Какие задачи решает Электронный архив
Сканирование документов
Оцифровка оригиналов документов и занесение их в систему электронного архива
Хранение документов
Сбор документов в едином электронном хранилище упрощает доступ и работу с необходимыми документами
Контроль наличия и корректности документов
Функционал построения отчетов позволяет выводить запрашиваемую информацию о документах
Быстрый поиск документа
Система позволяет найти необходимый документ по основным реквизитам
Контроль расположегия оригинала документа
Штрихкодирование документов позволяет фиксировать получение и выдачу документов
Штрихкодирование документов
Использование штрихкода на документах упрощает их учет, идентификацию и контроль
Механизм работы Электронного архива
Понять как работает система Электронного архива лучше всего на живом примере. Рассмотрим механизм работы решения во время ввода в систему документа ТОРГ-12.
Преимущества системы Электронного архива
Интерфейс решения
Электронный архив внедряется как подсистема в текущую конфигурацию Заказчика. Система ЭА работает с типовыми интерфейсами конфигурации. В работу пользователя добавляются новые действия при операции наполнения архива и несколько отчетов для работы с системой ЭА.
Эффект от внедрения Электронного архива
Исключение потерь и порчи документов
Защищенность электронных документов от их удаления третьими лицами и/или сотрудниками по невнимательности или злому умыслу
Сокращение затрат на аренду помещения
Появляется возможность вывозить оригиналы документов в удаленное хранилище, сокращая затраты на аренду офисных помещений
Создание централизованного электронного хранилища
Все документы сосредоточены в единой базе данных и всегда доступны
Работа с архивом в режиме реального времени
Изменения в электронный архив могут вноситься в режиме online
Ускорение подготовки налоговой и аудиторской отчетности
Трудозатраты и затраты времени на подготовку отчетности намного меньше, чем при работе с бумажным архивом
Защищенность архива от чрезвычайных ситуаций
Всегда доступна функция восстановления электронного архива
Этапы внедрения Электронного архива
Кому необходимо данное решение
Система Электронного архива может применяться в любой отрасли и при любом объеме документооборота.
Опыт внедрения Электронного архива
ООО «Газпром газэнергосеть»
Реализованные задачи:
- разработана отказоустойчивая архитектура построения единого архива финансовой документации;
- внедрена система потокового сканирования документов;
- внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов.
ПАО «СИБУР Холдинг»
Реализованные задачи:
- внедрена система потокового сканирования документов «по одной кнопке»;
- внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов;
- реализована двухсторонняя связка документов учетной системы Заказчика («1С:УПП») с документами электронного архива.
ООО «Майбес РУС»
Реализованные задачи:
- разработана система единого архива финансовой документации;
- внедрена система потокового сканирования документов;
- внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов;
- разработан модуль согласования договоров.
Клиенты компании EFSOL
Наши лицензии и сертификаты
Внедрение системы Электронного архива требует участия группы квалифицированных аналитиков, консультантов и программистов. Сотрудники компании EFSOL являются экспертами в области внедрения Электронного архива.