Автоматизация продаж торгового оборудования

Наименование

!Менеджер по продажам

!Клиент

!Администратор

!Заместитель Генерального директора  

!Бухгалтер

!Логист

!Начальник склада

ИТ-система

Сущности

@1C:УТ(информационная система - база данных 1C:Управление торговлей, редакция 11.1, доработанная)

#Партнеры(Клиенты) - справочник

#Контрагенты – справочник

#Номенклатура - справочник

#Заказ клиента – документ

#Коммерческое предложение – печатная форма

#ТекущийПользователь - текущий пользователь ИТ-системы (Тип Справочник.Пользователи)

#Договор – печатная форма

@МакБилд (информационная система корпорации WAM, обеспечивающая учет заказов на производство оборудования)

#Заказ – заказ на оборудование

@Outlook (ПО, предназначенное для написания, отправки, получения и хранения писем электронной почты компании Microsoft).

#Письмо – эл. письмо

@Excel (программа для работы с электронными таблицами компании Microsoft).

#TRUCKS 2019 – эл.таблица

#ORDERS2019 - эл.таблица

Объекты системы

Атрибуты, реквизиты объектов системы

Справочники

#Партнеры(Клиенты)

Описание: доработанный объект @1C:Управление торговлей

Реквизиты:

#Публичное наименование (Тип Строка)

#Рабочее наименование (Тип Строка)

#Тип отношений (Тип Перечисление)

#Юр/Физлицо (Тип Перечисление)

#Тип клиента (Тип Ссылка.справочник.Типы клиентов)

#Сегмент (Тип Ссылка.справочник.Сегменты клиентов)

#E-mail (Тип Строка)

#Телефон (Тип Строка)

#Основной менеджер (Тип Ссылка.справочник.Пользователи)

#Супервайзер (Тип Ссылка.справочник.Пользователи)

#Соглашение (Тип Ссылка.справочник.Соглашения об условиях продаж)

#Контрагенты

#Одобрено (Тип Булево)

#ИНН (Тип Число)

#КПП (Тип Число)

#Код по ОКПО (Тип Число)

#Фактический адрес (Тип Строка)

#Юридический адрес (Тип Строка)

#Тип договора (Тип Перечисление),

#По законодательству (Страна в договор) (Тип Ссылка.справочник.Экспортные страны в договор) [от выбора зависит указание страны в договоре]

#Договоры с контрагентами

#Статус (Тип Перечисление)

#В лице (Тип Строка)

#Счет покупателя (Тип Сссылка.справочник.Банковские счета)

#Номер договора (Тип Число)

#Сумма договора (Тип Число) (в случае экспортного договора или требования контрагента РФ)

#Контактные лица

#ФИО (Тип Строка)

#Должность по визитке (Тип Строка)

#Партнер (Тип Ссылка.справочник.Партнеры(Клиенты)

#Телефон (Тип Число)

#Мобильный телефон (Тип Число)

#Электронная почта (Тип Строка)

#Банковские счета

#Контрагент (Тип Ссылка.справочник.Контрагенты)

#Номер счета (Тип Строка)

#БИК (Тип Ссылка.справочник.Классификатор Банков)

#Кор. Счет (Тип Строка)

#Наименование (Тип Строка)

#Город (Тип Строка)

Документы

#Заказ клиента

Реквизиты:

#Номер (Тип Число)

#Клиент (Тип Ссылка.справочник.Партнеры(Клиенты)

#Статус (Тип Перечисление)

#Стадия выполнения (Тип Перечисление)

#Статус со стороны клиента (Тип Перечисление) (НЕ отражено наглядно в карточке заказа клиента)

#Приоритет (Тип Перечисление)

#Организация (Тип Ссылка.справочник.Организации)

#Склад (Тип Ссылка.справочник.Склады)

#Контрагент (Тип Ссылка.справочник.Контрагенты)

#Номер МакБилда (Тип Число)

#Макро сектор (Тип Перечисление),

#Микро сектор (Тип Перечисление),

#Срок поставки (Тип Число)

#В наличии на складе (Тип Булево)

#ТК (Тип Булево),

#Доставка (Тип Булево),

#Сертификаты (Тип Булево),

#Гарантия (Тип Булево),

#Выезд специалиста (Тип Булево),

#Перевод документации (Тип Булево),

#Другое (Тип Булево)

На вкладке «Доставка» существует выбор условия доставки:

#Самовывоз (Тип Булево),

#До клиента (Тип Булево),

#Силами перевозчика (Тип Булево).

#Поступление безналичных ДС

#Дата (Тип Дата),

#Вх.номер (Тип Число)

#Операция (Тип Перечисление)

#Счет (Тип Ссылка.справочник.БанковскиеСчета)

#Сумма (Тип Число)

#Плательщик (Тип Ссылка.справочник.Контрагенты)

#Счет плательщика (Тип Ссылка.справочник.БанковскиеСчета)

#Заказ поставщику

#Поставщик (Тип Ссылка.справочник.Партнеры(Поставщики)

#Референс (Тип Строка)

#Конферма (Тип Строка)

#Дата готовности (Тип Дата)

#Товар в машине

#Гос. номер машины (Тип Строка)

#Дата загрузки (Тип Дата)

#Стоимость упаковки (Тип Число)

#Стоимость перевозки (Тип Число)

#Статус (Тип Перечисление)

#Дата (Тип Дата)

#RESA (Тип Перечисление)

#GROSSWEIGHT (Тип Число)

#NETWEIGHT (Тип Число)

#PACKAGESNR (Тип Число)

#ТНВЭД (Тип Строка)

#Артикул (Тип Строка)

#Полное наименование (Тип Строка)

#Цена (Тип Число)

#Номер инвойса (Тип Строка)

#Дата инвойса (Тип Дата)

#Описание (Тип Строка)

#Серийный номер (Тип Строка)

#Количество (Тип Число)

#Сумма итого (Тип Число)

#Поступление товаров и услуг

#Цена (Тип Число)

#Дата (Тип Дата) (дата редактируется в случае необходимости)

#Таможенная декларация на импорт

#№ декларации (Тип Число)

#Таможенный сбор (Тип Число)

#Общая сумма пошлины (Тип Число)

#Дата (Тип Дата)

#Таможенная стоимость (Тип Число)

#Ставка пошлины (Тип Число)

#Реализация товаров и услуг

#Дата (Тип Дата)

Шаг

Действие

1

Прием обращения

!Менеджер по продажам принимает телефонный звонок или читает письмо в @Outlook.

!Менеджер по продажам записывает в блокноте контактную информацию: ФИО контактного лица, наименование компании и ИНН, номер телефона и потребности клиента.

2

Классификация клиента

 !Менеджер по продажам открывает справочник #Партнеры(Клиенты) и осуществляет поиск клиента по зафиксированным данным о наименовании. Так же производится поиск в справочнике #Контрагентов по наименованию и ИНН.

Если клиент в справочнике не найден,!Менеджер по продажам нажимает кнопку $“Создать” и заполняет поля:

#Публичное наименование,

#Тип клиента,

#Сегмент клиента,

#E-mail

#Телефон.

!Менеджер по продажам переходит по кнопке $“Создать” и @1C:УТ создает новый элемент справочника #Партнеры(Клиенты).

!Менеджер по продажам переходит в справочник #Контрагенты по ссылке и нажимает кнопку $“Создать”, заполняет:

#ИНН

#КПП

#Код ОКПО (если указан)

#Тип договора

#По законодательству

#Фактический адрес

#Юридический адрес

#Почтовый адрес (данный адрес будет указан в договоре как почтовый)

#Телефон (общий если есть, если нет, то телефон контактного лица)

#факс (если есть)

#Электронная почта (общая если есть, если нет, то почту контактного лица)

После записи нового контрагента !Менеджер по продажам создает #Банковский счет. Для этого в карточке #Контрагента выбирает #Банковские счета и нажимает $“Создать”.

!Менеджер по продажам вводит:

#Номер счета

#БИК

После заполнения этих полей и нажатия $“Enter” поля: #Корр.счет, #Наименование и #Город заполняются автоматически.

$“Записать и закрыть”.

!Менеджер по продажам создает новый договор для нового клиента, который будет отправлять на согласование. Для этого в окне #Контрагента выбирается пункт #Договоры и нажимает $“Создать”.

Вводит:

Со своей стороны, из списка выбирает:

#В лице

#На основании

Со стороны клиента:

#В лице

#На основании (в родительном падеже)

При необходимости выбирает из списка счет покупателя.

Через меню #Присоединенные файлы прикрепляются полученные реквизиты к #Клиенту.

Шаг

Действие

1

Подбор оборудования  

!Менеджер по продажам подбирает оборудование клиенту на основе имеющихся каталогов, прайсов и другой документации производителя.

2

Формирование КП

!Менеджер по продажам в @1C:УТ открывает список документов #Заказ клиента и нажимает кнопку $“Создать”. @1C:УТ открывает форму документа и заполняет поля:

#Статус значением «На согласовании»

#Стадия значением «Не размещен»,

#Приоритет значением «Средний»,

#Организация значением «ООО "В.А.М.-МОСКВА"»,

#Склад значением «Склад Москва (ул.Рябиновая)».

!Менеджер по продажам заполняет #Клиент.

@1C:УТ заполняет поле #Контрагент.

Если контрагентов у данного Клиента два или больше,!Менеджер по продажам  заполняет #Контрагент самостоятельно.

При необходимости выбирает #Грузополучатель

!Менеджер по продажам заполняет #Табличную часть (#ТЧ) документа #Заказ клиента позициями складского оборудования.

Если оборудование заказное, !Менеджер по продажам в программе @МакБилд создает #Заказ и заполняет поля параметров оборудования, выгружает файл заказа из @МакБилд  в отдельную папку. В блокноте фиксирует номер заказа в @МакБилд.

В @1C:УТ !Менеджер по продажам заполняет #Номер МакБилда и нажимает кнопку $“Загрузить”.

@1C:УТ заполняет #Табличную часть (#ТЧ) документа #Заказ клиента и создает элементы справочника #Номенклатура (создание происходит при помощи обработки, которая добавлена в стандартный функционал @1C:УТ).

Если оборудование отсутствует в #Макбилд, !Менеджер по продажам создает элемент справочника #Номенклатура. Нажимает $“Создать”, заполняет:

#Рабочее наименование,

#Наименование для печати,

#Группа номенклатуры (выбирает из списка),

#Ценовая группа подтягивается автоматически в зависимости от выбора #Группа номенклатуры,

#Цена в евро

Нажимает $“Записать”.

В случае необходимости создания #Описание шаблона !Менеджер по продажам повторно открывает новосозданную номенклатуру и на вкладке «Описание шаблона» построчно создает необходимое описание:

#Характеристика -> #Значение

!Менеджер по продажам переходит на закладку #Доставка и заполняет:

#Макро сектор,

#Микро сектор,

#Срок поставки,

#В наличии на складе.

В случае необходимости вместо #Самовывоз выбирает #До клиента. В таком случае !Менеджер по продажам  заполняет #Адрес доставки.

На закладке #Дополнительно заполняет #Контактное лицо.

@1C:УТ заполняет #Менеджер значением #ТекущийПользователь.

!Менеджер по продажам на закладке #Дополнительные расходы заполняет:

#ТК,

#Доставка,

#Сертификаты,

#Гарантия,

#Выезд специалиста,

#Перевод документации,

#Другое.

!Менеджер по продажам нажимает кнопку $“Провести”, затем кнопку $“Печать”, выбирает печатную форму #Коммерческое предложение из выпадающего списка.

@1C:УТ открывает заполненную печатную форму #Коммерческое предложение.

!Менеджер по продажам нажимает кнопку $“Сохранить” и в выпадающем окне выбирает формат файла выгрузки и путь, где он будет сохранен.

!Менеджер по продажам заходит в @Outlook и пишет письмо клиенту, файл Коммерческого предложения добавляет как вложение.

@Outlook отправляет коммерческое предложение клиенту.

3

Согласование КП

!Клиент подтверждает условия коммерческого предложения.

Если !Клиент не подтверждает условия КП менеджер корректирует либо создает новый #Заказ клиента под требования клиента.

Шаг

Действие

1

Отправка стандартного договора клиенту

 !Менеджер по продажам отправляет !Клиенту стандартный #Договор.

2

Проверка реквизитов клиента

!Администратор проверяет данные контрагента в сервисе 1СПАРК РИСКИ и проверяет корректность внесения реквизитов в @1C:УТ (сверяет с данными в прикрепленном файле):

#Контрагент,

#Банковские счета,

#Договор.

Если данных нет, !Администратор запрашивает их у !Менеджера по продажам.

3

Подписание договора клиентом

!Клиент подписывает договор.

Если !Клиент не согласен со стандартным договором, то !Администратор просит !Клиент составить протокол разногласий. Подготовленные замечания согласовываются с !Заместителем Генерального директора. После этого в протокол вносятся изменения.

!Заместитель Генерального директора  подписывает договор с протоколом разногласий.

!Администратор отправляет договор клиенту. Шаг 3 выполняется до подписания договора !Клиентом.

По завершению !Администратор заполняет #Одобрено.

Шаг

Действие

1

Отправка счета клиенту

 !Менеджер по продажам отправляет !Клиенту счет.

2

Внесение оплаты

!Бухгалтер создает в @1C:УТ #Поступление безналичных ДС.

Заполняет:

#Дата

#Вх. Номер

#Операция

#Счет

#Сумма

#Плательщик

#Счет плательщика

нажимает кнопку $“Провести”.

@1C:УТ меняет #Статус на «К выполнению», #Стадия выполнения на «К размещению».

Добавлено:

!Бухгалтер формирует выписку по счетам, производит закрытие месяца.

На каждую оплату выписывается счет-фактура на аванс на дату платежа (дата редактируется в случае необходимости).

!Бухгалтер формирует отчет по оплатам покупателей и отправляет !Менеджеру по продажам и !Логисту.

Шаг

Действие

1

Заполнение обеспечения

!Логист открывает список документов #Заказ клиента и открывает каждый, у которого #Стадия выполнения  = «К размещению» и #% оплаты  соответствует #Графику оплат. Нажимает кнопку $“Заполнить обеспечение” и выбирает в окне действие:

#Обеспечивать обособленно

#Резервировать на складе

#Из заказов поставщикам

для каждой позиции в #ТЧ Товары.

Если все позиции #ТЧ Товары имеют действие #Резервировать на складе, то переходим к этапу 2.8.

в @1C:УТ заполняет #Стадию выполнения заказа значением «Готов на складе».

2

Оформление заказа поставщику

Если для позиции номенклатуры заполнено действие «Обеспечивать обособлено», !Логист запускает @Excel и вносит в #ORDERS2019 информацию о заказе:

#Референс,

#Номер заказа.

!Логист в @1C:УТ в #Заказ клиента нажимает кнопку $“Создать на основании” выбирает #Заказ поставщику.

@1C:УТ создает #Заказ поставщику и !Логист заполняет:

#Поставщик

#Референс

и нажимает $“Провести и закрыть”.

!Логист меняет в #Заказе клиента #Стадия выполнения  на «Размещен».

!Логист запускает @МакБилд и оформляет заказ поставщику используя #Номер МакБилда из #Заказ клиента и указывает #Референс из #Заказ поставщику.

!Логист распечатывает из @1C:УТ  #Счет на оплату (ПечФорма #Заказ клиента) и  #Печатную форму из #Макбилда.

3

Получение от поставщика подтверждения и даты готовности

!Логист при получении информации от производителя (информация на сайте или эл. письмо - Конферма) вносит в файл @Excel на лист #TRUCK 2019:

#OUR REF. = #Референс

#ACK.NUM.  = Конферма

#DATE of ACK.  Дата готовности из конфермы

#BILL & CONTENT = #Номенклатура #ТЧ Товары из #Заказ клиента и #Номер заказа.

#THE NAME OFF CLIENT = название клиента

#М2 – указывает размер.

В @1C:УТ в #Заказ поставщику заполняет:

#Конферма = #ACK.NUM.

#Дата готовности = #DATE of ACK.

!Логист распечатывает Конферму и прикрепляет к #Счет на оплату и  #Печатная форма из #Макбилда.

Шаг

Действие

1

Планирование доставки

 !Логист в @Excel на листе #TRUCK 2019 готовит план загрузки. Отправляет подготовленный план поставщику (на завод-изготовитель).

Группирует заказы по дате готовности и фабрикам. Оценка объемов всех заказов в машине: цель -> заполнение машины близкое к 100%.

2

Создание инвойсов

!Логист открывает в @1C:УТ сервис #Формирование машин. Заполняет поля отборов:

Нажимает кнопку $“Заполнить товары”

#По чему ищем

#Что ищем.

@1C:УТ заполняет левую ТЧ.

!Логист переносит заказы в правую ТЧ с помощью составленного листа плана загрузки из Excel и нажимает $“Заполнить машину”.

@1C:УТ создает документ #Товар в машине.

!Логист заполняет:

#Гос. номер машины

#Дата загрузки

#Стоимость упаковки

#Стоимость перевозки.

!Логист вручную меняет порядок строк в #ТЧ Товары в соответствии с порядком оборудования в инвойсе, поступившем от производителя. В #ТЧ Инвойс №__ заполняет:

#Номер

#Дата

#RESA

#GROSSWEIGHT

#NETWEIGHT

#PACKAGESNR

#ТНВЭД

#Артикул

#Полное наименование корректирует значение

#Описание

#Серийный номер

#Цена (пересчитывает на калькуляторе сумму, если в оригинальном инвойсе это несколько позиций)

Нажимает $“Провести”.

Нажимает $“Печать”, выбирает Печать всех инвойсов.

!Логист отправляет инвойсы в транспортную компанию, которая  доставляет заказ от поставщика.

Нажимает $“Печать” выбирает Разбивка.

Вносит в печатную форму Разбивки:

·         Таможня РБ – вносит описание/наименование

                 Вес для каждой позиции (брутто/нетто)

                 Кол-во упаковки для каждой позиции

·         Таможня РФ – дополнительно

                 Номер Декларации соответствия или сертификата (если необходимо)

                 Техническое описание

                 Доп.соглашение с указанием ТНВД и описание/наименование.(отдельная печатная форма Товары в машине).

!Логист подготавливает (создается вне @1C:УТ) документ-описание на тип оборудования (для чего применяется подобное оборудование с фото). Отправляет сформированные печатные формы на таможню.

Распечатывается сформированный план загрузки, к нему подшивает Конфермы, и счета на оплату и печ. Формы Макбилда и складывает в папку.

Шаг

Действие

1

Оформление приема товара

!Бухгалтер в  @1C:УТ открывает #Товар в машине и нажимает кнопку $“Создать поступление”, выбирает Поступление товаров и услуг.

@1C:УТ создает заполненные документы #Поступление товаров и услуг, !Бухгалтер открывает документ #Поступление товаров и услуг  корректирует #ДАТА, нажимает $“Создать на основании”, выбирает Таможенная декларация на импорт.

@1C:УТ создает #Таможенная декларация на импорт.

!Бухгалтер заполняет:

#№ декларации

#Таможенный сбор,

#Общая сумма пошлины

Добавлено:

#Таможенная стоимость товаров

#Ставка пошлины

#Дата

@1C:УТ заполняет в #Заказе клиента  #Стадию выполнения на «Готов на складе».

2

Прием товара на склад

 !Начальник склада контролирует загрузку товара на склад, сверяя наличие товара с Паккинг-листом, предоставленным отправителем.

Если имеют место расхождения с паккинг-листом, начальник склада сверяется с #Товаром в машине.

Шаг

Действие

1

Отправка уведомления о поступлении товара

!Начальник склада в  @1C:УТ открывает список #Заказов клиента и проверяет те, оборудование из которых есть в пришедшем Паккинг-листе (альтернатива - #Заказ клиента имеет #Стадию выполнения «Готов на складе»).

Открывает #Заказ клиента, нажимает кнопку $“Печать”, выбирает Уведомление о поступлении.

@1C:УТ формирует печатную форму  #Уведомление о поступлении,  !Начальник склада редактирует #Габаритные размеры по каждой позиции номенклатуры.

Отправляет #Уведомление о поступлении эл. письмом клиенту.  

Шаг

Действие

1

Получение уведомления о дате отгрузки заказа покупателю

!Клиент сообщает о дате приезда на склад.

@1C:УТ при выполнении условий оплаты заказа меняет #Статус со стороны клиента на «Готов к отгрузке».

2

Отгрузка товара со склада

 !Начальник склада в  @1C:УТ открывает список #Заказов клиента и проверяет #Статус со стороны клиента. Если #Статус со стороны клиента - «Готов к отгрузке», то открывает #Заказ клиента и в ТЧ #Товары  выбирает те, которые необходимо отгрузить (в основном это все товары из Счета, но бывают частичные отгрузки), нажимает $“Заполнить обеспечение”, и выбирает пункт Отгрузить. Нажимает $“Создать на основании” и выбирает  Реализация товаров и услуг.

@1C:УТ создает заполненный #Реализация товаров и услуг. !Начальник склада корректирует, при необходимости, #Дату.

!Начальник склада нажимает $“Провести”, нажимает $“Печать” и выбирает: Комплект документов на принтер.

!Начальник склада контролирует отгрузку товара со склада.

!Клиент забирает заказ и закрывающие документы.