Автоматизация процессов закупки и продажи на основании типовой конфигурации

1. Архитектура

1.1.  Роли

Наименование

Описание

!Менеджер по закупкам 1С

Пользователь 1С - закупает товар

!Менеджер по продажам 1С

Пользователь 1С - продает товар

!Администратор 1С

Администратор 1С

1.2. Сущности ИТ-системы

ИТ-система

Сущности

@1С:Управление торговлей

#Учетная запись пользователя

#Закупки

#Продажи

#Номенклатура

#Контрагенты

#Виды номенклатуры

#Единицы измерения

#Документы закупки

#Приобретение товаров и услуг

#Себестоимость товаров организаций

#Менеджер

#Характеристика номенклатуры

#Остатки и доступность товаров

#Виды цен

#Физические лица

#Установка цен

#Заказы клиентов

#Документы продажи

#Реализация товаров и услуг

#Передача товаров между организации

2. Сценарий работы пользователей

2.1. Авторизация пользователя

Критерии успешности: 100% ранее зарегистрированных пользователей идентифицированы и авторизованы в учетной системе при попытке входа.

Шаг

Действие

1

Авторизация пользователя 1С УТ 11.4

!Пользователь 1С запускает ярлык 1С на рабочем столе и в списке баз выбирает @1С:Управление торговлей.

@1С:Управление торговлей открывает форму $”Авторизация пользователя”

!Пользователь 1С выбирает логин и пароль из выпадающего списка, и нажимает на кнопку $“Войти”.

@1С:Управление торговлей идентифицирует #Учетную запись пользователя, открывает доступ и соответствующий интерфейс или отображает ошибку авторизации.

2.2. Создание номенклатуры

Критерии успешности: В 100% случаев создание новой номенклатуры не будет завершаться ошибкой и будут заполнены все обязательные реквизиты в карточке номенклатуры.

Новая номенклатура отображается в форме списка номенклатуры.

Шаг

Действие

1

Создание номенклатуры

2.3. Создание контрагента

Критерии успешности:В 100% случаев создание нового контрагента не будет завершаться ошибкой и будут заполнены все обязательные реквизиты в карточке контрагента.

Новый контрагент отображается в форме списка контрагентов.

Шаг

Действие

1

Создание контрагента с типом “Компания”

Для создания контрагента !Пользователь 1С переходит в раздел $НСИ и администрирование в меню $НСИ выбирает справочник #Контрагенты. !Пользователь 1С нажимает на кнопку $Создать  после чего @1С:Управление торговлей открывает форму $Помощник регистрации нового контрагента. В текущей форме необходимо выбрать $Компания и выбрать один из пунктов: $Юр.лицо, $Юр.лицо, за пределами РФ, $Инд.предприниматель(ПБОЮЛ), $Обособленное подразделение; и заполнить обязательные реквизиты $Сокр.юр.наименование, $E-mail, также можно заполнить необязательные поля такие как  $ИНН, $Код по ОКПО, $Телефон, поставить галочку при надобности создания контактного лица для контрагента $Указать данные контактного лица(будет создано контактное лицо), если галочка активирована, необходимо дополнительно заполнить обязательные поля $Фамилия и  $Имя,реквизиты $Отчество, $Телефон, $E-mail, $Моб.тел заполнить по надобности.

После заполнения всех необходимых реквизитов !Пользователь 1С нажимает на кнопку $Далее  и в зависимости выбранных ранее параметров заполняет предлагаемые необязательные реквизиты.Также создать контрагента возможно из формы выбора контрагента, достаточно нажать на кнопку $Создать. Затем для записи справочника необходимо нажать на кнопку $Записать или $Записать и закрыть.

2

Создание контрагента с типом “Частное лицо”

Для создания контрагента !Пользователь 1С переходит в раздел $НСИ и администрирование в меню $НСИ выбирает справочник #Контрагенты. !Пользователь 1С нажимает на кнопку $Создать  после чего @1С:Управление торговлей открывает форму $Помощник регистрации нового контрагента. В текущей форме необходимо выбрать $Частное лицо и заполнить обязательные поля $Фамилия, $Имя и $E-mail а также необязательные  $Отчество, $Телефон, $ИНН. Также присутствует галочка $Указать документ удостоверяющий личность после нажатия которой необходимо будет обязательно заполнить реквизит $Вид документа из списка, и реквизиты $Серия, $Номер, $Дата выдачи, $Срок действия, $Кем выдан, $Код подразделения заполнить по желанию.

После заполнения всех необходимых реквизитов !Пользователь 1С нажимает на кнопку $Далее  и в зависимости выбранных ранее параметров заполняет предлагаемые необязательные реквизиты.Также создать контрагента возможно из формы выбора контрагента, достаточно нажать на кнопку $Создать. Затем для записи справочника необходимо нажать на кнопку $Записать или $Записать и закрыть.

2.4. Отражение операции закупки

Критерии успешности: Пользователю 1С доступно создание и редактирования карточки документа закупки.

Шаг

Действие

1

Отражение операции закупки

!Менеджер по закупкам 1С переходит в раздел программы $Закупки, где в меню $Закупки расположена кнопка $Документы закупки (все).

После нажатия кнопки $Документы закупки (все) система @1С:Управление торговлей открывает форму списка документа #Документы закупки, в котором хранится информация о закупках предприятия. !Менеджер по закупкам 1С нажимает кнопку $Создать выбирает пункт $Приобретение товаров и услуг и подпункт $Закупка у поставщика. При создании документа @1С:Управление торговлей открывает форму, содержащую вкладки $Основное, $Товары, $Дополнительно. На вкладке $Основное расположены реквизиты $Номер, $Дата, $Хоз.Операция, $Поставщик, $Комментарий а также ссылка на оплату по текущему документу #Приобретение товаров и услуг. На вкладке $Товары расположена табличная часть $Товары.

Поле

Тип данных

Описание

Номенклатура

Справочник.Номенклатура

Обязательное. Выбор номенклатуры из списка.

Количество

Число

Обязательное. Количество номенклатуры.

Ед.Изм.

Справочник.УпаковкиЕдиницыИзмерения

Необязательное. Автоматически заполняется при изменении поля номенклатуры.

Вид цены

Справочник.ВидыЦенПоставщиков

Необязательное.

Цена

ОпределяемыйТип.ДенежнаяСуммаНеотрицательная

Обязательное. Цена номенклатуры.

Сумма

ОпределяемыйТип.ДенежнаяСуммаНеотрицательная

Обязательное. Автоматически заполняется при заполнении количества и цены

На вкладке $Дополнительно расположены дополнительные реквизиты, среди которых есть $Менеджер и $Тип закупки, при условии, что в системе зарегистрированного более одного пользователя $Менеджер заполняется автоматически. Заполнение данного реквизита поможет в будущем осуществить отбор по менеджеру. Также для определения типа документа был введен реквизит $Тип закупки, существующий для определения типа закупки.

2

Заполнение данными документ закупки

Для проведения документа #Приобретение товаров и услуг необходимо заполнить все обязательные поля.

!Менеджер по закупкам 1С выбирает тип реквизита $Хоз. операция, заполняет поле $Дата, поле $Номер заполняется автоматически, также необходимо заполнить реквизит $Поставщик из справочника #Контрагенты.

Также, если выбран тип Хоз. операции “Закупка через подотчетное лицо” тогда необходимо заполнить дополнительно реквизит $Подотчетное лицо из справочника #Физические лица.

После заполнения реквизитов на вкладке $Основное, !Менеджер по закупкам 1С переходит на вкладку $Товары. Для добавления товара необходимо нажать на кнопку $Добавить, после в таблицу добавится пустая запись. Созданную строку !Менеджер по закупкам 1С заполняет реквизит $Номенклатура из справочника #Номенклатура, $Характеристика из справочника #Характеристика номенклатуры. Для создания характеристики необходимо в списке характеристик нажать на кнопку $Создать. После нажатия  @1С:Управление торговлей откроет форму помощника регистрации новой характеристики, в нем необходимо заполнить реквизиты $Тип катриджа и $Год, после чего необходимо нажать на кнопку автозаполнения  напротив реквизита $Рабочее наименование для автоматического заполнения наименования по шаблону. После чего необходимо нажать на кнопку $Создать после чего можно выбрать текущую характеристику непосредственно под ранее выбранную номенклатуру. $Количество - количество приобретаемого товара, $Цена - цена номенклатуры за единицу. В случае, если $Цена, должна иметь значение 0(ноль) необходимо ставить 0,01 коп.

Поля $Ед.изм, $Сумма, заполняются автоматически после заполнения обязательных реквизитов. Также на вкладке $Дополнительно необходимо заполнить обязательный реквизит $Тип закупки и не обязательный $Менеджер. Остальные реквизиты заполнить по мере необходимости.  После заполнения всеми необходимыми реквизитами !Менеджер по закупкам 1С нажимает на кнопку $Записать и закрыть.

Для проведения инвентаризации с помощью документа закупки, необходимо выбрать в реквизите $Тип закупки - Инвентаризация.

После проведения документ делает движения по регистрам товарных остатков, себестоимости, и расчета с поставщиками.

3

Подбор товаров

Для использования функционала подбором товаров, необходимо на вкладке $Товары нажать на кнопку $Заполнить и выбрать пункт подменю $Подобрать товары после чего систему @1С:Управление торговлей откроет форму $Подбор товаров для текущего документа. Для отображения всей номенклатуры !Менеджер по закупкам 1С ставит значение реквизита $Виды и свойства - Ложь. После чего отобразится ранее создана номенклатура, для поиска необходимой номенклатуры достаточно в поле поиска ввести ключевое значение из наименования и выбрать необходимую номенклатуру двойным кликом, для дальнейшего выбора характеристики. После открытия номенклатуры в расширении характеристики можно увидеть сколько номенклатуры по данной характеристике $В наличии и сколько $Доступно, для добавления в корзину необходимо произвести двойной клик по необходимой характеристике. Далее необходимо открыть корзину, для этого необходимо нажать на ссылку внизу формы, например вот на такую:

. Откроется дополнительная табличная часть в которой будут находится ранее выбранная нами номенклатура. Далее необходимо выбрать реквизиты, которые перенесутся в табличную часть $Товары. Заполнить реквизиты   $Количество и $Цена. После наполнения корзины товарами необходимо нажать на кнопку $Перенести в документ после чего все товары из корзины перенесутся  табличную часть $Товары.

2.5. Анализ себестоимости, закупки по менеджерам

Критерии успешности: Пользователь с 100% вероятностью может формировать все доступные ему отчеты по остаткам.

Шаг

Действие

1

Формирование отчета

Для анализа себестоимости товаров используется отчет #Себестоимость товаров организаций. Для открытия отчета !Менеджер по продажам 1С переходит в раздел $Финансовый результат и контроллинг, нажимает на кнопку $Отчеты по финансовому результату после чего @1С:Управление торговлей открывает форму $Панель отчетов. В меню $Себестоимость запасов находится отчет #Себестоимость товаров организаций. После открытия отчета !Менеджер по продажам 1С заполняет $Период и нажимает $Сформировать.

2

Настройка отчета

Для просмотра отчета #Себестоимость товаров организаций в разрезе менеджеров необходимо открыть $Настройки, перейти на вкладку $Структура, выбирать $Расширенный вид. !Менеджер по продажам 1С нажимает на кнопку $Добавить где выбирает реквизит документа #Менеджер и перетаскивает его так, как на скриншоте.

После настройки !Менеджер по продажам 1С нажимает на кнопку $Закрыть и сформировать после чего формируется отчет #Себестоимость товаров организаций структурированный по реквизиту #Менеджер.   

Также отчет можно отправить по E-mail, сохранить в файл или распечатать используя следующие иконки

Вариант настройки отчета можно сохранить нажав на  иконку , выбрав пункт $Сохранить вариант отчета…, и выбрать подходящий для себя вариант после нажав на кнопку $Сохранить. Для того, чтобы в будущем можно было использовать уже сохраненный вид отчета.

2.6. Анализ остатков на складах

Критерии успешности: Пользователь с 100% вероятностью может формировать все доступные ему отчеты по складам.

Шаг

Действие

1

Анализ остатков на складах

Для просмотра остатков на складе !Менеджер по продажам 1С переходит в раздел $Склад  и Доставка, нажимает на кнопку $Отчеты по складу, после чего @1С:Управление торговлей открывает форму $Отчеты по складу. В меню $Анализ запасов находится отчет #Остатки и доступность товаров. После открытия @1С:Управление торговлей отчета !Менеджер по продажам 1С  при необходимости заполняет поле $Артикул и нажимает на кнопку $Сформировать.

 

2.7. Создание и настройка видов цен

Критерии успешности: Пользователь 1С в 100% случаев может формировать прайс лист и изменять виды цен.

Шаг

Действие

1

Создание видов цен

Для создания записи в справочнике #Виды цен !Пользователь 1С переходит в раздел &CRM и маркетинг и нажимает на кнопку &Настройки и справочники после открытия @1С:Управление торговлей формы &Настройка и справочники по CRM и маркетингу !Пользователь 1С выбирает пункт &Виды цен. В открывшийся форме !Пользователь 1С создает новую запись нажав на кнопку &Создать после чего @1С:Управление торговлей откроет форму создания элемента справочника #Виды цен. Необходимо создать вид цены для закупки. !Пользователь 1С заполняет обязательно поле &Наименование соответствующим названием, например “Закупочные” виды цен. После окончания редактирования реквизита &Наименование, поле &Идентификатор для формул заполняется автоматически. Остальные реквизиты заполняем по мере надобности.

2

Настройка видов цен

Для полной настройки необходимо включить полную функциональность, для этого !Пользователь 1С нажимает на кнопку &Использовать полные возможности. &Способ задания цены выбрать Произвольный запрос к данным ИБ, а реквизит &Схема компоновки данных Себестоимость без дополнительных расходов.

Также можно создать вид цены с наценкой на другой вид цены, для этого необходимо для реквизита &Способ задания цены выбрать Наценка на другой вид цен  и в поле  &Базовый вид цены выбрать вид цены, на который и будет производится наценка, а в поле  &Наценка выбрать процент наценки на выбранный ранее вид цены.  Для сохранения вида цены необходимо нажать на кнопку &Записать или &Записать и закрыть.

2.8. Заполнение прайс листа

Критерии успешности: Пользователь 1С может самостоятельно редактировать цены в разрезе существующих видов цен. В 100% при выводе прайса на печать в нем будут указаны уже актуальные цену с учетом внесенных изменений.

Шаг

Действие

1

Заполнение видов цен

!Пользователь 1С переходит в раздел &CRM и маркетинг и в меню Цены и скидки нажимает на кнопку &Цены(прайс-лист). Далее !Пользователь 1С нажимает на кнопку &Сформировать… после чего @1С:Управление торговлей откроет форму &Настройка параметров прайс-листа. !Пользователь 1С выбирает дату  в реквизите &Прайс-лист на, автоматически заполняется текущая дата. При надобности можно сделать сортировку по номенклатуре во вкладке &Отбор номенклатуры. Далее !Пользователь 1С переходит на вкладку &Колонки прайс-листа и выбирает из табличной части строки ранее созданы видов цен, и нажимает на кнопку &ОК.

@1С:Управление торговлей формирует список номенклатуры ценовыми областями. В каждой строке номенклатуры в зависимости от ранее выбранного &Способа задания цены заполняется реквизит &Цена. При сохранение цен, происходит создание документа  #Установка цен, для сохранения, !Пользователь 1С нажимает на кнопку &Применить измененные цены после чего система @1С:Управление торговлей открывает форму, в которой нужно выбрать пункт &Записать и провести, также !Пользователь 1С  может оставить свой комментарий и нажать кнопку &Установить.

2.9. Резервирования товаров

Критерии успешности: При проведении документа заказ покупателя каждая позиция табличной части будет зарезервирована под соответствующего покупателя. В 100% случаев другому покупателю нельзя будет продать уже зарезервированный товар.

Шаг

Действие

1

Отражение операции резервирования

!Менеджер по продажам 1С переходит в раздел программы $Продажи, где в меню $Оптовые продажи расположена кнопка $Заказы клиентов. После нажатия кнопки $Заказы клиентов система @1С:Управление торговлей открывает форму списка документа #Заказы клиентов, в котором хранится информация о заказах. !Менеджер по продажам 1С нажимает кнопку $Создать после чего @1С:Управление торговлей открывает форму документа #Заказ клиента, содержащую вкладки $Основное, $Товары, $Дополнительно. !Менеджер по продажам 1С  выбирает $Статус документа “В резерве” и заполняет реквизит $Клиент данными из справочника #Контрагенты. Далее на вкладке $Товары  Менеджер по продажам 1С заполняет товары, выбрав номенклатуру из справочника  #Номенклатура, заполнив обязательные реквизиты $Количество и $Цена, после заполнения цены и количества производится автоматическое заполнение реквизита $Сумма. Также заполнение реквизитов возможно с помощью функции $Подбор товаров, которая более детально описана в разделе “2.4 Отражение операции закупки”.  На вкладке $Дополнительно расположены дополнительные реквизиты, среди которых есть ключевой реквизит $Менеджер, при условии, что в системе зарегистрированного более одного пользователя данный реквизит заполняется автоматически. Заполнение данного реквизита поможет в будущем осуществить отбор по менеджеру. Остальные реквизиты заполнить по мере необходимости. После заполнения нажать $Провести и закрыть.

2

Создание документа реализации на основании

Для создания документа #Реализация товаров и услуг на основании документа #Заказ клиента необходимо выбрать $Статус документа “К отгрузке”, после чего необходимо записать документ нажав на кнопку  далее необходимо нажать на кнопку  и выбрать $Реализация товаров и услуг. После чего система @1С:Управление торговлей открывает форму документа #Реализация товаров и услуг с уже заполненными реквизитами, которые переносятся с документа #Заказ клиента.

2.10. Отражение операции продажи

Критерии успешности: В 100% случаев менеджер может отразить продажу покупателю в системе 1С Управление торговлей.

Шаг

Действие

1

Отражение операции продажи

!Менеджер по продажам 1С переходит в раздел программы $Продажи, где в меню $Оптовые продажи расположена кнопка $Документы продажи (все). После нажатия кнопки $Документы продажи (все) система @1С:Управление торговлей открывает форму списка документа #Документы продажи, в котором хранится информация о закупках предприятия. !Менеджер по продажам 1С нажимает кнопку $Создать выбирает пункт $Реализация товаров и услуг после чего @1С:Управление торговлей открывает форму документа #Реализация товаров и услуг, содержащую вкладки $Основное, $Товары, $Дополнительно. !Менеджер по продажам 1С заполняет реквизит $Клиент данными из справочника #Контрагенты.

Далее на вкладке $Товары  Менеджер по продажам 1С заполняет товары, выбрав номенклатуру из справочника  #Номенклатура, заполнив обязательные реквизиты $Количество и $Цена, после заполнения цены и количества производится автоматическое заполнение реквизита $Сумма. Также заполнение реквизитов возможно с помощью функции $Подбор товаров, которая более детально описана в разделе “2.4 Отражение операции закупки”.  

На вкладке $Дополнительно расположены дополнительные реквизиты, среди которых есть обязательный реквизит $Тип продажи, и не обязательный  $Менеджер, при условии, что в системе зарегистрированного более одного пользователя данный реквизит заполняется автоматически. Заполнение данного реквизита поможет в будущем осуществить отбор по менеджеру. Остальные реквизиты заполнить по мере необходимости. После заполнения нажать $Провести и закрыть.

Комментарии для сайта Cackle

Сценарии EFSOL - это библиотека сценариев выполнения бизнес-процессов из различных прикладных областей, составленных в рамках реальных проектов по автоматизации на базе платформы 1С. Представленные кейсы внедрены в работу и используются в реальной практике клиентов компании EFSOL.

Описание сценариев составлено по методу EFSOL, ключевыми особенностями данного формата является простота изложения, высокая структурированность и ориентированность на бизнес-результат. Сценарии EFSOL моделируют взаимодействие между субъектами и объектами процессов и описывают модель данных и роли. Представленные сценарии многофункциональны, они одинаково применимы как для проектирования систем и процессов для их последующей автоматизации, так и для разработки регламентов и рабочих инструкций.

Публикация данных материалов, преследует главную цель: создать условия для обмена экспертизой и лучшими практиками автоматизации прикладных решений на базе платформы 1С, основываясь на принципах открытости и желании делится знаниями и опытом.

Искренне надеемся, что представленная информация будет полезна и поможет сделать вашу работу или работу ваших клиентов эффективнее!

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!

условиями