Этот вопрос рано или поздно задает себе каждый руководитель, особенно, если совершенно нет времени вникать во все нюансы бухгалтерского учета или имели место негативные последствия работы главного бухгалтера.
Часто руководителю сложно понять, чем весь рабочий день занята его бухгалтерия, если результат он видит только во время выплаты заработной платы и сдачи отчетов.
При этом не стоит забывать, что руководитель компании несет не только материальную, но и административную ответственность перед юридическим лицом. организация отдела бухгалтерии
Что остается делать руководителю? Ждать, когда об ошибках бухгалтера расскажет налоговый инспектор? Или уделить время организации бухгалтерского учета, организовать контроль и проверку работы бухгалтерии? Естественно, лучший вариант – это организовать профессиональную и эффективную структуру бухгалтерии (рис. 1).
Рисунок 1 – Аутсорсинг бухгалтерии
Основные требования, которые необходимо соблюдать для достижения этой цели:
- Экономически выгодное обоснование. Обоснование трудозатрат и расходов для организации и функционирования структуры бухгалтерии. Компании любого уровня нужен результат, но не всегда экономически выгодно держать штат квалифицированных и хорошо оплачиваемых специалистов. В связи с этим рекомендуем оценить трудозатраты в зависимости от документооборота, количества сотрудников и сложности задач.
- Регулярная оценка качества. При этом следует ориентироваться на результат, чтобы руководитель понимал, чем занимается бухгалтер и за что он платит деньги. Рекомендуем использовать правило Парето, «20/80». Оно звучит так – «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Берем это правило как базовую установку при анализе факторов эффективности бухгалтерской службы. Правильно выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата.
- Организация контроля. Для этого лучше обратиться к независимым экспертам. Установить периодичность проверки – рекомендуется раз в квартал после сдачи отчетов. Совсем не обязательно при этом нести большие расходы, есть возможность проведения Экспресс-проверки, которая позволит выявить основные ошибки и недочеты в учетной системе.
Вариантов организации финансовой службы достаточно много. Все зависит от экономической обоснованности. Самый идеальный вариант – переложить ответственность и все функции по организации и контролю на аутсорсинговую компанию. При этом важно, чтобы профессиональная ответственность этой компании при осуществлении бухгалтерской деятельности была застрахована. Если в силу специфики деятельности полная передача невозможна, есть комбинированные варианты с передачей отдельных участков или функций.
