Бухгалтерский учет в ERP 2.5

Наименование

Описание

!Администратор

Пользователь с административными правами

!Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

!Бухгалтер

Сотрудник бухгалтерии

!Бухгалтер с ограничениями

Сотрудник бухгалтерии без возможности создавать и редактировать справочники Контрагенты и банковские счета

!Финансист

Сотрудник финансового отдела

ИТ-система

Сущности

@1С: ERP 2.5

@1С: ЗУП 3.1

@1С: УКФ 3.0

@CRM

#Организация

#Контрагент

#Договор

#Номенклатура

#Подразделение

#Направление деятельности

#Заказ клиента

#Акт выполненных работ

#Заказ поставщику

#Приобретение товаров и услуг

#Отчет принципалу о закупке

#Счет-фактура полученный

#Счет-фактура выданный

#Счет клиенту

№

Действие

1

Создание заказа клиента.

!Бухгалтер переходит в раздел $“Продажи/Оптовые продажи/Заказы клиентов“$ и в списке #Заказы клиента создает новый документ.

В документе необходимо обязательно заполнить поля:

- Операция - Поставка под принципала

- Клиент

- Организация

- Договор

- Подразделение

- Группа финансового учета

- Направление деятельности

Таблица товаров/услуг

Для заполнения табличной части товаров необходимо нажать кнопку $“Добавить“$  в новой строке выбрать номенклатуру. Если необходимо указать агентские услуги, то элемент справочника номенклатуры должен иметь тип - Работа

После заполнения табличной части необходимо указать обеспечение - ! Бухгалтер выделяет все строки товаров и нажимает команду $“Обеспечение/Заполнить обеспечение/Отгрузить/Заполнить“$ .

!Бухгалтер  проводит документ.

Для формирования #Счета клиенту необходимо выполнить команду печать $“Счет на оплату“$ .  

! Бухгалтер может изменить подписантов для этого необходимо перейти на страницу “Дополнительно” и заполнить данные подписантов в разделе “Реквизиты печати”.

Списком доступных подписантов управляет !Главный бухгалтер или !Администратор

2

Создание заказа поставщику. 

!Бухгалтер в форме #Заказа клиента нажимает команду $“Ввод на основании/Заказ поставщику“$ .

@1С: ERP 2.5 открывает заполненную форму #Заказ поставщику.  ! Бухгалтер указывает поставщика, проверяет заполнение и проводит документ.

3

Оприходование от поставщика.

!Бухгалтер в форме #Заказа поставщику нажимает команду $“Ввод на основании/Приобретение товаров и услуг“$ .

@1С: ERP 2.5 открывает заполненную форму #Приобретение товаров и услуг.  !Бухгалтер проверяет заполнение и проводит документ. После проведения документа можно посмотреть бух. проводки, если они не отображены - необходимо выполнить команду $“Отразить в рег. учете“$ .

Для оформления #Счет-фактура полученный необходимо выполнить команду $“Зарегистрировать счет-фактуру“$ .

4

Отчет принципалу о закупке.

!Бухгалтер переходит в раздел $“Продажи/Оптовые продажи/Отчеты комитентов о закупках к оформлению“$ при необходимости устанавливает отборы. В списке заказов к оформлению выделяет #Заказы клиента и выполняет команду $“Оформить“$.

@1С: ERP 2.5 открывает заполненную форму #Отчет принципалу о закупке.  !Бухгалтер проверяет заполнение, на странице “Комиссионное вознаграждение” может установить способ расчета: процент(%), фиксированную сумму или не рассчитывается.

После проведения документа можно посмотреть проводки.

Для перевыставления счет-фактуры необходимо кликнуть по гиперссылке  из документа.

@1С: ERP 2.5 открывает рабочее место “Перевыставление комитенту (принципалу) счетов-фактур”.

!Бухгалтер выделяет список документов и выполняет команду $“Перевыставить счет-фактуру“$.

№

Действие

1

Заказ клиенту.

Реализовать механизм автоматического заполнения обеспечения

2

Приобретение товаров и услуг.

На счете 60.01 добавить учет по #Направлениям деятельности.

На счетах 76.ОК и 60.01 реализовать заполнение #Направления деятельности.

3

Отчеты комитентам о закупке.

Если в документе указано “Цена включает НДС”, тогда на проводке 76.06/76.ОК учитывается сумма БЕЗ НДС. Вследствие чего на счете 76.ОК остается сальдо.

Если в документе указано несколько идентичных услуг, но по разным документам закупки (ПТУ), то количество и сумма услуг в бух. проводках увеличивается пропорционально количеству строк в документе.

На счете 76.ОК реализовать заполнение #Направления деятельности.

№

Действие

1

Запрос данных клиента по ИНН.

@CRM посылает http запрос в базу @1С: ERP 2.5  GET/hs/GetContractor/{inn}/{id}

- inn - ИНН клиента

- id - внутренний идентификатор клиента из @CRM

@1С: ERP 2.5 обрабатывает запрос и выполняет поиск клиента по ИНН. Если клиент не был найден - @1С: ERP 2.5 делает запрос к сервису “1С Контрагент” и создает новую карточку клиента, помещает его в группу “Контрагенты CRM”. Далее формируется структура ответа (см. рисунок) в формате json и возвращается в @CRM

2

Отправка данных по выручке.

!Бухгалтер вносит в первичные документы номер акта CRM. Номер может быть указан в документах: #Заказ клиента и #Акт выполненных работ. При проведении документов выполняется контроль уникальности номера акта CRM.

После отражения документа, @1С: ERP 2.5 отправляет данные по выручке в @CRM и статус “Выставлен бухгалтерией”. Когда !Бухгалтер установит признак в документе, что оригиналы получены, тогда @1С: ERP 2.5 отправит новый статус - “Подписан клиентом”.

При отмене проведения документа в рег. учете или удалении @1С: ERP 2.5 отправляет в СРМ данные с нулями по выручке и пустым статусом.

3

Отправка данных по оплате.

!Бухгалтер вносит в @1С: ERP 2.5 данные по оплате документом #Поступление на расчетный счет с обязательным заполнением объекта расчетов - #Заказ клиента.

После отражения документа в учете, @1С: ERP 2.5 определяет номер акта по которому проходит оплата и отправляет данные в @CRM. Если акт был оплачен полностью - передается статус “Полностью оплачен” иначе - “Частично оплачен”.

4

Отправка данных по МУ

@1С: ERP 2.5 при получении данных в международном учете по актам с заполненным актом CRM - выполняет автоматическую отправку данных.

При отправке данные группируются по счетам и периоду. Если в проводках фиксируется сторно, то сумма проводки будет с отрицательным знаком.

№

Действие

1

Запрос данных клиента по ИНН.

Перенести и адаптировать http сервис по @1С: ERP 2.5

2

Отправка данных по выручке.

Перенести и адаптировать механизм отправки данных по выручке из @1С: УКФ 3.0 в @1С: ERP 2.5

3

Отправка данных по оплате.

Перенести и адаптировать механизм отправки данных по оплате из @1С: УКФ 3.0 в @1С: ERP 2.5

№

Действие

1

По Счетам на оплату, крайний срок оплаты которых наступил сейчас или прошло 30 или 60 дней с момента истечения крайнего срока оплаты по счету, выполняется отправка оповещений ответственным менеджерам.

2

Учитываются документы, в которых #Подразделение - из регистра сведений "EFSOL: Адреса получателей по неоплаченным счетам"

3

Получатели оповещений:

1) сотрудники, закрепленные за контрагентом (из регистра "EFSOL: Адреса получателей по неоплаченным счетам")

2) все менеджеры подразделения (из регистра "Выручка по брокерам")

3) все остальные (из регистра "EFSOL: Адреса получателей по неоплаченным счетам" сотрудники, не закрепленные за контрагентом)

4

Адреса отправки ЭП – из контрактной информации физического лица

№

Действие

1

Работа с рассылкой.

!Бухгалтер переходит в раздел $“Казначейство/Дополнительные обработки/Рассылка уведомлений о поступлении платежа от клиента“$ и запускает обработку.

В открывшемся окне !Бухгалтер заполняет период, организацию и подразделение и нажимает команду $“Заполнить“$. @1С: ERP 2.5 заполняет таблицу поступивших оплат со списком адресов эл. Почты получателей.

!Бухгалтер проверяет правильность заполнения и нажимает кнопку $“Отправить“$.

2

Получатели уведомлений.

При заполнении таблицы по каждому документу поступления ДС формируется список получателей.

Он состоит из адресов:

- Ответственные сотрудники закрепленные за подразделением. Эта информация храниться в регистре сведений “EFSOL: Адреса получателей по неоплаченным счетам”.

- Брокеры. Данные хранятся в документе “EFSOL: Выручка по брокерам” со ссылкой на акт по которому пришла оплата.

- Список получателей по умолчанию. Храниться в обработке.

№

Действие

1

!Бухгалтер проводит документ поступление на расчетный счет с типом контрагента “ФизическоеЛицо”.

 @1С: ERP 2.5 проверяет, была ли отправка уведомления по этому документу ранее, если нет - отправляет эл. письмо с темой: "ВНИМАНИЕ!!! Поступили денежные средства от физического лица [Контрагент], платежное поручение № [НомерДокумента] дата [ДатаДокумента]."

№

Действие

!Бухгалтер переходит в раздел $“Международный учет /Отменить проведение документов“$ и выполняет команду $“Создать“$. В открывшейся форме указывает дату и документ, проведение которого нужно отменить.

2.

При проведении документа выполняется проверка, есть ли у исходного документа движения МСФО и принадлежит ли исходный документ к закрытому периоду. Если проверка не пройдена, то проведение не выполняется.

3

Если проверка пройдена, то у исходного документа и связанных счетов-фактур:

- отменяются движения по МСФО

- отменяется проведение по учетным регистрам

- сторно движений МСФО переносится в ближайший открытый период

4

Запретить типовую отмену проведения документов которые отражены в МУ в закрытом периоде. Это возможно выполнить только через документ “EFSOL: Отмена проведения документов в закрытом периоде”

№

Действие

1

Запрос данных клиента по ИНН.

После закрытия Международного учета !Финансист заходит в раздел $“Международный учет/Дополнительные обработки“$ и в списке выбирает обработку $“EFSOL: Выгрузка проводок МСФО“$.

В обработке необходимо заполнить поля:

- Организация

- Период

- Подразделение

- Business Unit

Если необходимо !Финансист указывает дополнительные характеристики: Выгрузить на один лист, Новый формат, Версию шаблона, Исключить значение.

После заполнения !Финансист нажимает $“Открыть файл“$, выбирает Файл из каталога

и нажимает кнопку $“Сформировать выгрузку“$

№

Действие

1

Создание бюджета.

!Бухгалтер переходит в раздел $“Бюджет /Планы бюджета“$ и выполняет команду $“Создать“$.

@1С: ERP 2.5 открывает новую форму создания бюджета.

!Бухгалтер в обязательном порядке должен заполнить поля:

- Организация

- Подразделение

- Период бюджета

Необязательные поля:

- Ответственный

- Комментарий

После выбора периода бюджета формируется таблица с количеством колонок равное количеству месяцев выбранного периода. Также первой колонкой всегда будет “Статья бюджета” со ссылкой на справочник Статьи бюджета.

!Бухгалтер может вручную добавить строки и указать бюджеты за период или воспользоваться механизмом автоматической загрузки из шаблона.

При загрузке статьи бюджета сравниваются по наименованию, а месяца по номеру колонки в файле.

После заполнения !Бухгалтер проводит документ. @1С: ERP 2.5 фиксирует плановые показатели бюджета в регистре накопления Бюджет.

2

Отражение факта.

!Бухгалтер переходит в раздел $“Бюджет /Распределение по бюджету“$ и выполняет команду $“Создать“$ или вводит этот документ на основании документов:

- Поступление товаров и услуг

- Авансовый отчет

- Списание с расчетного счета

Форму документа необходимо перенести из текущей базы @1С: УКФ 3.0

3

Отчет по бюджету.

!Бухгалтер переходит в раздел $“Бюджет /Отчеты/Бюджет (план/факт)“$ указывает период формирования отчета, организацию и подразделение и нажимает кнопку $“Сформировать“$.

@1С: ERP 2.5 формирует отчет следующего содержания:

№

Действие

1

Создание документа.

!Бухгалтер переходит в раздел $“Продажи/Выручка по брокерам“$ и выполняет команду $“Создать“$.

@1С: ERP 2.5 открывает новую форму отражения выручки.

!Бухгалтер в обязательном порядке должен заполнить поля:

- Документ основание

- Организация

- Подразделение

Необязательные поля:

- Реферал

- Ответственный

- Комментарий

После в табличной части “Брокеры” !Бухгалтер заполняет строки с разбивкой выручки.  

После !Бухгалтер проводит документ, @1С: ERP 2.5 фиксирует отражение выручки по брокерам в регистре накопления “Выручка по брокерам”.

№

Действие

1

Создание документа зарплата в рег. учете.

!Бухгалтер загружает данные по заплате из @1С: ЗУП 3.1 путем типового й настройки обмена данными (обмен выполняется автоматически по расписанию). Далее переходит в интерфейс $“Финансовый результат и контроллинг/Доходы и расходы, финансовый результат/Отражение зарплаты в финансовом учете“$, находит в списке нужный документ, выполняет проверку и проводит.

В результате @1С: ERP 2.5 формирует проводки:

- 20.01/70 (зарплата)

На счете 20.01 подразделение и направление заполняются из данных документа по соответствующей строке табличной части.

На счете 70 учет по подразделениям и направлениям деятельности не ведется.

- 70/68.01 (НДФЛ)

На счете 70 и 68.01 учет по подразделениям и направлениям деятельности не ведется.

- 26/69.01 (взносы с зарплаты)

На счете 70 и 69.01 учет по подразделениям и направлениям деятельности не ведется.

Данные документа не транслируются в МУ - применяется параллельный учет.

Подробные проводки и алгоритм заполнения описан в файле - ссылка

2

Создание зарплаты в международном учете.

Данные по зарплате в МУ формируются по данным оперативного учета сформированные на шаге 1.

Для этого !Финансист настраивает правила отражения ЗП и налогов в шаблонах трансляции.

Данные по НДФЛ по умолчанию формируются неверно, поэтому требуется доработка в части отражения этой проводки в МУ.

3

Доработки документа.

#Отражение НДФЛ в финансовом учете. 

- Необходимо при формировании проводки по НДФЛ суммы налогов разбивать по подразделениям в которых числятся сотрудники.

№

Действие

1

Заполнение международных счетов учета

!Финансист указывает следующие реквизиты счета учета:

- Основное наименование

- Международное наименование

- Вид счета

Во всех счетах учета МУ !Финансист указывает признак:

 -Учет по подразделениям

Для счетов учета МУ, по которым необходим количественный либо валютный учет !Финансист проставляет соответствующие флаги.

Виды субконто счетов МУ дублируются из видов субконто счетов РСБУ. Если в типовой @1С: ERP 2.5 отсутствуют виды субконто БУ необходимо добавить данный вид субконто в международном учете.

2

Настройка мэппинга счетов учета МУ и РСБУ

Настройка мэппинга в @1С: ERP 2.5 осуществляется в разделе $“Международный и финансовый учет/Настройки и справочники/ Настройка формирования проводок по данным регламентированного учета.

Правила мэппинга отражаются в документе Учетная политика.

Простая настройка счетов

!Финансист создает правило, по которому счет учета РСБУ транслируется в международный счет учета. !Финансист заполняет  шаблон Соответствие счетов регл. и международного учета, например:

- счет РСБУ 19.01 ⇒счет МУ 127008

- счет РСБУ 19.03 ⇒ счет МУ 127008

- счет РСБУ 19.04 ⇒ счет МУ 127008

- счет РСБУ 19.05 ⇒счет МУ 127008

- счет РСБУ 19.07 ⇒ счет МУ 127008

Виды субконто счетов учета МУ заполняются автоматически на основании субконто, которое указано для счета учета МУ. В общих случаях настройки правил трансляции Способ заполнения указывается Из регл. учета.

3

Настройка сложного отбора мэппинга

!Финансист создает правило, по которому счет учета РСБУ транслируется в международный счет учета. !Финансист заполняет  шаблон Соответствие счетов регл. и международного учета, при этом устанавливает Дополнительный отбор и добавляет элемент, по которому необходимо выполнить соответствующий отбор в регламентированном учете.

Например, для настройки мэппинга счетов учета по приобретению товаров, услуг Intercompany !Финансист указывает в дополнительном поле отбора значение Intercompanу, которое содержится в сокращенном наименовании контрагента в карточке справочника Контрагенты.

Для настройки мэппинга по корреспондирующему субконто !Финансист создает правило на вкладке Соответствие оборотов. В шаблоне !Финансист указывает обороты счетов учета РСБУ и при необходимости отбора по определенному значению субконто указывает соответствующее субконто и значение субконто в поле Дополнительного отбора.

4

Начисление и уплата НДС

Для формирования корректных проводок по начислению НДС необходимо настроить правила трансляции для следующих счетов учета:

- счет РСБУ 19.01 - счет МУ 127008

- счет РСБУ 19.03 - счет МУ 127008

- счет РСБУ 19.04 - счет МУ 127008

- счет РСБУ 19.05 - счет МУ 127008

- счет РСБУ 68.02 - счет МУ 246101

- счет РСБУ 90.03 - счет МУ 531000

- счет РСБУ 76.АВ - счет МУ 127008

- счет РСБУ 76.ВА - счет МУ 259000

Данная настройка осуществляется в шаблоне Соответствие счетов регл. и международного учета.

5

Процедура закрытия месяца

После выполнения регламентных операций по НДС !Финансист запускает регламентную операцию по переносу суммовых остатков на счете 246101 с подразделений Организации, по которым есть суммовые остатки на подразделение Финансовый отдел.

№

Действие

1

Наличие аналитики Подразделения во всех счетах учета МУ.

На всех счетах МУ реализовать заполнение аналитики Подразделение

2

Регламентная операция по “сворачиванию” аналитики Подразделение на Подразделение “Финансовый отдел” по счету МУ 246101 в рамках процедуры Закрытие месяца по международному учету