Электронный архив на базе конфигурации 1С:Документооборот


1. Термины и сокращения

Термин

Описание

Комплекс программ

Комплекс программ, который обеспечивает работу предприятия

ABBYY FRS

Программное обеспечение ABBYY FineReader Server

ЭА

Электронный архив

Горячая папка

Папка, которая опрашивается с определенной периодичностью

Скан-образ

Оцифрованная копия документа

Документ-основание

Документы, на основании которых будут создаваться пакеты документов в ЭА.

Пакет документов

Документы, отсканированные одним потоком

Исходящие документы

В рамках системы ЭА - это документы, которые изначально создаются и распечатываются в УС (напр. ТОРГ-12 исходящий, Счет-фактура исходящий, Доверенность и т.п.)

Входящие документы

В рамках системы ЭА - это документы, которые приходят от Поставщиков (напр. ТОРГ-12 входящая и Счет-фактура входящая и т.п.), или документы, которые создаются сотрудниками предприятия в Word или Excel (напр., ТОРГ-12 или другие документы)

Вид документа

Принадлежность документа к печатной форме

КЭД

Карточка электронного документа. Объект в ЭА, который содержит в себе информацию о документе и файле.

ПЭД

Пакет электронных документов. Объект в ЭА, который содержит в себе информацию о комплекте документов, относящиеся к одной хозяйственной операции и содержит связь с объектом в УС.

ШК

Штрихкод

В документе присутствует визуализация:

- !Пользователи выделяются зеленым цветом.

- @Система – выделяются синим.

- #Объект системы  выделяются ярко синим.

- $Элемент интерфейса - выделяются темно-оранжевым.

2. Архитектура

2.1. ИТ-системы и сущности

Объект

Описание

@JDE

Учетная система в которой ведется управленческий учет основной деятельности предприятия

@1С:БП

Учетная система в которой ведется бухгалтерский учет 1С: Бухгалтерия предприятия

@1С:ДО

Учетная система 1С:Документооборот  

@ABBYY SS,

@ABBYY FRS

Программное обеспечение, в котором происходит распознавание и классификация документов, извлечение данных, проверка их корректности и передача распознанных данных.

#Объект_1С:БП

Документы учетной системы 1С:БП:

Реализация(акт, накладная,

Корректировка реализации,

Поступление (акт, накладная,

Корректировка поступления.

#Заказ-Наряд

Документ учетной системы JDE

#Загрузка_файлов

Обработка, которая загружает файлы отсканированных документов и прикрепляет их по значению штрихкода к соответствующему КЭДу.

#Адрес_горячей_папки

Директория для временного хранения файлов, в которую сохраняются отсканированные и обработанные файлы  для загрузки в 1С.

#Адрес_хранилища_файлов

Директория в файловом хранилище для хранения скан-образов документов

2.2. Функциональные роли ЭА

Роль

Описание

!Администратор ЭА

Сотрудник Компании, который выполняет настройку ЭА

!Бухгалтер

Сотрудник Компании, который:

-создает первичные бухгалтерские документы;

-проводит первичные бухгалтерские документы;

-печатает первичные бухгалтерские документы;

!Архивариус

Сотрудник Компании, который:

-Работает с функционалом ЭА и выполняет архивирование документов;

-Производит сканирование документов.

!Пользователь

Это обобщенное понятие. Это сотрудник, который может работать в @1С:ДО (для сотрудника создан пользователь и настроены права доступа).

3. Настройка функционала ЭА в учетных системах

3.1 JDE_Заполнение справочника “Виды документов” в JDE

Критерий успешности: в системе JDE единоразово заведен полный перечень используемых первичных документов. 

Шаг

Действие

1

Создание нового элемента справочника “Виды документов” в системе @JDE.

!Администратор_ЭА переходит в меню $ЭА > $Виды документов.
@JDE открывает форму списка справочника #Виды_документов_ЭА,содержащую перечень видов первичных документов.

!Администратор_ЭА нажимает кнопку $Создать в окне списка справочника #Виды_документов.
@JDE открывает форму создания нового элемента справочника #Виды_документов.

Реквизит

Значение

#Вид_документа

Отображение - Всегда

Тип- Строка.
Заполняется- вручную.

Значение- пусто.

#Хранить_в_ЭА

Отображение - Всегда

Тип- Булево.
Заполняется- Автоматически.

Значение- ПРАВДА.

#Ссылка_в_1С:БП

Отображение - Всегда

Тип- Булево.
Заполняется- вручную.

Значение- пусто.

#Уникальность

Отображение - Всегда

Тип- Булево.
Заполняется- вручную.

Значение- пусто.

!Администратор_ЭА  заполняет необходимые данные в окне создания нового элемента:

  1. #Вид_документа - название вида первичного документа (например, ТОРГ-12 и т.д.). Обязательное к заполнению.
  2. #Хранить_в_ЭА - по умолчанию установлено ПРАВДА. Необходим для включения и выключения функционала хранения документов для определенного вида документа в дальнейшем. Изменять не нужно.
  3. #Ссылка_в_1С:БП - устанавливается признак, если для данного вида документа необходима ссылка на 1С:БП. У документов с этим видом документов, данные будут выгружены после отфактуровки позиций.
  4. #Уникальность - устанавливается признак, если данный вид документа должен быть один в комплекте.

Далее !Администратор_ЭА нажимает кнопку $Сохранить.
@JDE создает новый элемент справочника с указанными данными.

3.2. 1С:БП_Заполнение справочника “Виды документов” в 1С:БП

Критерий успешности: в системе 1С:БП единоразово заведен полный перечень используемых первичных документов. 

Шаг

Действие

1

Создание нового элемента справочника “Виды документов”.

!Администратор_ЭА переходит в меню $ЭА > Справочники > Виды документов.
@1С:БП открывает форму списка справочника #Виды_документов_ЭА, который содержит перечень видов первичных документов.

!Администратор_ЭА нажимает кнопку $Создать в окне списка справочника #Виды_документов.
@1С:БП открывает форму создания нового элемента справочника #Виды документов.

Реквизит

Значение

#Вид_документа

Отображение - Всегда

Тип- Строка.
Заполняется- вручную.

Значение- Текущий тип документа.

#Хранить_в_ЭА

Отображение - Всегда

Тип- Булево.
Заполняется- Автоматически.

Значение- ПРАВДА.

#Уникальность

Отображение - Всегда

Тип- Булево.
Заполняется- вручную.

Значение- пусто.

!Администратор_ЭА заполняет данные в окне создания нового элемента:

  1. #Вид_документа - название вида первичного документа (например, ТОРГ-12 и т.д.). Обязательное к заполнению.
  2. #Хранить_в_ЭА - по умолчанию установлено ПРАВДА. Необходим для включения и выключения функционала хранения документов для определенного вида документа в дальнейшем. Изменять не нужно.
  3. #Уникальность - устанавливается признак, если данный вид документа должен быть один в комплекте.

Далее !Администратор_ЭА нажимает кнопку $Сохранить.
@JDE создает новый элемент справочника.

3.3. 1С:ДО_Заполнение справочника “Виды документов” в 1С:ДО

Критерий успешности: в системе 1С:ДО единоразово заведен полный перечень используемых первичных документов.

Шаг

Действие

1

Создание нового элемента справочника “Виды документов”.

!Администратор_ЭА запускает #1С:ДО и переходит в меню $Нормативно_справочная_информация > Виды документов.
На вкладке
$Внутренние_документы нажимает кнопку $Создать.
@1С:ДО открывает форму создания вида внутреннего документа.

Для #КЭД !Администратор_ЭА указывает #Название и устанавливает признак #Вести_учет_по_организацтям и #Вести_учет_по_контрагентам.
Для
#ПЭД !Администратор_ЭА дополнительно устанавливает признак #Является_комплектом_документов.

Далее нажимает кнопку $Записать_и_закрыть.
@1С:ДО сохраняет данные.
Соответствие видов документов в 1С:ДО с видами документов в JDE и 1С:БП:

Вид документа 1С:ДО

Вид документа JDE

Вид документа 1С:БП

Комплект исходящих документов JDE

-

-

Комплект входящих документов JDE

-

-

Комплект исходящих документов 1С:БП

-

-

Комплект входящих документов 1С:БП

-

-

Счет-фактура

Счет-фактура

Счет-фактура

Корректировочная-Счет-фактура

Корректировочная-Счет-фактура

Корректировочная-Счет-фактура

Торг-12

Торг-12

Торг-12

Акт

Акт

Акт

Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная

УПД

УПД

УПД

УКД

УКД

УКД

Доверенность

Доверенность

Доверенность

3.4. 1С:ДО_Заполнение справочников для регистрации томов документов

Критерий успешности: в системе 1С:ДО единоразово создана полная архитектура справочников ЭА.

Шаг

Действие

1

Создание нового элемента справочника Разделы номенклатуры дел. 

!Администратор_ЭА в @1С:ДО переходит в меню  $Нормативно-справочная информация >  $Номенклатура дел и нажимает на кнопку $Создать раздел

@1С:ДО открывает форму справочника Раздел номенклатуры дел

 !Администратор_ЭА заполняет реквизиты и нажимает $Записать

#Индекс - заполняется для удобной сортировки по данному полю;

#Год - указывается год, для которого создается структура Разделов номенклатуры дел;

#Наименование - указывается раздел по структурному, производственно-отраслевому или функциональному типу; 

#Организация - заполнятся организация, для которой создается структура Разделов номенклатуры дел.

2

Создание нового элемента справочника Номенклатура дел

!Администратор_ЭА в @1С:ДО переходит в меню  $Нормативно-справочная информация >  $Номенклатура дел и нажимает на кнопку $Создать раздел.

@1С:ДО открывает форму справочника Раздел номенклатуры дел.

 !Администратор_ЭА заполняет реквизиты и нажимает кнопку $Записать.

#Индекс - заполняется для удобной сортировки по данному полю;

#Год - указывается год, для которого создается Номенклатуры дел;

#Организация - заполнятся организация, для которой создается Номенклатура дел;

#Заголовок - заполняется раздел видов дел;

#Раздел - выбирается соответствующий раздел из справочника $Разделы номенклатуры дел; 

#Категория- выбирается из списка;

#Срок хранения - выбирается из списка.

3

Создание нового элемента справочника Помещения и территории 

Администратор_ЭА в @1С:ДО переходит в меню  $Нормативно-справочная информация >  $Помещения и территории  и нажимает на кнопку $Создать.

@1С:ДО открывает форму справочника $Помещения и территории.

!Администратор_ЭА заполняет поле #Наименование и нажимает кнопку $Записать.

4

Создание нового элемента справочника Места хранения дел

Администратор_ЭА в @1С:ДО переходит в меню  $Нормативно-справочная информация >  $Места хранения дел.

@1С:ДО открывает форму списка справочника со структурой Помещений и Территорий, созданных в шаге №3 данного раздела.

!Администратор_ЭА и нажимает на кнопку $Создать.

@1С:ДО открывает форму элемента справочника $Места хранения дел.

!Администратор_ЭА заполняет необходимые реквизиты  и нажимает кнопку $Записать:

#Наименование - заполняется полное наименование мест хранения;

#Сокращение - заполняется краткое обозначения мест хранения;

#Организация - выбирается из справочника #Организации, выполняет роль разрезов данных при поиске и препятствует ошибочному размещению дел;

#Подразделение - выбирается из справочника #Структура_Предприятия, выполняет роль разрезов данных при поиске и препятствуют ошибочному размещению дел;

#Помещение  - выбирается из справочника #Помещения и территории;

#Ответственный - выбирается из справочника #Пользователи ответственный за данное место хранения.

 

4. Печать штрихкодов на этикетках

Критерий успешности: после введения указанных настроек в системе сформированы значения необходимых штрихкодов, печать этикеток со штрихкодами выполнена верно.

Шаг

Действие

1

Печать штрихкодов на этикетках системе @1С:ДО.

Пользователь с ролью !Администратор ЭА заходит в систему @1С:ДО, переходит в меню $ЭА > Документы > Печать штрихкодов.

@1С:ДО открывает форму списка документа #Печать_штрихкодов, которая содержит:

$Номер (Тип: Строка) – отображается номер документа;

$Дата (Тип: Дата) – отображается дата документа;

$Организация (элемент справочника #Организации) – отображается организация, для которой печатались штрихкоды;

$Количество штрихкодов (Тип: Число) – отображается количество штрихкодов по документу;

$Распечатан (Тип:Булево) – признак того, что документ был распечатан.

!Администратор ЭА в окне списка документа #Печать_штрихкодов нажимает кнопку $Создать.

@1С:ДО открывает основную форму элемента документа #Печать_штрихкодов.

Далее !Администратор ЭА в открывшемся окне формы нового документа #Печать штрихкодов заполняет следующие данные:

$Номер (Тип: Строка) - заполняется автоматически @1С:ДО;

$Дата (Тип: Дата) - заполняется автоматически @1С:ДО текущей датой создания документа;

$Организация (элемент справочника #Организации) - указывается организация, для которой будет выполнена печатать штрихкода.  Поле заполняется автоматически,обязательное к заполнению;

$Количество штрихкодов (Тип: Число) - указывается количество штрихкодов для печати.  Заполняется вручную, поле обязательное к заполнению;

$Ответственный (элемент справочника #Пользователи) - заполняется автоматически @1С:ДО, текущим пользователем создавшим документ.

$Комментарий (Тип: Строка) - заполняется произвольным текстом при необходимости.  

После заполнения полей, !Администратор ЭА нажимает кнопку $Провести. @1С:ДО сохраняет данные.

Далее !Администратор ЭА выводит штрихкоды на печать, нажимает кнопку $Печать > $Печать штрихкодов.

@1С:ДО открывает печатную форму со штрихкодами для печати наклеек.

Если документ #Печать_штрихкодов не проведен печать наклеек невозможна.

!Администратор ЭА переходит в параметры страницы (меню $Файл > Параметры страницы) и указывает необходимые настройки:

Выбирается заранее настроенный образец в поле $Размер;

Указываются размеры полей;

Сохраняются настройки, нажав кнопку $ОК.

Далее !Администратор ЭА переходит в меню $Файл > $Печать. В открывшемся окне выбирает принтер и нажимает кнопку $Печать.

@1С:ДО отправляет данные на печать.

Если пользователь выполнит попытку распечатать штрихкоды, @1С:ДО выдаст сообщение о том, что документ уже распечатан и повторная печать запрещена. Далее пользователи будут иметь возможность присваивать документам в УС только номера распечатанных в @1С:ДО штрихкодов.

5. Маркировка

Критерий успешности: при выполнении перечисленных правил все документы промаркированы  штрихкодами верно. Все штрихкоды считываются сканером.

Шаг

Действие

1

Маркировка штрихкодами документов

!Пользователь выполняет маркировку печатных документов согласно указанных правил:

1. Входящие документы маркируются двумя способами:

- Наклеивание этикетки со штрихкодом на документ – для допустимых типов документов;

- Наклеивание этикетки со штрихкодом на отдельный лист документа, приложив в качестве первой страницы - для документов, запрещающих использование наклеек.

Например, векселя, банковские чеки и т.д.

2. Штрихкод необходимо наклеивать на документ таким образом, чтобы он не закрывал информацию документа.

3. Штрихкод желательно располагать в верхней части документа и с учетом того, что бы он не повредился при использовании дырокола.

4. В многостраничных документах штрихкод наклеивается только на первую страницу документа.

5. Допустима наклейка штрихкода в разном положении (по горизонтали, по вертикали и т.п.).

6. Штрихкод должен быть наклеен без загибов и надрывов.

7. Для входящих документов, имеющих штрихкод организации отправителя, новый штрихкод должен быть наклеен поверх старого. При этом не обязательно входящий штрихкод полностью заклеивать.

6. Ввод документов в систему ЭА

6.1. JDE Регистрация карточки электронного документа первичных бумажных документов в JDE

Критерий успешности: В системе JDE ежедневно на 18.00 обработаны 100% бумажных документов и заведены карточки входящих и исходящих документов.

Шаг

Действие

1

Ввод данных при регистрации из Заказ-наряда

  1. !Пользователь наносит штрихкод на первую страницу регистрируемого бумажного документа.

Далее в системе @JDE переходит в документ #Заказ-Наряд, к которому необходимо зарегистрировать бумажный документ. Из формы документа #Заказ-Наряд переходит в документ #Отфактуровка. Нажимает кнопку $Регистрация.

@JDE отображает форму регистрации документа #Отфактуровка со значениями:

Реквизит

Значение

#Заказ-наряд

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Автоматически

Значение - Текущий документ

#Бумажный_документ

Отображение - Всегда

Тип - Булево
Заполняется - Автоматически

Значение - ПРАВДА

#Документ_ЭДО

Отображение - Всегда

Тип - Булево
Заполняется - Автоматически

Значение - ЛОЖЬ

#Номер_оригинала

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Дата_оригинала

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Вид_документа

Отображение - Всегда

Тип - Перечисление
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Связь_с_1С:БП

Отображение - Всегда

Тип - Булево
Заполняется - Автоматически

Значение- ПРАВДА

#Номер_документа_в_1С:БП

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Тип Булево
Заполняется - Автоматически

Значение - Номер документа отфактуровки

#Дата_документа_в_1С:БП

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Тип Булево
Заполняется - Автоматически

Значение - Дата документа отфактуровки

#Штрихкод

Отображение - если значение #Бумажный_документ: ПРАВДА

Тип - Строка
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Путь_к_файлам_ЭДО

Отображение - если значение #Документ_ЭДО: ПРАВДА

Тип - Строка
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Копия

Отображение - если значение #Бумажный_документ: ПРАВДА

Тип - Булево
Заполняется - Автоматически

Значение - ЛОЖЬ

#Ответственный

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Автоматически

Значение- Текущий пользователь

!Пользователь в документе #Отфактуровка вводит данные:

#Номер_оригинала - указывается из входящего документа;

#Дата_оригинала - указывается из входящего документа;

#Вид_документа - выбирается из списка выбора;

#Виды_документов_ЭА - для документа с признаком #Должен_быть_связан_с_документом_в_1С:БП, устанавливается значение реквизита;  

#Связь_с_1С:БП - установлено ПРАВДА;

#Штрихкод - сканером штрихкодов выполняется сканирование штрихкода;

#Копия - устанавливается признак для копий документа.

!Пользователь нажимает кнопку $Зарегистрировать.

@JDE сохраняет введенные данные в регистр:

#Ссылка_на_Заказ-наряд

#Ссылка_на_Отфактуровка

#Номер_оригинала

#Дата_оригинала

#Вид_документа

#Связь_с_1С:БП

#Номер_документа_в_1С:БП

#Дата_документа_в_1С:БП

#Штрихкод

#Путь_к_файлам

#Копия

#Ответственный

Для регистрации документа относящегося только к документу #Заказ-Наряд (без связи с @1С:БП) !Бухгалтер выполняет аналогичную регистрацию из документа #Заказ-Наряд.

При этом недоступны для заполнения реквизиты:

#Связь_с_1С:БП,

#Номер_документа_в_1С:БП,

#Дата_документа_в_1С:БП.

Для регистрации замены ранее поступивших и зарегистрированных первичных бумажных документов !Бухгалтер повторяет те же действия, которые он выполняет при регистрации  документа, описанные в п. 6.1.

6.2. JDE_Печать исходящих первичных документов в JDE

Критерий успешности: ежедневно на 18.00 обработаны и распечатаны 100% исходящих документов.

Шаг

Действие

1

Печать документов в системе @JDE

!Пользователь в системе @JDE открывает документ #Заказ-Наряд переходит в меню $Файл > $Печать. В открывшемся окне выбирает принтер и нажимает кнопку $«Печать».

@JDE отправляет данные на печать.

6.3. JDE_Регистрация карточки электронного документа первичных документов ЭДО в JDE

Критерий успешности: ежедневно на 18.00 зарегистрированы 100% первичных документов в ЭДО.

Шаг

Действие

1

Ввод данных при регистрации

!Бухгалтер открывает подписанный с двух сторон документ в ЭДО и выгружает из него файлы на локальную машину.

Далее в системе @JDE переходит в документ #Заказ-Наряд, к которому необходимо зарегистрировать документ ЭДО. 
Нажимает кнопку $Регистрация.

@JDE отображает форму регистрации документа.

В открывшейся форме документа устанавливает признак: #Документ_ЭДО.

Система @JDE меняет форму регистрации документа (см. п. 6.1).

!Бухгалтер вводит данные согласно шагу, описанному в п. 6.1, за исключением ввода штрихкода. Вместо штрихкода в реквизите $Путь_к_файлам_ЭДО указывается путь к файлам на локальной машине, выгруженных ранее из ЭДО.

!Бухгалтер нажимает кнопку $Зарегистрировать.

Сиситема @JDE выполняет следующие действия:

1. Копирует указанные файлы в #Адрес_горячей_папки;

2. Обновляет значение реквизита $Путь_к_файлам_ЭДО;

3. Сохраняет данные.

6.4. JDE_Множественная регистрация карточки электронного документа для первичных документов в JDE

Критерий успешности: ежедневно на 18.00 выполнена множественная регистрация первичных документов для нескольких документов Заказ-наряд.

Шаг

Действие

1

Ввод данных при регистрации 

При регистрации документа, который был зарегистрирован ранее к другому документу #Заказ-наряд,!Бухгалтер выполняет следующие действия:

1. Открывает документ #Заказ-наряд, к которому необходимо выполнить регистрацию. Нажимает кнопку $Регистрация.

@JDE отображает форму регистрации документа (см. п. 6.1).

2. В открывшейся форме нажимает кнопку $Выбрать_ранее_зарегистрированный_документ.

@JDE отображает пустую форму списка:

Реквизит

Значение

#Контрагент

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Номер_документа

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Дата_документа

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Вид_документа

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Штрихкод

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Результат поиска

Отображение - Всегда

Тип - Табличная часть
Заполняется - Автоматически

Значение - Пусто

3. Заполняет параметры отбора:

#Контрагент

#Номер_документа

#Дата_документа

#Вид_документа

#Штрихкод

4. Нажимает команду $Поиск.

@JDE выполняет запрос к @1С:ДО с введенными параметрами отбора и отображает результат в $Табличной_части.

5. Выбирает один из найденных документов и нажимает кнопку $Выбрать.

@JDE сохраняет введенные данные:

#Ссылка_на_Заказ-наряд;

#ID_КЭД;

#Ответственный.

6.5. 1С:БП_Регистрация карточки электронного документа первичных бумажных документов в 1С:БП

Критерий успешности: В системе 1С:БП ежедневно на 18.00 обработаны и зарегистрированы 100% первичных документов. Данные успешно загружены в 1С:ДО.

Шаг

Действие

1

Ввод данных при регистрации  

!Бухгалтер в учетной системе @1С:БП открывает документ #Объект_1С:БП, к которому необходимо прикрепить входящий документ.

На форме документа #Объект_1С:БП нажимает  кнопку $Регистрация карточки электронного документа.

Далее @1С:БП выведет окно ввода информации по карточке документа. 

!Бухгалтер в открывшемся окне формы создания #КЭД заполняет данные формы, поля являются обязательными для заполнения:

Реквизит

Значение

#Тип_Объекта_1С:БП

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Автоматически

Значение - Вид #Объекта_1С:БП

#Номер_Объект_1С:БП

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Автоматически

Значение - Номер #Объекта_1С:БП

#Дата_Объекта_1C:БП

Отображение - Всегда

Тип - Дата
Заполняется - Автоматически

Значение - Дата #Объекта_1С:БП

#Бумажный_документ

Отображение - Всегда

Тип - Булево
Заполняется - Автоматически

Значение - ПРАВДА

#Документ_ЭДО

Отображение - Всегда

Тип - Булево
Заполняется - Автоматически

Значение - ЛОЖЬ

#Номер_оригинала

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Дата_оригинала

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Вид_документа

Отображение - Всегда

Тип - Перечисление
Заполняется - вручную

Значение - Пусто

#Тип

Отображение - Всегда

Тип - Перечисление
Заполняется - Автоматически.

Значение - если регистрация из #Реализация/#КорректировкаРеализации, то #Исходящий,

Если регистрация из #Поступление/#КорректировкаПоступления, то #Входящий

#Штрихкод

Отображение - если значение #Бумажный_документ: ПРАВДА

Тип - Строка
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Путь_к_файлам_ЭДО

Отображение - если значение #Документ_ЭДО: ПРАВДА

Тип - Строка
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Копия

Отображение - если значение #Бумажный_документ: ПРАВДА

Тип - Булево
Заполняется - Автоматически

Значение - ЛОЖЬ

#Ответственный

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Автоматически

Значение - Текущий пользователь

!Бухгалтер вводит данные:

#Бумажный_документ/#Документ_ЭДО - устанавливается признак в одном из реквизитов; 

#Номер_оригинала - вводятся данные из документа;

#Дата_оригинала - Вводит данные из документа;

#Вид_документа - выбирается из списка выбора #Виды_документов_ЭА; 

#Штрихкод - сканером штрихкодов выполняется сканирование штрихкода;

#Копия - устанавливается признак для копий документа.

!Бухгалтер нажимает кнопку $Зарегистрировать.

@1С:БП сохраняет введенные данные в регистр сведений #Выгружаемые_даннае_в_1С:ДО.

Для регистрации замены ранее поступивших и зарегистрированных первичных бумажных документов !Бухгалтер повторяет те же действия, которые он выполняет при регистрации  документа, описанные в п. 6.1.

2

Передача данных в 1С:ДО

@1С:БП передает данные в @1С:ДО, после сохранения:

#Связь_с_JDE - всегда ЛОЖЬ;

#Тип_Объекта_JDE - пусто;

#Номер_Объекта_JDE - пусто;

#Дата_Объекта_JDE - пусто;

#Организация;

#Контрагент;

#Тип;

#Номер_оригинала;

#Дата_оригинала;

#Вид_документа;

#Документ_должен_быть_связан_с_объектом_в_1С:БП - всегда ПРАВДА;

#Тип_Объекта_1С:БП;

#Номер_Объекта_в_1С:БП;

#Дата_Объекта_1C:БП;

#Документ_создан_в_1С:БП - всегда Истина;

#Штрихкод;

#Путь_к_файлам;

#Копия;

#Ответственный.

6.6. 1С:БП_Печать исходящих первичных документов в 1С:БП

Критерий успешности: ежедневно на 18.00 обработаны и распечатаны 100% исходящих первичных документов.

Шаг

Действие

1

Первичная печать исходящего документа.

!Бухгалтер в учетной системе @1С:БП оформляет учетные документы. Для печати исходящих первичных документов выполняет следующие действия:

1. Открывает карточку документа и на форме документа нажимает кнопку $Печать. @1С:БП откроет форму выбора печатных форм.

2. Выбирает необходимую в списке выбора печатных форм исходящего документа.

Если наименование печатной формы содержит префикс «ШК» - печатный документ будет содержать штрихкод, если не содержит – печатный документ не будет содержать штрихкод и в электронном архиве храниться не будет.

Система @1С:БП выводит на экран печатную форму документа со штрихкодом. При выводе печатной формы с ШК @1С:БП автоматически в фоновом режиме передаст информацию в @1С:ДО для создания #ПЭД и #КЭД.

Реквизит

Значение

#Связь_с_JDE

Тип - булево
Значение - пусто

#Тип_документа_в_JDE

Тип - Строка

Значение - пусто

#Номер_Заказ-наряда

Тип - Строка

Значение - пусто

#Дата_Заказ-наряда

Тип - Строка

Значение - пусто

#Тип

Тип - Строка

Значение - Исходящий

#Номер_оригинала

Тип - Строка

Значение - Номер распечатанного документа

#Дата_оригинала

Тип - Строка

Значение - Дата документа

#Вид_документа

Тип - Перечисление

Значение - Выбранная печатная форма

#Связь_с_1С:БП

Тип - Булево

Значение - ПРАВДА

#Тип_документа_в_1С:БП

Тип - Строка

Значение - тип текущего объекта

#Номер_документа_в_1С:БП

Тип - Строка

Значение - текущий номер объекта

#Дата_документа_в_1С:БП

Тип - Строка

Значение - текущий номер объекта

#Документ_создан_в_1С:БП

Тип - Булево

Значение - ПРАВДА

#Штрихкод

Тип - Строка

Значение - Значение добавленного штрихкода к документу

#Копия

Тип - Булево

Значение - ЛОЖЬ

#Ответственный

Тип - Строка

Значение - Текущий пользователь

Для повторной печати исходящего первичного документа !Бухгалтер повторяет аналогичные действия, которые он выполняет при печати печати первичного бумажного документа.

2

Передача данных в 1С:ДО

@1С:БП передает данные в @1С:ДО, после сохранения:

#Связь_с_JDE;

#Тип_Объекта_JDE;

#Номер_Объекта_JDE;

#Дата_Объекта_JDE;

#Организация;

#Контрагент;

#Тип;

#Номер_оригинала;

#Дата_оригинала;

#Вид_документа;

#Документ_должен_быть_связан_с_объектом_в_1С:БП;

#Тип_Объекта_1С:БП;

#Номер_Объекта_в_1С:БП;

#Дата_Объекта_1C:БП;

#Документ_создан_в_1С:БП;

#Штрихкод;

#Путь_к_файлам;

#Копия;

#Ответственный.

6.7. 1С:БП_Регистрация карточки электронного документа первичных документов ЭДО в 1С:БП

Критерий успешности: ежедневно на 18.00 зарегистрированы 100% первичных документов в ЭДО.

Шаг

Действие

1

Ввод данных при регистрации

!Бухгалтер открывает подписанный с двух сторон документ в ЭДО и выгружает из него файлы на локальную машину.

Далее в системе @1С:БП переходит в #Объект_1С:БП, к которому необходимо зарегистрировать документ ЭДО. 
Нажимает кнопку $Регистрация карточки электронного документа.

Система @1С:БП отображает форму регистрации документа (см. п.6.1).

В открывшейся форме документа устанавливает признак: #Документ_ЭДО. 

Система @1С:БП меняет форму регистрации документа (см. п.6.1 ).

!Бухгалтер вводит данные согласно шагу, описанному в п.6.1 , за исключением ввода штрихкода. Вместо штрихкода в реквизите $Путь_к_файлам_ЭДО указывается путь к файлам на локальной машине, выгруженных ранее из ЭДО.

!Бухгалтер нажимает кнопку $Зарегистрировать.

Система @1С:БП выполняет следующие действия:

1. Копирует указанные файлы в #Адрес_горячей_папки;

2. Обновляет значение реквизита $Путь_к_файлам_ЭДО;

3. Сохраняет данные.

2

Передача данных в 1С:ДО

@1С:БП передает данные в @1С:ДО, после сохранения:

#Связь_с_JDE - всегда ЛОЖЬ;

#Тип_Объекта_JDE - пусто;

#Номер_Объекта_JDE - пусто;

#Дата_Объекта_JDE - пусто;

#Организация;

#Контрагент;

#Тип;

#Номер_оригинала;

#Дата_оригинала;

#Вид_документа;

#Документ_должен_быть_связан_с_объектом_в_1С:БП - всегда ПРАВДА;

#Тип_Объекта_1С:БП;

#Номер_Объекта_в_1С:БП;

#Дата_Объекта_1C:БП.

6.8. :БП_Множественная регистрация карточки электронного документа для исходящих первичных документов в 1С:БП

Критерий успешности: ежедневно на 18.00 выполнена множественная регистрация исходящих первичных документов к объектам 1С:БП.

Шаг

Действие

1

Ввод данных при регистрации  

При регистрации документа, который был зарегистрирован ранее к другому #Объекту_1С:БП, !Бухгалтер выполняет следующие действия:

1. Открывает #Объект_1С:БП, к которому необходимо выполнить регистрацию документа. Нажимает кнопку $Регистрация карточки электронного документа.

@1С:БП отображает форму регистрации документа (см. п.6.1 ).

2. В открывшейся форме нажимает кнопку $Выбрать_ранее_зарегистрированный_документ.

@1С:БП отображает пустую форму списка:

Реквизит

Значение

#Контрагент

Отображение - Всегда

Тип - Справочник
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Номер_документа

Отображение - Всегда

Тип- Строка.
Заполняется- Вручную.

Значение- Пусто.

#Дата_документа

Отображение - Всегда

Тип - Дата
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Вид_документа

Отображение - Всегда

Тип - Перечисление
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Штрихкод

Отображение - Всегда

Тип - Строка
Заполняется - Вручную

Значение - Пусто

#Результат поиска

Отображение - Всегда

Тип - Табличная часть
Заполняется - Автоматически

Значение - Пусто

3. Заполняет параметры отбора:

#Контрагент;

#Номер_документа;

#Дата_документа;

#Вид_документа;

#Штрихкод.

4. Нажимает кнопку $Поиск

@1С:БП выполняет запрос к @1С:ДО с введенными параметрами отбора и отображает результат в $Табличной_части.

5. Выбирает один из найденных документов и нажимает кнопку $Выбрать.

@1С:БП сохраняет введенные данные в регистр сведений #Выгружаемые_даннае_в_1С:ДО:

#Тип_Объекта_1С:БП;

#Номер_Объект_1С:БП;

#Дата_Объекта_1C:БП;

#Организация;

#Контрагент;

#ID_КЭД;

#Ответственный.

2

Передача данных в 1С:ДО

@1С:БП передает данные в @1С:ДО,после сохранения.

#Тип_Объекта_1С:БП;

#Номер_Объект_1С:БП;

#Дата_Объекта_1C:БП;

#Организация;

#Контрагент;

#ID_КЭД;

#Ответственный.

6.9. 1C:ДО_Создание ПЭД и КЭД для первичных документов

Критерий успешности: автоматически в 1С:ДО успешно созданы ПЭД И КЭД, настроена связь документов с системами JDE и 1С:БП.

Шаг

Действие

1

Загрузка данных документов в JDE

Для загрузки данных по распечатанным документам из @JDE система @1С:ДО обращается к списку документов #Заказ-наряд_на_отгрузку и #Корректировка_Заказ-наряда_на_отгрузку. 

В @JDE для позиций со статусом #Статус выполняется загрузка данных и сохранение их в регистр сведений #Загруженные_данные_ЭР:

#Связь_с_JDE - ПРАВДА;

#Тип_документа_в_JDE - в зависимости от источника данных (#Заказ-наряд_на_отгрузку или #Корректировка_Заказ-наряда_на_отгрузку);

#Номер_Заказ-наряда - загружается из документа;

#Дата_Заказ_наряда_в_JDE - загружается из документа;

#Организация - загружается из документа;

#Контрагент - загружается из документа;

#Тип - Исходящий;

#Бумажный_документ - ПРАВДА;

#Документ_ЭДО - ЛОЖЬ;

#Номер_оригинала - загружается из документа;

#Дата_оригинала - загружается из документа;

#Вид_документа - загружается из документа;

#Связь_с_1С:БП - ПРАВДА;

#Тип_документа_в_1С:БП - в зависимости от источника данных (#Реализация или #Корректировка_Реализации);

#Номер_документ_в_1С:БП - загружается из документа;

#Дата_документа_в_1С:БП - загружается из документа;

#Документ_создан_в_1С:БП - ПРАВДА;

#Штрихкод - загружается из документа;

#Путь_к_файлам_ЭДО - пусто;

#Копия - ЛОЖЬ;

#Документ_актуальный - ПРАВДА;

#ID_КЭД - пусто;

#Ответственный - загружается из документа;

Для загрузки данных по зарегистрированным документам в системе @JDE @1С:ДО обращается к списку данных #Зарегистрированные_документы в @JDE и выполняет следующие действия:


1. Для документов зарегистрированных в
@JDE без связи с @1С:БП (без признака $Связь_с_1С:БП) выполняется загрузка данных и сохранение их в регистр сведений #Загруженные_данные_ЭР:

#Связь_с_JDE - ПРАВДА;

#Тип_документа_в_JDE - в зависимости от типа документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы (#Заказ-наряд_на_закупку, #Корректировка_Заказ-наряда_на_заукупку, #Заказ-наряд_на_отгрузку или #Корректировка_Заказ-наряда_на_отгрузку);

#Номер_Заказ-наряда - загружается из документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы;

#Дата_Заказ_наряда_в_JDE - загружается из документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы;

#Организация - загружается из документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы;

#Контрагент - загружается из документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы;

#Тип - в зависимости от типа документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы (#Исходящий или #Входящий);

#Бумажный_документ - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Документ_ЭДО - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Номер_оригинала - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Дата_оригинала - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Вид_документа - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Связь_с_1С:БП - ЛОЖЬ;

#Тип_документа_в_1С:БП - пусто;

#Номер_документ_в_1С:БП - пусто;

#Дата_документа_в_1С:БП - пусто;

#Документ_создан_в_1С:БП - пусто;

#Штрихкод - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Путь_к_файлам_ЭДО - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Копия -  - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Документ_актуальный - ПРАВДА;

#ID_КЭД - пусто;

#Ответственный -  - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

2. Для документов зарегистрированных в @JDE со связью с @1С:БП ( с признаком Связь_с_1С:БП) выполняется проверка статуса по строкам. Выполняется загрузка данных и сохранение их в регистр сведений #Загруженные_данные_ЭР:.

#Связь_с_JDE - ПРАВДА;

#Тип_документа_в_JDE - в зависимости от типа документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы (#Заказ-наряд_на_закупку, #Корректировка_Заказ-наряда_на_заукупку, #Заказ-наряд_на_отгрузку или #Корректировка_Заказ-наряда_на_отгрузку);

#Номер_Заказ-наряда - загружается из документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы;

#Дата_Заказ_наряда_в_JDE - загружается из документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы;

#Организация - загружается из документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы;

#Контрагент - загружается из документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы;

#Тип - в зависимости от типа документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы (#Исходящий или #Входящий);

#Бумажный_документ - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Документ_ЭДО - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Номер_оригинала - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Дата_оригинала - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Вид_документа - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Связь_с_1С:БП - ПРАВДА;

#Тип_документа_в_1С:БП - в зависимости от типа документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы (#Реализация, #Корректировка_Реализации, #Поступление или #Корректировка_Поступления);

#Номер_документ_в_1С:БП - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Дата_документа_в_1С:БП  - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Документ_создан_в_1С:БП - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Штрихкод - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Путь_к_файлам_ЭДО - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Копия -  - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Документ_актуальный - ПРАВДА;

#ID_КЭД - пусто;

#Ответственный -  - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

Для загрузки данных множественной регистрации документа в @JDE система @1С:ДО обращается к списку данных #Зарегистрированные_документы в @JDE и сохраняет их в регистр сведений #Загруженные_данные_ЭР:

#Связь_с_JDE - ПРАВДА;

#Тип_документа_в_JDE - в зависимости от типа документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы (#Заказ-наряд_на_закупку, #Корректировка_Заказ-наряда_на_заукупку, #Заказ-наряд_на_отгрузку или #Корректировка_Заказ-наряда_на_отгрузку);

#Номер_Заказ-наряда - загружается из документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы;

#Дата_Заказ_наряда_в_JDE - загружается из документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы;

#Организация - загружается из документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы;

#Контрагент - загружается из документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы;

#Тип - в зависимости от типа документа, указанного в реквизите #Заказ-наряд в списке данных #Зарегистрированные_документы (#Исходящий или #Входящий);

#Бумажный_документ - пусто;

#Документ_ЭДО - пусто;

#Номер_оригинала - пусто;

#Дата_оригинала - пусто;

#Вид_документа - пусто;

#Связь_с_1С:БП - ЛОЖЬ;

#Тип_документа_в_1С:БП - пусто;

#Номер_документ_в_1С:БП - пусто;

#Дата_документа_в_1С:БП - пусто;

#Документ_создан_в_1С:БП - пусто;

#Штрихкод - пусто;

#Путь_к_файлам_ЭДО - пусто;

#Копия -  - пусто;

#Документ_актуальный - пусто;

#ID_КЭД - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

#Ответственный -  - загружается из списка данных #Зарегистрированные_документы;

Для загрузки данных по распечатанным и зарегистрированным документам в @1С:БП система @1С:ДО обращается к списку данных #Выгружаемые_даннае_в_1С:ДО. В @1С:БП данные сохраняются в регистр сведений #Загруженные_данные_ЭР. Данные реквизитов копируются в одноименные реквизиты.

2

Создание КЭД для первичных документов

В системе @1С:ДО, после сохранения полученных данных, проверяется наличие #КЭД в системе по реквизитам #Штрихкод и #Путь_к_файлам_ЭДО.

При отсутствии результатов, создается #КЭД:

#Тип - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Вид_документа - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#ЭДО - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Наименование - формируется по маске: Тип + Вид документа + Номер + дата;

#Штрихкод - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Организация - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Контрагент - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Номер_документа - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Дата_документа - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Папка - #КЭД

#Копия - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Актуальность - ПРАВДА;

#Ответственный - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Комментарий - пусто.

#Файл - если в регистре сведений #Загруженные_данные_ЭР  заполнено значение #Путь_к_файлам_ЭДО, Файл загружается в файловом хранилище, а в реквизит #Файл сохраняет ссылку).

 

Если выявлено совпадение, то происходит автоматическое обновление #КЭД новыми данными и прерывается процесс создания #ПЭД. В зависимости от значения #Связь_с_1С:БП выполняются следующие действия:

- Значение: ПРАВДА - переходит к процессу создания #ПЭД связанного с объектом @1С:БП (шаг 3).

- Значение: ЛОЖЬ  - переходит к процессу создания #ПЭД связанного с объектом JDE(шаг 4).

3

Создание ПЭД связанного с объектом 1С:БП

В системе @1С:ДО проверяется связь реквизита #Связь_с_1С:БП. При значении ПРАВДА” в системе @1С:ДО проверяется наличие #ПЭД по реквизитам:

#Тип_документа_в_1С:БП,

#Номер_документ_в_1С:БП,

#Дата_документа_в_1С:БП.

При отсутствии результатов, создается #ПЭД:

#Тип_документа_в_JDE - пусто;

#Номер_Заказ_наряда - пусто;

#Дата_Заказ_наряда_в_JDE - пусто;

#Тип_документа_в_1С:БП - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Номер_документ_в_1С:БП - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Дата_документа_в_1С:БП - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Тип - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Вид_документа - в зависимости от реквизита #Тип_документа_в_1С:БП:
#Реализация - комплект исходящих документов;
#Корректировка_реализации - комплект исходящих документов;
#Поступление - комплект входящих документов;
#Корректировка_поступления - комплект входящих документов;

#Наименование - в зависимости от реквизита #Тип_документа_в_1С:БП:
#Реализация - Реализация №#Номер_документа_в_1С:БП от #Дата_документа_в_1С:БП;
#Корректировка_реализации - корректировка реализации №#Номер_документа_в_1С:БП от #Дата_документа_в_1С:БП;
#Поступление - Поступление №#Номер_документа_в_1С:БП от #Дата_документа_в_1С:БП;
#Корректировкап_оступления - корректировка поступления №#Номер_документа_в_1С:БП от #Дата_документа_в_1С:БП;

#Организация - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Контрагент - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Ответственный - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Комментарий - пусто.

Далее в системе @1С:ДО устанавливается связь с созданным #КЭД с типом #Содержит.

Если выявлено совпадение,то в найденном #ПЭД устанавливается связь с созданным #КЭД с типом #Содержит.

В зависимости от значения реквизита #Еденичный_документ в справочнике #Вид_документа, указанного в присоединенном #КЭД, выполняются следующие действия:

1. Значение “ПРАВДА” - выполняется проверка наличия #КЭД, присоединенных к #ПЭД. При совпадении вида документа с #КЭД и значения реквизита #Актуальность - ПРАВДА. В найденном #КЭД устанавливается значение реквизита #Актуальность - “ЛОЖЬ”.

В случае отсутствия результатов, процесс переходит к следующей стадии создания #ПЭД.

2. Значение “ЛОЖЬ” - прерывает процесс создания #ПЭД.

4

Создание ПЭД связанного с объектом JDE

В системе @1С:ДО проверяется связь реквизита #Документ_должен_быть_связан_с_документом_в_JDE. При значении ПРАВДА” в системе @1С:ДО проверяется наличие #ПЭД по реквизитам:

#Тип_документа_в_JDE,

#Номер_документа_в_JDE,

#Дата_документа_в_JDE

При отсутствии результатов, создается #ПЭД:

#Тип_документа_в_JDE - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Номер_Заказ_наряда - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Дата_Заказ_наряда - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Тип_документа_в_1С:БП - пусто;

#Номер_документа_в_1С:БП - пусто;

#Дата_документа_в_1С:БП - пусто;

#Тип - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Вид_документа - в зависимости от реквизита #Тип_документа_в_JDE:
#Заказ_наряд_на_отгрузку - Комплект исходящих документов;
#Корректировка_Заказ_наряда_на_отгрузку- Комплект исходящих документов;
#Заказ_наряд_на_закупку - Комплект входящих документов;
#Корректировка_Заказ_наряда_на_закупку - Комплект входящих документов;

#Наименование -  - в зависимости от реквизита #Тип_документа_в_JDE:
#Заказ_наряд_на_отгрузку - Заказ наряд на отгрузку #Номер_Заказ_наряда от #Дата_Заказ_наряда;
#Корректировка_Заказ_наряда_на_отгрузку - Корректировка  Заказ-наряда на отгрузку- №#Номер_Заказ_наряда от #Дата_Заказ_наряда;
#Заказ_наряд_на_закупку - Заказ наряд на закупку №#Номер_Заказ_наряда от #Дата_Заказ_наряда;
#Корректировка_Заказ_наряда_на_закупку - Корректировка Заказ-наряда на закупку #Номер_Заказ_наряда от #Дата_Заказ_наряда;

#Организация - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Контрагент - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Ответственный - из регистра сведений #Загруженные_данные_ЭР;

#Комментарий - пусто.

Далее в системе @JDE устанавливается связь с созданным #КЭД с типом #Содержит.

Если выявлено совпадение, то в найденном #ПЭД устанавливается связь с созданным #КЭД с типом #Содержит.

В зависимости от значения реквизита #Единичный_Документ в справочнике #Вид_документа, указанного в присоединенном #КЭД, выполняются следующие действия:

1. Значение “ПРАВДА” - выполняется проверка наличия #КЭД, присоединенных к #ПЭД. При совпадении вида документа с #КЭД и значения реквизита #Актуальность - ПРАВДА. В найденном #КЭД устанавливается значение реквизита #Актуальность - “ЛОЖЬ”.

В случае отсутствия результатов, процесс переходит к следующей стадии создания #ПЭД.

Значение “ЛОЖЬ” - прерывает процесс создания.

6.10. 1С:ДО_Множественная регистрация карточки электронного документа для исходящих первичных документов в 1С:ДО

Критерий успешности: ежедневно на 18.00 выполнена множественная регистрация КЭД первичных документов к объектам ПЭД в 1С:ДО.

Шаг

Действие

1

Ввод данных при регистрации КЭД 

Для регистрации #КЭД, которая была ранее зарегистрирована к другому #ПЭД, !Архивариус в системе @1С:ДО открывает #ПЭД, к которому необходимо зарегистрировать документ и нажимает кнопку $Регистрация карточки электронного документа.

Далее выбирает в списке выбора #КЭД, который необходимо прикрепить.

Система @1С:ДО создаёт связь между #ПЭД и #КЭД . 

6.11. 1С:ДО_Регистрация тома документов

Критерий успешности: системе 1С:ДО зарегистрированы объекты Дела (Тома) для 100% первичных документов.

Шаг

Действие

1

Создание нового элемента справочника Дела(тома)  

!Архивариус, после получения документов, выполняет регистрацию папки документов. В системе @1С:ДО в подсистеме #Документы_и_файлы в блоке #Создать нажимает кнопку $Дело(Том).

@1С:ДО открывает форму создания #Дела(Тома).

!Архивариус заполняет реквизиты и нажимает кнопку $Записать:

#Номенклатура_дел - выбирается соответствующая номенклатура дел из справочника #Номенклатура_дел.

#Номер_тома - по умолчанию заполняется следующий порядковый номер тома, выбранной номенклатуры дел.

#Документы_с, #Документы_по - вводится дата документов созданной папки.

#Место_хранение - выбирается соответствующее место хранения из справочника #Место_хранение.

@1С:ДО сохраняет новый элемент справочника.

6.12. ABBYY_Сканирование документов 

Критерий успешности: ежедневно на 18:00 выполнено успешное сканирование 100% входящих и исходящих первичных документов.

Шаг

Действие

1

Сканирование документов

!Архивариус, после получения документов и регистрации тома, выполняет следующие действия:

1. Подготавливает документы (удаляет скрепки, расшивает, расклеивает). Важно не путать страницы одного документа со страницами другого.

2. Складывает документы (документы должны быть сложены по порядку, на первой странице пакета должен быть штрихкод) в стопку и кладет в автоподатчик. Позиционирование документа («вверх ногами» или «вниз ногами») – не имеет значение.

3. Выполняет сканирование документов.

Сканирование происходит через заранее настроенные профили в сканере

со следующими параметрами:

Параметр

Значение

Цвет

Цветной

Разрешение

300dpi (минимальное разрешение, но допустимо более высокое разрешение)

Формат

А4

Ориентация

Книжная

Содержание

Текст+Фото

Дуплекс

Отключено

Разделение файла

Отключено

Путь

#Адрес горячей папки

Формат файла

.pdf

Имя файла

По умолчанию

Документы попадают в локальную папку “Обработка документов” на ПК пользователю для дальнейшей обработки.

2

Проверка сборки скан-образов документов. 

!Архивариус проводит предварительную проверку документов на правильность сборки по штрихкоду, наличие пустых страниц используется @ABBYY_SS, компонента программного комплекса @ABBYY_FNS.

!Архивариус запускает программу @ABBYY_SS, на рабочем столе нажимает кнопку $Станция сканирования.

!Архивариус выполняет следующие действия:

1. В поле $Текущий тип пакета выбирает вариант $Обработка документов.

2. Вводит настройки типа пакета $Обработка документов: 

2.1. На вкладке $Общие в поле $Название указывается название типа пакета «Обработка документов».

2.2. На вкладке $Источник сканирования заполняются поля:

- $Сканер - выбирается значение “Виртуальный сканер (импорт из папки)”;

- $Папка - указывается путь к папке, куда будут сканироваться документы;

устанавливается отметка $Удалять успешно загруженные файлы.

2.3. На вкладке $Настройки разделения пакетов и документов настраивается:

- в группе настроек для разделения пакетов устанавливается значение $Никогда;

- в группе настроек для разделения пакетов устанавливается приоритет $Нормальный;

- в группе настроек для разделения пакетов в поле $Схема именования вводится ФИО сотрудника, который будет работать с данной станцией сканирования;

- в группе настроек для разделения документов устанавливается отметка - $Для страниц разделенных  и выбирается значение $Страницами со штрихкодами;

2.4. На вкладке $Настройки обработки изображений выполняются настройки:

- устанавливается отметка $Исправлять перекос;

- устанавливается отметка $Выравнивать изображение по разделителям;

- устанавливается отметка $Выравнивать изображение по черным квадратам;

2.5. Вкладка $Регистрационные параметры пакета не заполняется.

2.6. Вкладка $Регистрационные параметры документа не заполняется.

2.7. На вкладке $Настройки отправки выполняются настройки:

- устанавливается отметка $Отправлять по указанному направлению; 

- в поле $Направление отправки указывается значение FineReader Server;

- в поле $Показать опции перед отправкой остается значение пусто;

- в поле $Сервер указывается путь к файл-серверу, на котором стоит сервер распознавания;

- в поле $Обработка выбирается значение сценария, по которому будет идти обработка документов. Список сценариев доступен после нажатия кнопки $Подключиться.

3. В основном окне системы @ABBYY_SS нажимает кнопку $Сканировать страницы. Система @ABBYY_SS выбирает отсканированные документы из локальной папки, и демонстрирует их в правой части основного окна.

4. Переименовывает пакет, в контекстном меню папки нужно выбрать строку $Переименовать и ввести название пакета аналогично названию #Дела(тома) в системе @1С:ДО.

5. Проверяет документы на правильность распознавания штрихкодов, правильность сборки документов, наличие пустых страниц и правильный порядок расположения страниц после сканирования. В случае неправильного порядка страниц, производит корректировку данных:

5.1. Для увеличения изображения, в меню в правом нижнем углу выбирается подходящий формат.

5.2. Для удаления лишней страницы, в контекстном меню выбирается строка $Удалить или используется клавиша “Delete”.

5.3. Для изменения порядка страниц, выделяется страница, которую следует переместить и перемещается в необходимое положение.

5.4. Для создания нового документа, выделяется несколько страниц принадлежащих к одному документу, нажимается кнопка $Создать новый документ.

5.5. Для переименования документа, в левой части окна выбирается документ и в контекстном меню выбирается строка $Переименовать.

5.6. После проверки сборки документов, нажимает кнопку $Отправить.

Система @ABBYY_SS перемещает документы на дальнейшую обработку в @ABBYY_FRS.

3

Обработка скан-образов документов. 

!Архивариус выполняет настройки сценария обработки скан-образов документов, в системе @ABBYY_FRS:

1. На вкладке $Общие заполняются поля:

- $Название сценария - указывается произвольное название сценария;

- $Тип сценария - указывается значение $Горячая папка;

- $Активность - указывается значение $Всегда.

2. На вкладке $Импорт заполняются поля:

- $Тип - указывается значение $Общая папка;

- $Путь - в качестве папки указывается сетевая папка на сервере.

3. На вкладке $Обработка заполняются поля:

- $Языки документа - в дополнение к выбранному $Английскому языку должен быть выбран $Русский;

- $Режим распознавания - выбирается настройка $Распознавать весь текст.

4. На вкладке $Разделение документов устанавливаются настройки:

- $Создавать один документ для каждого файла в задании;

- $Удалять пустые страницы.

5. На вкладке $Контроль качества, используется значение по умолчанию $Без верификации.

6. На вкладке $Индексирование, используется значение по умолчанию $Без индексации.

7. На вкладке $Экспорт выполняются настройки выходного формата. В формате $Документ в формате PDF (*.pdf) в контекстном меню выбирается строка $Изменить.

- в поле $Выходная папка указывается путь к папке, которая будет опрашиваться @1С:ДО.

- в поле $Правило именования файлов указывается формат $..

После введенных настроек система @ABBYY_FRS обрабатывает файлы в фоновом режиме настроенному сценарию.

После обработки, файлы сохраняются в директорию, которая опрашивается @1С:ДО для загрузки.

6.13. 1С:ДО_Загрузка файлов в 1С:ДО

Критерий успешности: согласно настроенного расписания выполнена загрузка файлов в 1С:ДО и прикрепление к объекту КЭД.

Шаг

Действие

1

Загрузка скан-образов в 1С:ДО

Загрузка и прикрепление файлов к #КЭД осуществляется при помощи обработки #Загрузка_файлов.

@1С:ДО запускает обработку #Загрузка_файлов по расписанию регламентным заданием #Загрузка_файлов.

Обработка #Загрузка_файлов выполняет следующие действия:

1. Опрашивает #Адрес_горячей_папки.

2. Считывает имена файлов и извлекает параметры: #Значение штрихкода.

3. Осуществляется поиск соответствующего #КЭД.

3.1. Если #КЭД найден, файл прикрепляется к найденному #КЭД (файл сохраняется в файловом хранилище, а в #КЭД добавляется ссылка на файл в поле #Файл).

3.2. Если #КЭД не найден, все файлы переносятся во временную папку (во избежание одновременного обращения к файлам).

6.14. :ДО_Загрузка информации о хранении документа

Критерий успешности: автоматически определена информация о хранении первичных документов в 1С:ДО.

Шаг

Действие

1

Загрузка данных о деле(томе)

В системе @1С:ДО в #КЭД автоматически заполняется реквизит #В_дело, проставляется наименование директории, откуда был загружен файл скан-образа. Поиск производится в справочнике #Дела(тома). Если #Дело(том) найден, заполняется значение реквизита #В_дело.

Если необходимый #Дело(том)не найден, то реквизит #В_дело оставляется пустым.

7. Работа с наполненным архивом

7.1. 1С:ДО_Отчет по видам документов

Критерий успешности: Пользователь ежедневно получает актуальную информацию по документам в 1С:ДО, при необходимости выполняет печать имеющихся скан-образов.

Шаг 

Действие 

1

Формирование отчета

!Пользователь в @1С:ДО переходит в меню $ЭА> $Отчеты> $Отчет по видам документов.

@1С:ДО открывает форму отчета #Отчет по видам документов.

Отчет #Отчет по видам документов имеет несколько вариантов (настроек) для получения необходимых данных:

- Актуальные документы со скан-образами;

- Выборка по видам документов.

Для того чтобы выбрать один из вариантов, !Пользователь в главном окне отчета в поле $Вариант отчета нажимает на кнопку $Вариант отчета. И выбирает нужный вариант отчета в окне выбора. 

@1С:ДО открывает отчет с заданными по умолчанию отборами.

Для настройки отборов !Пользователь вводит настройки:

- в поле $Период - указывается период, за который необходимо отобрать документы;

- в поле $Вид документа - выбирается вид первичного документа (Торг-12, Счет-фактура и т.д.), по которым необходимо создать отчет.

- в поле $Вид документа 1С - выбирается вид первичного документа (Торг-12, Счет-фактура и т.д.), по которым необходимо создать отчет.

- в поле $Документ актуальный - устанавливается признак, что необходимо отобрать только актуальные документы.

- в поле $Организация - указывается организация, по которой необходимо отобрать документы.

- в поле $Контрагент - указывается контрагент, по которому необходимо отобрать документы.

- в строке $Оригинал/Копия - указывается признак, требуется отобрать оригиналы или копии документов.

- в поле $Скан-образ - указывается признак, требуется отобрать документы с прикрепленными скан-образами или без.

- в поле $В архиве - указывается признак, требуется отобрать документы размещенные в архиве или нет.

Далее !Пользователь нажимает кнопку $Сформировать.

@1С:ДО формирует отчет с введенными отборами.

!Пользователь может выполнить следующие действия:

- Сформировать отчет для печати – нажать кнопку $Печать отчета.

- Получить список #КЭД, к которым не прикреплены файлы скан-образов – нажать кнопку $Отсутствует скан-образ. 

- Получить скан-образы выбранных #КЭД.

2

Выгрузка скан-образов выбранных КЭД

Для печати скан-образов найденных #КЭД, !Пользователь нажимает на кнопку $Получить скан-копии. 

@1С:ДО открывает окно списка файлов #КЭД.

!Пользователь в открывшемся окне:

1. Указывает папку, в которую будут сохранены скан-образы #КЭД в поле $Папка экспорта файлов.

2. Нажимает кнопку $Экспортировать образы. После чего @1С:ДО сохраняет файлы в заданную директорию и делает активной кнопку $Распечатать экспортированные образы.

3. Нажимает кнопку $Распечатать экспортированные образы. @1С:ДО сохраненные файлы отправляет на принтер для групповой печати.

4. Нажимает кнопку $Печать отчета. @1С:ДО формирует печатную форму отчета для печати.

7.2. 1С:ДО_Отчет по контролю отсутствующих документов 

Критерий успешности: Пользователь ежедневно получает актуальную информацию по отсутствующим оригиналам документов.

Шаг 

Действие 

1

Формирование отчета

!Пользователь в @1С:ДО переходит в меню $ЭА> $Отчеты> $Отчет по контролю отсутствующих документов.

Отчет #Отчет по контролю отсутствующих документов имеет несколько вариантов (настроек) для получения необходимых данных:

#Оригиналы_на_предприятии - отображает документы, по которым имеется подписанный оригинал, но бумажные документы не переданы в архив;

#Отсутствующие_оригиналы_1С:БП - отображает документы, которые были зарегистрированы или распечатаны в 1С:БП, но бумажные документы не переданы в архив.

@1С:ДО открывает форму отчета #Отчет по контролю отсутствующих документов.

!Пользователь выбирает необходимый вариант отчета и нажимает кнопку $Сформировать.

Для варианта отчета #Документы_на_предприятии формируется список #КЭД с отбором:

без файлов;

с признаком #Связь_с_JDE;

без признака #Связь_с_1С:БП;

с признаком #Связь_с_1С:БП, при отсутствии в составе #ПЭД #КЭД с признаком #ЭДО.

Для варианта отчета #Отсутствующие_документ_из_1С:БП формирует список #КЭД с отбором:

без файлов;

без признака #Связь_с_JDE.

7.3. 1С:ДО_Передача оригинала первичного документа из архива

Критерий успешности: в 1С:ДО выполнен 100% контроль по передаче оригиналов первичных документов и возврату в архив.

Шаг

Действие

1

 Создание записи в журнале передачи 

!Архивариус в @1С:ДО переходит в меню  $Документы и файлы > $Документы внутренние. 

В списке внутренних документов !Архивариус находит необходимый #КЭД в меню $Создать на основании нажимает кнопку  $Запись журнала передачи. 

@1С:ДО открывает карточку записи журнала передачи для данного документа.

!Архивариус заполняет следующие реквизиты:

#Тип экземпляра -  по умолчанию установлено #Оригинал, при необходимости изменить на #Копия; 

#Кому передан - выбирается сотрудник из справочника $Предприятие;

#Дата передачи - автоматически указана текущая дата; 

#Срок возврата - по умолчанию пусто, указывается на какой срок передается документ;

#Комментарий. 

Далее !Архивариус нажимает кнопку $Записать и закрыть

@1С:ДО сохраняет данные.

2

Возврат документов в архив

!Архивариус в @1С:ДО переходит в меню  $Документы и файлы >  $Журнал передачи. В списке находит необходимый документ и нажимает на кнопку $Пометить как возвращенный.

@1С:ДО устанавливает дату возврата “Текущая дата” и устанавливает признак “Возвращен”.

7.4. 1С:ДО_Отчеты по передаче оригинала первичного документа из архива

Критерий успешности: Пользователь ежедневно получает актуальную информацию по выданным оригиналам документов и выполняет своевременный контроль сроков возврата документов.

Шаг 

Действие 

1

Формирование отчета 

!Архивариус в @1С:ДО переходит в меню  $Документы и файлы >  $Журнал передачи> $Отчеты.

Доступны следующие варианты отчетов для получения необходимых данных:

#Документы, находящиеся у сотрудников;

#Документы, не возвращены в срок сотрудниками.

!Архивариус выбирает необходимый вариант и нажимает кнопку $Сформировать.

@1С:ДО формирует выбранный отчет.  

При выборе  #Документы, находящиеся у сотрудников отчет имеет следующую структуру:

#Пользователь;

#Документ;

#Тип_экземпляра;

#Номер_экземпляра;

#Дата_передачи_комментарий;

#Штук.

При выборе #Документы, не возвращены в срок сотрудниками отчет имеет следующую структуру:

#Документ;

#Тип_экземпляра;

#Номер_экземпляра;

#Пользователь;

#Срок_возврата;

#Просрочка (дней).

7.5. 1С:ДО_Работа с КЭД и ПЭД

Критерий успешности: Пользователь ежедневно использует настроенный интерфейс системы ЭА. В объектах КЭД и ПЭД использует файлы первичных документов.

Шаг 

Действие 

1

Открытие КЭД

!Пользователь запускает @1С:ДО, переходит в подсистему $Электронный_архив и нажимает кнопку $Карточки_электронных_документов.

@1С:ДО отображает форму списка #КЭД.

Для поиска необходимого #КЭД !Пользователь использует следующие отборы:

#Организация;

#Контрагент;

#Период;

#Вид;

#Тип.

@1С:ДО открывает необходимую форму #КЭД.

В  #КЭД !Пользователь может выполнить действия:

Открыть прикрепленные файлы;

Открыть #ПЭД.

2

Открытие ПЭД

!Пользователь в блоке $Пакет_электронных_документов в #КЭД выбирает #ПЭД.

@1С:ДО по связи документов #Входит_в_комплект, указанной в #КЭД, находит #ПЭД и отображает его форму.

!Архивариус, может открыть #ПЭД из подсистемы $Электронный_архив. Для этого !Архивариус запускает @1С:ДО, переходит в подсистему $Электронный_архив и нажимает $Пакеты_документов. Для поиска необходимого #ПЭД используются отборы:

#Организация;

#Контрагент;

#Период;

#Тип.

7.6. 1С:ДО_Отчет  по контролю созданных КЭД

Критерий успешности: в системе 1С:ДО ежедневно ведется контроль создания КЭД по 100% заведенным первичным документам в 1С:БП.

Шаг 

Действие 

1

Формирование отчета

!Архивариус в @1С:ДО переходит в меню  $ЭА > $Отчеты > $Отчет  по контролю созданных КЭД.

@1С:ДО открывает форму отчета #Отчет  по контролю созданных КЭД.

!Архивариус нажимает кнопку $Сформировать.

Для формирования отчета система @1С:ДО обращается к @1С:БП и получает список объектов с даты ведения архива из следующих типов документов:

#Реализация,

#Корректировка_реализации,

#Поступление,

#Корректировка_поступления.

Проводится сравнение полученного списка со списком #ПЭД с признаком #Связь_с_1С:БП по реквизитам:

#Тип_документа_в_1С:БП;

#Номер_документ_в_1С:БП;

#Дата_документа_в_1С:БП.

В результате выводятся объекты из полученного списка, которые не имеют совпадения.

Комментарии для сайта Cackle

У вас конкретная задача?
Свяжитесь с нами прямо сейчас!

условиями