Автоматизация мониторинга взаиморасчетов и отгрузок клиентам

Термины

СУУ - система управленческого учета

Бланк проекта или Проект - документ в системе управленческого учета. Представляет собой единицу финансового учета, содержит сведения о доходной и расходной части по проекту производства продукции сторонними производителями и/или по проекту предоставления услуг собственного подразделения “Производство”.

Заказ клиента - документ в системе управленческого учета. Представляет собой единицу финансового учета относительно взаимоотношений с клиентом: по заказу клиента рассчитываются в СУУ взаиморасчеты с клиентом. Заказ клиента содержит в себе продукцию и услуги из одного или нескольких проектов.

1. Архитектура

1.1. Роли

Наименование

Описание

!СотрудникКО

Менеджер или исполнитель клиентского отдела. Менеджер, работающий с клиентом по данному #БланкуПроекта.

!Пользователь

Любой пользователь @СУУ

!Администратор

Пользователь @СУУ, обладающий неограниченными правами

1.2. ИТ-системы и сущности

ИТ-системы

Краткое описание

@СУУ

1С:Управление торговлей ред.11.4.2.109

2. Выставление счетов на оплату и мониторинг взаиморасчетов с клиентами

2.1. Этапы оплаты клиентом и создание счетов на оплату

Критерии эффективности: по каждому Заказу клиента автоматически в системе каждые 3 часа рассчитываются этапы оплаты клиента, которые отражают суть хозяйственных операций, произведенных для клиента нашей организацией: в системе оформлен “Заказ клиента” или оформлена отгрузка по Заказу клиента. На каждый обязательный этап оплаты СотрудникКО выставляет Счет на оплату клиенту (либо на несколько обязательных этапов оплаты).

Шаг

Действие

1

Определение вариантов оплаты клиента

В @СУУ определены следующие варианты оплаты клиента:

- обязательные (Предоплата (до отгрузки) и Кредит (после отгрузки)) - соответственно это оплата от клиента, которая должна произойти обязательно перед первой отгрузки клиенту (Предоплата (до отгрузки) или после каждой отгрузки клиенту (Кредит (после отгрузки));

- плановые (Кредит план. (после отгрузки) - оплата запланирована, но в системе еще не зафиксировано документов, достаточных для того, чтобы перевести его в обязательную оплату, а именно, не оформлены документы отгрузки клиенту - “Реализация товаров и услуг” и/или “Акт выполненных работ” на основании данного заказа клиента).

Плановый вариант оплаты “Кредит план. (после отгрузки)” переходит в обязательный вариант оплаты “Кредит (после отгрузки)” по мере оформления в системе документов “Реализация товаров и услуг” и/или “Акт выполненных работ” на основании данного Заказа клиента.

Обязательный вариант оплаты Предоплата (до отгрузки) определяется по заказу клиента сразу после проведения заказа клиента.

2

Создание счета на оплату клиенту

!СотрудникКО должен выставлять счета на оплату клиентам по обязательным платежам. Необходимость выставить счет по этапу оплаты “Предоплата (до отгрузки)” возникает сразу после проведения Заказа клиента.

!СотрудникКО открывает документ Заказ клиента и нажимает на кнопку $Ввести на основании - Счет на оплату.

@СУУ отображает форму ввода следующего (следующих) и существующих счетов на оплату, соответствующих рассчитанным для Заказ клиента этапам оплаты.

!СотрудникКО оценивает, сколько клиентом уже оплачено по заказу клиента, сколько осталось оплатить по каждому из этапов оплаты. !СотрудникКО проверяет перечень этапов оплаты из формы документа Заказ клиента, нажав на кнопку $К оплате.

!СотрудникКО принудительно может запустить процедуру расчета/пересчета этапов оплаты по заказу клиента, нажав на кнопку $Пересчитать этапы платежей.

@СУУ пересчитывает этапы оплаты (механизм пересчета см. тут). После пересчета @СУУ:

  • выдает сообщение “Этапы оплаты пересчитаны. Необходимо записать документ!”;
  • модифицирует форму документа Заказ клиента.

!СотрудникКО записывает Заказ клиента, нажав на кнопку $Записать.

Если этапы оплаты изменились, то @СУУ выдает сообщение “Этапы оплаты не изменились”.

После записи обновленных этапов оплаты, окно создания счетов на оплату будет выглядеть следующим образом (изменена сумма существующего планового этапа оплаты и добавлен новый обязательный этап оплаты).

!СотрудникКО выбирает галочками нужные этапы оплаты, на суммы которых необходимо выставить счета клиенту и  нажимает на кнопку $Создать и распечатать счет.

3

Пересчет этапов оплаты по заказу клиента

Пересчет этапов оплаты по Заказу клиента может быть произведен принудительно !Пользователем из формы документа Заказ клиента, а также выполняется @СУУ автоматически по регламентному заданию #ПересчетЭтаповОплатыКлиента (расписание срабатывания регламентного задания настраивается !Администратором. По умолчанию расписание настроено на каждые 3 часа).

Этапы оплаты и их даты зависят:

- от выбранного в Заказе клиента графика оплаты клиента (по умолчанию, система выставляет график Кредит план. (после отгрузки) - 100% без отсрочки):

https://www.figma.com/file/2yFjGYhWJrVs20NxJXwHec/%D0%AD%D0%A4%D0%9A%D0%9E-%D0%9C%D0%BE%D0%BD%D0%B8%D1%82%D0%BE%D1%80%D0%B8%D0%BD%D0%B3-%D0%B2%D0%B7%D0%B0%D0%B8%D0%BC%D0%BE%D1%80%D0%B0%D1%81%D1%87%D0%B5%D1%82%D0%BE%D0%B2?node-id=1%3A7

- от максимальной даты из дат всех проектов, включенных в Заказ клиента. От нее считается отсрочка платежа по предоплате.

Например, для данного заказа клиента максимальной датой включенных проектов является 25.06.19. Дана отсрочка для предоплаты - 6 календарных дней, следовательно, 01.07.19 будем ожидать от клиента оплату суммы предоплаты по заказу:

Дата планируемого платежа по постоплате (вариант оплаты “Кредит план. (после отгрузки)”) вычисляется как желаемая дата отгрузки по заказу клиента + отсрочка платежа по постоплате. Для данного примера: желаемая дата отгрузки = 25.07.19. Дана отсрочка для постоплаты - 6 календарных дней, следовательно, 31.07.19 будем планировать от клиента оплату суммы 929424 руб. Плановые оплаты являются не обязательными для клиента, т.к. ничем не обеспечены (отгрузку наша организация со своей стороны еще не осуществила).

Дата ожидаемого (обязательного) платежа постоплаты (вариант оплаты “Кредит (после отгрузки)”) будет динамически рассчитываться от дат закрытия рейсов по “Заданиям на перевозку”, которыми был фактически отгружен заказ клиента: например, 19.09.19 закрыли “Задание на перевозку” нескольких единиц продукции до клиента по данному заказу клиента. Очередной перерасчет этапов оплаты перевел часть планируемого платежа клиента в ожидаемый платеж:

Дата платежа по обязательному этапу постоплаты рассчитана, как дата окончания рейса по Заданию на перевозку + отсрочка платежа по постоплате (6 календарных дней) = 25.09.19.

2.2. Мониторинг взаиморасчетов и отгрузки клиенту пользователем системы

Критерии эффективности: каждый день ответственный СотрудникКО получает информацию по состоянию выполнения заказов “своих” клиентов: о состоянии взаиморасчетов с ними, о необходимости выставления очередного пакета документов на оплату, на отгрузку, а также на каждый день выявляет список проблемных заказов с просроченными оплатами клиента и/или с просроченными отгрузками клиенту - самостоятельно, формируя в системе отчеты по состоянию выполнения заказов клиентов.

Шаг

Действие

1

Формирование отчета “Состояние выполнения заказа клиента”

!СотрудникКО открывает документ Заказ клиента и нажимает на кнопку $Отчеты - Состояние выполнения заказа клиента.

@СУУ формирует отчет и выводит его пользователю:

В верхней таблице указано:

- распределение плановых и фактических оплат по проектам, входящим в заказ. Рассчитана сумма просроченных на сегодня (сегодня здесь = 19.09.19) платежей из тех платежей, что признаны обязательными (предоплата и постоплата после окончания отгрузки тиража).

- распределение плановых и фактических сумм по отгрузке тиража. Рассчитана сумма просроченных на сегодня отгрузок.

В следующей таблице указано:

- распределение оплат и отгрузок по датам (просроченность оплаты или отгрузки зависит в этой таблице от текущей даты и не зависит от обязательности платежа. Отчет, что представлен выше, сформирован 19.09.19. Отсутствие оплаты 31.07.19 по этапу “Кредит план. (после отгрузки)” увеличивает долг клиента);

- выставленные счета на оплату по датам (если они обязательны), признак отправки Приложения клиенту (если Приложение отправляет наша организация). Если эти документы обязательно формировать в системе по данному договору клиента, но они не сформированы на даты обязательных оплат от клиента, то в колонках “Счет” и “Прил-е” выводятся красным шрифтом знаки “?”, чтобы привлечь внимание сотрудников.

2

Формирование отчета “Общее состояние выполнения заказов клиентов”

!СотрудникКО открывает раздел $Спец. возможности - Общее состояние выполнения заказов клиентов.

@СУУ открывает форму отчета.

!СотрудникКО настраивает необходимые отборы/фильтры в параметрах отчета и нажимает на кнопку $Сформировать.

В этом отчете можно сформировать такие таблицы, как первая из отчета “Состояние выполнения заказа клиента”, но в целом по нашей организации, клиенту, ответственному сотруднику клиентского отдела.

Например, выше представлен такой отчет с отбором по сотруднику клиентского отдела Ивановой А.И.

В отчете выведено:

- распределение плановых и фактических оплат по проектам, входящим в заказ. Рассчитана сумма просроченных на сегодня платежей из тех платежей, что признаны обязательными (предоплата и постоплата после окончания отгрузки тиража).

- распределение плановых и фактических сумм по отгрузке тиража. Рассчитана сумма просроченных на сегодня отгрузок.

- показатели просуммированы по заказам клиентов, по клиентам, в целом по сотруднику КО.

2.3.Автоматический мониторинг взаиморасчетов и отгрузок клиенту

Критерии эффективности: каждый день система автоматически рассчитывает взаиморасчеты с клиентами по оформленным “Заказам клиента”. Для информирования ответственных СотрудниковКО о необходимости выставить очередной пакет документов на оплату и/или отгрузку по Заказу клиента, а также о превышении срока оплаты обязательного платежа клиентом или отгрузки клиенту, система создает задачи всем ответственным сотрудникам по заказу клиента (всем сотрудникамКО проектов, включенных в Заказ клиента).

Шаг

Действие

1

Постановка задачи о необходимости создать и отправить клиенту документы: счет на оплату и Приложение

@СУУ запускает регламентное задание #ВыставлениеДокументовНаОплатуКлиенту.

@СУУ выбирает все такие #ЗаказыКлиента, у которых Статус <> “Закрыт” и для каждого из них производит проверку: если по Заказ клиента.Договор.СчетОбязателен и Заказ клиента.Договор.ПриложениеОбязателен, то для очередного этапа оплаты, дата которого близка (осталось менее трех рабочих дней), ставится задача !СотрудникамКО по проектам, включенным в заказ клиента, следующего содержания.

!СотрудникКО из задачи формирует отчет “Состояние выполнения заказа клиента”, чтобы проверить, может быть кто-то из других исполнителей по данному заказу клиента уже выставил данные документы. При необходимости !СотрудникКО формирует необходимые документы.

После создания новых необходимых документов отчет о состоянии выполнения заказа будет выглядеть так: например, создан Счет на оплату и Приложение (см. колонку “Печать”).

Обратим внимание, что Счет на оплату и Приложение выводятся только по тем строкам отчета, в которых этап оплаты считается обязательным.

2

Постановка задачи об отсутствии ожидаемой оплаты от клиента

@СУУ запускает регламентное задание #ПроверкаДебеторскойЗадолженностиКлиентов.

@СУУ выбирает все такие #ЗаказыКлиента, у которых Статус <> “Закрыт” и для каждого из них производит проверку: если по очередному обязательному этапу оплаты прошла дата платежа, а задолженность клиента по этому этапу не погашена, то ставится задача !СотрудникамКО по проектам, включенным в заказ клиента, следующего содержания.

!СотрудникКО из задачи формирует отчет  “Состояние выполнения заказа клиента”, чтобы проверить факт отсутствия оплаты.

Из задачи !СотрудникКО проваливается в сам заказ клиента.

@СУУ отмечает задачу как выполненную (сотрудник ознакомился с сутью задачи и перешел к ее выполнению).

Задачу !СотрудникКО может также выполнить путем нажатия на кнопку $Выполнена.

3

Постановка задачи о задержке с отгрузкой продукции клиенту

@СУУ запускает регламентное задание #ПроверкаОтгрузкиКлиентам.

@СУУ выбирает все такие #ЗаказыКлиента, у которых Статус <> “Закрыт” и для каждого из них производит проверку: если по очередному этапу отгрузки клиенту прошла дата отгрузки, закрепленная в заказе клиента, а наша организация до сих пор не отгрузила продукцию по заказу, то ставится задача !СотрудникамКО по проектам, включенным в заказ клиента, следующего содержания.

Задача ставится в случае, если на следующий день после планирования отгрузки клиенту не произошло закрытия “Задания на перевозку”, в которое включен данный Заказ клиента.

!СотрудникКО из задачи формирует отчет  “Состояние выполнения заказа клиента”, чтобы проверить факт отсутствия закрытия перевозки.

Из задачи !СотрудникКО проваливается в сам заказ клиента.

@СУУ отмечает задачу как выполненную (сотрудник ознакомился с сутью задачи и перешел к ее выполнению).

4

Постановка задачи о необходимости создать и отправить клиенту документы на отгрузку

@СУУ запускает регламентное задание #ПроверкаВыдачиДокументовОтгрузкиКлиентам.

@СУУ выбирает все такие #ЗаказыКлиента, у которых Статус <> “Закрыт” и для каждого из них производит проверку: если по очередному этапу отгрузки клиенту прошла фактическая отгрузка (создан документ “Задание на перевозку” и он находится в статусе “Закрыто”), а на основании заказа клиента не создан документ “Реализация товаров и услуг”, который должен быть включен в привязанный документ “Транспортная накладная” к данному “Заданию на перевозку”, то ставится задача !СотрудникамКО по проектам, включенным в заказ клиента, следующего содержания.

Задача ставится в случае, если на следующий день после создания “Задания на перевозку” не проведен документ “Реализация товаров и услуг” или “Акт выполненных работ”.

!СотрудникКО из задачи формирует отчет  “Состояние выполнения заказа клиента”, чтобы проверить, может быть кто-то из других исполнителей по данному заказу клиента уже выставил данные документы.

Из задачи !СотрудникКО проваливается в сам заказ клиента.

@СУУ отмечает задачу как выполненную (сотрудник ознакомился с сутью задачи и перешел к ее выполнению).

Комментарии для сайта Cackle

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!

условиями