Электронный архив первичных документов

Термины и сокращения

Термин

Описание

УС

Учетная система 1С:Бухгалтерия предприятия

ABBYY FRS

Программное обеспечение ABBYY FineReader Server

ЭА

Электронный архив

HotFolder

Горячая папка, которая опрашивается с определенной периодичностью

Скан-образ

Оцифрованная копия документа

Основной документ

Документы, на основании которых будут создаваться пакеты документов в ЭА.

Пакет документов

Документы, отсканированные одним потоком

Тип документа

Принадлежность документа к входящим или исходящим документам

Вид документа

Принадлежность документа к печатной форме

КЭД

Карточка электронного документа. Объект в ЭА, который содержит в себе информацию о документе и файле.

ПЭД

Пакет электронных документов. Объект в ЭА, который содержит в себе информацию о комплекте документов, относящиеся к одной хозяйственной операции и содержит связь с объектом в УС.

ПТиУ

Поступление товаров и услуг

РТиУ

Реализация товаров и услуг

Номенклатура дел

Перечень сгруппированных по разделам видов дел, которые используются в организации, с указанием сроков хранения и другой учетной информации. 

Дела (тома)

Предназначен для регистрации дел и томов, используемых для хранения бумажных версий документов.

1.Архитектура

1.1. ИТ-системы и сущности

Объект

Описание

@ЭА

Система Электронного архива построенная на базе учетной системы 1С:Бухгалтерия предприятия.

@УС

Учетная система, в которой ведется бухгалтерский учет.

@ABBYY SS,

@ABBYY FRS

Программное обеспечение, в котором происходит распознавание и классификация документов, извлечение данных, проверка их корректности и передача распознанных данных.

#Загрузка файлов

Обработка, которая загружает файлы отсканированных документов и прикрепляет их по значению штрихкода к соответствующему КЭДу.

#Адрес горячей папки

Директория для временного хранения файлов, в которую сохраняются отсканированные и обработанные файлы  для загрузки в 1С

#Адрес хранилища файлов

Директория в файловом хранилище для хранения скан-образов документов

1.2. Функциональные роли ЭА

Роль

Описание

!Администратор ЭА

Сотрудник Компании, который выполняет настройку ЭА, а также может вручную производить загрузку файлов скан-образов.

!Бухгалтер

Сотрудник Компании, который:

Создает документы в @1С:БП;

Указывает связь между объектами @ЭА и @1С:БП;

Производит сканирование;

Производит обработку скан-образов документов в ABBYY;

Выполняет проверку данных в @ЭА.

!Специалист ДМТО

Сотрудник Компании, который указывает связь между объектами @ЭА и @1С:БП.

!Зав. архивом

Сотрудник Компании, который:

Работает с функционалом ЭА и выполняет архивирование документов;

Производит сканирование документов.

2. Настройка функционала ЭА

2.1. Заполнение справочника «Виды документов»

Критерий успешности:

100 зарегистрированных в системе КЭД в ЭА может быть указан вид первичного документа.

 

Шаг

Действие

1

Создание нового элемента справочника «Виды документов».

Для работы @ЭА, необходимо заполнить справочник #Виды документов. Справочник #Виды документов - содержит перечень видов первичных документов.

Для создания нового элемента справочника #Виды документов, !Администратор ЭА:

  1. Переходит в меню $ЭА раздел $Виды документов. @ЭА открывает форму списка справочника #Виды документов.
  2. В окне списка справочника #Виды документов, нажимает кнопку $Создать. @ЭА открывает форму создания нового элемента справочника #Виды документов. В открывшемся окне создания нового элемента, !Администратор ЭА заполняет $«Наименование»(Тип: Строка) - указывает название вида первичного документа (например, ТОРГ-12 и т.д.).
  3. Нажимает кнопку $«Записать и закрыть».@ЭА создает новый элемент справочника.

Справочник #Виды документов является обязательным реквизитом #КЭД.

2.2. Настройка организации

Критерий успешности:

О организаций для которых нет возможности подключить функционал ЭА.

Система ЭА работает с указанной даты.

Шаг

Действие

1

Подключение функционала ЭА для выбранной организации.

Функционал @ЭА доступен только для тех документов, в которых указана организация, для которой предварительно был подключен функционал @ЭА.

!Администратор ЭА для включения функционала @ЭА для той или иной организации:

  1. Переходит в меню $ЭА > $Настройки > #Настройки организаций. @ЭА открывает форму списка объекта #Настройка организаций для электронного архива.
  2. В окне списка #Настройка организаций для электронного архива нажимает кнопку $Создать. @ЭА открывает форму создания нового элемента.
  3. В открывшемся окне создания нового элемента заполняет следующие данные:
  1. $Организация(элемент справочника #Организации)  - указывает  организацию из справочника #Организации для которой будет использоваться функционал @ЭА;
  2. $Использовать(Тип: Булево) - устанавливает флажок;
  3. $Префикс штрихкода(Тип: Строка) - указывает префикс, который будет использоваться при формировании значения штрих кодов. Для каждой организации задается свой уникальный префикс организации.
  4. $Начало работы ЭА(Тип: Дата) - указывает дату, с которой будет осуществлено начало работы с функционалом ЭА для выбранной организации. В документах созданных ранее указанной даты, функционал ЭА, будет не доступен.  
  1. Далее нажимает кнопку $Записать и закрыть. @ЭА сохраняет настройки для выбранной организации.

2.3. Настройки штрихкодирования

Критерий успешности:

100% настроенных печатных форм маркируются штрихкодами.

100% настроенных печатных форм содержат префикс «ШК» в названии.

Шаг

Действие

1

Настройка штрихкодирования печатной формы УС.

Для настройки печатных форм документов, для которых будет применяться штрихкодирование, предназначена обработка #Настройка модуля ЭР:ШКУД.        

!Администратор ЭА для настройки штрихкодирования печатных форм документов:

  1. Переходит в меню $ЭА > $Настройки > #Настройка штрихкодирования. @ЭА открывает форму обработки #Настройка штрихкодирования.
  2. В открывшемся окне, на вкладке $Общие  указывает следующие настройки:
  1.  $Идентификатор базы (Тип: Строка) - необходимо ввести значение идентификатора базы. Данное значение используется при формировании штрихкода.
  1. Далее переходит на вкладку $Документы, где осуществляет настройки печатных форм документов, для которых будет применяться штрихкодирование на печатной форме документа:
  1. В открывшемся окне дерева макетов, выбирает печатную форму, для которой необходимо настроить штрихкодирование.
  2. Напротив выбранной печатной формы, слева, в поле $Вид первичного документа,  указывает вид первичного документа из справочника #Вид документов. Указывает тот вид, который соответствует печатной форме.
  3. Напротив выбранной печатной формы, справа, устанавливает флажок в поле $Штрихкодировать печатную форму.
  4. После установки вышеуказанных настроек, левой клавишей мыши нажимает по названию печатной формы.
  5. В открывшемся окне печатной формы, при помощи «мышки» перемещает штрихкод в любое удобное место на форме. При попытке закрыть форму, @ЭА задаст вопрос о сохранении установленных настроек вывода и местоположения штрих кода.

@ЭА сохраняет настройки.

2.4. Настройка загрузки файлов

Критерий успешности:

100% скан-образов бумажных документов загружены в ЭА и прикреплены к соответствующему КЭДу.

Шаг

Действие

1

Настройка загрузки файлов.

!Администратор ЭА для настройки функционала загрузки файлов в УС выполняет следующие действия:

  1. Переходит в меню $ЭА > $Настройки > #Настройка загрузки файлов. @ЭА открывает форму обработки #Настройка загрузки файлов.
  2. В открывшемся окне #Настройки загрузки файлов, указывает следующие данные:
  1. В поле $Адрес хранилища файлов (Тип: Строка) - необходимо указать путь к хранилищу, где будут храниться файлы;
  2. в поле $Адрес горячей папки (Тип: Строка) - необходимо указать путь к горячей папке, в которую сохраняются отсканированные и обработанные файлы  для загрузки в 1С.
  1. После заполнения полей, нажимает кнопку $Записать и закрыть. @ЭА сохраняет настройки.

3. Печать штрихкодов на этикетках

Критерий успешности:

0 этикеток сформированных из системы без напечатанных значений штрихкодов.

Шаг

Действие

1

Печать штрихкодов.

!Администратор ЭА для печати штрихкодов на этикетках выполняет следующие действия:

  1. Переходит в меню $ЭА > $Документы > #Печать штрихкодов. @ЭА открывает форму списка документа #Печать штрихкодов.
  2. В открывшемся окне списка документа #Печать штрихкодов нажимает кнопку $Создать. @ЭА открывает основную форму элемента документа #Печать штрихкодов.
  3. Далее в открывшемся окне формы нового документа #Печать штрихкодов заполняет следующие данные:
  1. $Номер (Тип: Строка) - @ЭА заполняет автоматически;
  2. $Дата (Тип: Дата) - @ЭА заполняет автоматически текущей датой создания документа;
  3. $Организация (элемент справочника #Организации) - указывает организацию для которой будет печатать штрих кода;
  4. $Количество штрихкодов (Тип: Число) - указывает количество штрих кодов для печати;
  5. $Ответственный (элемент справочника #Пользователи) - @ЭА заполняет автоматически текущим пользователем создавшим документ.
  6. $Комментарий (Тип: Строка) - заполняется произвольным текстом при необходимости.
  1. После заполнения полей, !Администратор ЭА нажимает кнопку $Провести. @ЭА сохраняет данные.
  2. Далее выводит штрихкода на печать, нажимает кнопку $Печать > $Печать штрихкодов. @ЭА открывает печатную форму со штрихкодами для печати наклеек.
  3. После вывода печатной формы наклеек, !Администратор ЭА переходит в параметры страницы ($Файл > $Параметры страницы) и указывает настройки:
  1. Выбирает заранее настроенный образец в поле $Размер;
  2. Указывает размеры полей;
  3. Сохраняет настройки, нажимает кнопку $ОК.
  1. Далее переходит в меню $Файл > $Печать. В открывшемся окне выбирает принтер и нажимает кнопку $Печать. @ЭА отправляет данные на печать.

4. Ввод документов в систему ЭА

4.1. Регистрация карточки электронного документа для исходящих первичных документов

Критерий успешности:

0 распечатанных печатных формах без штрихкодов.

Шаг

Действие

1

Первичная печать исходящего документа.

В учетной базе !Бухгалтер/!Экономист оформляет учетные документы (например, документ #Реализация товаров и услуг). Далее для печати !Бухгалтер/!Экономист/!Специалист ДМТО документов выполняет следующие действия:

  1. Открывает документ 1С и на форме документа нажимает кнопку $Печать. @ЭА откроет форму выбора печатных форм.
  2. В открывшемся окне выбора печатных форм документа выбирает требуемую, и кликает по ней «мышью». Если наименование печатной формы содержит префикс «ШК» - печатный документ будет содержать штрихкод, если не содержит – печатный документ не будет содержать штрихкод и в электронном архиве храниться не будет.

Далее @ЭА на экран выводит печатную форму документа со штрихкодом. При выводе печатной формы с ШК @ЭА автоматически в фоновом режиме создаст документы #ПЭД и #КЭД.

  1. Основная форма документа #ПЭД содержит:
  1. $Номер (Тип: Строка) - генерируется и присваивается @ЭА автоматически.  
  2. $Дата (Тип: Дата) - заполняется автоматически @ЭА значением текущей даты.
  3. $Организация (элемент справочника #Организации) - заполняется автоматически @ЭА из документа @УС, для которой оформлен данный пакет документов.
  4. $Подразделение (элемент справочника #Подразделения) - заполняется автоматически @ЭА из документа УС, для которой оформлен данный пакет документов.
  5. $Контрагент (элемент справочника #Контрагенты)- заполняется автоматически @ЭА из документа УС, для которой оформлен данный пакет документов.
  6. $Договор контрагента (элемент справочника #Договоры)- заполняется автоматически @ЭА из документа УС, для которой оформлен данный пакет документов.
  7. $Статус обработки (перечисление #Статус обработки ПЭД) - заполняется автоматически @ЭА при выполнении определенных условий. Пакету документов может быть присвоено одно из следующих статусов: $Новый, $Сформирован.

Статусы будут выставляться @ЭА исходя из следующих условий:

  1. $Новый - при создании #ПЭД;
  2. $Сформирован - при создании #КЭД к #ПЭД.
  1. $Есть документ основание в базе (Тип: Булево) - заполняется автоматически @ЭА, содержит признак того, что ПЭД относится к какому-либо документу-основанию. Если в @ЭА, созданный #ПЭД не относится ни к одному документу-основанию, тогда в поле «галка» не установлена, если относится -  тогда «галка» установлена. Значение заполняется @ЭА и не доступно для редактирования.
  2. Вкладка $Документ основание -  содержит перечень документов 1С, к которому относится #ПЭД (например, Реализация товаров и услуг № … от …). На вкладке содержатся следующие реквизиты:
  1. $№ (Тип: Строка) - отображается порядковый номер документа-основания в списке.
  2. $Документ-основание (элемент объекта метаданных #Документы) - содержит ссылку на документ-основание, к которому относится данный #ПЭД.
  1. Вкладка $Карточка электронных документов - содержит перечень первичных документов (#КЭД), которые относятся к данному #ПЭД. На вкладке содержатся следующие реквизиты:
  1. $№(Тип: Строка) - отображает порядковый номер #КЭД в списке.
  2. $Карточка электронного документа(элемент справочника #ЭР_ШКУД_КарточкаЭлектронногоДокумента)- содержит ссылку на #КЭД, которая относится к данному ПЭДу.
  3. $Штрихкод(Тип: Строка) - содержит значение штрихкода выбранного #КЭД.
  4. $Вид документа (элемент справочника # ЭР_ВидДокумента)- отображает вид #КЭД.
  5. $Документ актуальный(Тип: Булево)  -  отображает признак актуальности выбранного #КЭД.
  1. Вкладка $Дополнительно - содержит дополнительные поля. На вкладке содержаться следующие реквизиты:
  1. $Ответственный (элемент справочника #Пользователи) - при создании ПЭД, поле автоматически заполняется значением пользователя, который создавал документ (Автор документа).
  2. $Комментарий(Тип: Строка) - текстовое поле, предназначено для внесения произвольных примечаний.
  1. Кнопка $Провести и закрыть - при нажатии на кнопку происходит запись, проведение документа и закрытие его формы.
  2. Кнопка $Сохранить - при нажатии на кнопку осуществляется запись документа.
  3. Кнопка $Провести - при нажатии на кнопку происходит запись и проведение документа #ПЭД. При проведении #ПЭД, проводки не формируются.
  1. Документ #КЭД предназначен для привязки оригиналов документов к ПЭД, а впоследствии скан-образов к документам 1С. Основная форма документа #КЭД содержит:
  1. $Номер(Тип: Строка) - генерируется и присваивается @ЭА автоматически.
  2. $Дата (Тип: Дата)  - заполняется автоматически @ЭА значением текущей даты.
  3. $Организация (элемент справочника #Организации) - заполняется автоматически значением из документа #КЭД, к которому относится.
  4. $Подразделение (элемент справочника #Подразделения). Подразделение заполняется:
  1. При создании заполняется автоматически значением из документа #ПЭД, к которому относится.
  2. При прикреплении файла заполняется подразделением пользователя, который сканировал документы.
  3. При регистрации факта приема документов.
  1. $Контрагент (элемент справочника #Контрагенты) - заполняется автоматически значением из документа #ПЭД, к которому относится.
  2. $«Принадлежность» (перечисление #Принадлежность документа) содержит информацию, к какому типу относится документ. В поле может быть выбрано одно из следующих значений: входящий и исходящий.
  3. $Вид первичного документа (элемент справочника #Виды документов) содержит информацию, к какому виду относится документ(например, торг-12, счет-фактура и т.д.).
  4. $Дело (элемент документа #Дела (тома)) - содержит информацию, в каком деле находиться бумажный оригинал.
  5. $В архиве (Тип: Булево) - содержит информацию о нахождении или отсутствии документа в архиве. Первично признак присваивается при заполнении поля $Дело. Далее признак устанавливается или убирается при формировании реестра приема-передачи.
  6. $Провести и закрыть - при нажатии на кнопку происходит запись, проведение документа и закрытие его формы.
  7. $Провести - при нажатии на кнопку происходит запись и проведение документа КЭД. При проведении КЭД, проводки не формируются.
  8. $Печать - при нажатии на кнопку происходит открытие печатной формы документа (только для исходящих документов, тех, которые печатаются из системы).
  9. Вкладка $Печатный документ

На вкладке содержатся следующие реквизиты:

  1. $Имя формы (Тип: Строка) - заполняется системой автоматически и содержит название формы, на основании которой осуществлялось формирование печатной формы документа 1С. Все документы, которые печатаются из ИС, формируются на основании макетов печатной формы. Для каждого документа 1С применяется своя печатная форма.
  2. $Штрихкод (Тип: Строка)  - если документ печатается из учетной системы, поле недоступно для редактирования и заполняется системой автоматически при проведении КЭД. Если документ был распечатан вне системы, то поле заполняется вручную (или с помощью сканера штрих кодов) значением   штрихкода с этикетки, наклеенной на документ.
  3. $Файл( элемент справочника #Файлы) - содержит ссылку на файл скан-образа документа.
  4. $Файл e-mail-копии( элемент справочника #Файлы) – содержит ссылку на файл e-mail копии документа.
  5. $Открыть скан-копию - расположена справа от поля «Штрихкод». При нажатии на кнопку происходит открытие файла скан-образа документа.
  6. $Открыть e-mail-копию - при нажатии на кнопку происходит открытие файла e-mail- копии документа.
  7. $№ редакции (Тип: Число) - заполняется автоматически значением номера версии созданного КЭД. Поле заполняется системой и недоступно для редактирования. Новая версия КЭД формируется, если к ПЭДу ранее уже была создана КЭД с аналогичным видом, датой и номером первичного документа. Версионирование КЭД (присвоение номера редакции) - осуществляется в пределах одного ПЭДа и зависит от значений следующих полей:
  1. $Вид первичного документа;
  2. $Номер первичного документа;
  3. $Дата первичного документа.
  1. $Дата оригинала (Тип: Дата) - заполняется значением даты бумажного оригинала первичного документа.
  2. $Номер оригинала (Тип: Строка) - заполняется значением номера бумажного оригинала первичного документа.
  3. $Сумма (Тип: Строка) - заполняется значением из документа ПЭД, к которому относится.
  4. $Документ актуальный (Тип: Булево)- заполняется системой автоматически и недоступно для редактирования. При создании первой карточки КЭД выбранного вида для документа 1С ставится признак «Актуален». При создании последующих версий КЭД одного вида актуальной будет всегда последняя версия, все предыдущие становятся неактуальными.  
  5. $Факс/копия (Тип: Булево)- заполняется пользователем в момент создания КЭД. Если КЭД был создан на основании копии первичного документа, то в поле «Факс/копия» пользователем устанавливается значение «Истина» (пользователь устанавливает «галочку»). Если КЭД был создан на основании оригинала первичного документа, тогда поле не заполняется (по умолчанию устанавливается значение «Ложь»).
  1. Вкладка $Пакеты электронных документов. На вкладке содержатся следующие реквизиты:
  1. $№ (Тип: Строка)- отображает порядковый номер ПЭД в списке.
  2. $Пакеты электронных документов (элемент справочника #ПЭД)- содержит ссылку на #ПЭД.
  1. Вкладка $Отправка документов. На вкладке содержатся следующие реквизиты:
  1. $Дата отправки (Тип: Дата) - заполняется системой автоматически, при создании документа #Реестр приема-передачи документов по #КЭД.
  2. $Вид отправки (перечисление #Вид отправки) - заполняется системой автоматически, при создании документа #Реестр приема-передачи документов по #КЭД.
  3. $Статус (перечисление #Статус)- заполняется системой автоматически. При создании документа #Реестр приема-передачи документов по #КЭД присваивается значение «Отправлен». При регистрации факта получения документа присваивается значение «Получен».
  1. Вкладка $Дополнительно. На вкладке содержаться следующие реквизиты:
  1. $Ответственный (элемент справочника #Пользователи) - заполняется автоматически значением пользователя (Автора КЭД), создавшего данный КЭД.
  2. $Комментарий (Тип: Строка)- предназначено для внесения произвольных примечаний.

2

Повторная печать исходящего документа той же редакции.

Если !Бухгалтеру/!Экономисту/!Специалисту ДМТО необходимо повторно распечатать первичный документ, при этом в основном учетном объекте (документе), например, #Реализация товаров и услуг ничего не поменялось, то он выполняет следующие действия:

  1. В оформленном учетном документе нажимает кнопку $Печать. @ЭА откроет форму выбора печатных форм документа.
  2. Выбирает требуемую (рассмотрена печать документа с префиксом «ШК») и щелкает по ней мышью. @ЭА выведет предупреждающее сообщение.
  3. Нажимает кнопку «Нет» на форме сообщения. @ЭА на экран выведет ранее созданную редакцию печатного документа со штрихкодом. #КЭД при этом не создастся.

3

Повторная печать исходящего документа новой редакции.

Если, в случае производственной необходимости был исправлен основной учетный объект (документ), например, #Реализация товаров и услуг, то !Бухгалтеру/!Экономисту/!Специалисту ДМТО необходимо напечатать первичный документ в новой редакции. Для этого !Бухгалтер/!Экономист/!Специалист ДМТО выполняет следующие действия:

  1. В оформленном учетном документе нажимает кнопку $Печать. @ЭА откроет форму выбора печатных форм документа.
  2. Выбирает требуемую (рассмотрена печать документа с префиксом «ШК») и щелкает по ней мышью. @ЭА выведет предупреждающее сообщение.
  3. Нажимает кнопку $Да на форме сообщения. @ЭА создаст новый #КЭД и на экран выведет новую редакцию печатного документа со штрихкодом.

4

Просмотр списка КЭД, которые были зарегистрированы к документу 1С.

Для просмотра списка #КЭД, которые были зарегистрированы к документу 1С, !Бухгалтер/!Экономист/!Специалист ДМТО выполняет следующие действия:

  1. Открывает документ 1С и на форме документа нажимает кнопку $Печать. @ЭА откроет форму выбора печатных форм документа.
  2. В открывшемся списке выбирает запись $ШК-Открыть форму списка пакета. @ЭА откроет форму списка документов #КЭД. В данном списке отображаются только те #КЭД, которые введены на основании текущего учетного документа (например, документа #Реализация товаров и услуг).

5

Работа со списком КЭД, которые были зарегистрированы к документу 1С.

В открывшемся списке #КЭД !Бухгалтер/!Экономист/!Специалист ДМТО может выполнить следующие действия:

  1. $Печать - кнопка предназначена для повторной печати ранее созданной печатной формы. Для повторной печати документа бухгалтер выделяет нужный КЭД и нажимает кнопку $Печать. @ЭА  на экран выведет печатную форму ранее созданного #КЭД.
  2. $Создать - кнопка предназначено для создания новых #КЭД. Для печати документа новой редакции нажимает кнопку $Создать.

Далее в открывшемся окне выбора печатных форм документа выбирает требуемую, и кликает по ней «мышью». Далее @ЭА на экран выводит печатную форму документа со штрихкодом. При выводе печатной формы с ШК @ЭА автоматически в фоновом режиме создаст документы #ПЭД и #КЭД.

  1. $Изменить - действие предназначено для открытия #КЭД для редактирования. После создания #КЭД, все основные реквизиты становятся не доступными для редактирования. Для внесения изменений в #КЭД бухгалтер выделяет нужный #КЭД и нажимает кнопку $Изменить. @ЭА  откроет основную форму #КЭД (описание элемента содержится выше), где бухгалтер может внести изменения в доступные поля и сохранить изменения, нажав кнопку $Провести и закрыть»/«Провести.
  2. $Пометить текущий элемент на удаление/Снять с пометки - кнопка предназначена для пометки выбранного элемента на удаление или снятия пометки на удаление с выбранного элемента. Для пометки элемента на удаление или снятия пометки на удаление с элемента #КЭД бухгалтер выделяет нужный #КЭД и нажимает кнопку $Пометить текущий элемент на удаление/Снять с пометки. @ЭА  помечает элемент #КЭД на удаление/снимает пометку на удаление с элемента #КЭД.
  3. $Обновить - кнопка предназначена для обновления списка КЭД. Для обновления списка #КЭД, бухгалтер нажимает кнопку $Обновить. @ЭА  обновляет список #КЭД.
  4. $Показать все (Актуальные) – кнопка предназначена для отображения всех (или только «актуальных») #КЭД, созданных к документу 1С.

При открытии списка #КЭД, отображаются только актуальные #КЭД. Чтоб просмотреть все созданные к документу 1С #КЭД, бухгалтер  нажимает кнопку $Показать все.  После нажатия на кнопку $Показать все в списке будут отображаться все созданные к документу основанию #КЭД, и @ЭА вместо кнопки $Показать все  отобразит кнопку $Актуальные. При нажатии на кнопку $Актуальные в списке будут снова отображаться только актуальные #КЭД.

  1. $Открыть ПЭД - кнопка предназначена для открытия формы текущего #ПЭД. Бухгалтер нажимает кнопку $Открыть ПЭД. @ЭА  откроет основную форму #ПЭД(описание полей содержится выше).
  2. $Создать новую версию - кнопка предназначена для быстрого создания новой версии входящего #КЭД с аналогичными заполненными полями. Бухгалтер выделяет нужный #КЭД и нажимает кнопку $Создать новую версию. @ЭА  откроет основную форму создание #КЭД с заполненными полями. Кнопка $Создать новую версию доступна только для входящих #КЭД новой версии.  
  3. $Открыть скан копию - кнопка предназначена для открытия файла скан-образа. Бухгалтер выделяет нужный #КЭД и нажимает кнопку $Открыть скан копию. @ЭА  откроет файл скан-образа, который прикреплен к #КЭД, или выдаст сообщение об отсутствии скан-образа к данному #КЭД.
  4. $Открыть e-mail копию - кнопка предназначена для открытия файла e-mail копии. Бухгалтер выделяет нужный #КЭД и нажимает кнопку $Открыть e-mail копию. @ЭА  откроет файл e-mail копии, который прикреплен к #КЭД, или выдаст сообщение об отсутствии e-mail копии к данному #КЭД.

4.2. Регистрация карточки электронного документа для входящих первичных документов, которые поступают на предприятие в бумажном виде

Критерий успешности:

100% входящих первичных документов промаркированы ШК.

100% входящих первичных документов зарегистрированы в системе.

Шаг

Действие

1

Маркировка штрихкодами документов.

На предприятие поступает входящий первичный документ в бумажном виде.

Входящие документы, которые будут размещаться в @ЭА, должны быть промаркированы штрихкодами.

!Бухгалтер/!Специалист ДМТО, после получения документов, маркирует документ ШК по следующим правилам:

  1. Маркировка входящих документов возможна двумя способами:
  1. Непосредственное наклеивание этикетки с штрихкодом на документ – для документов на которые можно клеить этикетки;
  2. Есть документы на которые нельзя клеить штрихкод, например Векселя, Банковские чеки и т.д. Для маркировки таких документов штрихкод необходимо наклеить на отдельный лист и приложить его к документу в качестве первой страницы.
  1. Штрихкод необходимо наклеивать на документ таким образом, чтобы он не закрывал информацию документа.
  2. Штрихкод желательно располагать в верхней части документа и с учетом того, что бы он не повредился при использовании дырокола.
  3. Если документ многостраничный, то штрихкод необходимо наклеивать только на первую страницу документа.
  4. Штрихкод можно наклеивать в разном положении (по горизонтали, по вертикали и т.п.).
  5. Штрихкод необходимо наклеивать без загибов и надрывов.
  6. Если на входящем документе присутствует штрихкод организации отправителя, тогда необходимо поверх него наклеить штрих код организации. При этом не обязательно входящий штрих код полностью заклеивать.  

2

Первичная регистрация карточки первичного бумажного документа.

На предприятие поступает входящий первичный документ в бумажном виде. Изначально на данный документ !Бухгалтер наклеивает штрихкод согласно правилам, описанным выше и в учетной базе создает учетные документы (например, документ #Реализация товаров и услуг). Далее на основании этого учетного документа требуется зарегистрировать #КЭД. Для регистрации #КЭД бухгалтер выполняет следующие действия:

  1. Открывает документ 1С и на форме документа нажимает кнопку $Печать. @ЭА открывает форму выбора печатных форм.
  2. В открывшемся окне выбора печатных форм документа выбирает объект $ШК-Карточка электронного документа. Далее @ЭА выведет окно ввода ШК.
  3. В поле $Ввод ШК вносит значение ШК, вручную или с помощью сканера ШК, и нажимает $ОК. @ЭА при этом:
  1. Если, #КЭД с введенным значением ШК есть в базе, тогда #КЭД добавляется в список #ПЭД данного документа.
  2. Если, #КЭД с введенным значением ШК отсутствует в базе, тогда открывается форма для создания нового #КЭД.  
  1. В открывшемся окне формы создания #КЭД заполняет/дополняет данные формы (если поступила копия, в поле «Факс/копия» обязательно устанавливает «галочку») и нажимает кнопку $ОК. @ЭА автоматически в фоновом режиме создает документы #ПЭД(описание элемента содержится выше) и #КЭД(описание элемента содержится выше).

Для просмотра списка #КЭД !Бухгалтер/!Специалист ДМТО выполняет действия описанные выше.

3

Регистрация замены ранее поступивших и зарегистрированных первичных бумажных документов. 

На предприятие поступает замена ранее поступившего первичного документа. Изначально на данный документ !Бухгалтер/!Специалист ДМТО наклеивает штрихкод согласно правилам, описанным выше. Далее в учетной системе выполняет следующие действия:

  1. В учетной базе открывает соответствующий документ 1С(например, документ #Реализация товаров и услуг) и нажимает кнопку $Печать. @ЭА открывает форму выбора печатных форм.
  2. В открывшемся окне выбора печатных форм документа выбирает объект $ШК-Карточка электронного документа. @ЭА выводит окно ввода ШК.
  3. В поле $Ввод ШК вносит значение ШК, вручную или с помощью сканера ШК, и нажимает $ОК. @ЭА при этом:
  1. Если, #КЭД с введенным значением ШК есть в базе, тогда #КЭД добавляется в список #ПЭД данного документа.
  2. Если, #КЭД с введенным значением ШК отсутствует в базе, тогда открывается форма для создания нового #КЭД.  
  1. В открывшемся окне формы создания #КЭД заполняет/дополняет данные формы и нажимает кнопку $ОК. @ЭА автоматически в фоновом режиме создает документы #ПЭД((описание элемента содержится выше) и #КЭД(описание элемента содержится выше) новой версии, а в #КЭД предыдущей редакции в поле $Документ актуальный установит значение $Нет.

Для просмотра списка #КЭД !Бухгалтер/!Специалист ДМТО выполняет действия описанные выше.

4.3. Регистрация передачи оригиналов документов.

Критерий успешности:

0 бумажных документов, зарегистрированных в системе, без указания фактического местоположения.

Шаг

Действие

1

Регистрация факта передачи документа между подразделениями.

Для регистрации факта передачи бумажных документов между отделами предприятия, а также факта передачи документов в архив, предназначен документ #Реестр приема-передачи документов.

Для регистрации факта передачи документов между подразделениями !Бухгалтер/!Специалист ДМТО:

  1. Переходит в меню $ЭА > Реестр приема-передачи документов. @ЭА открывает форму списка документа, которая содержит следующие поля:
  1. $Номер (Тип: Строка)- номер документа.
  2. $Дата (Тип: Дата)- дата документа.
  3. $Организация (элемент справочника #Организации)- отображается организация по которой регистрируется факт передачи.
  4. $Вид передачи документов (перечисление #Вид передачи документов) – отображается вид передачи документов.
  5. $Отправитель (элемент справочника #Пользователи) – отображается сотрудник передающий документы.
  6. $Получатель (элемент справочника #Пользователи)  – отображается сотрудник получающий документы.
  7. $Ответственный (элемент справочника #Пользователи) – отображается сотрудник формирующий реестр.
  8. $Комментарий (Тип: Строка) - отображается комментарий к документу.
  1. В окне списка документа #Реестр приема-передачи документов, нажимает кнопку $Создать. @ЭА открывает форму создания нового  документа, которая содержит следующие поля:
  1. $Дата (Тип: Дата) - заполняется автоматически при записи или проведении документа.
  2. $Номер (Тип: Строка)- заполняется автоматически при записи или проведении документа.
  3. $Штрихкод (Тип: Строка)- заполняется автоматически при записи или проведении документа.
  4. $Организация (элемент справочника #Организации) - позволяет указать организацию, в которой происходит передача документов (подставляется автоматически).
  5. $Вид передачи документов (перечисление #Вид передачи документов) – позволяет указать один из видов передачи документов: «отправка документов контрагенту», «внутренняя передача документов»
  6. $Отправитель (элемент справочника #Пользователи) – позволяет указать сотрудника передающего документы.
  7. $Получатель (элемент справочника #Пользователи)  – для вида передачи документов «отправка документов контрагенту» (тип: справочник «Контрагенты»). Заполняется автоматически значением контрагента на основании данных из КЭД. Для вида передачи документов «внутренняя передача документов»  (тип: справочник «Подразделение»). Указывается подразделение в которое отправляется/передается документ.  
  8. $Поле ввода «Штрихкод» позволяет добавить #КЭД в реестр по штрих коду.
  9. $Ответственный (элемент справочника #Пользователи) - располагается внизу формы. Заполняется автоматически при создании реестра и отображает ответственного за этот реестр.
  10. $Комментарий (Тип: Строка) - отображается комментарий к документу.
  11. Табличная часть содержит список передаваемых документов.
  1. $№ (Тип: Строка) – отображается номер по порядку строки.
  2. $Наименование (ссылка на документ #КЭД) – отображается наименование #КЭД
  3. $Контрагент (элемент справочника #Контрагенты) – отображается контрагент с которым была оформлена хозяйственная операция.
  4. $Номер(Тип: Строка) – отображается номер бумажного оригинала документа.
  5. $Дата(Тип: Дата) – отображается дата бумажного оригинала документа.
  6. $Штрихкод (Тип: Строка) – отображается штрихкод #КЭД.
  7. $Документ 1С (ссылка на документы 1С) – отображается документ 1С по которому была оформлена хозяйственная операция.
  8. $Документ актуальный (Тип: Булево) – отображается признак актуальности #КЭД.
  1. Заполняет все необходимые поля основной части документа («шапки»), в поле $Вид передачи документов  указывает значение $Внутренняя передача и переходит к заполнению табличной части.  Для этого устанавливает курсор в поле $Штрихкод и сканирует штрих код с помощью сканера штрихкодов (или ввод вручную и нажимает клавишу «Enter»). @ЭА при этом по значению штрихкода выполняет поиск соответствующего #КЭД и если:
  1. #КЭД найден и в поле $Актуальный установлено значение $Истина, добавляет в табличную часть документа.
  2. #КЭД найден и в поле $Актуальный установлено значение $Ложь, выдает окно сообщение пользователю, о том, что #КЭД неактуальный.
  3. #КЭД не найден, выдает окно сообщение пользователю, о том, что #КЭД не найден.
  1. Нажимает кнопку $Провести. @ЭА сохраняет новый документ с указанными значениями и производит заполнение полей вкладки $Отправка документов #КЭД.
  2. Для  печати реестра, нажимает кнопку $Печать  и в открывшемся списке выбирает печатную форму $Реестр приема-передачи документов.  

2

Регистрация факта передачи документа в архив.

Для регистрации факта передачи документов в архив !Бухгалтер/!Специалист ДМТО:

  1. Переходит в меню $ЭА > Реестр приема-передачи документов. @ЭА открывает форму списка документа (описание полей содержится выше).
  2. В окне списка документа #Реестр приема-передачи документов, нажимает кнопку $Создать. @ЭА открывает форму создания нового  документа(описание полей содержится выше).
  3. Заполняет все необходимые поля основной части документа («шапки»), в поле $Вид передачи документов  указывает значение $В архив и переходит к заполнению табличной части.  Для этого устанавливает курсор в поле $Штрихкод и сканирует штрих код с помощью сканера штрихкодов (или ввод вручную и нажимает клавишу «Enter»). @ЭА при этом по значению штрихкода выполняет поиск соответствующего #КЭД и если:
  1. #КЭД найден и в поле $Актуальный установлено значение $Истина, добавляет в табличную часть документа.
  2. #КЭД найден и в поле $Актуальный установлено значение $Ложь, выдает окно сообщение пользователю, о том, что #КЭД неактуальный.
  3. #КЭД не найден, выдает окно сообщение пользователю, о том, что #КЭД не найден.
  1. Нажимает кнопку $Провести и выполняет печать документа. Для  печати реестра, нажимает кнопку $Печать  и в открывшемся списке выбирает печатную форму $Реестр приема-передачи документов.  

3

Регистрация факта выдачи документа из архива.

Для регистрации факта передачи документов в архив !Архивариус:

  1. Переходит в меню $ЭА > Реестр приема-передачи документов. @ЭА открывает форму списка документа (описание полей содержится выше).
  2. В окне списка документа #Реестр приема-передачи документов, нажимает кнопку $Создать. @ЭА открывает форму создания нового  документа(описание полей содержится выше).
  3. Заполняет все необходимые поля основной части документа («шапки»), в поле $Вид передачи документов  указывает значение $Из архива и переходит к заполнению табличной части.  Для этого устанавливает курсор в поле $Штрихкод и сканирует штрих код с помощью сканера штрихкодов (или ввод вручную и нажимает клавишу «Enter»). @ЭА при этом по значению штрихкода выполняет поиск соответствующего #КЭД и если:
  1. #КЭД найден и в поле $Актуальный установлено значение $Истина, добавляет в табличную часть документа.
  2. #КЭД найден и в поле $Актуальный установлено значение $Ложь, выдает окно сообщение пользователю, о том, что #КЭД неактуальный.
  3. #КЭД не найден, выдает окно сообщение пользователю, о том, что #КЭД не найден.
  1. Нажимает кнопку $Провести и выполняет печать документа. Для  печати реестра, нажимает кнопку $Печать  и в открывшемся списке выбирает печатную форму $Реестр приема-передачи документов.  

4

Регистрация факта возврата документа в архив.

Для регистрации факта возврата документов в архив !Архивариус регистрирует факт получения документа:

  1. Переходит в меню $ЭА > Документы > КЭД. @ЭА открывает форму списка #КЭД.
  2. В окне списка документа #КЭД, в поле $Ввод ШК вносит значение ШК, вручную или с помощью сканера ШК, и нажимает $ОК. @ЭА осуществляет поиск #КЭД.
  3. Открывает найденный #КЭД, производит двойное нажатие левой кнопкой мыши по объекту. @ЭА открывает основную форму  #КЭД.
  4. Смотрит, в какое дело необходимо поместить бумажный оригинал и закрывает #КЭД.  

4.5. Регистрация получения оригиналов документов.

Критерий успешности:

Все полученные бумажные документы зарегистрированы в системе.

По 100% документов известно фактическое местоположение.

Шаг

Действие

1

Регистрация факта получения документа.

Для фиксации местоположения документов используется обработка #Управление первичными документами. Позволяет пользователю фиксировать местоположение документов путем считывания значения штрихкода документа. !Бухгалтер/!Архивариус получает пакет документов по реестру приема-передачи и фиксирует факт получения документов.

Для регистрации факта получения документов !Бухгалтер/!Архивариус 

  1. Переходит в меню $ЭА > Обработки > Управление первичными документами. @ЭА открывает форму обработки, которая содержит следующие поля:
  1. $Поле ввода «Штрихкод» позволяет добавить #КЭД в реестр по штрих коду.
  2. $Поле ввода «Штрихкод реестра» позволяет добавить все #КЭД из #Реестр приема-передачи документов по штрих коду реестра.
  3. $Наименование (Тип: Строка)- отображается вид #КЭД.
  4. $Отправитель (элемент справочника #Пользователи) – отображается сотрудник передающий документы.
  5. $Реестр (документ #Реестр приема-передачи документов) - содержит ссылку на документ #Реестр приема-передачи документов по которому осуществлялась отправка.
  6. $Получен (Тип: Булево)- признак того, что документ получен.  
  7. $Ответственный (элемент справочника #Пользователи) - располагается внизу формы. Поле автоматически заполняется информацией о пользователе, создавшем документ #Реестр приема-передачи документов.
  8. $Комментарий (Тип: Строка) - отображается комментарий к документу.
  9. $Принять документы - при нажатии на кнопку в #КЭД:
  1. В поле $Подразделение(элемент справочника #Подразделения) меняется значение на подразделение пользователя получившего документы.
  2. В поле $Статус (перечисление #Статус)- присваивается значение «Получен».
  1. Выполняет обработку документов. Для этого устанавливает курсор в поле $Штрихкод реестра и сканирует штрих код с помощью сканера штрихкодов (или ввод вручную и нажимает клавишу «Enter»)с реестра приема-передачи. или с каждого документа в отдельности. @ЭА при этом по значению штрихкода выполняет поиск соответствующего #Реестр приема-передачи документов и в табличную часть обработки переносит все #КЭД реестра. Также есть возможность заполнения #КЭД по каждому документу. Для этого устанавливает курсор в поле $Штрихкод и сканирует штрих код с помощью сканера штрихкодов (или ввод вручную и нажимает клавишу «Enter»).
  2. Проверяет список #КЭД с наличием бумажных оригиналов документов и нажимает кнопку $Принять документы. @ЭА при этом в #КЭД:
  1. В поле «Подразделение (элемент справочника #Подразделения) меняет значение на подразделение пользователя получившего документы.
  2. В поле $Статус (перечисление #Статус)- присваивает значение «Получен».

5. Сканирование и обработка документов

5.1. Сканирование и обработка документов по основному сценарию

Критерий успешности:

0 полученных и не оцифрованных бумажных документов;

100% скан-образов размещены в необходимой директории для загрузки в ЭА.

Шаг

Действие

1

Сканирование документов.

!Бухгалтер/!Архивариус/!Экономист, после получения документов, выполняет следующие действия:

  1. Подготавливает документы: удаляет скрепки, расшивает, расклеивает. Важно не путать страницы одного документа со страницами другого.
  2. Складывает документы по порядку в стопку, на первой странице пакета должен быть штрихкод, и кладет в автоподатчик содержательной (лицевой) стороной вниз. Позиционирование документа («вверх ногами» или «вниз ногами») – не имеет значение.
  3. Выполняет сканирование документов.Сканирование происходит через заранее настроенные профили в сканере со следующими параметрами:

Параметр

Значение

Цвет

Черно-белый

Разрешение

300dpi

Формат

А4

Ориентация

Книжная

Содержание

Текст+Фото

Дуплекс

Отключено

Разделение файла

Отключено

Путь

/Обработка документов

Формат файла

.pdf

Имя файла

По умолчанию

Документы попадают в локальную папку «Обработка документов» на ПК пользователю для дальнейшей обработки.

2

Проверка сборки скан-образов документов.

Для предварительной проверки документов на правильность сборки по штрихкоду, наличие пустых страниц используется @ABBYY_SS, компонента программного комплекса @ABBYY_FNS.

Для запуска @ABBYY_SS !Бухгалтер/!Архивариус/!Экономист производит двойное нажатие левой кнопкой мыши на значке $Станция сканирования на рабочем столе.

@ABBYY_SS открывает основное окно программы.

!Бухгалтер/!Архивариус/!Экономист для обработки документов выполняет следующие действия:

  1. В поле $Текущий тип пакета выбирает вариант $Обработка документов. Настройки типа пакета $Обработка документов следующие:
  1. Вкладка $Общие:
  1. $Название - указывается название типа пакета «Обработка документов».
  1. Вкладка $Источник сканирования:
  1. В поле $Сканер - выбрано значение «Виртуальный сканер (импорт из папки)»
  2. В поле $Папка - указан путь к папке, куда будут сканироваться документы.
  3. Установлен флажок $Удалять успешно загруженные файлы.
  1. Вкладка $Настройки разделения пакетов и документов:
  1. В группе настроек для разделения пакетов установлено значение $Никогда.
  2. В группе настроек для разделения пакетов установлен приоритет $Нормальный.
  3. В группе настроек для разделения пакетов, в окне $Схема именования введено ФИО сотрудника, который будет работать с данной станцией сканирования.
  4. В группе настроек для разделения документов установлена отметка $Для страниц разделенных  и выбрано значение $Страницами со штрихкодами.
  5. В группе настроек для разделения документов, в окне $Настройки в поле $Тип указано значение $Code 128.
  6. В группе настроек для разделения документов выставлен приоритет $Нормальный.
  7. В группе настроек для разделения документов, в окне $Схема именования установлена отметка $Значение штрихкода.
  1. Вкладка $Настройки обработки изображений:
  1. Установлен флажок $Исправлять перекос.
  2. Установлен флажок $Выравнивать изображение по разделителям.
  3. Установлен флажок $Выравнивать изображение по черным квадратам.
  1. Вкладка $Регистрационные параметры пакета не заполняется.
  2. Вкладка $Регистрационные параметры документа не заполняется.
  3. Вкладка $Настройки отправки:
  1. Установлен флажок $Отправлять по указанному направлению.
  2. Поле $Направление отправки – выбрано значение $FineReader Server.
  3. Поле $Показать опции перед отправкой - пусто.
  4. Поле $Сервер – указан путь к файл-серверу, на котором стоит сервер распознавания.
  5. Поле $Обработка - выбрано значение сценария, по которому будет идти обработка документов. Список сценариев доступен после нажатия кнопки $Подключиться. Выбрано значение $Обработка документов.
  1. Нажимает на кнопку $Сканировать страницы в левом верхнем углу основного окна @ABBYY_SS. @ABBYY_SS забирает отсканированные документы из локальной папки и список документов отображается в правой части основного окна.
  2. Проверяет документы на правильность распознавания штрихкодов, на правильность сборки документов, на наличие пустых страниц и правильный порядок расположения страниц после сканирования. В случае неправильного порядка страниц, производит корректировку данных:
  1. Для того чтобы увеличить изображения, в меню в правом нижнем углу выбирает подходящий формат.
  2. Для того чтобы удалить лишнюю страницу, выделяет ее, нажимает на правую кнопку мыши и из контекстного меню выбирает $Удалить или сразу нажать на клавишу «Delete»
  3. Для того чтобы изменить порядок страниц, выделяет мышью страницу которую следует переместить и не отпуская мыши перетаскивает ее в нужное место.
  4. Для того чтобы создать новый документ, выделяет несколько страниц принадлежащих к одному документу и нажимает кнопку $Создать новый документ.
  5. Для того чтобы переименовать документ, в левой части окна выбирает этот документ, нажимает на правую клавишу мышки и в контекстном меню выбирает $Переименовать.
  1. После проверки сборки документов нажимает кнопку $Отправить. @ABBYY_SS перемещает документы на дальнейшую обработку в @ABBYY_FRS.

3

Обработка скан-образов документов.

@ABBYY_FRS обрабатывает файлы в фоновом режиме по заранее настроенному сценарию.

Сценарий выполняет обработку документов по следующим настройкам:

  1. Вкладка $Общие:
  1. $Название сценария - указывается произвольное название сценария.
  2. $Тип сценария - указывается значение $Горячая папка.
  3. $Активность - указывается значение $Всегда.
  1. Вкладка $Импорт:
  1. $Тип - указывается значение $Общая папка.
  2. $Путь - в качестве входной папки указывается сетевая папка на сервере.
  1. Вкладка $Обработка:
  1. $Языки документа - в дополнение к выбранному $Английскому языку должен быть выбран $Русский.
  2. $Режим распознавания - выбирается настройка $Распознавать весь текст.
  1. Вкладка $Разделение документов:
  1. Установлен флажок $Создавать один документ для каждого файла в задании.
  2. Установлен флажок $Удалять пустые страницы.
  1. Вкладка $Контроль качества, используются значение указанные по умолчанию $Без верификации.
  2. Вкладка $Индексирование, используются значение указанные по умолчанию $Без индексации.
  3. Вкладка $Экспорт - должны быть выполнены настройки выходного формата. Для этого необходимо:
  1. Выбрать формат $Документ в формате PDF (*.pdf) и нажимаем кнопку $Изменить.
  2. В открывшемся окне на вкладке $Имя выходного файла и путь к нему:
  1. В поле $Выходная папка прописывается путь к папке, которая будет опрашиваться @ЭА.
  2. В поле $Правило именования файлов указывается формат $..
  1. На вкладке $Свойства выходного формата используются значения, указанные по умолчанию.

@ABBYY_FRS после обработки сохраняет файлы в директорию, которая затем опрашивается @ЭА для загрузки.

5.2. Обработка е-mail копий актов реализации

Критерий успешности:

100% Скан-образов размещены в необходимой директории для загрузки в ЭА.

Шаг

Действие

1

Подготовка файлов е-mail копий актов.

!Экономист, после получения по е-mail подписанных и согласованных скан-образов документов, выполняет следующие действия:

  1. Сохраняет скан-образы документов в локальную папку «E-mail копии» на ПК для дальнейшей обработки.

Скан-копии документов, полученные по е-mail, должны быть отсканированы  со следующими параметрами (при других настройках,  качество распознавания штрихкода может ухудшиться):

Параметр

Значение

Цвет

Черно-белый

Разрешение

300dpi

Формат

А4

Ориентация

Книжная

Содержание

Текст+Фото

Дуплекс

Отключено

Разделение файла

Отключено

Формат файла

.pdf

Имя файла

По умолчанию

2

Проверка сборки скан-образов документов.

Для предварительной проверки документов на правильность сборки по штрихкоду, наличие пустых страниц используется @ABBYY_SS, компонента программного комплекса @ABBYY_FNS.

Для запуска @ABBYY_SS !Экономист производит двойное нажатие левой кнопкой мыши на значке $Станция сканирования на рабочем столе.

@ABBYY_SS открывает основное окно программы.

!Экономист для обработки документов выполняет следующие действия:

  1. В поле $Текущий тип пакета выбирает вариант $E-mail копии. Настройки типа пакета $E-mail копии следующие:
  1. Вкладка $Общие:
  1. $Название - указывается название типа пакета «E-mail копии».
  1. Вкладка $Источник сканирования:
  1. В поле $Сканер - выбрано значение «Виртуальный сканер (импорт из папки)»
  2. В поле $Папка - указан путь к папке, куда будут сканироваться документы.
  3. Установлен флажок $Удалять успешно загруженные файлы.
  1. Вкладка $Настройки разделения пакетов и документов:
  1. В группе настроек для разделения пакетов установлено значение $Никогда.
  2. В группе настроек для разделения пакетов установлен приоритет $Нормальный.
  3. В группе настроек для разделения пакетов, в окне $Схема именования введено ФИО сотрудника, который будет работать с данной станцией сканирования.
  4. В группе настроек для разделения документов установлена отметка $Для страниц разделенных  и выбрано значение $Страницами со штрихкодами.
  5. В группе настроек для разделения документов, в окне $Настройки в поле $Тип выставлено значение $Code 128.
  6. В группе настроек для разделения документов выставлен приоритет $Нормальный.
  7. В группе настроек для разделения документов, в окне $Схема именования установлена отметка $Значение штрих-кода.
  1. Вкладка $Настройки обработки изображений:
  1. Установлен флажок $Исправлять перекос.
  2. Установлен флажок $Выравнивать изображение по разделителям.
  3. Установлен флажок $Выравнивать изображение по черным квадратам.
  1. Вкладка $Регистрационные параметры пакета не заполняется.
  2. Вкладка $Регистрационные параметры документа не заполняется.
  3. Вкладка $Настройки отправки:
  1. Установлена галочка $Отправлять по указанному направлению.
  2. Поле $Направление отправки – выбрано значение $FineReader Server.
  3. Поле $Показать опции перед отправкой - пусто.
  4. Поле $Сервер – указан путь к файл-серверу, на котором стоит сервер распознавания.
  5. Поле $Обработка - выбрано значение сценария, по которому будет идти обработка документов. Список сценариев доступен после нажатия кнопки $Подключиться. Выбрано значение #E-mail копии.
  1. Нажимает на кнопку $Сканировать страницы в левом верхнем углу основного окна @ABBYY_SS. @ABBYY_SS забирает отсканированные документы из локальной папки и список документов отображается в правой части основного окна.
  2. Проверяет документы на правильность распознавания штрихкодов, на правильность сборки документов, на наличие пустых страниц и правильный порядок расположения страниц после сканирования. В случае неправильного порядка страниц, производит корректировку данных:
  1. Для того чтобы увеличить изображения, в меню в правом нижнем углу выбирает подходящий формат.
  2. Для того чтобы удалить лишнюю страницу, выделяет ее, нажимает на правую кнопку мыши и из контекстного меню выбирает $«Удалить» или сразу нажимает на клавишу «Delete».
  3. Для того чтобы изменить порядок страниц, выделяет мышью страницу, которую следует переместить и не отпуская мыши перетаскивает ее в нужное место.
  4. Для того чтобы создать новый документ, выделяет несколько страниц принадлежащих к одному документу и нажимает кнопку $Создать новый документ.
  5. Для того чтобы переименовать документ, в левой части окна выбирает этот документ, нажимает на правую клавишу мышки и в контекстном меню выбирает $Переименовать.
  1. После проверки сборки документов нажимает кнопку $Отправить. @ABBYY_SS перемещает документы на дальнейшую обработку в @ABBYY_FRS.

3

Обработка скан-образов документов.

@ABBYY_FRS обрабатывает файлы в фоновом режиме по заранее настроенному сценарию «E-mail копии».

Сценарий выполняет обработку документов по следующим настройкам:

  1. Вкладка $Общие:
  1. $Название сценария - указывается название сценария «E-mail копии».
  2. $Тип сценария - указывается значение $Горячая папка.
  3. $Активность - указывается значение $Всегда.
  1. Вкладка $Импорт:
  1. $Тип - указывается значение $Общая папка.
  2. $Путь - в качестве входной папки указывается сетевая папка на сервере.
  1. Вкладка $Обработка:
  1. $Языки документа - в дополнение к выбранному $Английскому языку должен быть выбран $Русский.
  2. $Режим распознавания - выбирается настройка $Распознавать весь текст.
  1. Вкладка $Разделение документов:
  1. $Создавать один документ для каждого файла в задании.
  2. $Удалять пустые страницы.
  1. Вкладка $Контроль качества: используются значение указанные по умолчанию $Без верификации.
  2. Вкладка $Индексирование: используются значение указанные по умолчанию $Без индексации.
  3. Вкладка $Экспорт: должны быть выполнены настройки выходного формата. Для этого необходимо:
  1. Выбрать формат $Документ в формате PDF (*.pdf) и нажать кнопку $Изменить.
  2. В открывшемся окне на вкладке $Имя выходного файла и путь к нему:
  1. В поле $Выходная папка прописывается путь к папке, которая будет опрашиваться @ЭА.
  2. В поле $Правило именования файлов указывается формат $..
  1. На вкладке $Свойства выходного формата используются значение, указанные по умолчанию.

@ABBYY_FRS после обработки файлы сохраняет в директорию «E-mail копии», которая затем опрашивается @ЭА для загрузки.

6. Загрузка файлов в ЭА

Критерий успешности:

100% файлов скан-образов загружены и прикреплены к соответствующему КЭД.

Шаг 

Действие 

1

Загрузка файлов автоматически

Загрузка и прикрепление файлов к #КЭД осуществляется при помощи обработки #Загрузка файлов.

@ЭА регламентным заданием #Загрузка файлов по расписанию запускает обработку #Загрузка файлов.

Обработка #Загрузка файлов выполняет следующие действия:

  1. Опрашивает временную папку (путь задается в настройках, описано выше).
  2. Считывает имена файлов и извлекает параметры: значение штрихкода и подразделение пользователя, который сканировал документы.
  3. По значению штрихкода осуществляет поиск соответствующего #КЭД.Далее обработка #Загрузка файлов прикрепляет файл к найденному #КЭД (файл сохраняет в файловом хранилище, а в #КЭД сохраняет ссылку на файл в поле $Файл).В #КЭД в поле  $Подразделение, значение меняет на подразделение пользователя, который сканировал документы.

Если #КЭД не найден, переносит все файлы во временную папку (во избежание одновременного обращения к файлам).

2

Загрузка файлов вручную

Для загрузки файлов вручную !Администратор ЭА:

  1. Переходит в меню $ЭА > $Обработки > #Загрузка файлов. @ЭА откроет форму обработки #Загрузка файлов.
  2. В открывшемся окне нажимает кнопку  $Загрузить. @ЭА запускает выполнение обработки, действия описаны выше.

7. Архивирование документов

7.1. Заполнение справочника «Номенклатура дел»

Критерий успешности:

0 дел не связанных по реквизиту “Номенклатурой дела”.

 

Шаг 

Действие 

1

Создание номенклатуры дел.

Для ведения номенклатуры дел в @ЭА предусмотрен справочник $Номенклатура дел. Номенклатура дел составляется ежегодно.

Номенклатуру дел можно создать несколькими способами: вручную и на основании предыдущего года (копированием номенклатуры дел предыдущего года).

Для создания номенклатуры дел вручную !Архивариус выполняет следующие действия:

  1. Переходит в меню $ЭА > $Справочники >  $Номенклатура дел. @ЭА открывает форму списка справочника.
  2. В открывшемся списке, в шапке, заполняет следующие поля:
  1. $Год (Тип: Число) – указывает год, за который необходимо отображать номенклатуру дел.
  2. $Организация(элемент справочника #«Организации») – указывает организация, по которой необходимо формировать номенклатуру дел.
  1. Переходит в область $Раздел номенклатуры дел (разделы предназначены для группировки видов дел, которые используются в организации).
  1. Создает новый раздел, нажав кнопку $Создать раздел. @ЭА открывает форму создания раздела номенклатуры дел.
  2. В открывшейся форме создания нового раздела заполняет следующие поля:
  1. $Индекс (Тип: Строка) - указывает индекс раздела номенклатуры дел.
  2. $Год (Тип: Число) - указывает год, за который будет формироваться номенклатура дел.
  3. $Наименование (Тип: Строка) - указывает наименование раздела номенклатуры дел. Для удобства учета дел структура разделов может соответствовать структуре предприятия, основным направлениям деятельности или организовываться по иным принципам.
  4. $Вышестоящий раздел(элемент справочника #Разделы номенклатуры дел) - указывает при необходимости вышестоящий раздел номенклатуры дел. При заполнении поля «Вышестоящий раздел» создаваемый раздел закрепляется за определенным разделом (иерархическая структура разделов).
  5. $Организация(элемент справочника #Организации) - указывает организацию для которой создается номенклатура дел.  
  1. Сохраняет данные, нажимает кнопку $Записать и закрыть. @ЭА сохраняет новый элемент справочника с указанными значениями.
  1. Переходит в область $Номенклатура дел.
  1. Выбирает раздел $Номенклатура дел и нажимает кнопку $Создать - создает новый элемент номенклатуры дел. @ЭА открывает форму создания нового элемента номенклатуры дел.
  2. В открывшейся форме создания нового элемента номенклатуры дел заполняет следующие поля:
  1. $Индекс (Тип: Строка) - указывает индекс раздела номенклатуры дел.
  2. $Год (Тип: Число) - указывает год, за который будет формироваться номенклатура дел.
  3. $Организация(элемент справочника #Организации) – заполняется автоматически из выбранного раздела.  
  4. $Заголовок (Тип: Строка) - указывает заголовок номенклатуры дел. 
  5. $Раздел (элемент справочника #Разделы номенклатуры дел) - заполняется автоматически, из списка дел выбранного раздела.
  6. $Категория(перечисление #КатегорииДел) – выбирает значение из списка:
  1. Временное (до 10 лет включительно);
  2. Временное (свыше 10 лет);
  3. Постоянное.
  1. $Срок хранения (Тип: Число) – выбирает значение из списка:
  1. Если выбрана категория «Временное (до 10 лет включительно)», доступны следующие значения:
  1. 1 год
  2. 3 года
  3. 5 лет
  4. 10 лет
  5. До минования надобности
  6. До замены новым
  7. Произвольный
  1. Если выбрана категория «Временное (до 10 лет включительно)», доступны следующие значения:
  1. 15 лет
  2. 50 лет
  3. 75 лет
  4. До замены новым
  5. Произвольный
  1. Если выбрана категория «Постоянное», доступны следующие значения:
  1. Постоянное.
  1. $Номера статей (Тип: Строка) - указывает номер статьи, согласно которой будет храниться документ.
  2. $Примечание (Тип: Строка) – указывает произвольную информацию при необходимости.
  1. Сохраняет данные, нажимает кнопку $Записать и закрыть. @ЭА сохраняет новый элемент справочника с указанными значениями.

При создании новой номенклатуры дел есть возможность копирования номенклатуры дел предыдущего года. Для этого !Архивариус:

  1. В окне $Номенклатура дел нажимает кнопку $Еще и выбирает команду $Скопировать номенклатуру дел. @ЭА откроет окно копирования номенклатуры дел.
  2. В окне $Копирование номенклатуры дел отмечает в списке позиции номенклатуры дел, которые должны быть скопированы и нажимает кнопку $Скопировать. @ЭА автоматически перенесет существующую структуру номенклатуры дел на следующий год.

После создания #Номенклатуры дел, можно выполнить ее печать. Для получения печатной формы, !Архивариус в списке $«Номенклатура дел» нажимаем кнопку $«Печать». Далее выбирает вид печатной формы $«Номенклатура дел» (нажимает кнопку $«Печать»- «Номенклатура дел»). @ЭА откроет печатную форму номенклатуры дел.

7.2. Заполнение справочника «Места хранения»

Критерий успешности:

0 документов без информации о физическом местонахождении документа.

Шаг 

Действие 

1

Заполнение справочника «Места хранения»

Справочник #Места хранения необходим для указания мест хранения бумажных документов.

Для заполнения справочника !Архивариус выполняет следующие действия:

  1. Переходит в меню $ЭА > $Справочники» >  #Места хранения. @ЭА открывает форму списка справочника.
  2. В открывшемся списке, нажимает кнопку $Создать. @ЭА открывает форму создания нового элемента.
  3. В открывшемся окне создания нового элемента заполняет следующие поля:
  1. $Наименование (Тип: Строка) – указывает место хранения.
  2. $Входит в (элемент справочника #«Места хранения») – указывает иерархию мест хранения. Это может быть один-два уровня иерархии, например Офис_Этаж, или многоуровневая иерархия Офис_Этаж_Крыло_Переговорная и т. д.
  1. Сохраняет данные, нажимает кнопку $Записать и закрыть. @ЭА сохраняет новый элемент справочника с указанными значениями. 

7.3. Помещение документов в дело

Критерий успешности:

100% документов подшиты в Дела (тома). С системе зафиксировано их местоположение.

Шаг 

Действие 

1

Создание нового Дела (тома).

#Дела (тома) создаются в соответствии с номенклатурой дел

Документ #Дела (тома) необходим для регистрации дел и томов, используемых для хранения бумажных версий документов.

Для создания нового документа #Дела (тома) !Архивариус выполняет следующие действия:

  1. Переходит в меню $ЭА > $Документы >  #Дела (тома). @ЭА открывает форму списка документов.
  2. В открывшемся списке, нажимает кнопку $Создать. @ЭА открывает форму создания нового элемента, который содержит следующие поля:
  1. $Номенклатура дел (элемент справочника #Номенклатура дел)  – указывается номенклатуру дел, к которой относиться дело.
  2. $Организация (элемент справочника #Организации) – заполняется автоматически значением указанным в выбранном элементе справочника #Номенклатура дел.  
  3. $Номер тома (Тип: Число) - указывается номер тома, который создается по выбранному элементу справочника #Номенклатура дел.
  4. $Дата начала (Тип: Дата)- указывается дата начала хранения документов.
  5. $Дата окончания (Тип: Дата)- указывается дата окончания хранения документов.
  6. $Место хранения (элемент справочника #Места хранения)  - указывается место, где физически хранятся документы.
  7. $Штрихкод (Поле ввода) - позволяет добавить КЭД в дело по штрих коду.
  8. $Ответственный (элемент справочника #Пользователи) - располагается внизу формы. Заполняется автоматически при создании дела и отображает ответственного за этот документ.
  9. $Комментарий (Тип: Строка) - отображается комментарий к документу.
  10. Табличная часть содержит список передаваемых документов.
  1. $Вид документа (элемент справочника #ЭР_ВидДокумента)- отображает вид первичного документа.
  2. $Номер(Тип: Строка) – отображается номер бумажного оригинала документа.
  3. $Дата(Тип: Дата) – отображается дата бумажного оригинала документа.
  1. Заполняет все необходимые поля основной части документа («шапки») и переходит к заполнению табличной части.  Для этого устанавливает курсор в поле $Штрихкод и сканирует штрих код с помощью сканера штрихкодов (или ввод вручную и нажимает клавишу «Enter»). @ЭА при этом по значению штрихкода выполняет поиск соответствующего #КЭД и если:
  1. #КЭД найден, в поле $Актуальный установлено значение $Истина, а в поле $Факс/копия установлено значение $Ложь,  добавляет в табличную часть документа.
  2. #КЭД найден, в поле $Актуальный установлено значение $Ложь, в поле $Факс/копия установлено значение $Истина, выдает окно сообщение пользователю, о том, что #КЭД неактуальный.
  3. #КЭД найден, в поле $Факс/копия установлено значение $Истина, выдает окно сообщение пользователю, о том, что копия документа не может быть размещена в архиве.
  4. #КЭД не найден, выдает окно сообщение пользователю, о том, что #КЭД не найден.
  1. Сохраняет данные, нажимает кнопку $Записать и закрыть. @ЭА сохраняет новый элемент справочника с указанными значениями и в поле $Дело #КЭД указывает ссылку на созданный элемент документа #Дела (тома).
  2. Из документа может распечатать следующие формы: «Внутренняя опись» и «Обложка дела». Для печати описи, нажимает кнопку $Печать  и в открывшемся списке выбрать печатную форму $Внутренняя опись. Для печати обложки дела нажимает кнопку $Печать  и в открывшемся списке выбрать печатную форму #Обложка дела.@ЭА формирует печатную форму для печати.

8. Работа с наполненным архивом

8.1. Отчет по видам документов

Критерий успешности:

Поиск и формирование реестра документов по необходимым параметрам,  сокращается занимает 30-90 секунд;

Подготовка скан-образов документов для отчетности занимает 90-120 секунд;

Отправка на печать, выгруженных скан-образов, производится за 10 секунд.

Шаг 

Действие 

1

Формирование отчета

!Бухгалтер в @ЭА переходит в меню $ЭА > $Отчеты > #Отчет по видам документов.

@ЭА открывает форму отчета #Отчет по видам документов.

Отчет #Отчет по видам документов имеет несколько вариантов настроек:

Актуальные документы с факсовыми скан-образами;

Выборка по видам документов.

Для того чтобы выбрать один из вариантов настроек !Бухгалтер в главном окне отчета в поле $Вариант отчета нажимает на кнопку $Вариант отчета. @ЭА открывает окно выбора вариантов отчета, где !Бухгалтер выбирает нужный вариант. @ЭА открывает окно выбранного варианта отчета с заданными по умолчанию отборами.

Далее !Бухгалтер вводит необходимые отборы:

$Период - указывает период за который необходимо отобрать документы.

$Вид документа - выбирает вид первичного документа (ТОРГ-12, Счет-фактура и т.д.) по которым необходимо создать отчет.

$Вид документа 1С - выбирает вид первичного документа (ТОРГ-12, Счет-фактура и т.д.) по которым необходимо создать отчет.

$Документ актуальный - указывает признак, что необходимо отобрать только актуальные документы.

$Организация - указывает организацию по которой необходимо отобрать документы.

$Контрагент - указывает контрагента по которому необходимо отобрать документы.

$Оригинал/Копия - указывает признак по которому требуется отобрать документы: оригиналы или копии.

И прочие отборы.

Нажимает кнопку $Сформировать.

@ЭА формирует отчет с введенными отборами.

!Бухгалтер может выполнить следующие действия:

Сформировать отчет для печати, нажав на кнопку $Печать отчета.

Получить список #КЭД к которым не прикреплены файлы скан-образов – нажать кнопку $Отсутствует скан-образ.

Получить скан-образы выбранных #КЭД.

2

Выгрузка скан-образов выбранных КЭД.

Для печати скан-образов найденных #КЭД, !Бухгалтер выполняет следующие шаги:

  1. Нажимает кнопку $Получить скан-копии. @ЭА открывает окно списка файлов #КЭД.
  2. В открывшемся окне:
  1. В поле ввода $Папка экспорта файлов указывает папку, в которую будут сохранены скан-образы #КЭД (при нажатии на пиктограмму $Лупа, @ЭА откроет заданную директорию).
  2. Нажимает кнопку $Экспортировать образы. @ЭА сохраняет файлы в заданную директорию и делает активной кнопку $Распечатать экспортированные образы.
  3. При необходимости, нажимает кнопку $Распечатать экспортированные образы. @ЭА отправляет сохраненные файлы на принтер для групповой печати.
  4. Для печати отчета со списком распечатанных #КЭД, нажимает кнопку $Печать отчета. @ЭА формирует печатную форму отчета для печати.

Комментарии для сайта Cackle

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!

условиями