Кадровый электронный документооборот

Удобный обмен документами между сотрудниками и отделом кадров с возможностью удаленно подписывать кадровые документы через ЭЦП

Почему кадровый ЭДО сейчас актуален

Изменения в трудовом кодексе

С 8 декабря 2020 года действуют изменения в Трудовом кодексе РФ, которым разрешается ведение Кадрового ЭДО.

Федеральный закон № 407-ФЗ от 08.12.2020 внес изменения в трудовой кодекс.

Стандартизация процессов

С 22 ноября 2021 года действуют изменения в Трудовом кодексе РФ, которым определены основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.

Федеральный закон № 377-ФЗ от 22.11.2021 «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ».

Удобно

Обмениваться документами с сотрудниками на «удаленке» гораздо комфортнее в электронном виде.

Дает возможность открывать вакансии в других городах и даже странах.

Что требуется для внедрения кадрового ЭДО?

Правовое оформление

Документально оформить факт ведения электронного документооборота с сотрудниками. В документе необходимо указывать какие виды документов будут отправляться электронно, каким видом подписи они будут подписываться, способы их отправки/получения. Оформить соглашение по использованию ЭЦП.

ЭЦП для сотрудников

Для подписания кадровых документов подойдут следующие виды ЭЦП:

► Усиленная квалифицированная электронная подпись — КЭП. Подпись можно получить только в удостоверяющем центре. Такая подпись придает документам юридическую силу без дополнительных условий.

► Усиленная неквалифицированная электронная подпись — НЭП. Подпись можно получить в удостоверяющем центре или получить в компании самостоятельно. Такая подпись требует сторонам заключить между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.

Система электронного документооборота

СЭД должна отвечать следующим требованиям:

► Предоставлять доступ к оцифрованной версии кадрового документа.

► Предоставлять информацию о времени получения кадрового документа сотрудником.

► Позволять подписывать кадровый документ с помощью ЭЦП.

► Иметь возможность организовать архивное хранение кадровых документов.

Организация КЭДО с помощью 1С:Документооборот

Всем требованиям к ведению электронного документооборота отвечает система на базе программы «1С:Документооборот».

«1С:Документооборот» хранит сведения об ЭЦП сотрудников и позволяет им подписывать документы удаленно.

Настройка нового маршрута обработки документов не требует особых навыков и разработки на языке программирования. Администратор может сам с легкостью создать новый маршрут или внести изменения в существующие.

«1С:Документооборот» имеет гибкие настройки хранения документов в бумажном и электронном виде. Позволяет настроить архивное дело для кадровых документов. Отвечает всем требованиям безопасности по хранению персональных данных сотрудников.

Как работает подписание в 1С:Документообороте

01 | Создание электронного документа

Для подписания файла в 1С:Документооборот создается документ. Документ может быть создан как вручную, так и автоматически в результате интеграции с другими системами (например: 1С: ЗУП или 1С: ERP)

02 | Отправка документа на подпись

В системе уже созданы шаблоны маршрутов подписания для различных видов документов. Остается только выбрать необходимый.

03 | Выбор подписанта

Перед стартом процесса можно добавить дополнительную информацию, которую увидит подписант. Также можно изменить срок подписания.

04 | Подписание документа сотрудником

Подписанту придет уведомление о поступлении нового документа на подпись. Уведомление может приходить как в самой программе, так и на электронную почту или СМС.

05 | Штамп в подписанном документе

В итоге после подписания документа электронно-цифровой подписью в файл добавится штамп, свидетельствующий о подписании документа.
Также электронная подпись хранится в системе и ее можно выгрузить по требованию.

Преимущества ведения кадрового ЭДО в 1С:Документооборот

Закон

Соблюдение трудового кодекса при обмене кадровыми документами

Время

Сокращение трудозатрат отдела кадров на подготовку кадровых документов

Эффективность

Сосредоточение внимания сотрудников на основных задачах, а не на посещении офиса

Экономия

Сокращение затрат на хранение и подготовку кадровых документов

Стандарты

Стандартизация процесса обработки кадровых документов

Контроль

Контроль подписания всех кадровых документов

Планируете внедрение и настройку КЭДО?

Готовы обсудить все детали проекта, сделать оценку и организовать современную кадровую систему в вашей компании!

0 0 голоса

Рейтинг

Имя*

Почта*

Имя*

Почта*

6 комментариев

Новые

Ранние Популярные

Межтекстовые Отзывы

Посмотреть все комментарии

s.pinina

3 года назад

Добрый день. Мы предоставляем услуги аутстаффинга специалистов, нам необходимо чтобы специалисты из стран СНГ могли удаленно подписывать электронные документы без владения навыками пользования 1С. Подскажите, такое возможно сделать?

Ответить

EFSOL

3 года назад

s.pinina

Здравствуйте!
Для подписи электронных документов необходимо выпустить НЭП (Неквалифицированная электронная подпись). Чтобы НЭП придавала юридическую силу подписанному документу, стороны должны заключить соглашение, которым признают юридическую значимость НЭП (ч.2 ст. 6 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

Процесс подписания электронных документов можно реализовать 2-мя способами:
1. Подпись документов через e-mail, сотруднику приходит письмо с уведомлением и содержимым документом, далее он ознакамливается и подписывает прямо из почты.
2. Подпись через мобильное приложение, подписант получает задачу на подпись в мобильном приложении 1С:Документооборот. При нажатии кнопки согласовать, будет подтягиваться ЭЦП если она лежит на сервере (см. скрин).

Ответить

Гость

3 года назад

какие документы необходимо оформить для работу с КЭДО, что бы подписанные кадровые документы имели юридическую силу?

Ответить

EFSOL

3 года назад

Гость

Здравствуйте!
Положение об электронном документообороте на предприятии – это первый документ, который должен быть оформлен.
Далее потребуется с каждым сотрудником оформить дополнительное соглашение об использовании электронного документооборота.
Если на предприятие для подписании используется неквалифицированная электронная подпись, то также потребуется составить локально-нормативный акт об использовании такого рода подписи.

Ответить

andrew222

3 года назад

Есть вопрос, как получить ЭЦП каждому сотруднику?

Ответить

EFSOL

3 года назад

andrew222

Добрый день!
Процесс оформления ЭЦП зависит от выбранного типа ЭЦП.

Самый простой способ как с юридической точки зрения, так и со стороны процесса получения – это оформить Квалифицированную электронную подпись (КЭП).
Сотрудник или группа сотрудников отправляется в удостоверяющий центр и оформляет ЭЦП там. При этом, компании не требуется закреплять юридическую силу ЭЦП дополнительными актами. Такая подпись имеет самостоятельную юридическую силу.
Главный минус такой ЭЦП, она платная. ЭЦП оформляется за счет компании.

Второй способ получения ЭЦП – это организовать выдачу Неквалифицированной электронной подписи(НЭП) на предприятии самостоятельно. Для этого потребуется криптографическое ПО и некоторый опыт работы в нем. Также такую ЭЦП требуется закрепить локально-нормативным актом. Сотрудник обращается в отдел кадров, где налажен процесс выдачи НЭП и там ему выдают ЭЦП.

Наша компания выполняет комплексные работы по старту КЭДО на предприятии под ключ. В комплекс работ входит юридическая помощь в правовом оформления ведения КЭДО, помощь в организации процесса получения ЭЦП и дальнейшей ее настройки в системе, внедрение и настройка информационной системы, налаживание бизнес-процессов в компании. В случае необходимости, сможем помочь.

Ответить

Изменения в трудовом кодексе

Стандартизация процессов

Удобно

Правовое оформление

ЭЦП для сотрудников

Система электронного документооборота

01 | Создание электронного документа

02 | Отправка документа на подпись

03 | Выбор подписанта

04 | Подписание документа сотрудником

05 | Штамп в подписанном документе

Закон

Время

Эффективность

Экономия

Стандарты

Контроль

Решения

Промо-страницы

Промо-страницы

Продукты

Инструкции

Есть вопросы?