Обратный звонок RedConnect

Автоматизация бухгалтерского учета по методу Accrual Accounting для строительного холдинга

Термины

Accrual Accounting - учет по методу начисления (англ. Accrual Accounting). Метод бухгалтерского учета, который оценивает доходы и состояние компании, признавая экономические события независимо от того, когда фактически происходит поступление наличных по операции.

АРМ - автоматизированное рабочее место.

МСФО - международные стандарты финансовой отчетности.

1. Архитектура

1.1.  Роли

Наименование

Описание

!Администратор

Группа пользователей: Администраторы системы

!МенеджерПоДоговору

Группа пользователей: Менеджеры отдела закупок

!Финансист

Группа пользователей: Финансисты

!Бухгалтер

Группа пользователей: Бухгалтеры

1.2. ИТ-системы и сущности

ИТ-системы

Сущности

@1CДокументооборот

#ДоговорКонтрагента - справочник, предназначенный для согласования и хранения договоров, заключенных с контрагентами.

@1CУправлениеХолдингом

#Организация - справочник, предназначенный для хранения списка юридических лиц, входящих в состав предприятия (группы), а также хранения постоянных сведений о них.

#СтатьяЗатрат - справочник, предназначенный для хранения перечня статей затрат организации.

#ДоговорКонтрагента - справочник, предназначенный для хранения договоров, заключенных с контрагентами (покупателями и поставщиками).

#ГрафикНачислений - табличная часть договора, предназначенная для хранения информации о плановых затратах по договору в разрезе статей затрат и периодов.

#ВерсияКоммерческогоДоговора - документ, предназначенный для регистрации параметров договора.

#ОперацияМСФО - документ, предназначенный для ввода корреспонденции счетов МСФО.

#Трансляция - документ, предназначенный для отражения движений по настроенным правилам трансляции.

#ПриобретениеТоваровИуслуг - документ, отражающий операцию получения товаров или услуг от поставщика.

#Операция - документ, предназначенный для ввода корреспонденции счетов РСБУ.

#ФормированиеAccruals - обработка для автоматического формирования Accruals по данным графика начислений договора - Новый объект.

#ПорталСверкиAccruals - АРМ для дополнительной сверки и сопоставления данных по Accruals - Новый объект.

#ПланСчетовМСФО - список счетов, используемых в МСФО.

#ШаблоныТрансляции - справочник, позволяющий настроить правила трансляции данных при трансформационной и транзакционной моделях учета.

#ОсновныеШаблоныТрансляцииПланаСчетов - механизм, позволяющий установить признак актуальности для шаблона трансляции.

#УстановкаСоответствияСчетов - механизм, позволяющий установить соответствия между собой разных планов счетов.

1.3. Модель данных

Объекты системы

Атрибуты

#ДоговорКонтрагента

Список основных реквизитов справочника:

-Номер

-Дата

-Валюта взаиморасчетов

-Сумма договора

-ЦФО

-Проект

-График начислений

#ГрафикНачислений

Список реквизитов табличной части справочника:

-Дата

-Объект проекта

-Сумма начисления

-Ставка НДС

-Сумма НДС

-Сумма с НДС

-Статья затрат

-Формировать Accrual (Тип: Булево)

Если ФормироватьAccrual = Да, тогда

-Счет МСФОДт (Тип: ПланыСчетов.МСФО)

-Счет МСФОКт (Тип: ПланыСчетов.МСФО)

-Счет МСФОНДС (Тип: ПланыСчетов.МСФО)

#СтатьяЗатрат

Список основных реквизитов справочника:

-Наименование

-Группа статей

-Вид расхода

#ВерсияКоммерческогоДоговора

Список основных реквизитов документа:

-Номер

-Дата

-Валюта взаиморасчетов

-Сумма договора

-ЦФО

-Проект

-График начислений

-Договор контрагента

#ОперацияМСФО

Список основных реквизитов документа:

-Счет Дт

-Субконто1 Дт

-Субконто2 Дт

-Субконто3 Дт

-Счет Кт

-Субконто1 Кт

-Субконто2 Дт

-Субконто3 Дт

-Сумма

Новые реквизиты документа:

-ДоговорКонтрагента (Тип: СправочникСсылка.ДоговорыКонтрагентов)

-ЗакрывающийДокумент (Тип: ДокументСсылка.ПриобретениеТоваровИУслуг, ДокументСсылка.Операция)

-ПериодНачисления (Тип:Дата)

#Трансляция

Список основных реквизитов документа:

-Исходный документ

-Период трансляции

-Отражение в учете

-Вид операции

-Организация

-Направление трансляции

-Правило расчета

-Состав проводок

Доработка документа:

-Доработка алгоритма трансляции: добавление автоматического формирования сторно по данным договора и accrual при проведении закрывающих документов.

#ПриобретениеТоваровИуслуг

Список основных реквизитов документа:

-Дата

-Номер

-Организация

-Подразделение

-Контрагент

-Договор контрагента

-Статья затрат (счет 20, 26)

#Операция

Список основных реквизитов документа:

-Счет Дт

-Субконто1 Дт

-Субконто2 Дт

-Субконто3 Дт

-Счет Кт

-Субконто1 Кт

-Субконто2 Дт

-Субконто3 Дт

-Сумма

#ФормированиеAccruals

Список основных реквизитов обработки:

-Период

-Организация

-Контрагент

-Проект

-Объект проекта

-ЦФО

-Статья затрат

-Договор контрагента

-Сумма

#ПорталСверкиAccruals

Список основных реквизитов обработки:

-Организация

-Контрагент

-Договор контрагента

-Статья затрат

-Подразделение

-Сумма

-Период

-Счет Дт (РСБУ)

-Субконто1 Дт (РСБУ)

-Субконто2 Дт (РСБУ)

-Субконто3 Дт (РСБУ)

-Счет Кт (РСБУ)

-Субконто1 Кт (РСБУ)

-Субконто2 Кт (РСБУ)

-Субконто3 Кт (РСБУ)

-Счет Дт (МСФО)

-Субконто1 Дт (МСФО)

-Субконто2 Дт (МСФО)

-Субконто3 Дт (МСФО)

-Счет Кт (МСФО)

-Субконто1 Кт (МСФО)

-Субконто2 Кт (МСФО)

-Субконто3 Кт (МСФО)

#ПланСчетовМСФО

Список основных реквизитов объекта:

-Код

-Порядок

-Наименование

-Родитель

-Вид

-Состав субконто

#ШаблоныТрансляции

Список основных реквизитов объекта:

-Наименование

-Наименование трансляции

-План счетов (источник)

-План счетов (приемник)

-Соответствия ресурсов

#ОсновныеШаблоныТрансляцииПланаСчетов

Список основных реквизитов объекта:

-Дата

-План счетов

-Шаблон трансляции

#УстановкаСоответствияСчетов

Список основных реквизитов объекта:

-Счет (источник)

-Счет (приемник)

2.Выполнение предварительных настроек учетной системы 1С:Управление холдингом

2.1.Заполнение/актуализация плана счетов МСФО

Критерии эффективности: в учетной системе 1С:Управление холдингом зарегистрированы 100% требуемых счетов МСФО

Шаг

Действие

1

Ввод счетов МСФО

!Финансист заходит в раздел $УчетПоМСФО/НастройкиМСФО/ ТрансляцияИТрансформация/ПланСчетовМСФО.

!Финансист в открывшемся списке #ПланСчетовМСФО нажимает кнопку $Создать и в форме элемента #ПланСчетовМСФО заполняет реквизиты:

-Код

-Порядок

-Наименование

-Родитель

-Вид

-Состав субконто

После заполнения всех реквизитов !Финансист нажимает кнопку $ЗаписатьИЗакрыть.

2.2.Настройка механизма трансляции РСБУ/МСФО

Критерии эффективности: в учетной системе 1С:Управление холдингом настроено 100% требуемых шаблонов РСБУ/МСФО

Шаг

Действие

1

Настройка шаблона трансляции

!Администратор заходит в раздел $УчетПоМСФО/НастройкиМСФО/ ТрансляцияИТрансформация/ШаблоныТрансляции.

!Администратор в открывшемся списке #ШаблоныТрансляции нажимает кнопку $Создать и в форме элемента #ШаблоныТрансляции заполняет реквизиты:

-Наименование

-Направление трансляции

-План счетов (источник)

-План счетов (приемник)

-Соответствия ресурсов

После заполнения всех реквизитов !Администратор нажимает кнопку $ЗаписатьИЗакрыть.

2

Настройка соответствия счетов РСБУ/МСФО

!Финансист заходит в раздел $УчетПоМСФО/НастройкиМСФО/ ТрансляцияИТрансформация/ШаблоныТрансляции.

!Финансист в открывшемся списке выбирает требуемый #ШаблонТрансляции. На вкладке $Основное нажимает кнопку $НастройкиСопоставленияСчетов.

!Финансист в открывшейся форме #УстановкаСоответствияСчетов устанавливает соответствия счетов РСБУ и МСФО.

После установки соответствия !Финансист нажимает кнопку $СохранитьИзменения.

3

Назначение основного шаблона трансляции планов счетов

!Администратор заходит в раздел $УчетПоМСФО/НастройкиМСФО/ ТрансляцияИТрансформация/ОсновныеШаблоныТрансляцииПлановСчетов. !Администратор в открывшемся списке #ОсновныеШаблоныТрансляцииПланаСчетов нажимает кнопку $Создать заполняет реквизиты:

-Дата

-План счетов

-Шаблон трансляции

После заполнения всех реквизитов !Администратор нажимает кнопку $ЗаписатьИЗакрыть.

4

Установка способа трансляции

!Администратор заходит в раздел $Главное/Настройки/Организации и для каждого элемента справочника #Организации, по которому нужно формировать трансляцию, устанавливает следующие настройки:

-Модель учета МСФО =  Транзакционный учет (проводки)

-Способ трансляции = По документам (в момент проведения).

После заполнения всех настроек !Администратор нажимает кнопку $ЗаписатьИЗакрыть.

2.3.Настройка/актуализация правил получения фактических данных на основании данных МСФО

Критерии эффективности: в учетной системе 1С:Управление холдингом для БДР 100% правил сбора фактических данных настроены по данным МСФО

Шаг

Действие

1

Настройка правил получения фактических данных

Сбор фактических данных происходит типовыми средствами учетной системы @1СУправлениеХолдингом.

3.Формирование договора с контрагентом

3.1.Создание договора контрагента в учетной системе 1С:Документооборот

Критерии эффективности:  100% вновь созданных Договоров контрагента присвоен статус “На согласовании”

Шаг

Действие

1

Создание договора

!МенеджерПоДоговору в учетной системе @1Cдокументооборот формирует новый договор контрагента.

3.2.Согласование договора контрагента в учетной системе 1С:Документооборот

Критерии эффективности:  100% вновь созданных Договоров контрагента присвоен статус “Согласован”

Шаг

Действие

1

Согласование договора

!Финансист при согласовании договора в учетной системе @1Cдокументооборот дополнительно проверяет корректность заполнения следующих полей в #ГрафикеНачислений:

- Дата

- Объект проекта

- Сумма начисления

- Ставка НДС

- Сумма НДС

- Сумма с НДС

- Статья затрат

- ФормироватьAccrual (Тип: Булево)

Если ФормироватьAccrual = Да, тогда

- СчетМСФОДт (Тип: ПланыСчетов.МСФО)

- СчетМСФОКт (Тип: ПланыСчетов.МСФО)

- СчетМСФОНДС (Тип: ПланыСчетов.МСФО)

Остальной алгоритм согласования остается без изменений.

3.3.Перенос договора контрагента из учетной системы 1С:Документооборот в учетную систему 1С:Управление холдингом

Критерии эффективности:  100% согласованных Договоров контрагента перенесены из учетной системы 1С:Документооборот в учетную систему 1С:Управление холдингом

Шаг

Действие

1

Перенос договора

@1С:Документооборот запускает с заданной периодичностью процедуру автоматического обмена данными с учетной системой @1С:УправлениеХолдингом.

4.Формирование Accruals

4.1.Формирование Accruals

Критерии эффективности:  100% accruals сформировано по данным графика начислений договора за выбранный период по выбранной аналитике

Шаг

Действие

1

Автоматическое формирование Accruals

!Финансист заходит в раздел $УчетПоМСФО и открывает форму обработки #ФормированиеAccruals. В открывшейся форме !Финансист заполняет следующие поля:

-Период

-Организация

-Контрагент (при необходимости)

-Проект (при необходимости)

-ЦФО (при необходимости)

-Статья затрат (при необходимости)

-Договор контрагента (при необходимости)

!Финансист нажимает кнопку $ЗаполнитьДанныеAccruals. @1С:УправлениеХолдингом автоматически заполняет список соответствующими данными из графика начислений по договору:

-Период

-Счет Дт

-Субконто Дт (Статья затрат)

-Счет Кт

-Субконто Кт (Контрагент, Договор контрагента)

-Содержание

!Финансист проверяет, при необходимости корректирует данные и нажимает кнопку $СформироватьAccruals.

@1С:УправлениеХолдингом создает и проводит документы #ОперацияМСФО основании данных обработки #ФормированиеAccruals.

@1С:УправлениеХолдингом для предотвращения дублирования информации по accrual выполняет контроль следующих ресурсов в рамках анализируемого периода:

-Сумма по графику начислений

-Сумма уже введенных данных Accrual

-Общая сумма договора.

2

Ручное формирование Accruals

!Финансист заходит в раздел $УчетПоМСФО и открывает форму списка документа #ОперацияМСФО. В открывшейся форме !Финансист нажимает кнопку $Создать и в открывшейся форме документа #ОперацияМСФО заполняет следующие поля:

-Период

-Организация

-Содержание

-Счет Дт

-Субконто1 Дт

-Субконто2 Дт

-Субконто3 Дт

-Счет Кт

-Субконто1 Кт

-Субконто2 Кт

-Субконто3 Кт

-Сумма

!Финансист нажимает кнопку $ЗаписатьИЗакрыть.

4.2.Ввод закрывающих документов

Критерии эффективности:  внесено 100% данных закрывающих документов за выбранный период

Шаг

Действие

1

Ввод закрывающих документов

@1С:УправлениеХолдингом с заданной периодичностью запускает процедуру загрузки из других учетных систем документов регистрирующих затраты (20, 25, 26, 44, 90.02.1,91.02).

!Бухгалтер проверяет, при необходимости корректирует данные документов.

4.3.Трансляция данных в МСФО

Критерии эффективности:  для 100% закрывающих документов сформирована трансляция данных в МСФО

Шаг

Действие

1

Трансляция данных в МСФО

@1С:УправлениеХолдингом при проведении загруженных документов автоматически формирует трансляцию данных из РСБУ в МСФО на основании настроенного #ШаблонаТрансляции.

4.4.Формирование сторно

Критерии эффективности:  для 100% закрывающих документов, по которым есть accrual, сформированы сторно на соответствующую сумму

Шаг

Действие

1

Формирование сторно

@1С:УправлениеХолдингом при проведении документов #ПриобретениеТоваровИуслуг и #Операция автоматически формирует сторно в виде документа #ОперацияМСФО на основании данных Accruals.

5.Портал сверки данных Accruals

5.1.Анализ и корректировка Accruals

Критерии эффективности: Финансист в Портале сверки данных Accruals видит 100% сформированных записей за заданный период

Шаг

Действие

1

Формирование отчета по Accruals

!Финансист заходит в раздел $УчетПоМСФО и открывает форму обработки #ПорталСверкиAccruals. В открывшейся форме !Финансист заполняет поля:

-Период

-Организация

-Договор контрагента (при необходимости)

-Статья затрат (при необходимости)

-Подразделение (при необходимости)

!Финансист нажимает кнопку $Сформировать.

@1С:УправлениеХолдингом заполняет данные accruals в разрезе аналитики:

-Период начисления

-Организация

-Контрагент

-Договор контрагента

-Проект

-ЦФО

-Статья затрат

-Счет Дт (РСБУ)

-Счет Кт (РСБУ)

-Счет Дт (МСФО)

-Счет Кт (МСФО)

-Сумма

@1С:УправлениеХолдингом выделяет в списке другим цветом данные, где суммы плановых начислений из #ГрафикаНачислений не совпадают с фактическими данными.

2

Корректировка данных Accrual

!Финансист в форме обработки #ПорталСверкиAccruals открывает данные по интересующей аналитике и вносит изменения в документ #ОперацияМСФО, сформированный @1С:УправлениеХолдингом.

!Финансист в форме документа #ОперацияМСФО уточняет следующие реквизиты:

-#ДоговорКонтрагента

-#ЗакрывающийДокумент

-#ПериодНачисления

Сценарии EFSOL - это библиотека сценариев выполнения бизнес-процессов из различных прикладных областей, составленных в рамках реальных проектов по автоматизации на базе платформы 1С. Представленные кейсы внедрены в работу и используются в реальной практике клиентов компании EFSOL.

Описание сценариев составлено по методу EFSOL, ключевыми особенностями данного формата является простота изложения, высокая структурированность и ориентированность на бизнес-результат. Сценарии EFSOL моделируют взаимодействие между субъектами и объектами процессов и описывают модель данных и роли. Представленные сценарии многофункциональны, они одинаково применимы как для проектирования систем и процессов для их последующей автоматизации, так и для разработки регламентов и рабочих инструкций.

Публикация данных материалов, преследует главную цель: создать условия для обмена экспертизой и лучшими практиками автоматизации прикладных решений на базе платформы 1С, основываясь на принципах открытости и желании делится знаниями и опытом.

Искренне надеемся, что представленная информация будет полезна и поможет сделать вашу работу или работу ваших клиентов эффективнее!