Бухгалтерский учет в ERP 2.5
1. Архитектура
1.1. Роли
Наименование | Описание |
!Администратор | Пользователь с административными правами |
!Главный бухгалтер | Главный бухгалтер |
!Бухгалтер | Сотрудник бухгалтерии |
!Бухгалтер с ограничениями | Сотрудник бухгалтерии без возможности создавать и редактировать справочники Контрагенты и банковские счета |
!Финансист | Сотрудник финансового отдела |
1.2. ИТ-системы и сущности
ИТ-система | Сущности |
@1С: ERP 2.5 @1С: ЗУП 3.1 @1С: УКФ 3.0 @CRM | #Организация #Контрагент #Договор #Номенклатура #Подразделение #Направление деятельности #Заказ клиента #Акт выполненных работ #Заказ поставщику #Приобретение товаров и услуг #Отчет принципалу о закупке #Счет-фактура полученный #Счет-фактура выданный #Счет клиенту |
2. Оказание услуг по агентской схеме
№ | Действие |
1 | Создание заказа клиента. !Бухгалтер переходит в раздел $“Продажи/Оптовые продажи/Заказы клиентов“$ и в списке #Заказы клиента создает новый документ. В документе необходимо обязательно заполнить поля: - Операция - Поставка под принципала - Клиент - Организация - Договор - Подразделение - Группа финансового учета - Направление деятельности Таблица товаров/услуг Для заполнения табличной части товаров необходимо нажать кнопку $“Добавить“$ в новой строке выбрать номенклатуру. Если необходимо указать агентские услуги, то элемент справочника номенклатуры должен иметь тип - Работа После заполнения табличной части необходимо указать обеспечение - ! Бухгалтер выделяет все строки товаров и нажимает команду $“Обеспечение/Заполнить обеспечение/Отгрузить/Заполнить“$ . !Бухгалтер проводит документ. Для формирования #Счета клиенту необходимо выполнить команду печать $“Счет на оплату“$ . ! Бухгалтер может изменить подписантов для этого необходимо перейти на страницу “Дополнительно” и заполнить данные подписантов в разделе “Реквизиты печати”. Списком доступных подписантов управляет !Главный бухгалтер или !Администратор |
2 | Создание заказа поставщику. !Бухгалтер в форме #Заказа клиента нажимает команду $“Ввод на основании/Заказ поставщику“$ . @1С: ERP 2.5 открывает заполненную форму #Заказ поставщику. ! Бухгалтер указывает поставщика, проверяет заполнение и проводит документ. |
3 | Оприходование от поставщика.
@1С: ERP 2.5 открывает заполненную форму #Приобретение товаров и услуг. !Бухгалтер проверяет заполнение и проводит документ. После проведения документа можно посмотреть бух. проводки, если они не отображены - необходимо выполнить команду $“Отразить в рег. учете“$ . Для оформления #Счет-фактура полученный необходимо выполнить команду $“Зарегистрировать счет-фактуру“$ . |
4 | Отчет принципалу о закупке. !Бухгалтер переходит в раздел $“Продажи/Оптовые продажи/Отчеты комитентов о закупках к оформлению“$ при необходимости устанавливает отборы. В списке заказов к оформлению выделяет #Заказы клиента и выполняет команду $“Оформить“$. @1С: ERP 2.5 открывает заполненную форму #Отчет принципалу о закупке. !Бухгалтер проверяет заполнение, на странице “Комиссионное вознаграждение” может установить способ расчета: процент(%), фиксированную сумму или не рассчитывается. После проведения документа можно посмотреть проводки.
@1С: ERP 2.5 открывает рабочее место “Перевыставление комитенту (принципалу) счетов-фактур”. !Бухгалтер выделяет список документов и выполняет команду $“Перевыставить счет-фактуру“$. |
Дефициты
№ | Действие |
1 | Заказ клиенту. Реализовать механизм автоматического заполнения обеспечения |
2 | Приобретение товаров и услуг. На счете 60.01 добавить учет по #Направлениям деятельности. На счетах 76.ОК и 60.01 реализовать заполнение #Направления деятельности. |
3 | Отчеты комитентам о закупке. Если в документе указано “Цена включает НДС”, тогда на проводке 76.06/76.ОК учитывается сумма БЕЗ НДС. Вследствие чего на счете 76.ОК остается сальдо. Если в документе указано несколько идентичных услуг, но по разным документам закупки (ПТУ), то количество и сумма услуг в бух. проводках увеличивается пропорционально количеству строк в документе. На счете 76.ОК реализовать заполнение #Направления деятельности. |
3. Интеграция с CRM
№ | Действие |
1 | Запрос данных клиента по ИНН. @CRM посылает http запрос в базу @1С: ERP 2.5 GET/hs/GetContractor/{inn}/{id} - inn - ИНН клиента - id - внутренний идентификатор клиента из @CRM @1С: ERP 2.5 обрабатывает запрос и выполняет поиск клиента по ИНН. Если клиент не был найден - @1С: ERP 2.5 делает запрос к сервису “1С Контрагент” и создает новую карточку клиента, помещает его в группу “Контрагенты CRM”. Далее формируется структура ответа (см. рисунок) в формате json и возвращается в @CRM |
2 | Отправка данных по выручке. !Бухгалтер вносит в первичные документы номер акта CRM. Номер может быть указан в документах: #Заказ клиента и #Акт выполненных работ. При проведении документов выполняется контроль уникальности номера акта CRM. После отражения документа, @1С: ERP 2.5 отправляет данные по выручке в @CRM и статус “Выставлен бухгалтерией”. Когда !Бухгалтер установит признак в документе, что оригиналы получены, тогда @1С: ERP 2.5 отправит новый статус - “Подписан клиентом”. При отмене проведения документа в рег. учете или удалении @1С: ERP 2.5 отправляет в СРМ данные с нулями по выручке и пустым статусом. |
3 | Отправка данных по оплате. !Бухгалтер вносит в @1С: ERP 2.5 данные по оплате документом #Поступление на расчетный счет с обязательным заполнением объекта расчетов - #Заказ клиента. После отражения документа в учете, @1С: ERP 2.5 определяет номер акта по которому проходит оплата и отправляет данные в @CRM. Если акт был оплачен полностью - передается статус “Полностью оплачен” иначе - “Частично оплачен”. |
4 | Отправка данных по МУ @1С: ERP 2.5 при получении данных в международном учете по актам с заполненным актом CRM - выполняет автоматическую отправку данных. При отправке данные группируются по счетам и периоду. Если в проводках фиксируется сторно, то сумма проводки будет с отрицательным знаком. |
Дефициты
№ | Действие |
1 | Запрос данных клиента по ИНН. Перенести и адаптировать http сервис по @1С: ERP 2.5 |
2 | Отправка данных по выручке. Перенести и адаптировать механизм отправки данных по выручке из @1С: УКФ 3.0 в @1С: ERP 2.5 |
3 | Отправка данных по оплате. Перенести и адаптировать механизм отправки данных по оплате из @1С: УКФ 3.0 в @1С: ERP 2.5 |
4. Рассылка по неоплаченным счетам
№ | Действие |
1 | По Счетам на оплату, крайний срок оплаты которых наступил сейчас или прошло 30 или 60 дней с момента истечения крайнего срока оплаты по счету, выполняется отправка оповещений ответственным менеджерам. |
2 | Учитываются документы, в которых #Подразделение - из регистра сведений "EFSOL: Адреса получателей по неоплаченным счетам" |
3 | Получатели оповещений: 1) сотрудники, закрепленные за контрагентом (из регистра "EFSOL: Адреса получателей по неоплаченным счетам") 2) все менеджеры подразделения (из регистра "Выручка по брокерам") 3) все остальные (из регистра "EFSOL: Адреса получателей по неоплаченным счетам" сотрудники, не закрепленные за контрагентом) |
4 | Адреса отправки ЭП – из контрактной информации физического лица |
5. Рассылка о поступлении ДС
№ | Действие |
1 | Работа с рассылкой. !Бухгалтер переходит в раздел $“Казначейство/Дополнительные обработки/Рассылка уведомлений о поступлении платежа от клиента“$ и запускает обработку. В открывшемся окне !Бухгалтер заполняет период, организацию и подразделение и нажимает команду $“Заполнить“$. @1С: ERP 2.5 заполняет таблицу поступивших оплат со списком адресов эл. Почты получателей. !Бухгалтер проверяет правильность заполнения и нажимает кнопку $“Отправить“$. |
2 | Получатели уведомлений. При заполнении таблицы по каждому документу поступления ДС формируется список получателей. Он состоит из адресов: - Ответственные сотрудники закрепленные за подразделением. Эта информация храниться в регистре сведений “EFSOL: Адреса получателей по неоплаченным счетам”. - Брокеры. Данные хранятся в документе “EFSOL: Выручка по брокерам” со ссылкой на акт по которому пришла оплата. - Список получателей по умолчанию. Храниться в обработке. |
6. Рассылка о поступлении ДС от физ. лиц
№ | Действие |
1 | !Бухгалтер проводит документ поступление на расчетный счет с типом контрагента “ФизическоеЛицо”. @1С: ERP 2.5 проверяет, была ли отправка уведомления по этому документу ранее, если нет - отправляет эл. письмо с темой: "ВНИМАНИЕ!!! Поступили денежные средства от физического лица [Контрагент], платежное поручение № [НомерДокумента] дата [ДатаДокумента]." |
7. Отмена проведения документа в закрытом периоде
№ | Действие |
!Бухгалтер переходит в раздел $“Международный учет /Отменить проведение документов“$ и выполняет команду $“Создать“$. В открывшейся форме указывает дату и документ, проведение которого нужно отменить. | |
2. | При проведении документа выполняется проверка, есть ли у исходного документа движения МСФО и принадлежит ли исходный документ к закрытому периоду. Если проверка не пройдена, то проведение не выполняется. |
3 | Если проверка пройдена, то у исходного документа и связанных счетов-фактур: - отменяются движения по МСФО - отменяется проведение по учетным регистрам - сторно движений МСФО переносится в ближайший открытый период |
4 | Запретить типовую отмену проведения документов которые отражены в МУ в закрытом периоде. Это возможно выполнить только через документ “EFSOL: Отмена проведения документов в закрытом периоде” |
8. Выгрузка проводок МУ в PS
№ | Действие |
1 | Запрос данных клиента по ИНН. После закрытия Международного учета !Финансист заходит в раздел $“Международный учет/Дополнительные обработки“$ и в списке выбирает обработку $“EFSOL: Выгрузка проводок МСФО“$. В обработке необходимо заполнить поля: - Организация - Период - Подразделение - Business Unit Если необходимо !Финансист указывает дополнительные характеристики: Выгрузить на один лист, Новый формат, Версию шаблона, Исключить значение. После заполнения !Финансист нажимает $“Открыть файл“$, выбирает Файл из каталога и нажимает кнопку $“Сформировать выгрузку“$ |
9. Бюджет
№ | Действие |
1 | Создание бюджета. !Бухгалтер переходит в раздел $“Бюджет /Планы бюджета“$ и выполняет команду $“Создать“$. @1С: ERP 2.5 открывает новую форму создания бюджета. !Бухгалтер в обязательном порядке должен заполнить поля: - Организация - Подразделение - Период бюджета Необязательные поля: - Ответственный - Комментарий После выбора периода бюджета формируется таблица с количеством колонок равное количеству месяцев выбранного периода. Также первой колонкой всегда будет “Статья бюджета” со ссылкой на справочник Статьи бюджета. !Бухгалтер может вручную добавить строки и указать бюджеты за период или воспользоваться механизмом автоматической загрузки из шаблона. При загрузке статьи бюджета сравниваются по наименованию, а месяца по номеру колонки в файле. После заполнения !Бухгалтер проводит документ. @1С: ERP 2.5 фиксирует плановые показатели бюджета в регистре накопления Бюджет. |
2 | Отражение факта. !Бухгалтер переходит в раздел $“Бюджет /Распределение по бюджету“$ и выполняет команду $“Создать“$ или вводит этот документ на основании документов: - Поступление товаров и услуг - Авансовый отчет - Списание с расчетного счета Форму документа необходимо перенести из текущей базы @1С: УКФ 3.0 |
3 | Отчет по бюджету. !Бухгалтер переходит в раздел $“Бюджет /Отчеты/Бюджет (план/факт)“$ указывает период формирования отчета, организацию и подразделение и нажимает кнопку $“Сформировать“$. @1С: ERP 2.5 формирует отчет следующего содержания: |
10. Выручка по брокерам
№ | Действие |
1 | Создание документа. !Бухгалтер переходит в раздел $“Продажи/Выручка по брокерам“$ и выполняет команду $“Создать“$. @1С: ERP 2.5 открывает новую форму отражения выручки. !Бухгалтер в обязательном порядке должен заполнить поля: - Документ основание - Организация - Подразделение Необязательные поля: - Реферал - Ответственный - Комментарий После в табличной части “Брокеры” !Бухгалтер заполняет строки с разбивкой выручки. После !Бухгалтер проводит документ, @1С: ERP 2.5 фиксирует отражение выручки по брокерам в регистре накопления “Выручка по брокерам”. |
11. Отражение зарплаты
№ | Действие |
1 | Создание документа зарплата в рег. учете. !Бухгалтер загружает данные по заплате из @1С: ЗУП 3.1 путем типового й настройки обмена данными (обмен выполняется автоматически по расписанию). Далее переходит в интерфейс $“Финансовый результат и контроллинг/Доходы и расходы, финансовый результат/Отражение зарплаты в финансовом учете“$, находит в списке нужный документ, выполняет проверку и проводит. В результате @1С: ERP 2.5 формирует проводки: - 20.01/70 (зарплата) На счете 20.01 подразделение и направление заполняются из данных документа по соответствующей строке табличной части. На счете 70 учет по подразделениям и направлениям деятельности не ведется. - 70/68.01 (НДФЛ) На счете 70 и 68.01 учет по подразделениям и направлениям деятельности не ведется. - 26/69.01 (взносы с зарплаты) На счете 70 и 69.01 учет по подразделениям и направлениям деятельности не ведется. Данные документа не транслируются в МУ - применяется параллельный учет. Подробные проводки и алгоритм заполнения описан в файле - ссылка |
2 | Создание зарплаты в международном учете. Данные по зарплате в МУ формируются по данным оперативного учета сформированные на шаге 1. Для этого !Финансист настраивает правила отражения ЗП и налогов в шаблонах трансляции. Данные по НДФЛ по умолчанию формируются неверно, поэтому требуется доработка в части отражения этой проводки в МУ. |
3 | Доработки документа. #Отражение НДФЛ в финансовом учете. - Необходимо при формировании проводки по НДФЛ суммы налогов разбивать по подразделениям в которых числятся сотрудники. |
12. Отражение документов в международном учете
№ | Действие |
1 | Заполнение международных счетов учета !Финансист указывает следующие реквизиты счета учета: - Основное наименование - Международное наименование - Вид счета
-Учет по подразделениям Для счетов учета МУ, по которым необходим количественный либо валютный учет !Финансист проставляет соответствующие флаги.
|
2 | Настройка мэппинга счетов учета МУ и РСБУ Настройка мэппинга в @1С: ERP 2.5 осуществляется в разделе $“Международный и финансовый учет/Настройки и справочники/ Настройка формирования проводок по данным регламентированного учета. Правила мэппинга отражаются в документе Учетная политика. Простая настройка счетов !Финансист создает правило, по которому счет учета РСБУ транслируется в международный счет учета. !Финансист заполняет шаблон Соответствие счетов регл. и международного учета, например: - счет РСБУ 19.01 ⇒счет МУ 127008 - счет РСБУ 19.03 ⇒ счет МУ 127008 - счет РСБУ 19.04 ⇒ счет МУ 127008 - счет РСБУ 19.05 ⇒счет МУ 127008 - счет РСБУ 19.07 ⇒ счет МУ 127008 Виды субконто счетов учета МУ заполняются автоматически на основании субконто, которое указано для счета учета МУ. В общих случаях настройки правил трансляции Способ заполнения указывается Из регл. учета. |
3 | Настройка сложного отбора мэппинга !Финансист создает правило, по которому счет учета РСБУ транслируется в международный счет учета. !Финансист заполняет шаблон Соответствие счетов регл. и международного учета, при этом устанавливает Дополнительный отбор и добавляет элемент, по которому необходимо выполнить соответствующий отбор в регламентированном учете. Например, для настройки мэппинга счетов учета по приобретению товаров, услуг Intercompany !Финансист указывает в дополнительном поле отбора значение Intercompanу, которое содержится в сокращенном наименовании контрагента в карточке справочника Контрагенты. Для настройки мэппинга по корреспондирующему субконто !Финансист создает правило на вкладке Соответствие оборотов. В шаблоне !Финансист указывает обороты счетов учета РСБУ и при необходимости отбора по определенному значению субконто указывает соответствующее субконто и значение субконто в поле Дополнительного отбора. |
4 | Начисление и уплата НДС Для формирования корректных проводок по начислению НДС необходимо настроить правила трансляции для следующих счетов учета: - счет РСБУ 19.01 - счет МУ 127008 - счет РСБУ 19.03 - счет МУ 127008 - счет РСБУ 19.04 - счет МУ 127008 - счет РСБУ 19.05 - счет МУ 127008 - счет РСБУ 68.02 - счет МУ 246101 - счет РСБУ 90.03 - счет МУ 531000 - счет РСБУ 76.АВ - счет МУ 127008 - счет РСБУ 76.ВА - счет МУ 259000 Данная настройка осуществляется в шаблоне Соответствие счетов регл. и международного учета. |
5 | Процедура закрытия месяца После выполнения регламентных операций по НДС !Финансист запускает регламентную операцию по переносу суммовых остатков на счете 246101 с подразделений Организации, по которым есть суммовые остатки на подразделение Финансовый отдел. |
Дефициты
№ | Действие |
1 | Наличие аналитики Подразделения во всех счетах учета МУ. На всех счетах МУ реализовать заполнение аналитики Подразделение |
2 | Регламентная операция по “сворачиванию” аналитики Подразделение на Подразделение “Финансовый отдел” по счету МУ 246101 в рамках процедуры Закрытие месяца по международному учету |