Сценарий работы бизнес-процесса Продажа в 1С: Управление торговлей

Термины и определения

СУУ - система управленческого учета.

КИС - самописная система заказчика, в которой ведется складской учет.

Заявка - намерение клиента купить товар, оформленное в виде заявки на сайте, письма или телефонного звонка.

Заказ клиента - документ в системе управленческого учета. Представляет собой единицу финансового учета относительно взаимоотношений с клиентом: по заказу клиента рассчитываются в СУУ взаиморасчеты с клиентом. Заказ клиента содержит в себе перечень товаров, которые клиент намеревается купить.

Коммерческое предложение - предложение о заключении сделки, в котором изложены существенные условия договора, адресованное определенному лицу, ограниченному или неограниченному кругу лиц.

Бизнес-процесс Продажа - последовательная цепочка действий, которые осуществляют продавцы на пути к сделке. В учетной системе - это некий объект, представляющий из себя определенный перечень этапов (задач).

Ведомость дефицита - документ в учетной системе, содержащий перечень отсутствующих позиций на складе.

1. Архитектура

1.1. Роли

Наименование

Описание

!СотрудникКО

Менеджер или исполнитель клиентского отдела, работающий с клиентом.

!СотрудникПМ

Продукт-менеджер, несет ответственность за продуктовую линейку, ценообразование и прогнозирование спроса покупателей с целью обеспечения наличия продукции на складе.

1.2. ИТ-системы и сущности

ИТ-системы

Краткое описание

@СУУ

1С:Управление торговлей ред.11.4.2.109.

@КИС

Самописная система заказчика, в которой ведется складской учет.

1.3. Модель данных ИТ-системы 1С:Управление торговлей

Объекты системы

Атрибуты, реквизиты объектов системы

Справочники

#Контрагенты

#Полное наименование (Тип Строка)

#Краткое наименование (Тип Строка)

#Тип отношений (Тип Перечисление)

#Юр/Физлицо (Тип Перечисление)

#ИНН (Тип Строка)

#КПП (Тип Строка)

#Код по ОКПО (Тип Строка)

#Тип клиента (Тип Ссылка.справочник.Типы клиентов)

#Сегмент (Тип Ссылка.справочник.Сегменты клиентов)

#E-mail (Тип Строка)

#Телефон (Тип Строка)

#Основной менеджер (Тип Ссылка.справочник.Пользователи)

#Соглашение (Тип Ссылка.Справочник.Соглашения об условиях продаж) 

#Среднемесячный максимальный потенциал производства (Тип Число)

#Дата начала производства (Тип Дата)

#Информация о поставщиках и конкурентах клиента (Тип Строка)

#День рождения компании (Тип Дата)

#Контактные лица (Тип Ссылка.Справочник.Контактные лица)

#Тип производства (Тип ПЕречисление)

#Договоры с контрагентами

#Статус (Тип Перечисление) 

#Счет покупателя (Тип Ссылка.справочник.Банковские счета)

#Номер договора (Тип Число) 

#Сумма договора (Тип Число)

#Контактные лица

#ФИО (Тип Строка)

#Должность (Тип Строка) 

#Контрагент (Тип Ссылка.Справочник.Контрагенты)

#Телефон (Тип Строка)

#Мобильный телефон (Тип Строка)

#Электронная почта (Тип Строка)

#Цены

#Код (Тип Строка)

#Наименование (Тип Строка)

#Цена (Тип Число)

Документы

#Заказ клиента

#Номер (Тип Строка)

#Дата (Тип Дата)

#Клиент (Тип Ссылка.справочник.Контрагенты)

#Статус (Тип Перечисление)

#Стадия выполнения (Тип Перечисление)

#Статус со стороны клиента (Тип Перечисление)

#Приоритет (Тип Перечисление)

#Организация (Тип Ссылка.Справочник.Организации)

#Склад (Тип Ссылка.Справочник.Склады)

#Контрагент (Тип Ссылка.Справочник.Контрагенты)

#Срок поставки (Тип Число)

#В наличии на складе (Тип Булево)

#Другое (Тип Булево)

#Событие

#Номер (Тип Строка)

#Дата (Тип Дата)

#Клиент (Тип Ссылка.Справочник.Контрагенты)

Вкладка “Товары и услуги”:

#Номенклатура (Тип Ссылка.Справочник.Номенклатура)

#Количество (Тип Число)

#Цена (Тип Число)

#Сумма (Тип Число)

#Цены контрагентов

#Номер (Тип Строка)

#Дата (Тип Дата)

#Клиент (Тип Ссылка.Справочник.Контрагенты)

Вкладка “Цены”:

#Номенклатура (Тип Ссылка.Справочник.Номенклатура)

#Цена (Тип Число)

#Дата (Тип Дата)

#Коммерческое предложение

#Номер (Тип Строка)

#Дата (Тип Дата)

#Клиент (Тип Ссылка.Справочник.Контрагенты)

Вкладка “Товары и услуги”:

#Номенклатура (Тип Ссылка.Справочник.Номенклатура)

#Количество (Тип Число)

#Цена (Тип Число)

#Сумма (Тип Число)

#Ведомость дефицита

#Номер (Тип Строка)

#Дата (Тип Дата)

#Клиент (Тип Ссылка.Справочник.Контрагенты)

Вкладка “Товары и услуги”:

#Номенклатура (Тип Ссылка.Справочник.Номенклатура)

#Количество (Тип Число)

2.Бизнес-процесс Продажа

Критерий эффективности: отсутствие незакрытых сделок в @СУУ при наличии товара на складе, по которому пришли заявки от клиентов.

Шаг

Действие

1.

Регистрация заявки

@СУУ при получении электронного письма на адрес sales@efko.ru, заявки из сайта или входящего звонка от незарегистрированного в @СУУ клиента автоматически стартует бизнес-процесс #Продажа.

Если бизнес-процесс #Продажа не был стартован автоматически в течение 24 часов, !СотрудникКО стартует бизнес-процесс #Продажа вручную.

2.

Регистрация Сделки

!СотрудникКО в течение 4 часов после старта бизнес-процесса #Продажа выясняет и фиксирует в карточке контрагента минимум 2 вида контактной информации по клиенту и одному контактному лицу, если она не заполнена.

!СотрудникКО определяет суть запроса клиента и переводит бизнес-процесс #Продажа на этап “Выявление потребностей” в случае если запрос клиента является целевым. В противном случае  !СотрудникКО завершает бизнес-процесс #Продажа в статусе Неудача. 

3.

Выявление потребностей

!СотрудникКО выявляет и фиксирует в @СУУ в документе  #Событие заполняет данные о потребности клиента в разрезе артикулов и количества.

@СУУ в документе #Событие автоматически заполняет базовые #Цены по каждой позиции потребности клиента.

!СотрудникКО выясняет и заполняет в @СУУ информацию о контрагенте, если она не заполнена: #Тип производства, #Среднемесячный фактический объем производства, #Контактных лиц.

@СУУ автоматически создает документ #Заказ клиента на основании данных о потребности клиента в статусе Заказ принят.

4.

Подготовка и отправка коммерческого предложения

!СотрудникКО готовит #Коммерческое предложение для клиента, проговаривает предложение по телефону или назначает дату, время проведения выездной защиты предложения.

В случае отсутствия в системе @СУУ установленных цен по артикулам из потребности клиента !СотрудникКО ставит задачу !СотрудникуПМ установить соответствующие цены.

!СотрудникПМ в @СУУ устанавливает цены по задаче !СотрудникаКО.

!СотрудникКО передает клиенту #Коммерческое предложение относительно сотрудничества по сделанному предложению в виде электронного документа письмом или печатного документа при личной встрече.

В случае отсутствия на складе позиций по потребности клиента !СотрудникКО формирует #Ведомость дефицита.

@СУУ в режиме обмена передает данные в @КИС о позициях из #Ведомости дефицита.

@СУУ в режиме обмена забирает данные из @КИС о позициях из #Ведомости дефицита.

@СУУ информирует !СотрудникаКО об изменении статуса позиций из #Ведомости дефицита.

5.

Защита коммерческого предложения

!СотрудникКО напоминает клиенту о себе, о компании и о сделанном ему предложении. Выявляет все возражения клиента. Обрабатывает каждое возражение с целью заключения успешной сделки.

!СотрудникКО получает решение клиента.

!СотрудникКО в случае положительного решения клиента по сделанному предложению заключает договор с клиентом, подписывает Договор, фиксирует данные о #Договоре в @СУУ.

!СотрудникКО переводит сделку на этап комплектации и отгрузки.

6.

Комплектация и отгрузка продукции

@СУУ автоматически передает информацию о новом заказе в @КИС.

!СотрудникКО выставляет в системе @КИС счета на оплату по потребности клиента.

@КИС автоматически фиксирует факт оплаты по выставленным счетам.

@СУУ автоматически из @КИС забирает статусы комплектации и отгрузки заказа и фиксирует их в документе .

@СУУ автоматическое закрывает Сделку в случае, если все позиции из #Заказа клиента получили ответный статус из объектов #Счета в @КИС в статусе Отпуск проконтролирован.

7.

Адаптация новых клиентов

!СотрудникКО обязан в течение 2 месяцев с момента первого обращения клиента провести с ним встречу и заполнить в @СУУ информацию о клиенте, если она не заполнена:

  • #Среднемесячный максимальный потенциал производства;
  • #Дата начала производства;
  • #День рождения компании;
  • #Тип производства;
  • #Информация о поставщиках и конкурентах клиента.

!СотрудникКО обязан в течение 2 месяцев обучить клиента самостоятельно формировать заказы через сайт. По итогу обучения клиент должен уметь самостоятельно формировать заявки через сайт.

Комментарии для сайта Cackle

Сценарии EFSOL - это библиотека сценариев выполнения бизнес-процессов из различных прикладных областей, составленных в рамках реальных проектов по автоматизации на базе платформы 1С. Представленные кейсы внедрены в работу и используются в реальной практике клиентов компании EFSOL.

Описание сценариев составлено по методу EFSOL, ключевыми особенностями данного формата является простота изложения, высокая структурированность и ориентированность на бизнес-результат. Сценарии EFSOL моделируют взаимодействие между субъектами и объектами процессов и описывают модель данных и роли. Представленные сценарии многофункциональны, они одинаково применимы как для проектирования систем и процессов для их последующей автоматизации, так и для разработки регламентов и рабочих инструкций.

Публикация данных материалов, преследует главную цель: создать условия для обмена экспертизой и лучшими практиками автоматизации прикладных решений на базе платформы 1С, основываясь на принципах открытости и желании делится знаниями и опытом.

Искренне надеемся, что представленная информация будет полезна и поможет сделать вашу работу или работу ваших клиентов эффективнее!