Какие документы нужно подготовить компаниям, которые продают свои товары и услуги через интернет

Для кого будет полезна статья:

• компаниям, которые торгуют на маркетплейсах
• компаниям, которые продвигают свои услуги через интернет
• компаниям, которые взаимодействуют с клиентами через Личные кабинеты на сайте

В текущем году продолжился тренд, начатый еще в эпоху коронавируса.

Так, в 2021 году объем рынка розничной интернет-торговли в России составил 4,1 трлн рублей и 1 700 млн заказов. За 2021 год количество онлайн-заказов выросло на 104% (рекорд за все время наблюдений), а объем рынка в рублях вырос на 52%. Доля онлайн-продаж заметно увеличилась: в 2021 году на них пришлось 12% от всего рынка ритейла и 26% от рынка непродовольственного ритейла (+3 п.п. и +5 п.п. год к году соответственно).

В первом полугодии 2022 года, по данным агентства INFOline, интернет-продажи в непродовольственном сегменте в РФ выросли на 51,5%, в продовольственном — на 100%, а общий объем электронной коммерции, по прогнозам, покажет прирост в +40%. В общем и целом видно, что бизнес все больше уходит в сферу онлайн-пространства. В связи с этим возникает вопрос о том, какие документы должны быть размещены на сайте с точки зрения закона. По запросам клиентов на подготовку документов для сайтов мы видим сумятицу в представлении, какие документы необходимы и достаточны для интернет-площадки.

Вместе с тем, за отсутствие необходимых документов Вас может оштрафовать Роскомнадзор по ст.ст. ст. 13.11, 14.5 КоАП РФ. Правда, нужно отметить что это относится исключительно к ситуации, когда покупателем является физическое лицо, потребляющее для себя.

Итак, что должно быть на сайте чтобы предпринимателю спокойно спалось?

В первую очередь, необходимо разделить категории интернет проектов. Какие они бывают:

1. Сайт с формой обратной связи.

Его предназначение: позволяет пользователю читать информацию на нем и получать обратную связь от администрации сайта.

По закону лицо, осуществляющее сбор персональных данных в сети Интернет должно опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных и содержащему сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных (п.2 ст.18.1 ФЗ «О персональных данных»).

Требования закона реализуются путем публикации на сайте Политики конфиденциальности, в которой подробно описываются порядок получения согласия пользователя на обработку его персональных данных (ФИО, телефон, адрес и т.д.), разрешенные способы и цели обработки персональных данных, требования к обеспечению их конфиденциальности.

2. Сайт с личным кабинетом.

Его предназначение: помимо чтения материалов, как было описано выше, появляется личный кабинет пользователя.

В сравнении с первым видом сайтов добавилась возможность активного использования функционала, которая требует согласования правил его применения. В результате дополнительно к Политике конфиденциальности, появляется Пользовательское соглашение.

Пользовательское соглашение регулирует общие условия регистрации и бесплатного использования доступного функционала сайта.

3. Интернет-магазин.

Его предназначение: Просмотр каталога товаров, личный кабинет, дистанционная продажа товаров владельцем сайта.

В данной группе дополнительно появилась возможность заключения договоров купли-продажи дистанционным способом. Для этого необходим документ, в котором описываются условия сделки.

Публичная оферта интернет-магазина содержит необходимые условия заказа товаров на сайте, их оплаты и доставки, гарантии по качеству, возврату товара и оплаты за товар.

Дополнительно Оферта интернет-магазина включает условия применения простой электронной подписи для подтверждения действий с использованием личного кабинета и электронной почты покупателя и ограничения ответственности поставщика.

Разобравшись с видами интернет-проектов теперь хотелось бы подробнее остановится на каждом из вышеперечисленных документов.

Публичная оферта. Такая оферта содержит все необходимые существенные условия договора, а также отражает стремление оферента заключить предложенный договор на указанных в документе условиях с любым адресатом, который посчитает нужным это сделать. Именно такая оферта активно используется в современных интернет-магазинах. Публичной офертой можно назвать описание характеристик каждого товара, указание его стоимости, информацию о доставке покупок, способах оплаты продукции. К публичной оферте можно даже отнести рекламу товара или услуги в СМИ, но только при условии, что в ней указаны достаточные данные, которые нужны для заключения договора.

Для интернет-магазина публичную оферту можно назвать своеобразным списком норм и правил, в соответствии с которыми он осуществляет свою коммерческую деятельность во всемирной паутине. Оферта необходима виртуальному магазину по следующим причинам:

1. В том случае, если в ходе работы интернет-магазина возникнут какие-либо спорные ситуации, конфликты, проблемы и тому подобное, именно публичная оферта станет главным документом, который продавец и покупатель смогут использовать для защиты своих интересов. Оферта имеет полноценную юридическую силу и содержит в себе перечень всех условий заключенной сделки, поэтому она может быть использована даже при решении проблемы в судебном порядке.
2. Современные пользователи – это достаточно хорошо разбирающиеся в вопросах соблюдения своих прав люди. Поэтому подавляющее их большинство отдаст предпочтение тому магазину, руководство которого не поленилось понятно, доступно и четко разъяснить все правила своей работы. Подробное и грамотное изложение всех условий сотрудничества покупателя и продавца необходимо для формирования хорошего имиджа и завоевания доверия клиентов.
3. Несмотря на то, что в любом интернет-магазине установлены свои собственные правила, деятельность каждого из них должна подчиняться также общему своду законов. Последнее контролируется многочисленными государственными органами. Четкое и доступное описание механизмов функционирования интернет-магазина поможет избежать неприятных ситуаций во взаимоотношениях с органами государственной власти.

Договор оферты

Договор оферты на сайте интернет-магазина должен включать в себя ряд составляющих:

1. Предмет договора, или суть сделки. В случае с торговлей в интернете предметом договора является купля-продажа определенных товаров.
2. Момент совершения сделки – та точка невозврата, после которой договор будет считаться заключенным. Это может быть, к примеру, подтверждение заказа или оплата выбранной продукции.
3. Параметры товара. В оферте стоит описать, что необходимо делать в тех случаях, когда реальные характеристики продукции отличаются от тех, что указаны на сайте.
4. Стоимость продукции. Необходимо рассказать, какие валюты можно использовать для оплаты товаров, указать, из-за чего стоимость покупки может возрасти (курьерская доставка, дополнительные услуги).
5. Способы и условия оплаты товара. В публичной оферте стоит написать, когда должны быть оплачены заказанные изделия, что произойдет, если покупатель не внесет необходимую сумму полностью и своевременно, какие формы подтверждения платежей используются в магазине, и так далее.
6. Правила доставки. Покупатели должны знать, каким образом в интернет-магазине выполняется доставка товаров, в какой срок это осуществляется, сколько дней выделено на то, чтобы забрать доставленный заказ из пункта выдачи.
7. Сертификаты и гарантийные обязательства. Они могут предоставляться как самим интернет-магазином, так и производителями продаваемой продукции.
8. Правила обмена и возврата товара. Необходимо крайне четко описать ситуации, в которых может быть выполнен обмен или возвращены деньги за продукцию, чтобы в дальнейшем избежать конфликтов с покупателями.
9. Права и обязанности сторон. Для составления этой части публичной оферты желательно привлечь опытного юриста или хотя бы использовать шаблон договора публичной оферты для интернет-магазина, так как она в наивысшей степени регулирует юридические аспекты взаимодействия продавца и покупателя.
10. Непреодолимые препятствия к выполнению своих обязательств. Не лишним будет указать, что в определенных ситуациях стороны не могут соблюсти все условия договора и не должны понести за это наказание. Примером таких форс-мажоров могут быть стихийные бедствия.

В зависимости от типа проекта принято также различать оферту для покупателей и оферту для продавцов. Или разрабатывать оба этих документа.

Пользовательское соглашение

Пользовательское соглашение для сайта – это письменная сделка между владельцем сайта (мобильного приложения) и неограниченным кругом пользователей. Стандартный подход – признавать соглашение офертой со ссылкой на статьи 435 и 438 ГК РФ. Согласно этим положениям закона пользовательское соглашение считается заключенным любым пользователем путём акцепта в виде совершения определенных действий. Например, посредством регистрации на сайте или скачивания, установки и регистрации в мобильном приложении. Двухстороннего подписания документа не требуется, а сам он имеет форму электронного документа и размещается на сайте или в приложении для общего доступа и ознакомления.

С 1 марта 2021 года обрабатывать персональные данные, к которым разрешен доступ неограниченного круга лиц, нужно по новым правилам.519 ФЗ К таким данным относится информация о субъекте, которую публикуют в социальных сетях, на сайтах маркетинговых площадок, развлекательных платформ и в различных банках данных. Теперь размещать их в свободном доступе без отдельного согласия субъекта на это нельзя.

Пользовательское соглашение для сайта преследует несколько целей:

1. Описать сайт (приложение), рассказать о его функционале и возможностях – то есть, рассказать пользователям, для чего создан и работает ресурс и что он предлагает.
2. Дать определение терминам, которые используются в пользовательском соглашении и на сайте (в мобильном приложении).
3. Сообщить пользователям порядок работы ресурса, его правила, процесс взаимодействия.
4. Определить права и обязанности владельца сайта (приложения) и пользователей, установить их пределы.
5. Рассказать об ответственности, её формах и видах, которая наступает в случае нарушения пользовательского соглашения.
6. Описать способы и порядок урегулирования споров между владельцем сайта (приложения) и пользователями.

Пользовательское соглашение обязательно, если речь идет о сайте, электронном сервисе или мобильном приложении, которые оказывают услуги или продают товары. В этих случаях текст пользовательского соглашения содержит элементы сделок возмездного оказания услуг или купли-продажи, а без урегулирования отношений споры неизбежны. При этом далеко не всегда положения ГК о сделках этого вида будут в пользу владельца сайта, сервиса или приложения. Поэтому проще и безопаснее все оговорить заранее, установить четкий порядок и пределы ответственности.

Пользовательское соглашения для сайта должно включать в себя ряд составляющих:

1. Вводную часть, в которой указывают стороны соглашения, его признание офертой и порядок акцепта.
2. Термины и их определения.
3. Предмет соглашения – предоставление доступа к сайту (сервису, приложению) и, например, оказание услуг определенного вида, исходя из целей и задач работы ресурса, а со стороны пользователя – принятие правил, установленных соглашением, и их соблюдение.
4. Права и обязанности сторон.
5. Порядок регистрации пользователя и использования им функциональных возможностей сайта (сервиса, приложения).
6. Ответственность сторон – основания, порядок привлечения к ответственности, ограничения.
7. Порядок урегулирования претензий и споров.
8. Прочие условия – здесь обычно указывают срок действия соглашения и некоторые особенности его применения, но также можно указать (если не вынесено в отдельные разделы) любые другие условия, которые регулируют отношения и взаимодействие сторон.

Соглашение стороны не подписывают. Это должно быть оговорено в тексте пользовательского соглашения, как и то, что оно исполнено в виде электронного документа.

Политика конфиденциальности

Политика конфиденциальности – документ, в котором вы декларируете, какие данные вы собираете, для каких целей вы их собираете и что с ними делаете.

Политика конфиденциальности нужна, если вы обрабатываете персональные данные своих пользователей. Поскольку обработка – любые действия с персональными данными, а персональными данные – любые данные о человеке, то политика конфиденциальность нужна любому сайту, у которого есть форма обратной связи, возможность приема заявок, регистрация пользователей и т.д.

Политика конфиденциальности (ссылка на неё) должна быть опубликована на вашем сайте, на каждой странице, где собираются персональные данные.

Также, если вы обрабатываете персональные данные, то вы должны уведомить об этом Роскомнадзор https://efsol.ru/services/roskom-registration/.

Закон не ввел единого образца политики конфиденциальности, документ можно составить произвольно. Важно, чтобы его содержание отвечало требованиям законодательства. Четко пропишите в тексте политики, в каких целях, какими способами вы обрабатываете данные, а также как их защищаете. У посетителей сайта должен быть свободный доступ к этому документу (ч. 2 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).

В Политике конфиденциальности для сайта рекомендуем осветить следующие моменты:

• какие правоотношения она регулирует;
• на каком основании и для каких целей вы собирайте личные данные;
• какую именно информацию о пользователе обрабатывают на сайте;
• кто обрабатывает данные: ваша компания или сторонняя организация, а также третьи лица, у которых есть доступ к этой информации;
• из каких источников получаете сведения о пользователе, включая файлы cookie и аналогичные технологии;
• как долго собираетесь обрабатывать и хранить личные данные;
• что признается акцептом политики конфиденциальности и как пользователь может отозвать согласие на обработку своих данных;
• в каком порядке компания разрешает разногласия с пользователями сайта по вопросам конфиденциальности их сведений;
• по каким правилам в политику конфиденциальности сайта вносят изменения.

Согласие на обработку персональных данных

С 01.03.2021 для операций с данными, которые пользователь оставляет на сайте, требуется отдельное согласие (Федеральный закон от 30.12.2020 № 519-ФЗ). Речь идет об информации, доступ к которой будет у неограниченного круга лиц.

Вместо прежней формулировки «общедоступные персональные данные» ввели новую – «персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения» (ст. 1 закона № 519). В частности, это сведения о пользователе:

• в соцсетях;
• на сайтах маркетинговых или развлекательных платформ;
• в различных базах данных.

Изменения касаются:

• российских владельцев сайтов, порталов, соцсетей, иных ресурсов в интернете, на которых человек публикует сведения о себе;
• зарубежных владельцев сайтов и иных ресурсов, если их деятельность направлена на территорию РФ;
• любых операторов, которые будут обрабатывать такие данные. Например, если компания-работодатель хочет проверить аккаунт потенциального сотрудника, потребуется согласие на обработку персональных данных, разрешенных к распространению.