Автоматизация учета логистических документов и организации перевозок

#Логистика 22.07.2020

1. Архитектура

1.1. Роли

Наименование

Описание

!Сотрудник ТО(МСК;СПБ)

Сотрудник транспортного отдела

!Сотрудник ТО(Регионы)

Сотрудник транспортного отдела

!Сотрудник ТО(Работа с первичной документацией)

Сотрудник транспортного отдела

!Операционный менеджер

Сотрудник транспортного отдела

!Юрист

Юрист

!Бухгалтер

Бухгалтер

!Финансовый контролер

Финансовый контролер

!Генеральный директор

Генеральный директор

!Бухгалтер по оплатам

Бухгалтер

1.2. ИТ-системы и сущности

ИТ-система

Сущности

@Excel

@Электронный архив

@MS Outlook

@1С: Бухгалтерия предприятия 3.0

@ДиректБанк

#Планировка

#Планировка по перевозчикам

#Статистика

#Детализация

#Отчет по доставкам

#Реестр региональных заявок

#Заказ перевозчику

#Отчет по возвратам/ кажпереброскам

#Отчет по доставкам(ежедневный)

#Отчет по доставкам(еженедельный)

#Договор

#Протокол разногласий

#Коммерческое предложение

#Дополнительное соглашение


2. Сценарий работы пользователя

2.1. Работа с заявками

Критерии успешности: 100% клиентских заявок за текущий день переданы на отгрузку.

Действие

1.

Создание документа “Планировка”.

!Сотрудник ТО(МСК,СПБ): получает списки заявок, которые формируются клиентским отделом.

!Сотрудник ТО(МСК,СПБ) открывает шаблон @Excel, создает документ “Планировка”, нажимает на кнопку $“Создать” и переносит заявки копированием из реестров клиентского отдела в документ “Планировка”, заполняя следующие колонки:

$“Дата заявки”;

$“Клиент”;

$“Код дилера”;

$“Наименование получателя”;

$“Город”;

$“Адрес выгрузки”;

$“Номер заказа”;

$“Количество мест”;

$“Вес/объем”;

$“Паллеты”.

2.

Визуализация и группирование адресов доставки на карте. 

!Сотрудник ТО (МСК,СПБ) открывает картографический сервис @Google Maps/@Yandex maps и вводит адреса точек доставки товара.

Анализирует информацию о расположении адресов на карте.

Объединяет их в картографическом сервисе @Google Maps/@Yandex maps в наиболее оптимальный маршрут.

Маркеры на карте, в рамках одного маршрута, окрашиваются в один цвет для удобства чтения предварительно сформированных маршрутов.

Добавляет комментарий к маркерам заявок на карте.

3.

Группирование заявок в документе “Планировка” и создание заказов перевозчикам.

!Сотрудник ТО(МСК,СПБ) открывает документ “Планировка” и группирует заявки по перевозчикам.

Открывает @Excel и создает документ “Планировка по перевозчикам”.

Переносит сгруппированные заявки в отдельные документы “Планировка по перевозчикам” для каждого перевозчика, заполняет следующие колонки:

$“Дата заявки”;

$“Дата отгрузки”;

$“Клиент”;

$“Код дилера”;

$“Наименование получателя”;

$“Код дилера”;

$“Наименование получателя”;

$“Города”;

$“Адрес выгрузки”;

$“Номера заказа”;

$“Объем”;

$“Вес”;

$“Паллеты”;

$“Необходимость гидрорта”;

$“Необходимость ADR”;

$“Тип а/м”;

$“Наименование ТК”;

$“№ рейса”.

Отправляет при помощи почтового клиента @MS Outlook сформированные заказы перевозчикам.

4.

Получение ответа от перевозчика.

Вечером приходит информация по отгрузке на следующий день (клиент, номер заказа, адрес, дата отгрузки, вес и объем).

!Сотрудник ТО(МСК,СПБ): в почтовом клиенте @MS Outlook получает письмо с подтвержденными маршрутами. Открывает документ “Планировка” и заполняет следующую информацию:

-Колонка $“Наименование ТК” заполняется соответствующим рейсу перевозчиком.

-Колонка $“№ рейса” заполняется порядковым номером маршрута.

-Колонка $“ФИО” заполняется информацией о водителе.

-Колонка $“Гос.номер” заполняется информацией о ТС.

-Колонка $“Марка” заполняется информацией о ТС.

-Колонка $“Телефон” заполняется контактным номером водителя.

5.

Создает распоряжение на склад.

!Сотрудник ТО(МСК,СПБ): открывает почтовый клиент @MS Outlook и отправляет распоряжения на склады для дальнейшей отгрузки.

Распоряжением на склады выступает заполненный(за сутки) документ “Планировка”.

Состав маршрутов в распоряжении одинаков для всех складов.

6.

Создание документа “Статистика”.

!Сотрудник ТО(МСК,СПБ) открывает шаблон @Excel и создает документ “Статистика” и заполняет следующие колонки:

$“Вояж”;

$“Дата сборки”;

$“№ Архивного файла” - Номер во внутреннем @Электронном архиве после помещения в него скан-копий сопроводительных документов;

$“Наименование заказчика”;

$“Комментарий”;

$“Дата отгрузки”;

$“Пункт отгрузки”;

$“Наименование получателя”;

$“Направление”;

$“Адрес”;

$“Наличие возвратных документов”;

$“ФИО водителя”.

После чего переносит все заявки из заполненного за предыдущий день документа “Планировка”.

В начале следующего дня производит обзвон сотрудников склада. Собирает информацию по статусу отгрузок клиентских заявок. Помечает заявки в #Статистике цветом: Красный - не отгруженный заказ, Желтый - напечатанные сопроводительные документы.

7.

Заполнение тарифов на перевозку.

!Сотрудник ТО(МСК,СПБ) открывает в @Excel документ #Детализация за предыдущий день и заполняет следующие колонки:

$“Объем”;

$“Вес”;

$“Метры”;

$“Необходимость гидроборта”;

$“Необходимость ADR”;

$“Тип а/м”;

$“Доп.услуга выгрузка а/м”.

Далее рассчитывается общий тариф на перевозку и вводится в колонку $“Тариф без НДС” и разбивается общий тариф по всем заявкам, которые перевозились в транспортном средстве и заполняет колонку $“КОСТ”.

Разбивка общего тарифа идет в соответствии с объемным весом груза по заявке.

8.

Создание и рассылка отчетов заказчикам.

!Сотрудник ТО(МСК,СПБ) открывает шаблон @Excel и создает “Отчет по доставкам” для каждого заказчика (за предыдущий день).

Заполняет следующую информацию:

$“Вояж”;

$“Наименование ТК”;

$“Наименование получателя”;

$“ФИО водителя”;

$“Регистрационный номер ТС”;

$“Контактный телефон водителя”.

Открывает почтовый клиент @MS Outlook и формирует письма клиентам, прикрепляя отчеты.

Для некоторых заказчиков должен быть определенный формат отчета (обусловлено использованием смс-рассылки).

Процесс завершается переходом в П1.1 Работа с первичной документацией.

1.1.

Создание реестра региональных заявок.

Списки заявок формируются клиентским отделом и передаются !Сотруднику ТО (регионы).

!Сотрудник ТО(регионы):

Получает списки заявок от !Клиентского отдела, после чего в @Excel открывает шаблон документа Реестр региональных заявок”.

Переносит заявки из реестров клиентского отдела.

В #Реестре региональных заявок заполняет следующую информацию:

$“Организация получателя”;

$“Город получателя”;

$“Адрес”;

$“Телефон”;

$“Контактное лицо”;

$“Количество мест”;

$“Объем”;

$“Тип груза”;

$“Ценность”.

1.2.

Создание заказов перевозчикам.

!Сотрудник ТО(регионы) в @Excel открывает шаблон документа “Заказ перевозчику” и заполняет его заявками от !Клиентского отдела со следующей информацией:

$“Дата инвойсирования”;

$“Вояж/номер заказа”;

$“Дилер”;

$“Адрес доставки”;

$“Кол-во мест”;

$“Габариты мест”;

$“Вес в кг”.

Открывает почтовый клиент @MS Outlook и формирует письма перевозчикам, прикрепляя документы “Заказ перевозчику”.

1.3.

Отчет по возвратам/переброскам.

!Сотрудник ТО(регионы) в @Excel открывает шаблон документа “Отчет по возвратам/переброскам”. В него входит:

$“Дата оформления заявки”;

$“Дилер”;

$“Город забора груза”;

$“Адрес забора груза”;

$“Плательщик”;

$“Доставка в DSV”;

$“Номер накладной ТК”;

$“Объем в m3”;

$“Объемный вес”;

$“Фактический Вес, кг”;

$“Платный вес”;

$“Сумма без НДС”;

$“Минималка”;

$“Сумма к оплате”.

1.4.

Отчеты заказчику ежедневные.

!Сотрудник ТО(регионы) открывает шаблон @Excel и создает “Отчет по доставкам(ежедневный)” для каждого заказчика, заполняя следующие колонки:

$“Дата отгрузки”;

$“Вояж”;

$“Дата доставки”;

$“FS - номер для отслеживания заказов на сайте транспортной компании”;

$“Дилер”;

$“Город”;

$“Адрес”;

$“Кол-во мест”;

$“Объем”.

Открывает почтовый клиент @MS Outlook и формирует письма клиентам, прикрепляя документы “Отчет по доставкам(ежедневный)”.

1.5.

Отчеты заказчику еженедельные.

!Сотрудник ТО(регионы) открывает шаблон @Excel и создает “Отчет по доставкам(ежедневный)” для каждого заказчика.

Фиксирует следующую информацию:

$“Время начала загрузки”;

$“Время окончания загрузки”;

$“Время убытия машины со склада”;

$“Время прибытия авто к дилеру”;

$“Время убытия авто от дилера”.

Открывает почтовый клиент @MS Outlook и формирует письма клиентам, прикрепляя документы “Отчет по доставкам(ежедневный)”.

Процесс завершается переходом в П1.1 Работа с первичной документацией.

2.2. Договорная деятельность с перевозчиком

Критерии успешности: По 100% новых клиентов, оформленные договора и согласованы тарифные сетки.

Действие

1

Отправка формы договора перевозчику.

!Операционный менеджер открывает шаблон @Excel и подготавливает шаблон формы “Договора”.

Открывает почтовый клиент  @MS Outlook и формирует письмо перевозчику, прикрепляя форму “Договора”.

1.1.

Получение протокола разногласий.

Если перевозчик не согласен с условиями “Договора”, тогда !Операционный менеджер открывает “Протокол разногласий”, полученный от клиента в почтовом клиенте @MS Outlook.

Дополнительно, в письме перевозчик прикрепляет форму “Договора” с заполненной преамбулой.

Передает “Протокол разногласий” на согласование внутри компании.

Процесс переходит в С1.1 Процесс согласования.

Если “Протокол разногласий” не согласован, тогда !Операционный менеджер открывает почтовый клиент @MS Outlook и формирует письмо перевозчику с указанием причины невозможности согласования условий “Протокол разногласий”.

Процесс возвращается в Шаг 1. Отправка формы договора перевозчику.

2.

Получение заполненного договора от перевозчика.

Если перевозчик согласен с условиями “Договора”, тогда:

!Операционный менеджер с помощью курьерской службы получает оригинал заполненного “Договора” от перевозчика.

Дополнительно получает от перевозчика “Коммерческое предложение” с заполненной тарифной сеткой.

Процесс переходит в С1.1 Процесс согласования.

Если тарифная сетка не согласована, тогда !Операционный менеджер открывает почтовый клиент @MS Outlook и формирует письмо перевозчику с указанием причины невозможности утверждения тарифной сетки.

Процесс возвращается в Шаг 1. Отправка формы договора перевозчику.

3.

Занесение утвержденной тарифной сетки в “Статистику”.

Если тарифная сетка согласована, тогда:

!Операционный менеджер открывает шаблон @Excel и в документе “Статистика” переходит на лист $“Тарифы по перевозчикам”.

Создает таблицу под нового перевозчика со следующим составом колонок:

$“Город”;

$“3 тонн(дополнительной строкой указывается объем)”;

$“5 тонн(дополнительной строкой указывается объем)”;

$“10 тонн(дополнительной строкой указывается объем)”;

$“20 тонн(дополнительной строкой указывается объем)”.

Заполняет таблицу нового перевозчика значениями утвержденной тарифной сетки.

4.

Создание электронных копий и добавление в электронный архив.

!Юрист:

Получает подписанные оригиналы “Договора” и “Дополнительного соглашения” с согласованной тарифной сеткой.

Снимает копии “Договора” и “Дополнительного соглашения”.

Добавляет их в @Электронный архив и присваивает им порядковый номер.

5.

Передача оригиналов в бухгалтерию.

!Юрист собирает комплект оригиналов подписанных документов:

-“Договор”.

-“Дополнительное соглашение”.

Передает комплект документов в бухгалтерию на хранение.

Бухгалтер создает карточку клиента(перевозчика) и договора в учетной системе @1С: Бухгалтерия предприятия 3.0.

6.

Отправка второго экземпляра договора перевозчику.

!Специалист ТО (работа с первичной документацией) передает второй комплект оригиналов подписанных документов перевозчику, с помощью курьерской службы.

Процесс завершается переходом в Р1.1 Работа с заявками.

2.3. Договорная деятельность с клиентами

Критерии успешности: По 100% новых клиентов, оформленные договора и согласованы тарифные сетки.

Действие

1.

Получение формы договора от клиента.

!Операционный менеджер в почтовом клиенте @MS Outlook получает письмо от клиента и выгружает из него форму договора и форму тендерного задания - “Шаблон тарифной сетки”.

Возможен запрос клиентом нашей формы договора.

2.

Передача комплекта документов юристу.

Если условия договора не согласованы, тогда !Операционный менеджер собирает комплект документов:

-форма договора.

-форму тендерного задания - “Шаблон тарифной сетки”.

После чего передает комплект документов !Юристу для формирования “Протокола разногласий”.

2.1.

Создание и отправка протокола разногласий

!Юрист в @Excel используя документ “Протокол разногласий” заполняет следующую информацию:

-№ договора, к которому прилагается “Протокол разногласий”.

-Дата подписания договора.

-Стороны подписания договора.

-Пункты договора, в которые необходимо внести правки.

-Описание правок, которые необходимо внести в договор.

-Подпись.

После чего собирает комплект учредительных документов и передает их вместе с “Протоколом разногласий” !Операционному менеджеру.

!Операционный менеджер открывает почтовый клиент @MS Outlook и формирует письмо клиенту, прикрепляя комплект документов.

3.

Подготовка документации для подписания договора

Если условия договора согласованы, тогда:

Случай 1.

Получаем форму договора от клиента с которым уже работали, тогда:

!Операционный менеджер собирает комплект документов:

-форма договора.

-Форма тендерного задания - “Шаблон тарифной сетки”.

После чего передает комплект документов !Юристу для визирования формы договора.

!Юрист:

-Получает форму договора и “Шаблон тарифной сетки”.

-Проставляет шаблон визы для подписания договора.

-Подписывает форму договора.

-Передает документы !Операционному менеджеру.

3.1.

Заполнение шаблона клиента текущей тарифной сеткой.

!Операционный менеджер открывает в @Excel шаблон документа “Шаблон тарифной сетки” и шаблон документа “Статистика”.

На вкладке $Тарифы по клиентам и формулы заполняет “Шаблон тарифной сетки” значениями текущих ставок из таблицы по данному клиенту, документа “Статистика”:

$Lead time*;

$Minimum charge Ruble;

$0-50 kg;

$51-100 kg;

$101-500 kg;

$501-1000 kg;

$1001-1500 kg;

$>1500Kg.

Проставляет печать компании на форме “Шаблон тарифной сетки”.

Шаблон тарифной сетки” дополнительно подписывается генеральным директором.

3.2.

Отправка шаблона на согласование клиенту.

!Операционный менеджер в почтовом клиенте @MS Outlook и формирует письмо клиенту, прикрепляя заполненную и подписанную форму “Шаблона тарифной сетки” и подписанную форму договора.

При необходимости, к письму прикрепляется шаблон в формате @Excel.

4.

Рассылка шаблона тарифной сетки перевозчикам.

Случай 2. Если ранее не работали с клиентом, тогда:

!Операционный менеджер в почтовом клиенте @MS Outlook формирует письма перевозчикам с запросом на предоставление информации о тарифных ставках по указанным направлениям, прикрепляет пустой “Шаблон тарифной сетки” и отправляет письма.

4.1.

Получение обратной связи от перевозчиков.

!Операционный менеджер открывает почтовый клиент @MS Outlook, выгружает заполненные перевозчиками “Шаблоны тарифной сетки”.

Далее собирает информацию о тарифных ставках направлений по всем перевозчикам и выбирает наиболее оптимальные тарифы.

4.2.

Формирование КП с оптимальными тарифами по направлениям и передача его клиенту.

!Операционный менеджер в @Excel открывает клиентский шаблон документа “Шаблон тарифной сетки” и заполняет таблицу тарифов по направлениям оптимальными ставками, предоставленными перевозчиками:

$Lead time*.

$Minimum charge Ruble.

$0-50 kg.

$51-100 kg.

$101-500 kg.

$501-1000 kg.

$1001-1500 kg.

$>1500Kg.

После чего открывает почтовый клиент @MS Outlook и формирует письмо клиенту, прикрепляя заполненный оптимальными ставками документ “Шаблон тарифной сетки”.

4.3.

Получение информации о подтвержденных направлениях от клиента.

!Операционный менеджер:

-При помощи почтового клиента @MS Outlook получает информацию о подтвержденных клиентом направлениях.

-Открывает @Excel.

-Открывает ранее сформированный документ “Шаблон тарифной сетки”.

-Вносит в него корректировки в соответствии с подтвержденными клиентом направлениями.

-Проставляет печать компании на форме “Шаблона тарифной сетки”.

-Открывает почтовый клиент @MS Outlook.

-Формирует письмо клиенту, прикрепляя следующие документы:

-Заполненную и подписанную форму “Шаблон тарифной сетки”.

-Подписанную форму договора.

Шаблон тарифной сетки” дополнительно подписывается генеральным директором.

5.

Подготовка доп.соглашений.

!Юрист:

@Excel открывает шаблон документа “Дополнительное соглашение”.

-Заполняет информацию о сторонах подписания “Дополнительное соглашения”.

-Открывает @Excel.

-Открывает шаблон документа “Приложение 2 к дополнительному соглашению”.

-Добавляет на форму “Приложения 2 к дополнительному соглашению” тарифную сетку по направлениям, согласованным клиентом в документе “Шаблон тарифной сетки”.

6.

Получение оригиналов подписанных документов от клиента.

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) при помощи курьерской службы получает оригинал подписанного договора от клиента и передает его !Юристу.

7.

Создание электронных копий и добавление в электронный архив.

!Юрист снимает копии комплекта документов:

-Договор.

-“Дополнительное соглашение”.

-“Приложение 2 к дополнительному соглашению”.

Добавляет их в @Электронный архив и присваивает им порядковый номер.

8.

Передача оригиналов в бухгалтерию.

!Юрист собирает комплект оригиналов подписанных документов:

-Договор.

-“Дополнительное соглашение”.

-“Приложение 2 к дополнительному соглашению”.

Передает комплект документов в бухгалтерию на хранение.

Бухгалтер создает карточку клиента и договора в учетной системе @1С: Бухгалтерия предприятия 3.0.

2.4. Работа с первичной документацией

Критерии успешности: обработано 100% документации, получен и согласован счет от перевозчика.

Действие

1.

Прием “Детализаций” от перевозчиков.

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) в почтовом клиенте @MS Outlook выгружает из писем от перевозчиков “Детализации”.

Прием “Детализации” от перевозчиков проводится еженедельно, утром понедельника.

Заполняет колонки “Период”, “Наименование перевозчика” и “Дата поступления детализации в эл.виде”.

Дополнительно направляет “Детализацию” в электронном виде в бухгалтерию и заполняет колонку “Дата направления детализации в бухгалтерию в эл.виде” в “Чек-листе”.

1.1.

Заполнение чек-листа по событиям.

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) в @Excel открывает шаблон документа “Чек-лист”.

Заполняет следующую информацию:

$Период - заполняется номером недели, в которую была получена “Детализация” в электронном виде;

$Наименование перевозчика;

$Номер счета - номер входящей “Детализации” от перевозчика;

$Дата поступления “Детализации” в эл.виде;

$Дата согласования “Детализации”;

$Дата направления “Детализации” в бухгалтерию в эл.виде;

$Дата поступления “Детализации” оригинала;

$Дата передачи оригиналов в бухгалтерию;

$Сотрудник принявший “Детализацию” под реестр;

$Номер реестра;

$Сумма “Детализации” без НДС;

$Комментарий.

Заполнение колонок в “Чек-листе” производится параллельно основной цепочке бизнес-процесса по событиям.

1.2.

Перенесение данных из “Статистики” в “Детализацию”.

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией):

Случай 1. Проверка Детализаций по СПБ:

-Открывает @Excel.

-Открывает документы “Статистика за месяц” и “Детализация”.

-Заполняет следующие колонки документа “Детализация”:

-ФИО.

-Гос.номер.

После подтверждения данных “Детализации” !Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) проставляет дату согласования в колонке “Дата согласования детализации” в “Чек-листе”.

1.3.

Проверка корректности тарифов по “Калькулятору”.

Случай 2. Проверка “Детализаций” по регионам:

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) в @Excel открывает полученный от перевозчика документ “Детализация” и анализирует данные из колонки $Сумма за перевозку.

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) в @Excel открывает документ “Калькулятор” и заполняет колонки:

$Город.

$Вес, кг.

$Сумма перевозчика - значение колонки $Сумма за перевозку в документе “Детализация”, полученном от перевозчика.

Проверяет правильность тарифов, выставленных перевозчиком в колонке “Разница”.

После подтверждения данных “Детализации” !Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) проставляет дату согласования в колонке “Дата согласования детализации” в “Чек-листе”.

2.

Проверка корректности дополнительных условий документа “Детализация”.

Случай 3. Проверка “Детализаций” по Москве:

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) в @Excel открывает полученный от перевозчика документ “Детализация” и проверяет заполнение колонок, если были зафиксированы дополнительные услуги по перевозке:

$Кол-во часов простоя.

$Ставка за час простоя.

$Доп.затраты(простой) сумма.

$Кол-во км от МКАД.

$Ставка за км.

$Сумма за МКАД.

Если дополнительные услуги по перевозке зафиксированы ошибочно, тогда передает “Детализацию” на корректировку перевозчику.

2.1.

Запрос на корректировку “Детализации”.

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) в почтовом клиенте @MS Outlook формирует письмо перевозчику с описанием необходимости корректировки выставленной “Детализации”.

Получение скорректированной “Детализации”.

3.

Сравнение информации из “Детализации” со “Статистикой”.

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) в @Excel открывает полученный от перевозчика документ “Детализация”.

Открывает документ “Статистика за месяц”, соответствующий период значений колонки $Дата отгрузки документа “Детализация” полученного от перевозчика.

В документе “Статистика за месяц” применяет фильтр по колонке “Наименование ТК”.

Производит сравнение количества отгруженных заявок по данному перевозчику с заявками, указанными в полученной “Детализация”.

4.

Проверка тарифов и ставок по “Контрактам”.

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) в @Excel открывает документ “Приложение 1” по данному перевозчику и сравнивает значения колонки “Тариф без НДС” документа “Детализация” со значениями тарифов из документа “Приложение 1”.

После подтверждения данных “Детализации” !Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) проставляет дату согласования в колонке “Дата согласования детализации” в “Чек-листе”.

5.

Получение счета от перевозчика.

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) из почтового клиента @MS Outlook выгружает из писем от перевозчиков оригиналы Детализаций, которые выступают счетами на оплату.

После получения оригинала Детализации от перевозчика !Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) заполняет колонку “Дата поступления оригинала детализации” в “Чек-листе”.

5.1

Запрос корректировки выставленного счета.

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) получает информацию от !Бухгалтера (работа с первичной документацией) о некорректности оригинала “Детализации”.

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) в почтовом клиенте @MS Outlook формирует письмо перевозчику с описанием необходимости корректировки выставленного оригинала “Детализация”.

6.

Разбивка “КОСТов” по заявкам в “Детализации”.

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) в @Excel открывает подтвержденный документ “Детализация”, заполняет колонку $Кост значениями пропорциональной разбивки суммы общего тарифа по каждому рейсу, учитывая значения следующих колонок:

$ФИО.

$Суммарный тариф.

$Суммарный вес.

7.

Создание сводной таблицы с общими суммами в разрезе клиентов.

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) в @Excel открывает подтвержденный документ “Детализация”, создает сводную таблицу общего значения костов и делает выборку значений колонки $Кост в разрезе значения колонки $Клиент. После чего суммирует полученные выборки значений и заполняет в колонку $Sum of Кост соответствующего клиента.

8.

Передача оригиналов документов в бухгалтерию.

!Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) передает оригинал “Детализации” с заполненными “костами” в бухгалтерию.

Процесс завершается переходом в О1.1 Оплата полученного счета.

2.5. Процесс согласования

Критерии успешности: 100% документов согласованы и подписаны.

Действие

1.

Проставление шаблона для визирования на форме договора. 

!Сотрудник ТО получает от перевозчика форму #Договора с заполненной преамбулой и передает ее !Юристу.

!Юрист получает форму #Договора от !Сотрудника ТО и принимает решение о согласовании или несогласовании #Протокола разногласий.

Дополнительно проводится процесс проверки экономической безопасности перевозчика для определения возможности подписания #Договора.

Случай 1.

Если условия #Протокола разногласий согласованы, то !Юрист в @Excel открывает шаблон документа “Дополнительное соглашение” и заполняет информацию о сторонах подписания #Дополнительного соглашения.

После чего в @Excel открывает шаблон документа “Приложение 2 к дополнительному соглашению” и добавляет на форму “Приложение 2 к дополнительному соглашению” тарифную сетку, полученную от перевозчика.

Случай 2.

Если условия договора не согласованы, то !Юрист описывает причину невозможности согласования #Договора и передает данную информацию !Сотруднику ТО.

Процесс переходит в Д1.1 Договорная деятельность с перевозчиком.

1.1.

Рассмотрение условий протокола разногласий.

!Сотрудник ТО получает от перевозчика #Протокол разногласий и собирает комплект документов для инициации процесса рассмотрения:

  • Форму #Договора с заполненной преамбулой;
  • Форму #Протокола разногласий.

И передает комплект документов !Юристу.

!Юрист получает комплект документов от !Сотрудника ТО, рассматривает условия, описанные в #Протоколе разногласий и принимает решение о согласовании или несогласовании #Протокола разногласий.

Случай 1.

Если условия #Протокола разногласий согласованы, то процесс переходит в Шаг 1. Проставление шаблона для визирования на форме договора.

Если условия #Протокола разногласий не согласованы, то !Юрист описывает причину невозможности согласования условий, описанных в #Протоколе разногласий и передает данную информацию !Сотруднику ТО.

Процесс переходит в Д1.1 Договорная деятельность с перевозчиком.

2.

Визирование и передача на следующий этап.

!Юрист проставляет шаблон для визирования на форме документов:

#Договор;

#Дополнительное соглашение;

#Приложение 2 к дополнительному соглашению;

#Протокол разногласий.

После чего подписывает и передает комплект документов на следующий этап.

3.

Визирование и передача на следующий этап.

!Сотрудник ТО получает комплект документов от !Юриста:

#Договор;

#Дополнительное соглашение;

#Приложение 2 к дополнительному соглашению;

#Протокол разногласий.

После чего подписывает и передает комплект документов на следующий этап.

4.

Визирование и передача на следующий этап.

!Бухгалтер получает комплект документов от !Сотрудника ТО:

#Договор;

#Дополнительное соглашение;

#Приложение 2 к дополнительному соглашению;

#Протокол разногласий.

После чего подписывает и передает комплект документов на следующий этап.

5.

Визирование и передача на следующий этап.

!Финансовый контролер получает комплект документов от !Бухгалтера:

#Договор;

#Дополнительное соглашение;

#Приложение 2 к дополнительному соглашению;

#Протокол разногласий.

После чего подписывает и передает комплект документов на следующий этап.

6.

Визирование и согласование заключения договора.

!Генеральный директор получает комплект документов от !Финансового контролера:

#Договор;

#Дополнительное соглашение;

#Приложение 2 к дополнительному соглашению;

#Протокол разногласий.

После чего !Генеральный директор подписывает и передает комплект документов на следующий этап.

Процесс завершается переходом в Д1.1 Договорная деятельность с перевозчиком.

2.6. Выставление и контроль оплаты счетов

Критерии успешности: проанализировано 100% информации о затратах, собрана информация по счетам в разбивке по клиентам, сформированы документы.  

Действие

1.

Анализ информации о затратах на перевозку в документе “Статистика”.

Процесс инициируется подтверждением #Детализаций перевозчика.

!Операционный менеджер в @Excel открывает заполненный за определенный период документ “Статистика”, чтобы проанализировать информацию о затратах на перевозку заявки в колонке “Затраты”.

2.

Создание реестра счетов в разбивке по клиентам.

!Операционный менеджер в @Excel открывает шаблон документа “Реестр счетов на оплату клиента”.

Заполняет следующую информацию:

$Дата инвойсирования;

$Заказ;

$Клиент;

$ТК - доставка до транспортного кольца;

$Наличие ADR;

$Дата доставки;

$Дилер;

$Город;

$Адрес;

$Кол-во мест;

$Платный вес;

$ТК - наименование транспортной компании;

$Тип а/м;

$Гос.номер;

$Тариф;

$Часы;

$Turnover.

Группа колонок $Дополнительные условия заполняется опционально:

$Доп.часы доставка до ТК;

$Доп.часы доставка до ТТК;

$Доп.часы ПРР;

$Часы простоя.

Заполняет колонку $Costs ставками за перевозку заявки из документа #Детализация за определенный период в разрезе клиентов.

Дополнительно создает в документе “Реестр счетов на оплату клиента” сводную таблицу для сравнения данных по суммам выставленным клиентам и перевозчикам в разрезе направления. Таблица имеет следующий вид:

$Город - соответствует направлению перевозки, указанному в заявках;

$Sum of Turnover - сумма выставленных счетов клиентам в разрезе направления, указанного в колонке $Город;

$Sum of costs - сумма полученных счетов от перевозчиков в разрезе направления, указанного в колонке $Город;

$GP - расчетная колонка, заполняемая разностью значений колонок $Sum of Turnover и $Sum of costs;

$Carrier - заполняется значением транспортной компании, осуществлявшей перевозку заявки;

$GP% - расчетная колонка, заполняемая частным значений колонок $GP и $Sum of Turnover и умноженная на 100.

Все колонки основной таблицы документа(предоставляемой клиенту) “Реестр счетов на оплату клиента” заполняются вручную.

3.

Отправка реестра клиентам.

!Операционный менеджер в почтовом клиенте @MS Outlook формирует письма клиентам, прикрепляя “Реестр счетов на оплату клиента” за определенный период.

3.1.

Корректировка реестра счетов.

Случай 1. Выставленные счета не подтверждены клиентами:

!Операционный менеджер в почтовом клиенте @MS Outlook анализирует письма от клиентов с описанием причины невозможности подтверждения выставленных документов “Реестр счетов на оплату клиента”.

Вносит в документы “Реестр счетов на оплату клиента” корректировки, соответствующие причинам, описанным в письмах от клиентов и формирует письма клиентам, прикрепляя скорректированные “Реестр счетов на оплату клиента” за определенный период.

4.

Реестр счетов передается в бухгалтерию.

Случай 2. Выставленные счета подтверждены клиентами:

!Операционный менеджер с помощью курьерской службы получает подписанный клиентом вариант “Реестр счетов на оплату клиента” и передает подписанные клиентом варианты “Реестр счетов на оплату клиента” !Бухгалтеру.

5.

Формирование пакетов документов.

!Бухгалтер получает “Реестр счетов на оплату клиента” и в @Excel открывает документ “Реестр счетов на оплату клиента”.

Запускает конфигурацию @1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 и на основании строк “Реестр счетов на оплату клиента” создает в @1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 следующие документы:

#Счет на оплату;

#Счет-фактура;

#Акт выполненных работ;

#Реализация.

Процесс завершается контролем погашения дебиторской задолженности.

2.7. Оплата полученного счета

Критерии успешности: 100% документов корректны, счета внесены в учетную систему, подписаны и переданы в банк вместе с платежным поручением.

Действие

1.

Проверка оригиналов документов на полноту и корректность.

По завершению процесса П1.1 Работа с первичной документацией !Сотрудник ТО (работа с первичной документацией) передает оригиналы документов “Детализация” в бухгалтерию.

 !Бухгалтер (работа с первичной документацией) получает от !Сотрудника ТО (работа с первичной документацией) оригиналы документов “Детализация”. После чего проверяет оригиналы документов “Детализация” на полноту и корректность и принимает решение о необходимости корректировки полученных документов “Детализация”.

После приема оригиналов документов “Детализация” проставляется отметка в “Чек-листе” в колонках “Дата передачи оригиналов в бухгалтерию” и “Сотрудник принявший детализацию под реестр”.

1.1.

Возврат документов перевозчику на корректировку.

Случай 1. Если необходима корректировка документов “Детализация”, то:

!Бухгалтер (работа с первичной документацией) описывает причину невозможности передачи оригинала “Детализации” на оплату.

Передает оригинал “Детализации” !Сотруднику ТО (работа с первичной документацией) для корректировки перевозчиком.

Процесс возвращается в П1.1 Работа с первичной документацией.

2.

Занесение счета в учетную систему.

Случай 2. Если корректировка документов “Детализация” не требуется, то:

!Бухгалтер (работа с первичной документацией) запускает @1С Предприятие на рабочем столе и в списке баз выбирает @1С Бухгалтерия предприятия 3.0.

В открывшейся форме авторизации выбирает логин и пароль из выпадающего списка, и нажимает на кнопку $“ОК”.

В открывшейся @1С Бухгалтерия предприятия 3.0 создает следующие документы:

#Счет от поставщика;

#Поступление товаров и услуг.

Создание документов в @1С Бухгалтерия предприятия 3.0 производится на основании строк полученного оригинала документа “Детализация”.

3.

Передача оригинала счета на подпись.

!Бухгалтер (работа с первичной документацией) распечатывает, созданные в @1С Бухгалтерия предприятия 3.0 #Счета от поставщика. Собирает комплект документов:

-Оригинал “Детализации”;

-“Счет от поставщика”.

Передает комплект документов на подпись !Генеральному директору.

Утверждение !Генеральным директором оплаты по “Счетам от поставщика” производится только при условии наличия оригинала документа “Детализация”.

4.

Подписание счета и передача на оплату.

!Генеральный директор получает комплект документов. Визирует “Счет от поставщика” и оригинал “Детализации” и передает комплект документов !Бухгалтеру по оплатам.

5.

Формирование платежного поручения и передача его в банк.

!Бухгалтер по оплатам получает комплект документов.

Запускает @1С Предприятие на рабочем столе и в списке баз выбирает @1С Бухгалтерия предприятия 3.0. В открывшейся форме авторизации выбирает логин и пароль из выпадающего списка, и нажимает на кнопку $“ОК”.

В открывшейся @1С Бухгалтерия предприятия 3.0 производит поиск документа #Счет от поставщика по номеру документа и создает на его основании #Счет от поставщика документ #Платежное поручение. На форме списка “Платежное поручение” нажимает на кнопку $“Отправить в банк”. Формирует файл выгрузки документов “Платежное поручение” для отправки в банк.

Процесс завершается оплатой полученных счетов.

2.8. Подготовка финансовой отчетности

Критерии успешности: успешно создана копия информационной базы, внесено 100% информации в базу и отчет. Подготовлены и переданы на аудит отчеты “Work in progress” и “Report”.

Действие

1.

Создание копии информационной базы из 1С:Бухгалтерия предприятия.

!Финансовый контролер открывает почтовый клиент @MS Outlook и выгружает заполненный шаблон “Чек-листа”.

Запускает @1С Предприятие на рабочем столе и в списке баз выбирает @1С Бухгалтерия предприятия 3.0. В открывшейся форме авторизации выбирает логин и пароль из выпадающего списка, и нажимает на кнопку $“ОК”. В открывшейся @1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 создает копию информационной базы для проведения аудита.

2.

Занесение данных в сводную таблицу о затратах проведенных в 1С:Бухгалтерия предприятия.

!Финансовый контролер открывает копию @1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 и формирует список оплаченных счетов от перевозчиков за период данных документа “Чек-лист”.

Открывает @Excel создает “Сводную таблицу” для сопоставления данных о затратах. Заполняет “Сводную таблицу” данными о затратах, проведенных в @1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.

3.

Занесение данных в сводную таблицу о затратах, зафиксированных в чек-листе.

!Финансовый контролер открывает @Excel и ранее созданную “Сводную таблицу” для сопоставления данных о затратах. Заполняет “Сводную таблицу” данными о затратах, указанных в “Чек-листе”.

4.

Фиксация данных в сводной таблице по недостающим затратам.

!Финансовый контролер открывает @Excel и ранее созданную “Сводную таблицу” для сопоставления данных о затратах. Анализирует “Сводную таблицу” на предмет затрат, указанных в “Чек-листе”, но не зафиксированных в @1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.

5.

Подготовка отчета “Work in progress”.

!Финансовый контролер открывает @Excel и открывает шаблон отчета “Work in progress”. Заполняет форму отчета “Work in progress” счетами от перевозчиков, которые не были проведены бухгалтерией, но имеют затраты в рамках текущего периода.

Открывает почтовый клиент @MS Outlook и формирует письмо внешнему аудитору, прикрепляя заполненный отчета “Work in progress”.

Процесс завершается передачей отчета “Work in progress” на внешний аудит.

6.

Подготовка отчета “Report”.

!Финансовый контролер открывает @Excel и открывает шаблон отчета “Report”. Заполняет форму отчета “Report” счетами по которым предполагаются доначисления.

Открывает почтовый клиент @MS Outlook и формирует письмо руководству, прикрепляя заполненный отчет “Report”.

Процесс завершается передачей отчета “Report” на внутренний аудит.


Комментарии для сайта Cackle

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!

условиями