Внедрению CRM принято сопротивляться. Потому что руководство получает полный контроль над действиями сотрудников, а последним кажется, что у них отбирают свободу и простор для креатива. На самом же деле, автоматизированная система управления предприятием призвана упрощать не только контроль, но и работу “простых смертных”. Мы сейчас это покажем на примере одного из наших проектов.
Автоматизация продаж – это не больно
К нам обратилась компания, которая занимается предоставлением полного комплекса услуг по дизайну и производству любых рекламных материалов. Целью обращения к нам послужила потребность создать автоматизированную систему управления предприятием в информационной среде 1С исходя из того, что информационная система заказчика использоваться в дальнейшем не будет, но вся информация в необходимых аналитических разрезах должна сохраниться.
Основные проблемы, с которыми столкнулась клиентская компания:
Таким образом, мы получили сведения о требованиях заказчика для разработки автоматизированной системы управления предприятием и сформировали основные задачи, решаемые в результате реализации проекта:
- построение бизнес-процесса «?Продажа»;
- получение инструмента управления и анализа проектов;
- формирование управленческого инструментария;
- сокращение двойного ввода информации в несколько систем;
- выбор базовой конфигурации 1С для учёта проектов.
Жизнь после реализации проекта
Поскольку заказчик не намерен оформлять в учётной системе 1С все обращения клиентов, а только лишь те, по которым проект стартовал, то началом ввода информации о проекте в систему может служить подписанный бланк проекта.
Интегрировать текущий корпоративный почтовый сервис Заказчика Bat с программой 1С необходимости нет. Возможностей типовой конфигурации в части интеграции с почтовым сервером будет достаточно.
Поскольку новая учётная система подразумевает наличие адресной позадачной работы, то при замещении сотрудника А сотрудником Б, система должна обеспечивать возможность передачи всех задач от сотрудника А сотруднику Б. То есть сотрудник Б становится ответственным за задачи сотрудника А.
Стал возможен анализ информации в разрезе одного или нескольких проектов по критериям:
| Анализ проектов | Анализ технических заданий | Анализ работы исполнителя |
|
|
|
- общую информацию по проекту (тираж, бюджет, исполнители, вид продукции, описание);
- хронология изменения данных о проекте (версионирование проекта);
- даты установки нового статуса проекта (создан, согласован, в работе, закрыт, закрыт полностью);
- информация о состоянии проекта:
- приложение создано;
- приложение получено;
- счёт сделан;
- счёт оплачен;
- документы закрытия сделаны;
- документы закрытия получены;
- вернулись документы от поставщика;
- клиентские документы по проекту и их статус (выставленные счета, заказы, акты, накладные, счёта-фактуры);
- документы подрядчиков по проекту и их статус (входящие счета, акты и прочие документы);
- технические задания к проекту и их статусы;
- задания на доставку и статус их выполнения (с информацией по машине, водителю, дате перевозки, количеству продукции и пр.);
- финансовая информация по проекту: выручка, затраты (в разрезе подрядчиков и статей затрат), валовая прибыль, рентабельность.
Неудобство работы с клиентскими доставками в информационной системе заказчика заключалось в отсутствии оповещений при появлении новой заявки, что мешает оперативно реагировать на ситуацию. Теперь заявки на курьерские доставки могут вводиться с разными статусами – срочная или не срочная.
После возвращения курьера и сдачи маршрутного листа с отметкой клиента о доставке, в программе устанавливается статус «Выполнена».
Теперь учёт проектов реализуется на базе типовой конфигурации 1С: Управление Торговлей 8 редакции 11 версии ПРОФ. Конфигурация 1С: Управление Торговлей содержит типовой функционал работы со сделками, который позволяет использовать его как основу для дальнейшей доработки системы. Типовой функционал позволяет контролировать прибыльность конкретной сделки, формировать план-проект сделки, регистрировать общий список задач, которые нужно выполнить в рамках данного проекта. В конфигурации также решена задача хранения печатных форм документов (договоров, соглашений, договоренностей и т. д.). Для этой цели в программе используется возможность работы с присоединенными файлами. В программе можно хранить любое количество присоединенных файлов.
- отказаться от использования информационной системы заказчика;
- исключить двойной ввод информации в несколько систем;
- получать отчёты в необходимом разрезе, используя один источник ввода данных;
- поддерживать и адаптировать разработанную информационной системы под текущие потребности;
- воевременно информировать сотрудников о их задачах в рамках проекта (используя системы напоминаний и оповещений).
