Обратный звонок RedConnect

Автоматизация формирования бюджета в металлообрабатывающей компании

1. Архитектура

1.1.Роли

Наименование

Описание

!Акционер

Акционер компании - Заказчика

!Финансовый директор

Пользователь 1С – финансовый директор

!Руководитель подразделения

Группа пользователей 1С – руководители подразделения

!Специалист отдела контроллинга

Группа пользователей 1С – сотрудники отдела контроллинга

!Финансовый директор

Пользователь 1С – финансовый директор

!Руководитель подразделения

Группа пользователей 1С – руководители подразделения

1.2.ИТ-системы и сущности

ИТ-системы 

Сущности 

@1C:ERP 

#Экземпляр бюджета – документ для ввода плановых значений по выбранному Виду бюджета за определенный период в разрезе сценария. 

#Оборотная ведомость по статьям бюджетов – отчет предназначен для план-фактного анализа по Статьям бюджетов и их аналитикам.

@Почтовый клиент

Почтовая программа

@Эксель

Программа для работы с электронными таблицами

2. Формирование модели группы

2.1.Создание и наполнение данными модели группы

Критерии успешности: С использованием 1С:ERP создано 100% затратных бюджетов до 15 октября.  

Шаг

Действие

2.1.1

Отправка запросов на формирование затратных бюджетов

!Финансовый директор

  • Для создания нового #Экземпляра бюджета за определенный период для каждого #Подразделения, выбирает функциональный блок $Бюджетирование и планирование, открывает гиперссылку $Экземпляры бюджетов, нажимает кнопку $Создать и заполняет поля "Вид бюджета" – БДДС_ТФД и "Ответственный"

!Руководитель подразделения

  • Нажимает кнопку $Записать
  • Отправляет запросы на формирование затратных бюджетов !Руководителям подразделений, используя @Почтовый клиент

2.1.2

Формирование затратного бюджета с детализацией до мероприятий

!Руководитель подразделения

  • Для формирования #Экземпляра бюджета за определенный период, выбирает функциональный блок $Бюджетирование и планирование, открывает гиперссылку $Экземпляры бюджетов
  • Открывает необходимый #Экземпляр бюджета и переходит на вкладку Бюджет
  • Заполняет колонку План данными по доступными аналитикам помесячно
  • Устанавливает Статус "На утверждении" и нажимает кнопку $Провести и закрыть

2.2.Согласование и корректировка модели группы

Критерии успешности: С использованием 1С:ERP согласовано 100% затратных бюджетов до 1 декабря.  

2.2.1

Отправка затратного бюджета на согласование

!Руководитель подразделения

  • Отправляет письмо о готовности #Экземпляра бюджета !Финансовому директору, используя @Почтовый клиент

2.2.2

Формирование модели группы. 0-ая сборка

!Финансовый директор

  • Выбирает функциональный блок $Бюджетирование и планирование, открывает гиперссылку $Экземпляры бюджетов
  • Устанавливает отбор по Периоду, Виду бюджета, и Статусу "В подготовке"
  • Если в списке нет документов подходящих под критерии отбора, то проводит сводный анализ #Экземпляров бюджета с помощью отчета #Оборотная ведомость по статьям бюджетов, за определенный период, выбирает функциональный блок $Бюджетирование и планирование, переходит по гиперссылке $Отчеты по бюджетированию и планированию, открывает гиперссылку $Бюджетирование Б1.1 и нажимает кнопку $Сформировать
  • Выгружает данные отчета  в @Эксель, нажимает кнопку $Еще, выбирает пункт $Сохранить... В открывшимся окне выбирает тип файла Лист Excel(*.xls)и называет его Модель группы.

2.2.3

Отправка модели группы на согласование акционерам


!Финансовый директор

  • Отправляет Модель группы на согласование !Акционерам, используя @Почтовый клиент

2.2.4

Анализ модели группы, установка цели по затратам группы


!Акционер

  • Анализирует присланную Модель группы
  • Устанавливает цель по общей сумме затрат для группы в Модели группы

2.2.5

Отправка модели группы на доработку


!Акционер

Используя @Почтовый клиент отправляет Модель группы на доработку !Финансовому директору

2.2.6

Анализ модели группы, поиск путей достижения цели по затратам группы


!Финансовый директор

Анализирует Модель группы, ищет пути достижения цели по общей сумме затрат группы

2.2.7

Отправка запросов на уточнение затратных бюджетов


!Финансовый директор

  • Используя @Почтовый клиент отправляет запросы !Руководителям подразделений на уточнение данных #Экземпляра бюджета
  • Ставит Статус документа #Экземпляра бюджета "В подготовке"

2.2.8

Корректировка затратного бюджета

!Руководитель подразделения

  • Вносит корректировки в #Экземпляр Бюджета своего подразделения
  • На вкладке $Основное устанавливает статус "На утверждении"
  • Нажимает кнопку "Провести и закрыть"

2.2.9

Формирование модели группы. n-ая сборка


!Финансовый директор

Для построения Модели группы на основании сводного анализа #Экземпляров бюджета выбирает отчет #Оборотная ведомость по статьям бюджетов, за определенный период, выбирает функциональный блок $Бюджетирование и планирование, переходит по гиперссылке $Отчеты по бюджетированию и планированию, открывает гиперссылку $Бюджетирование Б1.1 и нажимает кнопку $Сформировать

  • Для Выгрузки данных отчета  в @Эксель, нажимает кнопку $Еще, выбирает пункт $Сохранить... В открывшимся окне выбирает выбирает тип файла Лист Excel(*.xls)и называет его Модель группы.

2.2.10

Отправка модели группы на согласование акционерам

!Финансовый директор

Отправляет Модель группы на согласование !Акционерам, используя @Почтовый клиент

2.2.11

Анализ модели группы

!Акционер

  • Проверяет Модель группы на соответствие целям по общей сумме затрат группы

2.2.12

Отправка подтверждения о согласовании модели группы

!Акционер

Отправляет письмо с текстом "Согласовано" !Финансовому директору, используя @Почтовый клиент

2.3.Утверждение модели группы

Критерии успешности: В 1С:ERP утверждено 100% затратных бюджетов до 10 декабря.  

2.3.1

Фиксация модели группы

!Финансовый директор

  • В @1С:ERP выбирает функциональный блок $Бюджетирование и планирование, открывает гиперссылку $Экземпляры бюджетов
  • Находит необходимый #Экземпляр бюджета, открывает его двойным щелчком мыши
  • В открывшемся документе, меняет статус на "Утвержден" и нажимает кнопку $Провести и закрыть

Сценарии EFSOL - это библиотека сценариев выполнения бизнес-процессов из различных прикладных областей, составленных в рамках реальных проектов по автоматизации на базе платформы 1С. Представленные кейсы внедрены в работу и используются в реальной практике клиентов компании EFSOL.

Описание сценариев составлено по методу EFSOL, ключевыми особенностями данного формата является простота изложения, высокая структурированность и ориентированность на бизнес-результат. Сценарии EFSOL моделируют взаимодействие между субъектами и объектами процессов и описывают модель данных и роли. Представленные сценарии многофункциональны, они одинаково применимы как для проектирования систем и процессов для их последующей автоматизации, так и для разработки регламентов и рабочих инструкций.

Публикация данных материалов, преследует главную цель: создать условия для обмена экспертизой и лучшими практиками автоматизации прикладных решений на базе платформы 1С, основываясь на принципах открытости и желании делится знаниями и опытом.

Искренне надеемся, что представленная информация будет полезна и поможет сделать вашу работу или работу ваших клиентов эффективнее!