Автоматизация процессов закупки и продажи на основании типовой конфигурации
1. Архитектура
1.1. Роли
Наименование | Описание |
!Менеджер по закупкам 1С | Пользователь 1С - закупает товар |
!Менеджер по продажам 1С | Пользователь 1С - продает товар |
!Администратор 1С | Администратор 1С |
1.2. Сущности ИТ-системы
ИТ-система | Сущности |
@1С:Управление торговлей | #Учетная запись пользователя #Закупки #Продажи #Номенклатура #Контрагенты #Виды номенклатуры #Единицы измерения #Документы закупки #Приобретение товаров и услуг #Себестоимость товаров организаций #Менеджер #Характеристика номенклатуры #Остатки и доступность товаров #Виды цен #Физические лица #Установка цен #Заказы клиентов #Документы продажи #Реализация товаров и услуг #Передача товаров между организации |
2. Сценарий работы пользователей
2.1. Авторизация пользователя
Критерии успешности: 100% ранее зарегистрированных пользователей идентифицированы и авторизованы в учетной системе при попытке входа.
Шаг | Действие |
1 | Авторизация пользователя 1С УТ 11.4 !Пользователь 1С запускает ярлык 1С на рабочем столе и в списке баз выбирает @1С:Управление торговлей. @1С:Управление торговлей открывает форму $”Авторизация пользователя” !Пользователь 1С выбирает логин и пароль из выпадающего списка, и нажимает на кнопку $“Войти”. @1С:Управление торговлей идентифицирует #Учетную запись пользователя, открывает доступ и соответствующий интерфейс или отображает ошибку авторизации. |
2.2. Создание номенклатуры
Критерии успешности: В 100% случаев создание новой номенклатуры не будет завершаться ошибкой и будут заполнены все обязательные реквизиты в карточке номенклатуры.
Новая номенклатура отображается в форме списка номенклатуры.
Шаг | Действие |
1 | Создание номенклатуры |
2.3. Создание контрагента
Критерии успешности:В 100% случаев создание нового контрагента не будет завершаться ошибкой и будут заполнены все обязательные реквизиты в карточке контрагента.
Новый контрагент отображается в форме списка контрагентов.
Шаг | Действие |
1 | Создание контрагента с типом “Компания” Для создания контрагента !Пользователь 1С переходит в раздел $НСИ и администрирование в меню $НСИ выбирает справочник #Контрагенты. !Пользователь 1С нажимает на кнопку $Создать после чего @1С:Управление торговлей открывает форму $Помощник регистрации нового контрагента. В текущей форме необходимо выбрать $Компания и выбрать один из пунктов: $Юр.лицо, $Юр.лицо, за пределами РФ, $Инд.предприниматель(ПБОЮЛ), $Обособленное подразделение; и заполнить обязательные реквизиты $Сокр.юр.наименование, $E-mail, также можно заполнить необязательные поля такие как $ИНН, $Код по ОКПО, $Телефон, поставить галочку при надобности создания контактного лица для контрагента $Указать данные контактного лица(будет создано контактное лицо), если галочка активирована, необходимо дополнительно заполнить обязательные поля $Фамилия и $Имя,реквизиты $Отчество, $Телефон, $E-mail, $Моб.тел заполнить по надобности. После заполнения всех необходимых реквизитов !Пользователь 1С нажимает на кнопку $Далее и в зависимости выбранных ранее параметров заполняет предлагаемые необязательные реквизиты.Также создать контрагента возможно из формы выбора контрагента, достаточно нажать на кнопку $Создать. Затем для записи справочника необходимо нажать на кнопку $Записать или $Записать и закрыть. |
2 | Создание контрагента с типом “Частное лицо” Для создания контрагента !Пользователь 1С переходит в раздел $НСИ и администрирование в меню $НСИ выбирает справочник #Контрагенты. !Пользователь 1С нажимает на кнопку $Создать после чего @1С:Управление торговлей открывает форму $Помощник регистрации нового контрагента. В текущей форме необходимо выбрать $Частное лицо и заполнить обязательные поля $Фамилия, $Имя и $E-mail а также необязательные $Отчество, $Телефон, $ИНН. Также присутствует галочка $Указать документ удостоверяющий личность после нажатия которой необходимо будет обязательно заполнить реквизит $Вид документа из списка, и реквизиты $Серия, $Номер, $Дата выдачи, $Срок действия, $Кем выдан, $Код подразделения заполнить по желанию. После заполнения всех необходимых реквизитов !Пользователь 1С нажимает на кнопку $Далее и в зависимости выбранных ранее параметров заполняет предлагаемые необязательные реквизиты.Также создать контрагента возможно из формы выбора контрагента, достаточно нажать на кнопку $Создать. Затем для записи справочника необходимо нажать на кнопку $Записать или $Записать и закрыть. |
2.4. Отражение операции закупки
Критерии успешности: Пользователю 1С доступно создание и редактирования карточки документа закупки.
2.5. Анализ себестоимости, закупки по менеджерам
Критерии успешности: Пользователь с 100% вероятностью может формировать все доступные ему отчеты по остаткам.
Шаг | Действие |
1 | Формирование отчета Для анализа себестоимости товаров используется отчет #Себестоимость товаров организаций. Для открытия отчета !Менеджер по продажам 1С переходит в раздел $Финансовый результат и контроллинг, нажимает на кнопку $Отчеты по финансовому результату после чего @1С:Управление торговлей открывает форму $Панель отчетов. В меню $Себестоимость запасов находится отчет #Себестоимость товаров организаций. После открытия отчета !Менеджер по продажам 1С заполняет $Период и нажимает $Сформировать. |
2 | Настройка отчета Для просмотра отчета #Себестоимость товаров организаций в разрезе менеджеров необходимо открыть $Настройки, перейти на вкладку $Структура, выбирать $Расширенный вид. !Менеджер по продажам 1С нажимает на кнопку $Добавить где выбирает реквизит документа #Менеджер и перетаскивает его так, как на скриншоте. После настройки !Менеджер по продажам 1С нажимает на кнопку $Закрыть и сформировать после чего формируется отчет #Себестоимость товаров организаций структурированный по реквизиту #Менеджер. Также отчет можно отправить по E-mail, сохранить в файл или распечатать используя следующие иконки Вариант настройки отчета можно сохранить нажав на иконку , выбрав пункт $Сохранить вариант отчета…, и выбрать подходящий для себя вариант после нажав на кнопку $Сохранить. Для того, чтобы в будущем можно было использовать уже сохраненный вид отчета. |
2.6. Анализ остатков на складах
Критерии успешности: Пользователь с 100% вероятностью может формировать все доступные ему отчеты по складам.
Шаг | Действие |
1 | Анализ остатков на складах Для просмотра остатков на складе !Менеджер по продажам 1С переходит в раздел $Склад и Доставка, нажимает на кнопку $Отчеты по складу, после чего @1С:Управление торговлей открывает форму $Отчеты по складу. В меню $Анализ запасов находится отчет #Остатки и доступность товаров. После открытия @1С:Управление торговлей отчета !Менеджер по продажам 1С при необходимости заполняет поле $Артикул и нажимает на кнопку $Сформировать.
|
2.7. Создание и настройка видов цен
Критерии успешности: Пользователь 1С в 100% случаев может формировать прайс лист и изменять виды цен.
Шаг | Действие |
1 | Создание видов цен Для создания записи в справочнике #Виды цен !Пользователь 1С переходит в раздел &CRM и маркетинг и нажимает на кнопку &Настройки и справочники после открытия @1С:Управление торговлей формы &Настройка и справочники по CRM и маркетингу !Пользователь 1С выбирает пункт &Виды цен. В открывшийся форме !Пользователь 1С создает новую запись нажав на кнопку &Создать после чего @1С:Управление торговлей откроет форму создания элемента справочника #Виды цен. Необходимо создать вид цены для закупки. !Пользователь 1С заполняет обязательно поле &Наименование соответствующим названием, например “Закупочные” виды цен. После окончания редактирования реквизита &Наименование, поле &Идентификатор для формул заполняется автоматически. Остальные реквизиты заполняем по мере надобности. |
2 | Настройка видов цен Для полной настройки необходимо включить полную функциональность, для этого !Пользователь 1С нажимает на кнопку &Использовать полные возможности. &Способ задания цены выбрать Произвольный запрос к данным ИБ, а реквизит &Схема компоновки данных Себестоимость без дополнительных расходов. Также можно создать вид цены с наценкой на другой вид цены, для этого необходимо для реквизита &Способ задания цены выбрать Наценка на другой вид цен и в поле &Базовый вид цены выбрать вид цены, на который и будет производится наценка, а в поле &Наценка выбрать процент наценки на выбранный ранее вид цены. Для сохранения вида цены необходимо нажать на кнопку &Записать или &Записать и закрыть. |
2.8. Заполнение прайс листа
Критерии успешности: Пользователь 1С может самостоятельно редактировать цены в разрезе существующих видов цен. В 100% при выводе прайса на печать в нем будут указаны уже актуальные цену с учетом внесенных изменений.
Шаг | Действие |
1 | Заполнение видов цен !Пользователь 1С переходит в раздел &CRM и маркетинг и в меню Цены и скидки нажимает на кнопку &Цены(прайс-лист). Далее !Пользователь 1С нажимает на кнопку &Сформировать… после чего @1С:Управление торговлей откроет форму &Настройка параметров прайс-листа. !Пользователь 1С выбирает дату в реквизите &Прайс-лист на, автоматически заполняется текущая дата. При надобности можно сделать сортировку по номенклатуре во вкладке &Отбор номенклатуры. Далее !Пользователь 1С переходит на вкладку &Колонки прайс-листа и выбирает из табличной части строки ранее созданы видов цен, и нажимает на кнопку &ОК. @1С:Управление торговлей формирует список номенклатуры ценовыми областями. В каждой строке номенклатуры в зависимости от ранее выбранного &Способа задания цены заполняется реквизит &Цена. При сохранение цен, происходит создание документа #Установка цен, для сохранения, !Пользователь 1С нажимает на кнопку &Применить измененные цены после чего система @1С:Управление торговлей открывает форму, в которой нужно выбрать пункт &Записать и провести, также !Пользователь 1С может оставить свой комментарий и нажать кнопку &Установить. |
2.9. Резервирования товаров
Критерии успешности: При проведении документа заказ покупателя каждая позиция табличной части будет зарезервирована под соответствующего покупателя. В 100% случаев другому покупателю нельзя будет продать уже зарезервированный товар.
Шаг | Действие |
1 | Отражение операции резервирования !Менеджер по продажам 1С переходит в раздел программы $Продажи, где в меню $Оптовые продажи расположена кнопка $Заказы клиентов. После нажатия кнопки $Заказы клиентов система @1С:Управление торговлей открывает форму списка документа #Заказы клиентов, в котором хранится информация о заказах. !Менеджер по продажам 1С нажимает кнопку $Создать после чего @1С:Управление торговлей открывает форму документа #Заказ клиента, содержащую вкладки $Основное, $Товары, $Дополнительно. !Менеджер по продажам 1С выбирает $Статус документа “В резерве” и заполняет реквизит $Клиент данными из справочника #Контрагенты. Далее на вкладке $Товары Менеджер по продажам 1С заполняет товары, выбрав номенклатуру из справочника #Номенклатура, заполнив обязательные реквизиты $Количество и $Цена, после заполнения цены и количества производится автоматическое заполнение реквизита $Сумма. Также заполнение реквизитов возможно с помощью функции $Подбор товаров, которая более детально описана в разделе “2.4 Отражение операции закупки”. На вкладке $Дополнительно расположены дополнительные реквизиты, среди которых есть ключевой реквизит $Менеджер, при условии, что в системе зарегистрированного более одного пользователя данный реквизит заполняется автоматически. Заполнение данного реквизита поможет в будущем осуществить отбор по менеджеру. Остальные реквизиты заполнить по мере необходимости. После заполнения нажать $Провести и закрыть. |
2 | Создание документа реализации на основании Для создания документа #Реализация товаров и услуг на основании документа #Заказ клиента необходимо выбрать $Статус документа “К отгрузке”, после чего необходимо записать документ нажав на кнопку далее необходимо нажать на кнопку и выбрать $Реализация товаров и услуг. После чего система @1С:Управление торговлей открывает форму документа #Реализация товаров и услуг с уже заполненными реквизитами, которые переносятся с документа #Заказ клиента. |
2.10. Отражение операции продажи
Критерии успешности: В 100% случаев менеджер может отразить продажу покупателю в системе 1С Управление торговлей.
Шаг | Действие |
1 | Отражение операции продажи !Менеджер по продажам 1С переходит в раздел программы $Продажи, где в меню $Оптовые продажи расположена кнопка $Документы продажи (все). После нажатия кнопки $Документы продажи (все) система @1С:Управление торговлей открывает форму списка документа #Документы продажи, в котором хранится информация о закупках предприятия. !Менеджер по продажам 1С нажимает кнопку $Создать выбирает пункт $Реализация товаров и услуг после чего @1С:Управление торговлей открывает форму документа #Реализация товаров и услуг, содержащую вкладки $Основное, $Товары, $Дополнительно. !Менеджер по продажам 1С заполняет реквизит $Клиент данными из справочника #Контрагенты. Далее на вкладке $Товары Менеджер по продажам 1С заполняет товары, выбрав номенклатуру из справочника #Номенклатура, заполнив обязательные реквизиты $Количество и $Цена, после заполнения цены и количества производится автоматическое заполнение реквизита $Сумма. Также заполнение реквизитов возможно с помощью функции $Подбор товаров, которая более детально описана в разделе “2.4 Отражение операции закупки”. На вкладке $Дополнительно расположены дополнительные реквизиты, среди которых есть обязательный реквизит $Тип продажи, и не обязательный $Менеджер, при условии, что в системе зарегистрированного более одного пользователя данный реквизит заполняется автоматически. Заполнение данного реквизита поможет в будущем осуществить отбор по менеджеру. Остальные реквизиты заполнить по мере необходимости. После заполнения нажать $Провести и закрыть. |