Такой темп автоматизации бухгалтерских процессов обусловлен удобством работы в специализированных системах, которые позволяют эффективно вести учет всех бухгалтерских и налоговых операций, экономя при этом время и средства за счет приобретения и использования инновационного программного обеспечения. В России наиболее распространенными бухгалтерскими программами являются продукты компании «1С».
Цели, которые преследуют предприятия при автоматизации бухгалтерского и налогового учета:
Рисунок 1 – Цели автоматизации бухгалтерского и налогового учета
В чем причина нерешительности предприятий?
Гранью, через которую не могут решиться переступить компании, является риск заражения системы вирусом и утечка конфиденциальной информации. На самом деле, за годы существования на IT-рынке программ компании «1С» было создано лишь несколько вирусов, которые были способны причинить вред программам и их владельцам. Вредоносный эффект заключался в шифровании файлов без возможности самостоятельной раскодировки и создания дублей, которые в дальнейшем могли быть отправлены по почте на сервер злоумышленников. По данным исследований «Лаборатории Касперского», вредоносные программы рассылались на почту прикрепленным файлом, который имел расширение «.ert.». После сохранения этого файла на компьютер, программа выходила из строя.
Для того чтобы избежать этих неприятных инцидентов следует придерживаться некоторых правил и осторожностей:
| Использовать только лицензионное антивирусное программное обеспечение с постоянным мониторингом компьютера | | Не сохранять никаких файлов из писем через систему «1С» | | При использовании в своей работе удаленного рабочего стола, следует ежемесячно менять пароли | | Не реже чем раз в месяц выгружать базы на внешний носитель |
Почему необходимы профессиональные услуги?
Компаниям нужно четко понимать свои задачи и цели автоматизации. Если есть потребность автоматизировать только бухгалтерский и налоговый учет, то зачастую используют конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8», если же необходимо автоматизировать и другие процессы предприятия – используют «1С:Комплексная автоматизация 8» или «1С:ERP Управление предприятием». Но, даже имея такие многофункциональные системы, эти организации продолжают вести налоговый учет в отдельных файлах Excel или, вообще, в тетрадке. Это связано с тем, что 76% компаний, которые автоматизировали учет, не используют весь потенциал своих конфигураций «1С». В большинстве случаев причиной тому, отсутствие комплексного обучения пользователей, ведь при внедрении специализированных программ, проводится только вводный инструктаж. Исходя из нашего опыта, мы рекомендуем на протяжении первых трех месяцев пользоваться информационно-консультационной поддержкой специалистов. Это позволит пользователям не только разобраться в работе программы, но и сократить время на поиск информации в учебниках 1С.
В законодательство Российской Федерации и других стран СНГ вносятся изменения. В связи с этим ежемесячно выходят обновления «1С», для того чтобы обновить типовую конфигурацию необходимо в точности выполнять все инструкции предоставленные компанией «1С», если же вы используете доработанную конфигурацию, мы рекомендуем вам обратиться к специалистам, так как в случае неправильного обновления вы рискуете потерять вашу базу, доработки и понести финансовые убытки на восстановление работоспособности системы. Кроме того, при неправильном обновлении существует риск возникновения ошибок в бухгалтерской и налоговой отчетности, что, в свою очередь, может потянуть за собой уголовную ответственность. Как правило, обновление конфигураций на следующий релиз занимает час–полтора работы специалиста. Восстановление баз, повторное обновление конфигурации и новые доработки, которые будут необходимы в случае неправильного обновления системы собственными силами, обойдутся вам дороже в несколько раз!
В чем необходимость комплексного ведения бухгалтерии в одной программе?
В случае ведения бухгалтерского и налогового учета в разных программах бухгалтер рискует допустить ошибку, а предприятие – понести финансовые потери, которые будут направлены на погашение штрафных санкций. Работа с большим количеством товарной номенклатуры, контрагентов и различными системами налогообложения требует особого внимания и ответственности, а в случае «подвальной налоговой бухгалтерии» – риск допустить ошибку неимоверно велик. При этом ведение налогового учета в «1С» значительно сокращает вероятность появления ошибок и позволяет моментально формировать отчет и отправлять его в соответствующие органы.
Автоматизация бухгалтерского и налогового учета позволяет предприятиям оптимизировать трудозатраты бухгалтеров и исключить появления расхождений и недочетов. Наиболее распространенными программами, которые используют организации для автоматизации бухгалтерского и налогового учета являются конфигурации компании «1С». Их функционал позволяет в полной мере автоматизировать все процессы по ведению, формированию и предоставлению бухгалтерской отчетности с минимальными затратами труда в кратчайшие сроки. При правильном использовании конфигураций «1С» и выполнении вышеперечисленных правил вы сможете наладить и вести автоматизированный бухгалтерский и налоговый учет без страха и риска падения системы.
