Автоматизация процессов обработки и архивного хранения входящих документов

Термин

Описание

1С:ДО, ДО

Система 1С:Документооборот

1С:БП, УС, База УС

Учетная система 1С:Бухгалтерия предприяти

ABBYY FC

Программное обеспечение ABBYY FlexiCapture

ЭА

Электронный архив

HotFolder

Горячая папка, которая опрашивается с определенной периодичностью

ЭДО

Электронный Документооборот. Модулю в 1С:БП для обмена электронными документами

Скан-образ

Оцифрованная копия документа

Основной документ

Документы, на основании которых будут создаваться пакеты документов в ЭА. Это документы с одним из видов: УПД, Счет-фактура,

Приложения

Документы, которые не распознаются и должны быть связаны с одним из основных документов.

Пакет документов

Документы, отсканированные одним потоком

Комплект документов

Документы, относящиеся к одной хозяйственной операции

Тип документа

Принадлежность документа к входящим или исходящим документам

Вид документа

Принадлежность документа к печатной форме

КЭД

Карточка электронного документа. Объект в 1С:ДО, который содержит в себе информацию о документе и файле.

ПЭД

Пакет электронных документов. Объект в 1С:ДО, который содержит в себе информацию о комплекте документов, относящиеся к одной хозяйственной операции и содержит связь с объектом в 1С:БП

ПТиУ

Поступление товаров и услуг

РТиУ

Реализация товаров и услуг

НСИ

Нормативно справочная информация

Объект

Описание

@1С:ДО, @Электронный_архив

Система, в которой ведется Электронный архив. В 1С:ДО хранятся КЭД и ПЭД по всем организациям. Все Базы УС синхронизированы и интегрированы с этой системой.

@1С:БП

Учетная система, в которой ведется бухгалтерский учет.

@ABBYY_FC,

@ABBYY

Программное обеспечение, в котором происходит распознавание и классификация документов, извлечение данных, проверка их корректности и передача распознанных данных.

#Загрузка_файлов

Обработка, которая загружает распознанные данные в @1С:ДО, создаёт КЭД и ПЭД, формирует и назначает задачи пользователям и происходит проверка загруженных данных.

#Расширение_ЭА

Расширение в @1С:БП, которая обеспечивает работу с ЭА из @1С:БП.

#Скан-образы_Исходящих_оригиналов_Основной  

Директория в файловом хранилище для загрузки исходящих оригиналов документов

#Директория_скан-образы_Входящих_оригиналов

Директория в файловом хранилище для загрузки входящих оригиналов документов

#Директория_скан-образы_Исходящих_копий

Директория в файловом хранилище для загрузки копий Исходящих документов

#Директория_скан-образы_Входящих_копий

Директория в файловом хранилище для загрузки копий Входящих документов

#Директория_Обмен_между_ABBYY_и_1С:ДО

Директория в файловом хранилище для обмена файлами между @ABBYY и @1С:ДО 

#Директория_Обмен_между_1С:ДО_и_1С:БП

Директория в файловом хранилище для обмена файлами между @1С:ДО и @1С:БП

#Директория_Обмен_между_1С:ДО_и_ЭДО

Директория в файловом хранилище для обмена файлами между @1С:ДО и #ЭДО в @1С:БП

Роль

Описание

!Оператор

Сотрудник Компании, который занимается вводом документов в ЭА:

• Сканирование;
• Работа в ABBYY;
• Загрузка и проверка данных в @1С:ДО.

!Бухгалтер_по_исходящим_операциям

Сотрудник Компании, который выполняет работу над загруженными данными:

• Создает документы в @1С:БП;
• Указывает связь между объектами @1С:ДО и @1С:БП.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям

Сотрудник Компании, который выполняет работу над загруженными данными:

• Создает документы в @1С:БП;
• Указывает связь между объектами @1С:ДО и @1С:БП.

Шаг

Действие

1

Подготовка к сканированию исходящих документов

Исходящие оригиналы документов, поступившие в офис Компании на бумажном носителе, обрабатывает !Бухгалтер_по_исходящим_операциям.

!Бухгалтер_по_исходящим_операциям, после получения документов, выполняет следующие действия:

1.Подготавливает документы (удаляет скрепки, расшивает, расклеивает). Важно не путать страницы одного документа со страницами другого;

2.Сортирует документы на 3 стопки по следующей логике:

2.1 Комплект с основным документом:

• Документы, которые относятся к одной операции, должны идти по порядку;
• Первым документом, должен быть один из Основных документов: УПД, Счет-Фактура;

2.2 Комплект корректирующих документов:

• Документы, которые относятся к одной операции, должны идти по порядку;
• Первым документом, должен быть один из Основных документов: Корректирующая УПД, Корректирующая Счет-Фактура;

2.3 Комплект исходящих документов, без основного документа. (Это документы “Экспедиторская расписка”).

Если документ был распечатан без штрихкода:

• Печатает “ИнфоЛист”  из Документа #Экспедиторская_расписка в УТ;
• Клеит на первый лист документа(если ИнфоЛист был распечатан на самоклеющейся бумаге) или кладет перед документом ИнфоЛист.

2

Сканирование исходящих документов

!Бухгалтер_по_исходящим_операциям, после сортировки, отдельными стопками, кладет подготовленные документы в автоподатчик содержательной (лицевой) стороной вниз (позиционирование документа («вверх или вниз ногами») не имеет значение) и сканирует через один из профилей:

1.“Электронный архив исходящие документы”;

Сканирование происходит через заранее настроенные профили в сканере со следующими параметрами:

2.“Электронный архив исходящие документы. Корр”;

Сканирование происходит через заранее настроенные профили в сканере со следующими параметрами:

3.“Электронный архив исходящие документы. Инфолист”;

Сканирование происходит через заранее настроенные профили в сканере со следующими параметрами:

Шаг 

Действие 

1

Размещение скан-образов в HotFolder

Копии исходящих документов поступают через сервисы обмена файлами. Такие документы загружает в Электронный архив !Бухгалтер_по_исходящим_операциям, получивший его.

!Бухгалтер_по_исходящим_операциям, скачивает полученный файл и размещает его в #Скан-образы_исходящих_копий.

В скан-образе документа, обязательно должен быть “Основной документ”.

Документ может быть распечатан и предоставлен в отдел обработки исходящих документов на бумажном носителе. !Бухгалтер_по_исходящим_операциям, подготавливает документы и сканирует через профиль сканирования “Электронный архив исходящие документы. Копия”;

Сканирование происходит через заранее настроенные профили в сканере со следующими параметрами:

Шаг 

Действие 

1

Перенос данных из ЭДО

Документы, отправленные по ЭДО, загружает в @Электронный_архив !Бухгалтер_по_исходящим_операциям. 

!Бухгалтер_по_исходящим_операциям отправляет документ  с помощью функционала #Модуля_ЭДО. Далее открывает документ, который был

передан по #ЭДО.

#Расширение_ЭА, при открытие документа, добавляет кнопку $Загрузить_в_ЭА, если документ содержит ссылку на  #Электронный_документ в #Архиве_ЭДО.

!Бухгалтер_по_исходящим_операциям, нажимает $Загрузить_в_ЭА.

#Расширение_ЭА передает данные в @1С:ДО для создания #ПЭД и #КЭД.

Шаг

Действие

1

Подготовка к сканированию входящих документов

Входящие оригиналы документов, поступившие в офис Компании на бумажном носителе, обрабатывает !Бухгалтер_по_входящим_операциям.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям, после получения документов, выполняет следующие действия:

1.Подготавливает документы (удаляет скрепки, расшивает, расклеивает). Важно не путать страницы одного документа со страницами другого;

2.Сортирует документы на 4 стопки по следующей логике:

2.1 Комплект с основным документом:

• Документы, которые относятся к одной операции, должны идти по порядку;
• Первым документом, должен быть один из “Основных документов”: УПД, Счет-Фактура;

2.2 Комплект входящих документов с Инфолистом.
(Это документы “ГТД” и “Акт с безНДС”):

2.2.1 Печатает “ИнфоЛист” (если не был распечатан ранее) из Документа #Поступление;

2.2.2 Клеит на первый лист документа(если ИнфоЛист был распечатан на самоклеющейся бумаге) или кладет перед документом ИнфоЛист.

2.3 Комплект корректирующих документов:

• Документы, которые относятся к одной операции, должны идти по порядку;
• Первым документом, должен быть один из “Основных документов”: Корректирующая УПД, Корректирующая Счет-Фактура;

2.4 Комплект входящих корректирующих документов с Инфолистом.

2.4.1 Печатает “ИнфоЛист” (если не был распечатан ранее) из Документа #Корректировка поступление;

2.4.2 Клеит на первый лист документа(если ИнфоЛист был распечатан на самоклеющейся бумаге) или кладет перед документом ИнфоЛист.

3.Долговые документы сортирует аналогично в отдельные стопки.

2

Сканировании входящих документов

!Бухгалтер_по_исходящим_операциям, после сортировки кладет подготовленные документы в автоподатчик содержательной (лицевой) стороной вниз (позиционирование документа (“вверх или вниз ногами”) не имеет значение) и сканирует через один из профилей сканирования:

1.“Электронный архив Входящие документы. Основной”.

2.“Электронный архив Входящие документы. Инфолист”.

3.“Электронный архив Входящие документы. Корректировка”.

4.“Электронный архив Входящие документы. Корректировка Инфолист”.

5.“Долговой/Электронный архив Входящие документы. Основной”.

6.“Долговой/Электронный архив Входящие документы. Инфолист”.

7.“Долговой/Электронный архив Входящие документы. Корректировка”.

8.“Долговой/Электронный архив Входящие документы. Корректировка Инфолист”.

Все профили настроены заранее и имеют следующие параметры:

Шаг 

Действие 

1

Размещение скан-образов в HotFolder

Копии входящих документов поступают через сервисы обмена файлами. Такие документы загружает в Электронный архив !Бухгалтер_по_входящим_операциям, получивший его.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям, скачивает полученный файл и размещает его в #Скан-образы_входящих_копий.

В скан-образе документа, обязательно должен быть “Основной документ”.

Документ может быть распечатан и предоставлен в отдел обработки входящих документов на бумажном носителе. !Бухгалтер_по_входящим_операциям, подготавливает документы и сканирует через профиль сканирования “Электронный архив входящие документы. Копия”;

Сканирование происходит через заранее настроенные профили в сканере со следующими параметрами:

Шаг 

Действие 

1

Перенос данных из ЭДО

Документы, полученные по ЭДО, загружает в @Электронный_архив !Бухгалтер_по_входящим_операциям. 

!Бухгалтер_по_входящим_операциям, при поступлении Входящего документа через ЭДО, с помощью функционала #Модуля_ЭДО, создает документ #Поступления.

Далее открывает созданный документ.

#Расширение_ЭА, при открытие документа, добавляет кнопку $Загрузить_в_ЭА, если документ содержит ссылку на  #Электронный_документ в #Архиве_ЭДО.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям, нажимает $Загрузить_в_ЭА.

#Расширение_ЭА передает данные в @1С:ДО для создания #ПЭД и #КЭД.

Шаг 

Действие 

1

Загрузка изображений

@ABBYY_FC загружает файлы в фоновом режиме, через 11 настроенных профиля импорта:

      1.#Исходящие_документы.Основной

      2.#Исходящие_Документы.Корректировка

      3.#Исходящие_документы.Инфолист

      4.#Входящие_документы.Основной

      5.#Входящие_документы.Инфолист

      6.#Входящие_документы.Корректировка

      7.#Входящие_документы.Корректировка_Инфолист

      8.#Долговой/Входящие_документы.Основной

      9.#Долговой/Входящие_документы.Инфолист

      10.#Долговой/Входящие_документы.Корректировка

      11.#Долговой/Dходящие_документы.Корректировка_Инфолист

!Бухгалтер_по_входящим_операциям/!Бухгалтер_по_исходящим_операциям может загрузить изображения в ручном режиме. Для этого, !Бухгалтер_по_входящим_операциям/!Бухгалтер_по_исходящим_операциям нажимает $Загрузить и выбирает необходимый профиль импорта.

2

Формирование пакета

После загрузки файлов, @ABBYY_FC формирует одноименные #Пакеты в соответствии профиля импорта.

Шаг 

Действие 

1

Распознавание по шаблону ABBYY “Основной"

К шаблону @ABBYY_FC “Основной” относятся:

• #Шаблон_Счет-фактура;
• #Шаблон_УПД.

@ABBYY_FC, после загрузки изображений, в фоновом режиме выполняет следующие действия:

1.Анализирует изображение;

2.Разделяет изображение на документы. Документы, которые не подходят ни к одному из шаблонов, определяются как приложения к документу, который расположен перед ними;

3.Накладывает соответствующий шаблон распознавания;

4.Распознает данные в соответствии наложенного шаблона распознавания:

2

Распознавание по шаблону ABBYY “Приложения”

К шаблонам @ABBYY_FC “Приложения” относятся:

• #Шаблон_Приложение

@ABBYY_FC, после загрузки изображений, в фоновом режиме выполняет следующие действия:

1.Анализирует изображение;

2.Разделяет изображение на документы. Разделение происходит по нахождению штрих-кода;

4.Накладывает шаблон распознавания “Приложение”;

5.Распознает значение штрихкода.

Шаг 

Действие 

1

Запуск программы

Верификацией исходящей документацией занимается !Бухгалтер_по_исходящим_операциям.

Верификацией входящей документацией занимается !Бухгалтер_по_входящим_операциям.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям/!Бухгалтер_по_исходящим_операциям запускает @ABBYY_FC и выбирает проект #Электронный_архив.

@ABBYY_FC отображает сформированные #Пакеты документов с сортировкой по времени формирования.

!Бухгалтер_по_исходящим_операциям открывает один из необходимых пакетов:

• #Исходящий Оригинал;
• #Исходящий Оригинал;
• #Исходящий Копия. Основной;

!Бухгалтер_по_входящим_операциям открывает один из необходимых пакетов:

• #Входящий Оригинал. Основной;
• #Входящий Оригинал. Приложение;
• #Входящий Копия. Основной.

@ABBYY_FC отображает список документов в выбранном пакете и документы, которые требуют работы над собой, отмечает символом:

•  - Документы, которые содержат критические ошибки и не могут быть экспортированы;
•  - Документы, которые содержат некритические ошибки и могут быть экспортированы.

2

Верификация

!Бухгалтер_по_входящим_операциям/!Бухгалтер_по_исходящим_операциям открывает документ, отмеченный одним из вышеуказанным символом.

@ABBYY_FC отображает окно редактора документа. Окно редактора документа разделено на 3 области:

• Состав документа;
• Объекты верификации (атрибуты);
• Скан-образ документа.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям/!Бухгалтер_по_исходящим_операциям выполняет следующие действия:

    1.Исправляет ошибки распознавания данных;

    2.Исправляет ошибки заполнения атрибутов;

    3.Устраняет ошибки прописанных правил.

3

Исправление ошибок распознавания данных

В случае неуверенного определения символа, @ABBYY_FC на форме редактора документа отмечает этот символ красным цветом.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям/!Бухгалтер_по_исходящим_операциям встает на объект верификации, где символ выделен красным.

@ABBYY_FC в области скан-образа документа выделяет выбранное поле.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям/!Бухгалтер_по_исходящим_операциям сравнивает заполненное значение со значением на скан-образе и выполняет одно из действий:

1.Если символ не верный, заменяет его на верный и нажимает $Enter.

2.Если символ верный нажимает $Enter (или просто игнорирует его).

4

Исправление ошибок заполнения атрибутов

В случае неуспешного поиска атрибута в документе, @ABBYY_FC не заполняет его. Если этот объект верификации помечен обязательным к заполнению, @ABBYY_FC выделяет его красной рамкой.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям/!Бухгалтер_по_исходящим_операциям выполняет следующие действия:

1.Встает на объект верификации, выделенный красной рамкой;

2.В области скан-образа документа находит соответствующее поле;

3.Выделяет его курсором мышки (лассо).

@ABBYY_FC заполняет объект верификации выбранными данными.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям/!Бухгалтер_по_исходящим_операциям указывает вручную, есть ли связь с приложением, которое находится в другом комплекте документов.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям/!Бухгалтер_по_исходящим_операциям также может заполнить объект верификации вручную. Для этого !Бухгалтер_по_входящим_операциям/!Бухгалтер_по_исходящим_операциям встает на объект верификации и печатает необходимые данные на клавиатуре.

5

Устранения ошибок прописанных правил

Шаблоны не имеют прописанных правил.

Шаг 

Действие 

1

Экспорт

!Оператор, после верификации, экспортирует документы. Для этого выполняет следующие действия:

1.Переходит в режим просмотра пакетов;

2.Выделяет #Пакет, в котором отсутствуют документы с ошибками;

3.Нажимает правой кнопкой мыши по выбранному #Пакету;

4.В контекстном меню нажимает $Экспортировать.

@ABBYY_FC выполняет следующие действия:

4.1 Формирует соответствующий виду документа .xml файл:

4.2 Формирует наименование файла по шаблону:
Вид документа + Номер + Дата

4.3 Сохраняет сформированные файлы .xml в #Директория_Обмен_между_ABBYY_и_1С:ДО;

4.4 Формирует .pdf/A файл;

4.5 Формирует наименование файла по шаблону:
Вид документа + Номер + Дата;

4.6 Сохраняет сформированные .pdf/A файлы в #Директория_Обмен_между_ABBYY_и_1С:ДО.

Шаг 

Действие 

1

Загрузка файлов

#Обработка_Загрузка_файлов обращается к файлам в #Директория_Обмен_между_ABBYY_и_1С:ДО. Во избежание одновременного обращения к файлам, #Обработка переносит все файлы во временную папку. Далее производит загрузку данных из файлов формата .xml.

2

Установка отметки не актуальности КЭД

#Обработка, перед созданием нового #КЭД, производит поиск документа в ЭА с аналогичными значениями. Поиск производит по следующей логике:

1.Поиск по реквизитам:

• #Тип_документа;
• #Вид_документа;
• #Организация;
• #Контрагент;
• #Дата;
• #Номер.

2.Если совпадение есть, то:

2.1 В найденном документе устанавливает значение #Не_актуален в реквизит #Актуальность;

2.2 Сохраняет ссылку на найденный документ для передачи ее в новосозданный #КЭД;

2.3 Переходит к процессу создания нового КЭД.

3.Если совпадений нет, то:

Переходит к процессу создания нового КЭД.

3

Создание КЭД

#Обработка создает новый #КЭД для каждого загруженного файла .xml.

При создании #КЭД выполняет следующие действия:

1.Заполняет реквизиты согласно таблицы:

2.Прикрепляет файлы:

2.1. Файл .xml, по которой создал КЭД;

2.2. Файл .pdf;

3.Привязка к #ПЭД ();

4.Сохраняет созданный #КЭД.

4

Определение ответственного пользователя

5

Привязка к ПЭД

#Обработка, после создания #КЭД, производит поиск #ПЭД в @ЭА. Поиск производит по следующим логике:

      1.Поиск по реквизитам:

• #Тип_документа;
• #Вид_документа;
• #Организация;
• #Контрагент;
• #Дата;
• #Номер.

      2.Если совпадение есть, то:

2.2 В #КЭД устанавливает связь с найденным #ПЭД;

2.2 В #КЭД устанавливает статус #Обработан.

3.Если совпадений нет, то создает #ПЭД.

6

Создание Задачи ответственному подразделению на ручное указание ПЭД

#Обработка создает #Задачу на ручное указание документа в УС:

7

Создание ПЭД

#Обработка создает новый #ПЭД для новосозданного #КЭД, в случае если #ПЭД не был создан ранее ().

При создании #ПЭД выполняет следующие действия:

1.Заполняет реквизиты согласно таблицы:

8

Определение признака “Поступление с переработки” для Входящих документов

Если у контрагента, указанного в #ПЭД в реквизите #Контрагент установлен признак #Фабрика, то #Обработка в #ПЭД устанавливает признак #Поступление_с_переработк.  

9

Поиск документа в УС

#Обработка, после создания #ПЭД, обращается к @Базе_УС и производит следующие действия:

1.Поиск среди документов:

1.1 Для Входящих документов:

1.1.1 Для входящего документа без признака #Поступление_с_переработки среди документов #ПТиУ

1.1.2 Для входящего документа с признаком #Поступление_с_переработки среди документов #Поступление_с_переработки 

1.1.3 Для входящего документа с видом #Корректировка среди документов #Корректировка поступления;

по следующим реквизитам:

• #Организация;
• #Контрагент;
• #Дата;
• #Номер;
• #Сумма.

Для Исходящих документов:

1.1.4 Для Исходящего документа с видом #Реализация среди документов #РТиУ 

1.1.5 Для Исходящего документа с видом #Корректировка среди документов #Корректировка реализации;

по следующим реквизитам:

• #Организация;
• #Контрагент;
• #Дата;
• #Номер;
• #Сумма.

 2.Если есть совпадение, то:

2.1  В найденном документе устанавливает связь с #ПЭД;

2.2 Если #ПЭД с видом #Корректировка, то выполняет следующие действия:

2.2.1 В найденном документе получает #ИД корректируемого документа;

2.2.2 Передает его в @1С:ДО;

2.2.3 1С:ДО по переданному #ИД находит #ПЭД;

2.2.4 В #ПЭДе устанавливает связь на найденный #ПЭД  с типом: #Корректирует;

2.2.5 В найденном #ПЭД устанавливает связь #Был_откорректирован;

2.3 В #ПЭД устанавливает ссылку на найденный документ.

2.4 В #ПЭД устанавливает статус Обработан.

2.2.5 Для Исходящих документов также производит поиск записи в #Журнал_долгов по найденному #РТиУ. Если совпадение есть, то у созданного КЭД и ПЭД снимает признак “Актуальный”.

3.Если совпадений нет, то:

3.1 Создает #Задачу на указание Документа в УС ().

3.2 В #ПЭД устанавливает статус #Указать_документ_в_Базе_УС.

10

Создание Задачи ответственному подразделению на указание документа в УС

#Обработка, создает #Задачу со следующими параметрами:

11

Установка статуса КЭД

#Обработка по мере работы над #КЭД проставляет соответствующие статусы:

12

Установка статуса ПЭД

Обработка по мере работы над КЭД проставляет соответствующие статусы:

Шаг 

Действие 

1

Загрузка файлов

#Обработка_Загрузка_файлов обращается к файлам в #Директория_Обмен_между_ABBYY_и_1С:ДО. Во избежание одновременного обращения к файлам, #Обработка переносит все файлы во временную папку. Далее производит загрузку данных из файлов формата .xml.

2

Формирование списка ИД

#Обработка, по тегам в ИД, определяет к какому виду документа относится ИД. Далее выполняет следующие действия:

 1.Для видов документа #Поступления, #Корректировка_поступления, #Реализация и #Корректировка_реализации переходит к созданию #КЭД;

     2.Для вида документа #Экспедиторская_расписка:

2.2 Выполняет поиск среди документов #Экспедиторская_расписка в @Управленческой_системе по ИД;

2.3 В найденном документе, через структуру подчиненности, получает список ИД #Реализаций;

2.4 Переходит к процессу создания #КЭД для каждого полученного ИД #Реализации;

2.5 В каждый созданный #КЭД прикрепляет .pdf;

3

Установка отметки не актуальности КЭД

#Обработка, перед созданием нового #КЭД, производит поиск документа в ЭА с аналогичными значениями. Поиск производит по следующей логике:

      1.Поиск по реквизитам:

• #Штрихкод.

      2.Если совпадение есть, то:

2.1 В найденном документе устанавливает значение #Не_актуален в реквизит #Актуальность;

2.2 Сохраняет ссылку на найденный документ для передачи ее в новосозданный #КЭД;

2.3 Переходит к процессу создания нового КЭД.

      3.Если совпадений нет, то:

3.1 Переходит к процессу создания нового КЭД.

4

Создание КЭД

#Обработка создает новый #КЭД для каждого загруженного файла .xml.

При создании #КЭД выполняет следующие действия:

      1.Заполняет реквизиты согласно таблицы:

      2.Прикрепляет файлы:

2.2 Файл .xml, по которой создал КЭД;

2.3 Файл .pdf;

3.Привязка к #ПЭД;

4.Сохраняет созданный #КЭД.

5

Привязка к ПЭД

#Обработка, после создания #КЭД, производит поиск #ПЭД в @ЭА. Поиск производит по следующим логике:

1.Поиск по реквизитам:

• #Штрихкод.

2.Если совпадение есть, то:

2.1 В #КЭД устанавливает связь с найденным #ПЭД;

2.2 В #КЭД устанавливает статус #Обработан.

3.Если совпадений нет, то создает #ПЭД.

6

Создание ПЭД

#Обработка создает новый #ПЭД для новосозданного #КЭД, в случае если #ПЭД не был создан ранее.

При создании #ПЭД выполняет следующие действия:

Заполняет реквизиты согласно таблицы:

7

Поиск документа в УС

#Обработка, после создания #ПЭД, обращается к @Базе_УС и производит следующие действия:

1.Поиск среди документов по следующим реквизитам #ID.

2.Если есть совпадение, то:

2.1 В найденном документе устанавливает связь с #ПЭД;

2.2 В #ПЭД устанавливает ссылку на найденный документ;

2.3 Дозаполняет ПЭД соответствующими значениями из найденного документа:

    2.1.1.Дозаполняет КЭД соответствующими значениями из найденного докуме нта:

      2.1.2.В #ПЭД устанавливает статус Обработан.

      3.Если совпадений нет, то:

3.1 Создает #Задачу на указание Документа в УС.

3.2 В #ПЭД устанавливает статус #Указать_документ_в_Базе_УС.

Шаг 

Действие 

1

Передача данных по Входящим документам

!Бухгалтер_по_входящим_операциям, при поступлении Входящего документа через ЭДО, с помощью функционала #Модуля_ЭДО, создает документ #Поступления.

После создания документа #Поступление из #Модуля_ЭДО, #Расширение_в_УС отправляет данные по этому документу в @1С:Документооборот.

2

Передача данных по Исходящим документам

!Бухгалтер_по_исходящим_операциям отправляет документ  с помощью функционала #Модуля_ЭДО.

После передачи Исходящего документа через #Модуль_ЭДО, #Расширение_в_УС отправляет данные по этому документу в @1С:Документооборот.

3

Создание ПЭД для документов, переданных через ЭДО

При получении данных из @Базы_УС о переданных или полученных документов по ЭДО, #Обработка создает новый #ПЭД.

При создании #ПЭД выполняет следующие действия:

1.Заполняет реквизиты согласно таблицы

2.Создает #КЭД;

3.Привязывает созданный #КЭД к #ПЭД;

4.Сохраняет созданный #ПЭД.

4

Создание КЭД для документов, переданных через ЭДО

#Обработка, при создании #ПЭД, который создан для документа, переданного или полученного через ЭДО, создает #КЭД по следующим логике:

1.Заполняет реквизиты согласно таблицы

2.Прикрепляет файлы из Документ_в_УС->Объект_в_модуле_ЭДО->Файлы;

3.Привязывает созданный #КЭД к #ПЭД;

4.Сохраняет созданный #КЭД.

Шаг 

Действие 

1

Открытие Задачи

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, запускает @1С:ДО.

@1С:ДО открывает #Начальную_страницу.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, открывает задачу #Указать/Создать_ПЭД.

@1С:ДО открывает форму задачи.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, открывает предмет задачи - #КЭД.

@1С:ДО открывает форму #КЭД.

2

Исполнение Задачи

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, на форме #КЭД, нажимает $Указать_ПЭД:

@1С:ДО формирует и отображает список #ПЭД;

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, выбирает соответствующий #ПЭД и нажимает $Выбрать.

@1С:ДО устанавливает связь с #ПЭД.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, из #КЭД может создать #ПЭД вручную. Для этого. !Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, в #КЭД нажимает $Создать_на_основании->ПЭД;

@1С:ДО выполняет следующие действия:

1.Создает #ПЭД с данными из #КЭД;

2.Устанавливает связь с #ПЭД.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, в созданном #ПЭД, нажимает $Указать_документ_в_УС (см. п. 6.5).

3

Завершение Задачи

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, после выбора/создания #ПЭД, в задаче нажимает $Исполнено.

@1С:ДО помечает задачу исполненной.

Шаг 

Действие 

1

Открытие КЭД

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям запускает @1С:ДО, переходит в подсистему $Электронный_архив и нажимает $Карточки_электронных_документов.

@1С:ДО отображает форму списка #КЭД.

Для поиска необходимого #КЭД !Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям может использовать следующие отборы:

• #Организация;
• #Контрагент;
• #Период;
• #Вид;
• #Тип.

А также воспользоваться поиском.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям открывает необходимый #КЭД.

@1С:ДО отображает форму #КЭД.

При необходимости !Бухгалтер может:

• Открыть прикрепленные файлы;
• Открыть #ПЭД;
• Открыть документ в УС.

2

Открытие ПЭД

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям в #КЭД нажимает $Открыть_ПЭД.

@1С:ДО по связи #Входит_в_комплект, указанной в #КЭД, находит #ПЭД и отображает его форму.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, может открыть #ПЭД из подсистемы $Электронный_архив. Для этого !Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, запускает @1С:ДО, переходит в подсистему $Электронный_архив и нажимает $Пакеты_документов. Для поиска необходимого #ПЭД !Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, может использовать следующие отборы:

• #Организация;
• #Контрагент;
• #Период;
• #Тип.

А также воспользоваться поиском.

При необходимости !Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, может:

• Открыть файлы, прикрепленные к #КЭДам;
• Открыть документ в #УС.

3

Открытие документа в УС

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям в #ПЭД нажимает $Открыть_документ_в_УС.

@1С:ДО выполняет следующие действия:

1.Открывает @Базу_УС, указанную в #ПЭД;

2.Открывает документ, указанный в #ПЭД.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям может открыть документ в УС из #КЭД. Для этого !Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям в #КЭД нажимает $Открыть_документ_в_УС.

@1С:ДО по связи #Входит_в_комплект, указанной в #КЭД, находит #ПЭД и выполняет аналогичные действия.

Шаг 

Действие 

1

Работа с документом в УС

!!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, в документе в @Базе_УС нажимает $Открыть_скан-образы.

#Расширение_ЭА выполняет следующие действия:

1.По ссылке, указанной в документе, находит в @1С:ДО соответствующий #ПЭД;

2.Отображает форму списка КЭД, прикрепленные к найденному ПЭД.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям может выполнить следующие действия:

• Выбрать и открыть файл .pdf скан-образа;
• Выбрать и открыть КЭД;
• Открыть ПЭД.

2

Открытие скан-образа

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям в списке КЭД, выделяет необходимый и нажимает $Открыть_скан-образ.

#Расширение_ЭА открывает .pdf файл, прикрепленный к #КЭД. Файлы .pdf открываются в программе просмотров файлов .pdf, настроенная по умолчанию для данного пользователя.

3

Открытие КЭД

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, в списке КЭД, выделяет необходимый и нажимает $Открыть_КЭД.

#Расширение_ЭА запускает @1С:ДО и открывает соответствующий #КЭД.

4

Открытие ПЭД

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям, в списке КЭД нажимает $Открыть_ПЭД.

#Расширение_ЭА запускает @1С:ДО и открывает соответствующий #ПЭД.

Шаг 

Действие 

1

Формирование отчета

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям запускает @1С:ДО, переходит в подсистему $Электронный_архив и в блоке $Отчеты нажимает $По_видам_документа.

@1С:ДО открывает форму отчета #По_видам_документа.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям вводит необходимые отборы:

• #Период;
• #Вид_документа;
• #Тип_документа;
• #Документ_актуальный;
• #Номер_оригинала;
• #Организация;
• #Контрагент;
• #Договор;
• #Конфиденциальный договор (да/нет);
• #Оригинал/Копия.

И нажимает $Сформировать.

@1С:ДО формирует отчет с введенными отборами.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям может выполнить следующие действия:

• Открыть #КЭД;
• Выгрузить все .pdf файлы;
• Распечатать выгруженные .pdf файлы.

2

Выгрузка .pdf файлов

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_исходящим_операциям, после формирования отчета, в реквизите #Папка_экспорта_файлов указывает директорию и нажимает $Экспортировать_скан-образы.

@1С:ДО, в указанную директорию, копирует файлы из #КЭД, которые попали в отчет.

3

Печать скан-образов

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_исходящим_операциям, после экспорта .pdf файлов, нажимает $Распечатать.

@1С:ДО отправляет на печать, настроенный по умолчанию, все выгруженные .pdf файлы.

Шаг 

Действие 

1

Формирование отчета

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_исходящим_операциям запускает @1С:ДО, переходит в подсистему $Электронный_архив и в блоке $Отчеты нажимает $Отчет_по_контролю_изменений_объектов_в_1С:БП.

@1С:ДО открывает форму отчета #Отчет_по_контролю_изменений_объектов_в_1С:БП.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям указывает период и нажимает $Сформировать.

@1С:ДО у связанных между собой документов в 1С:ДО и 1С:БП сверяет реквизиты:

• Сумма;
• Организация;
• Контрагент;
• Договор;
• Номер;
• Дата.

Документы, которые имеют расхождение, @1С:ДО выводит в результат отчета.

Шаг 

Действие 

1

Формирование отчета

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_исходящим_операциям запускает @1С:ДО, переходит в подсистему $Электронный_архив и в блоке $Отчеты нажимает $Отчет_по_наличию_связи_документа_с_ЭА.

@1С:ДО открывает форму отчета #Отчет_по_наличию_связи_документа_с_ЭА.

!Бухгалтер_по_входящим_операциям или Бухгалтер_по_висходящим_операциям указывает вид документа, период и нажимает $Сформировать.

@1С:ДО документы, которые не имеют связи с документом в ЭА, выводит в результат отчета