Внимание! 2 важных изменения в законодательстве 2016 года
- От НДФЛ исключены суточные выплаты в пределах лимитов:
- внутри страны – 700 руб./день;
- за рубежом – 2500 руб./день.
- Увеличение лимитов для чиновников не планируется.
В период экономического кризиса, организации панически стараются сократить свои расходы. Одна из статей затрат – это командировочные расходы. Естественно, полностью исключить эти расходы невозможно, в результате можно потерять гораздо больше, чем сэкономить.
Как обернуть командировочные расходы в один из способов экономии?!
Перед рассмотрением вариантов, уточним понятие о командировке и рассмотрим общие правила.
Командировка: общие правила при отравлении сотрудника
Служебная командировка – поездка работника компании по указанию работодателя на установленный срок для выполнения поставленных служебных задач вне места постоянной работы (согласно ст. 166 Трудового кодекса).
Иными словами – это разовая должностная поездка работника, в служебные обязанности которого не предусматривают регулярные разъезды.
Выезд сотрудника может считаться служебной командировкой, при следующих условиях:
или не может считаться таковой:
Кого вы можете отправить в служебную поездку?
Насколько бы ни была необходима поездка, следует помнить, кого по законодательству РФ можно отправлять в командировку, а кого – строго запрещено:
| Законодательно запрещено | Разрешено, но при письменном согласии |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Оформление рабочей командировки: порядок подготовки документов с учетом изменений 2015 года
Изменения правил документального оформления командировок
«Отмена командировочного удостоверения и служебного задания» (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595) – вот, что следует учесть всем бухгалтерам коммерческих организаций. Данные поправки вступают в силу уже с 8 января 2015 года, а с 7 февраля 2015 года – изменения коснутся госучреждений.
Давайте рассмотрим положительные и негативные последствия:
 |  |
|
|
Итак, отправляем сотрудника в командировку.
5 шагов в оформлении служебной командировки, которые должен помнить каждый бухгалтер:
| Шаг 1 | ||
Подготовка приказа о направлении в командировку | ||
| Что заполнить: | ФИО, должность, место назначения, срок поездки. Приказ должен быть подписан руководителем и работником фирмы. | |
| Важно помнить: | в форме Т-9а необходимо исключить упоминание о служебном задании (вторая строка снизу). | |
| Шаг 2 | ||
Заполнение журнала учета командировочных сотрудников | ||
| Что заполнить: | ФИО, название организации, в которую прибывает сотрудник и пункт назначения. | |
| Важно помнить: | в форме в графе об удостоверении нужно проставить прочерки, пока не будет утверждена новая форма документа. | |
| Шаг 3 | ||
Заполнение табеля учета рабочего времени | ||
| Что заполнить: | если сотрудник работал в рабочие и в выходные дни, то в табеле необходимо указать два кода – «К» и «РВ». | |
| Шаг 4 | ||
Предоставление авансового отчета | ||
| Что заполнить: | по возвращению из поездки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах (согласно форме № АО-1). К отчету необходимо прикрепить все документы, подтверждающие расходы. | |
| Важно помнить: | в 2015 году заполнение авансового отчета обязательное. | |
| Шаг 5 | ||
Составление служебной записки | ||
| Важно помнить: | служебная записка пишется, если работник отправляется в поездку на своем транспорте. Записка не имеет шаблона, поэтому документируется в вольной форме и предоставляется с удостоверяющими документами об эксплуатации транспортного средства для проезда к месту командирования и обратно. Это может быть: путевой лист, счета, квитанции. | |
С 8 августа 2015 года вступает новое дополнительное изменение!
Подтвердить пребывание в командировке можно теперь документами о проживании (квитанция или служебная записка).
Оплата командировки: расчет суточных
Суточные – деньги, которые выплачиваются работодателем за время проведенное в командировке или в пути при переводе на другое место работы. День в командировке считается с 00.00 часов.
Согласно законодательству предприятиям, как и раньше, разрешено самолично устанавливать размер суточных работникам за день перебивания в служебном отъезде. Все нюансы и положения, выбранные организацией в части оплаты командировок необходимо прописать в коллективном (трудовом) договоре.
Какие дни считаются суточными:
- каждый день командировки (с учетом выходных и нерабочих праздничных дней, даже в случае болезни сотрудника);
- дни нахождения в пути (включая дни отъезда и приезда);
- время вынужденной остановки.
ВАЖНО ПОМНИТЬ!
В день норма суточных составляет не более 700 рублей по территории РФ, а заграницей – не более 2 500 рублей. Все расходы, которые будут превышать указанные суммы – будут облагаться налогом в соответствии с НК РФ.
А теперь разберем поподробнее – как можно сэкономить, отправляя сотрудников в служебные поездки:
Способ №1
Экономим на взносах с фонда оплаты труда
Ситуация, когда некоторым категориям сотрудников, для исполнения своих служебных обязанностей, приходится часто ездить в командировки.
Рассмотрим выплату премиальной части в виде суточных. Предполагаемая премия в размере 10 000 руб. Количество дней командировки в месяц – 5, размер суточных установлен – 2 700 руб. Т.к. норма составляет 700 руб., то суточные сверхнормы – 2 000 руб.
| Налоги | Премия | Суточные |
| 10 000 | 10 000 | |
| НДФЛ | 1 300 | 1 300 |
| ПФР | 2 710 | – |
| ФСС | 290 | – |
| Итого расходов | 14 300 | 11 300 |
Какие риски могут возникнуть в этом случае:
- переквалификация суточных в оплату труда;
- отказ ИФНС включения размера суточных сверх нормы в расходы.
Чтобы гарантировано избежать их, необходимо правильно установить размер суточных и подтвердить это документально.
Работодатель может установить дифференцированные нормы суточных по командировкам, для этого необходимо утвердить принцип их формирования и денежное выражение в локальном нормативном акте организации. Свобода действия, которая предоставлена коммерческим компаниям, разрешает им не только установить любой размер командировочных расходов, но и указать дифференцированные суммы для разных категорий работников.
К примеру, суточные директора могут быть выше, чем размер суточных менеджера. Для снижения риска налога по прибыли и для экономической аргументации можно дифференцировать сумму суточных выплат по командировкам не только по должностям, но и исходя из условий командировки, требующих дополнительных затрат.
Обоснование:
Способ №2
Экономим на суточных
Внимательно проанализируйте характер командировок вашей организации. Возможно, по некоторым категориям сотрудников командировки квалифицируются в разъездной характер работы?
В этом случае, вы не обязаны платить суточные! При этом все расходы, связанные с поездками можете полностью принимать в расходы, основываясь только на трудовом договоре!
Согласно статье 168.1 ТК РФ поездки, которые считаются разъездной работой:
- выполнение работы происходит непосредственно в пути;
- предусмотрено регулярные разъезды;
- реализованные в полевых условиях;
- работа экспедитора.
Положения о разъездном характере работы необходимо прописать в трудовом договоре (коллективном, локальных нормативных актах) между сотрудником и компанией. Следует учесть, что организация сама прописывает все необходимые пункты на свое усмотрение, так как законодательно не установлен определенный перечень требований.
В приказе или другом локальном акте компании необходимо разъяснить:
- конкретный перечень должностей с разъеденным характером;
- сумму возмещаемых расходов;
- список разъездных работ;
- порядок подтверждения производственного характера поездок.
Способы возмещения расходов:
- поездка оформляется как командировка;
- своевременно закрепить положения о работе разъездного характера.
Давайте рассмотрим, почему оформление таких поездок, как командировки трудоемко:
В том случае, когда должность сотрудника имеет разъездной характер и это подтверждено в соответствующих документах, значит – выплаты по возмещению расходов (связанных со служебными поездками) не попадают под обложение налога на доходы физических лиц в размерах установленных согласно коллективному договору, соглашению, локальному нормативному акту или трудовому договору.
На основании всего вышеизложенного, можно сделать следующий вывод: для оптимизации затрат компании, не обязательно полностью исключать целые статьи расходов. Достаточно проанализировать их характер и найти пути сокращения затрат!
