый. У нас есть опыт внедрения Электронного архива на различных конфигурациях 1С:Предприятия, которые, как правило, интегрируются с программой оптического распознавания ABBYY FlexiCapture.
  Для определения возможной стоимости проекта, нам необходимо укрупнено понять ваши требования и получить информацию, например, о количестве документов, которые требуется архивировать, в какой базе работаете и т.д.
  Для дальнейшей проработки вопросов и стоимости, предлагаю созвониться и обсудить все интересующие вопросы голосом.
Аноним

В вашем электронном архиве устроено как-то ограничение доступа к документам?
- https://efsol.ru/ EFSOL
  
  Светлана, добрый день!
  В нашем решении создания Электронного архива настраивается гибкий механизм разграничения доступа к документам. Доступ к папкам или документам предоставляется различным пользователям, распределенным по группам и ролям. Безопасность документов обеспечивается при введении ограничений доступа по различным уровням менеджмента.
  Наши консультанты могут подробнее рассказать о системе. Вы можете оставить заявку или позвонить нам, чтобы обсудить все детали системы Электронного архива.
Аноним

Добрый вечер, хотим внедрить электронных архив в организации.
Подскажите, как и где происходит хранение электронных образцов?
- https://efsol.ru/ EFSOL
  
  Здравствуйте, Владимир Викторович.
  Хранение отсканированных экземпляров осуществляется на выделенных серверах компании. Также возможно предоставление облачного хранения документов.
  Доступ к документам ограничивается по правам пользователей.
  Подскажите, какой документооборот вашей организации в год? Готовы совместно подобрать оптимальное решение для ваших задач.
Аноним

Добрый день Подскажите, пожалуйста, как интегрируется электронный архив с системой ЭДО, например Диадок?
- https://efsol.ru/ EFSOL
  
  Здравствуйте, Елена.
  Система EFSOL: Электронный архив интегрируется с ЭДО “Диадок” посредством API Диадок. Таким образом мы можем полностью автоматизировать загрузку документов из ЭДО в систему Электронного архива без участия пользователя.
Аноним

Добрый день, подскажите Ваша программа работает в 1С:Бухгалтерия 8.3 базовая версия?
- https://efsol.ru/ EFSOL
  
  Добрый день, Владислава.
  Модули электронного архива не работают в базовой версии «1С:Бухгалтерия», т.к. конфигурация ограничивает полный функционал ЭА.
  Мы предлагаем вам с нашей помощью совершить апгрейд (переход на конфигурацию ПРОФ) и реализовать электронный архив в этой версии 1С.
  Оставьте, пожалуйста, контактный номер для уточнения деталей перехода и реализации проекта.
Аноним

Добрый день!
Планируем реализовать электронный архив финансовых и других юридически значимых док-тов компании на базе 1С ДО Корп 8.
Одна из задач – автоматизировать ввод входящих документов. Чтобы сотрудник, получив пачку документов извне: 1. поместил их в потоковый сканер. Док-ты отсканированы. 2. Программа распознавания определила: а) есть уже такой документ в ЭАД , если да – прикрепила новый скан. б) если док-та нет в ЭАД, то автоматом создалась карточка документа в ЭА, определился вид документа (договор/счет/акт/УПД или др) и заполнились атрибуты документа (дата, контрагент, сумма или др). Т.е. сотрудник вручную не должен заводить карточки и заполнять их реквизиты в ЭАД. 3. Док-ты сохранены в ЭАД.
Подскажите, для данной задачи, подойдет ли нам Abbyy Recognition? Если нет, то почему? И какое ПО подойдет?
- https://efsol.ru/ EFSOL
  
  Добрый день, Виктория!
  Для решения этой задачи можно использовать ABBYY RecognitionServer (сейчас ABBYY FineReader Server – https://efsol.ru/promo/abbyy-finereader-server.html), но также можно использовать программу ABBYY FlexiCapture – https://efsol.ru/products/abbyy-flexicapture.html. Выбор решения будет зависеть от того, какой сценарий работы вам будет более удобен. Для наглядности мы готовы сделать для Вас демонстрацию работы в данных программах.
Аноним

Подскажите, пожалуйста, система архива может работать только с ЭДО Диадок или предусмотрены и другие варианты?
- https://efsol.ru/ EFSOL
  
  Добрый день! Есть возможность работы и с другими операторами ЭДО. Это зависит от функциональных возможностей платформы ЭДО, которую Вы используете. На текущий момент у многих операторов ЭДО уже реализована интеграция с 1С или есть в наличии механизмы интеграции.