Автоматизация процессов закупки и продажи на основании типовой конфигурации

Наименование

Описание

!Менеджер по закупкам 1С

Пользователь 1С - закупает товар

!Менеджер по продажам 1С

Пользователь 1С - продает товар

!Администратор 1С

Администратор 1С

ИТ-система

Сущности

@1С:Управление торговлей

#Учетная запись пользователя

#Закупки

#Продажи

#Номенклатура

#Контрагенты

#Виды номенклатуры

#Единицы измерения

#Документы закупки

#Приобретение товаров и услуг

#Себестоимость товаров организаций

#Менеджер

#Характеристика номенклатуры

#Остатки и доступность товаров

#Виды цен

#Физические лица

#Установка цен

#Заказы клиентов

#Документы продажи

#Реализация товаров и услуг

#Передача товаров между организации

Шаг

Действие

1

Авторизация пользователя 1С УТ 11.4

!Пользователь 1С запускает ярлык 1С на рабочем столе и в списке баз выбирает @1С:Управление торговлей.

@1С:Управление торговлей открывает форму $”Авторизация пользователя”

!Пользователь 1С выбирает логин и пароль из выпадающего списка, и нажимает на кнопку $“Войти”.

@1С:Управление торговлей идентифицирует #Учетную запись пользователя, открывает доступ и соответствующий интерфейс или отображает ошибку авторизации.

Шаг

Действие

1

Создание номенклатуры

Шаг

Действие

1

Создание контрагента с типом “Компания”

Для создания контрагента !Пользователь 1С переходит в раздел $НСИ и администрирование в меню $НСИ выбирает справочник #Контрагенты. !Пользователь 1С нажимает на кнопку $Создать  после чего @1С:Управление торговлей открывает форму $Помощник регистрации нового контрагента. В текущей форме необходимо выбрать $Компания и выбрать один из пунктов: $Юр.лицо, $Юр.лицо, за пределами РФ, $Инд.предприниматель(ПБОЮЛ), $Обособленное подразделение; и заполнить обязательные реквизиты $Сокр.юр.наименование, $E-mail, также можно заполнить необязательные поля такие как  $ИНН, $Код по ОКПО, $Телефон, поставить галочку при надобности создания контактного лица для контрагента $Указать данные контактного лица(будет создано контактное лицо), если галочка активирована, необходимо дополнительно заполнить обязательные поля $Фамилия и  $Имя,реквизиты $Отчество, $Телефон, $E-mail, $Моб.тел заполнить по надобности.

После заполнения всех необходимых реквизитов !Пользователь 1С нажимает на кнопку $Далее  и в зависимости выбранных ранее параметров заполняет предлагаемые необязательные реквизиты.Также создать контрагента возможно из формы выбора контрагента, достаточно нажать на кнопку $Создать. Затем для записи справочника необходимо нажать на кнопку $Записать или $Записать и закрыть.

2

Создание контрагента с типом “Частное лицо”

Для создания контрагента !Пользователь 1С переходит в раздел $НСИ и администрирование в меню $НСИ выбирает справочник #Контрагенты. !Пользователь 1С нажимает на кнопку $Создать  после чего @1С:Управление торговлей открывает форму $Помощник регистрации нового контрагента. В текущей форме необходимо выбрать $Частное лицо и заполнить обязательные поля $Фамилия, $Имя и $E-mail а также необязательные  $Отчество, $Телефон, $ИНН. Также присутствует галочка $Указать документ удостоверяющий личность после нажатия которой необходимо будет обязательно заполнить реквизит $Вид документа из списка, и реквизиты $Серия, $Номер, $Дата выдачи, $Срок действия, $Кем выдан, $Код подразделения заполнить по желанию.

После заполнения всех необходимых реквизитов !Пользователь 1С нажимает на кнопку $Далее  и в зависимости выбранных ранее параметров заполняет предлагаемые необязательные реквизиты.Также создать контрагента возможно из формы выбора контрагента, достаточно нажать на кнопку $Создать. Затем для записи справочника необходимо нажать на кнопку $Записать или $Записать и закрыть.

Шаг

Действие

1

Отражение операции закупки

!Менеджер по закупкам 1С переходит в раздел программы $Закупки, где в меню $Закупки расположена кнопка $Документы закупки (все).

После нажатия кнопки $Документы закупки (все) система @1С:Управление торговлей открывает форму списка документа #Документы закупки, в котором хранится информация о закупках предприятия. !Менеджер по закупкам 1С нажимает кнопку $Создать выбирает пункт $Приобретение товаров и услуг и подпункт $Закупка у поставщика. При создании документа @1С:Управление торговлей открывает форму, содержащую вкладки $Основное, $Товары, $Дополнительно. На вкладке $Основное расположены реквизиты $Номер, $Дата, $Хоз.Операция, $Поставщик, $Комментарий а также ссылка на оплату по текущему документу #Приобретение товаров и услуг. На вкладке $Товары расположена табличная часть $Товары.

На вкладке $Дополнительно расположены дополнительные реквизиты, среди которых есть $Менеджер и $Тип закупки, при условии, что в системе зарегистрированного более одного пользователя $Менеджер заполняется автоматически. Заполнение данного реквизита поможет в будущем осуществить отбор по менеджеру. Также для определения типа документа был введен реквизит $Тип закупки, существующий для определения типа закупки.

2

Заполнение данными документ закупки

Для проведения документа #Приобретение товаров и услуг необходимо заполнить все обязательные поля.

!Менеджер по закупкам 1С выбирает тип реквизита $Хоз. операция, заполняет поле $Дата, поле $Номер заполняется автоматически, также необходимо заполнить реквизит $Поставщик из справочника #Контрагенты.

Также, если выбран тип Хоз. операции “Закупка через подотчетное лицо” тогда необходимо заполнить дополнительно реквизит $Подотчетное лицо из справочника #Физические лица.

После заполнения реквизитов на вкладке $Основное, !Менеджер по закупкам 1С переходит на вкладку $Товары. Для добавления товара необходимо нажать на кнопку $Добавить, после в таблицу добавится пустая запись. Созданную строку !Менеджер по закупкам 1С заполняет реквизит $Номенклатура из справочника #Номенклатура, $Характеристика из справочника #Характеристика номенклатуры. Для создания характеристики необходимо в списке характеристик нажать на кнопку $Создать. После нажатия  @1С:Управление торговлей откроет форму помощника регистрации новой характеристики, в нем необходимо заполнить реквизиты $Тип катриджа и $Год, после чего необходимо нажать на кнопку автозаполнения  напротив реквизита $Рабочее наименование для автоматического заполнения наименования по шаблону. После чего необходимо нажать на кнопку $Создать после чего можно выбрать текущую характеристику непосредственно под ранее выбранную номенклатуру. $Количество - количество приобретаемого товара, $Цена - цена номенклатуры за единицу. В случае, если $Цена, должна иметь значение 0(ноль) необходимо ставить 0,01 коп.

Поля $Ед.изм, $Сумма, заполняются автоматически после заполнения обязательных реквизитов. Также на вкладке $Дополнительно необходимо заполнить обязательный реквизит $Тип закупки и не обязательный $Менеджер. Остальные реквизиты заполнить по мере необходимости.  После заполнения всеми необходимыми реквизитами !Менеджер по закупкам 1С нажимает на кнопку $Записать и закрыть.

Для проведения инвентаризации с помощью документа закупки, необходимо выбрать в реквизите $Тип закупки - Инвентаризация.

После проведения документ делает движения по регистрам товарных остатков, себестоимости, и расчета с поставщиками.

3

Подбор товаров

Для использования функционала подбором товаров, необходимо на вкладке $Товары нажать на кнопку $Заполнить и выбрать пункт подменю $Подобрать товары после чего систему @1С:Управление торговлей откроет форму $Подбор товаров для текущего документа. Для отображения всей номенклатуры !Менеджер по закупкам 1С ставит значение реквизита $Виды и свойства - Ложь. После чего отобразится ранее создана номенклатура, для поиска необходимой номенклатуры достаточно в поле поиска ввести ключевое значение из наименования и выбрать необходимую номенклатуру двойным кликом, для дальнейшего выбора характеристики. После открытия номенклатуры в расширении характеристики можно увидеть сколько номенклатуры по данной характеристике $В наличии и сколько $Доступно, для добавления в корзину необходимо произвести двойной клик по необходимой характеристике. Далее необходимо открыть корзину, для этого необходимо нажать на ссылку внизу формы, например вот на такую:

. Откроется дополнительная табличная часть в которой будут находится ранее выбранная нами номенклатура. Далее необходимо выбрать реквизиты, которые перенесутся в табличную часть $Товары. Заполнить реквизиты   $Количество и $Цена. После наполнения корзины товарами необходимо нажать на кнопку $Перенести в документ после чего все товары из корзины перенесутся  табличную часть $Товары.

Шаг

Действие

1

Формирование отчета

Для анализа себестоимости товаров используется отчет #Себестоимость товаров организаций. Для открытия отчета !Менеджер по продажам 1С переходит в раздел $Финансовый результат и контроллинг, нажимает на кнопку $Отчеты по финансовому результату после чего @1С:Управление торговлей открывает форму $Панель отчетов. В меню $Себестоимость запасов находится отчет #Себестоимость товаров организаций. После открытия отчета !Менеджер по продажам 1С заполняет $Период и нажимает $Сформировать.

2

Настройка отчета

Для просмотра отчета #Себестоимость товаров организаций в разрезе менеджеров необходимо открыть $Настройки, перейти на вкладку $Структура, выбирать $Расширенный вид. !Менеджер по продажам 1С нажимает на кнопку $Добавить где выбирает реквизит документа #Менеджер и перетаскивает его так, как на скриншоте.

После настройки !Менеджер по продажам 1С нажимает на кнопку $Закрыть и сформировать после чего формируется отчет #Себестоимость товаров организаций структурированный по реквизиту #Менеджер.   

Также отчет можно отправить по E-mail, сохранить в файл или распечатать используя следующие иконки

Вариант настройки отчета можно сохранить нажав на  иконку , выбрав пункт $Сохранить вариант отчета…, и выбрать подходящий для себя вариант после нажав на кнопку $Сохранить. Для того, чтобы в будущем можно было использовать уже сохраненный вид отчета.

Шаг

Действие

1

Анализ остатков на складах

Для просмотра остатков на складе !Менеджер по продажам 1С переходит в раздел $Склад  и Доставка, нажимает на кнопку $Отчеты по складу, после чего @1С:Управление торговлей открывает форму $Отчеты по складу. В меню $Анализ запасов находится отчет #Остатки и доступность товаров. После открытия @1С:Управление торговлей отчета !Менеджер по продажам 1С  при необходимости заполняет поле $Артикул и нажимает на кнопку $Сформировать.

Шаг

Действие

1

Создание видов цен

Для создания записи в справочнике #Виды цен !Пользователь 1С переходит в раздел &CRM и маркетинг и нажимает на кнопку &Настройки и справочники после открытия @1С:Управление торговлей формы &Настройка и справочники по CRM и маркетингу !Пользователь 1С выбирает пункт &Виды цен. В открывшийся форме !Пользователь 1С создает новую запись нажав на кнопку &Создать после чего @1С:Управление торговлей откроет форму создания элемента справочника #Виды цен. Необходимо создать вид цены для закупки. !Пользователь 1С заполняет обязательно поле &Наименование соответствующим названием, например “Закупочные” виды цен. После окончания редактирования реквизита &Наименование, поле &Идентификатор для формул заполняется автоматически. Остальные реквизиты заполняем по мере надобности.

2

Настройка видов цен

Для полной настройки необходимо включить полную функциональность, для этого !Пользователь 1С нажимает на кнопку &Использовать полные возможности. &Способ задания цены выбрать Произвольный запрос к данным ИБ, а реквизит &Схема компоновки данных Себестоимость без дополнительных расходов.

Также можно создать вид цены с наценкой на другой вид цены, для этого необходимо для реквизита &Способ задания цены выбрать Наценка на другой вид цен  и в поле  &Базовый вид цены выбрать вид цены, на который и будет производится наценка, а в поле  &Наценка выбрать процент наценки на выбранный ранее вид цены.  Для сохранения вида цены необходимо нажать на кнопку &Записать или &Записать и закрыть.

Шаг

Действие

1

Заполнение видов цен

!Пользователь 1С переходит в раздел &CRM и маркетинг и в меню Цены и скидки нажимает на кнопку &Цены(прайс-лист). Далее !Пользователь 1С нажимает на кнопку &Сформировать… после чего @1С:Управление торговлей откроет форму &Настройка параметров прайс-листа. !Пользователь 1С выбирает дату  в реквизите &Прайс-лист на, автоматически заполняется текущая дата. При надобности можно сделать сортировку по номенклатуре во вкладке &Отбор номенклатуры. Далее !Пользователь 1С переходит на вкладку &Колонки прайс-листа и выбирает из табличной части строки ранее созданы видов цен, и нажимает на кнопку &ОК.

@1С:Управление торговлей формирует список номенклатуры ценовыми областями. В каждой строке номенклатуры в зависимости от ранее выбранного &Способа задания цены заполняется реквизит &Цена. При сохранение цен, происходит создание документа  #Установка цен, для сохранения, !Пользователь 1С нажимает на кнопку &Применить измененные цены после чего система @1С:Управление торговлей открывает форму, в которой нужно выбрать пункт &Записать и провести, также !Пользователь 1С  может оставить свой комментарий и нажать кнопку &Установить.

Шаг

Действие

1

Отражение операции резервирования

!Менеджер по продажам 1С переходит в раздел программы $Продажи, где в меню $Оптовые продажи расположена кнопка $Заказы клиентов. После нажатия кнопки $Заказы клиентов система @1С:Управление торговлей открывает форму списка документа #Заказы клиентов, в котором хранится информация о заказах. !Менеджер по продажам 1С нажимает кнопку $Создать после чего @1С:Управление торговлей открывает форму документа #Заказ клиента, содержащую вкладки $Основное, $Товары, $Дополнительно. !Менеджер по продажам 1С  выбирает $Статус документа “В резерве” и заполняет реквизит $Клиент данными из справочника #Контрагенты. Далее на вкладке $Товары  Менеджер по продажам 1С заполняет товары, выбрав номенклатуру из справочника  #Номенклатура, заполнив обязательные реквизиты $Количество и $Цена, после заполнения цены и количества производится автоматическое заполнение реквизита $Сумма. Также заполнение реквизитов возможно с помощью функции $Подбор товаров, которая более детально описана в разделе “2.4 Отражение операции закупки”.  На вкладке $Дополнительно расположены дополнительные реквизиты, среди которых есть ключевой реквизит $Менеджер, при условии, что в системе зарегистрированного более одного пользователя данный реквизит заполняется автоматически. Заполнение данного реквизита поможет в будущем осуществить отбор по менеджеру. Остальные реквизиты заполнить по мере необходимости. После заполнения нажать $Провести и закрыть.

2

Создание документа реализации на основании

Для создания документа #Реализация товаров и услуг на основании документа #Заказ клиента необходимо выбрать $Статус документа “К отгрузке”, после чего необходимо записать документ нажав на кнопку  далее необходимо нажать на кнопку  и выбрать $Реализация товаров и услуг. После чего система @1С:Управление торговлей открывает форму документа #Реализация товаров и услуг с уже заполненными реквизитами, которые переносятся с документа #Заказ клиента.

Шаг

Действие

1

Отражение операции продажи

!Менеджер по продажам 1С переходит в раздел программы $Продажи, где в меню $Оптовые продажи расположена кнопка $Документы продажи (все). После нажатия кнопки $Документы продажи (все) система @1С:Управление торговлей открывает форму списка документа #Документы продажи, в котором хранится информация о закупках предприятия. !Менеджер по продажам 1С нажимает кнопку $Создать выбирает пункт $Реализация товаров и услуг после чего @1С:Управление торговлей открывает форму документа #Реализация товаров и услуг, содержащую вкладки $Основное, $Товары, $Дополнительно. !Менеджер по продажам 1С заполняет реквизит $Клиент данными из справочника #Контрагенты.

Далее на вкладке $Товары  Менеджер по продажам 1С заполняет товары, выбрав номенклатуру из справочника  #Номенклатура, заполнив обязательные реквизиты $Количество и $Цена, после заполнения цены и количества производится автоматическое заполнение реквизита $Сумма. Также заполнение реквизитов возможно с помощью функции $Подбор товаров, которая более детально описана в разделе “2.4 Отражение операции закупки”.  

На вкладке $Дополнительно расположены дополнительные реквизиты, среди которых есть обязательный реквизит $Тип продажи, и не обязательный  $Менеджер, при условии, что в системе зарегистрированного более одного пользователя данный реквизит заполняется автоматически. Заполнение данного реквизита поможет в будущем осуществить отбор по менеджеру. Остальные реквизиты заполнить по мере необходимости. После заполнения нажать $Провести и закрыть.