Как автоматизировать документооборот первичной документации в компании

Знал бы великий гроссмейстер Остап Бендер, произнося последнюю фразу из эпилога к этой статье, какова ценность всего написанного на бумаге для организации, он бы не стал ею бросаться с таким пренебрежением, как это описали Ильф и Петров.

Но мы-то с Вами, уважаемые читатели, прекрасно понимаем, почему нельзя сжечь ту, перевязанную шпагатом, пачку бумаг, стоящую в углу архива. Мы ценим бухгалтерский учет. Автоматизация документооборота

Вся жизнь компании вертится вокруг бумажек. На одних написано что мы все должны друг другу. На другой написано что все остальные должны нам, и что за это мы должны им. Третья, прикрепленная скрепкой ко второй, уточняет, как же именно все остальные должны нам, и кто из нас должен позаботиться о том, чтобы нас в этой ситуации не оставили без сладкого. И так до бесконечности…

Одна из задач, которую приходится решать руководителю — организация документооборота:

• Каков жизненный цикл документов в компании?
• Откуда они берутся, и куда деваются?
• Как проследить, появились ли документы там, где они нужны?
• Кто несет ответственность за наличие документов для той или иной ситуации?
• Какие из документов следует хранить, и как долго?

Наверняка вы задавали себе эти вопросы, после того, как пачка бумаг переставала вмещаться в одну папку, и вы, решив заняться сортировкой, обнаруживали, что у вас некоторые договора не закрыты актами сдачи-приемки работ.

Как же сделать так, чтобы все документы компании были собраны в едином реестре, отсортированные, упорядоченные и готовые к моментальной выдаче любому, кому они в данный момент нужны (если, конечно, он имеет право доступа к ним).

С первого взгляда эта задача может показаться утопической. На самом деле все не так. Давайте рассмотрим возможные варианты решения, от худшего к лучшему.

• Заведомо проигрышный вариант, когда формированием первичной документацией занимается руководитель. Стоит ли описывать все минусы этого подхода?
• Можно спихнуть все бумаги на бухгалтера. Руководителю, конечно, станет проще, но бухгалтер — это человек, который считает деньги компании, и любые дополнительные обязанности вряд ли приведут к тому, что он станет делать свою работу лучше, чем без них. Бухгалтер погрязнет в груде документов от менеджеров и компания рискует «завалить» и бухгалтерию, и документооборот.
• Большинство руководителей считают, что первичная документация и без того является прямой обязанностью бухгалтера, однако это в корне неверно. Первичная документация должна исходить от менеджера. Один бухгалтер с сотней комплектов документов и десятью менеджерами против десяти менеджеров с десятью комплектами документации и бухгалтером, занимающимся деньгами компании — как вы думаете, когда эффективность работы будет выше? Отдайте первичную документацию тем, кто стоит максимально близко к ней — менеджерам по продажам!
• Само-собой напрашивающееся решение — оставить первичную документацию в ведении менеджеров. Но как проконтролировать, исполняют ли они свои обязанности так, как им предписано? Проводить внутренние проверки — не выход. Ждать, критической ситуации, например, когда клиент не перечислил деньги по договору и не собирается этого делать, мотивируя свои действия тем, что работа выполнена некачественно. Документы в суде будут на его стороне — у вас нет акта выполненных работ, так как менеджер вовремя не позаботился об этом. Самый удобный вариант – наказать или уволить, но это не восполнит тот факт, что компания, все-равно, понесет убытки, возможно испортит свою репутацию.
• И, наконец, единственно правильное решение. Нужно автоматизировать документооборот. Внедрить систему контроля первичной документации, добавить электронный архив для её хранения. Представьте, ситуацию — у вас появляется документ. Пусть это будет договор на оказание услуг. Вы его переводите в электронный вид (сканируете) и отправляете в архив. Этот документ должны сопровождать еще несколько счетов и акт выполненных работ. Вы, наверное, догадались, что в момент поступления они также будут отсканированы и отправлены в архив, а их электронная версия будет привязана к электронной версии договора.

Такая простая схема позволяет беспрецедентно оптимизировать рабочий процесс:

• Вы — менеджер, и вам надо узнать, кто из клиентов вам еще не прислал копию акта выполненных работ. Вы заходите в систему, и сразу видите те договора, которые относятся к вашим обязанностям, и те из них, которые не закрыты актами.
• Вы — руководитель отдела, и вам надо проверить своих подчиненных. Вы заходите в систему и видите, у кого из них документы не в порядке, где не хватает счетов, где актов.
• К вам приходит аудитор. Вы нашли в системе всю необходимую документацию (либо увидели, каких именно бумаг не хватает и в срочном порядке вызвали ответственных менеджеров «на ковёр», чтобы к приходу аудитора всё было в порядке), убедились, что с ней все в порядке, достали из архива оригиналы и предъявили их для проверки.

Система контроля наличия первичной документации

При этом сам процесс получения документации описывается несколькими статусами (отправлен, в пути, получен) и привязывается к сотруднику, ответственному за получение того или иного документа. Разумеется, все это реализовано в электронном виде, а значит есть возможность формирования отчетов, удовлетворяющих даже самого требовательного руководителя. Например, каких документов не хватает, и кто ответственный за это. Или кто из менеджеров работает наиболее эффективно.

Имея такую систему в организации можно минимизировать риски, связанные с проблемами из-за отсутствия первичной документации, а с задачей контроля сможет справляться как вечно-занятой бухгалтер, так и офис-менеджер, или клиент-менеджер. А для ее внедрения в вашем офисе нужен сотрудник, выписывающий документы, принимающий документы и сканер.

Если же вы желаете подойти к вопросу документации еще более расширенно, и полностью перевести документацию в электронный вид, чтобы максимально упростить обращение к документам и их учёт, то вам наверняка понравится услуга внеофисного хранения документов. Эта схема позволяет повысить оперативность работы и сократить издержки.

Что же касается объёма электронных документов, хранящихся в системе, то тут ситуация, с одной стороны, немного проще: для сохранения скорости обращения к оперативной базе и предотвращения ее неконтролируемого разрастания можно задать политики, перемещающие неиспользуемые документы в отдельную базу данных. При больших объемах может потребоваться запись документов на съемные носители.

Опираясь на вышесказанное можно сделать логичный вывод — контроль над первичными документами надо автоматизировать! Это снимет ряд забот с руководителя — не надо дергать сотрудников, не надо их контролировать! Все контролирует система! На лицо экономия времени и ресурсов! А это так важно в наше время!