Электронный архив документов

Организуйте обработку и хранение документов и забудьте о штрафах от потери или недостачи первички

EFSOL: Электронный архив

это аппаратно-программный комплекс для документов:
'электронный архив для бумажных документов

на бумажном носителе

электронный архив документов ЭДО

полученных через систему электронного документооборота (ЭДО)

Какие задачи решает
электронный архив?

Сканирование документов
Сканирование
Оцифровка оригиналов документов и занесение их в систему электронного архива
Хранение документов
Хранение
Сбор документов в электронном хранилище упрощает доступ и работу с документами
Контроль наличия документов
Контроль наличия
Отчеты системы выводят информацию о наличие и корректности документов
Быстрый поиск документов
Быстрый поиск
Система позволяет найти необходимый документ по основным реквизитам
Расположение оригинала документа
Расположение оригинала
Штрихкодирование документов позволяет фиксировать получение и выдачу документов
Задачи электронного архива
Согласование документов
Согласование
Построение бизнес процесса согласования документов
Электронный архив имеет модульную структуру
EFSOL: Электронный архив имеет модульную структуру. Каждый модуль системы состоит из функциональных возможностей и подбирается исходя из задач и уровня автоматизации заказчика.
Модуль №1
Базовый

Подходит для небольших компаний с документооборотом

до 1000
документов в мес.
Индивидуальное отличие:

ручная регистрация документов и прикрепление файлов

Модуль №2
Штрихкоди­рование

Подходит для среднего и крупного бизнеса с документооборотом

более 1000
документов в мес.
Индивидуальное отличие:

автоматическое прикрепление файлов

Модуль №3
Распознавание

Подходит для крупных компаний с документооборотом

более 5000
документов в мес.
Индивидуальное отличие:

автоматическая регистрация документов

Описание
функционала модулей

Описание функционала электронного архива

Механизм
работы EFSOL:ЭА

Модуль №2

Штрихкодирование

Преимущества внедрения
Электронного архива

Быстрый старт
Внедрение решения в типовые конфигурации занимает не более 2 недель
Быстрый поиск по архиву
Поиск необходимого экземпляра в архиве занимает 3-5 секунд
Совместная работа с документом
С одним документом одновременно может работать множество сотрудников
Поддержка версионности документов
Решение контролирует актуальность и сохраняет версии документов
Привычный интерфейс
Работа в знакомом для пользователя интерфейсе «1С»
Преимущества  Электронный архив

Эффект от внедрения
Электронного архива документов

Исключение потерь и порчи документов
Исключение потерь
и порчи документов
Защищенность электронных документов от их удаления третьими лицами и/или сотрудниками по невнимательности или злому умыслу
Сокращение затрат на аренду помещения
Сокращение затрат
на аренду помещения
Появляется возможность вывозить оригиналы документов в удаленное хранилище, сокращая затраты на аренду офисных помещений
Работа с архивом в режиме реального времени
Работа с архивом в режиме
реального времени
Изменения в электронный архив могут вноситься в режиме online
Создание централизованного электронного хранилища
Создание
централи­зованного
электронного хранилища
Все документы сосредоточены в единой базе данных и всегда доступны
Ускорение подготовки налоговой и аудиторской отчетности
Ускорение подготовки
налоговой и аудиторской
отчетности
Трудозатраты и затраты времени на подготовку отчетности намного меньше, чем при работе с бумажным архивом
Защищенность архива от чрезвычайных ситуаций
Защищенность архива от
чрезвычайных ситуаций
Всегда доступна функция восстановления электронного архива

Оставьте заявку

и обсудите все вопросы
с нашим консультантом
Подготовим индивидуальное решение
исходя из ваших задач
Оставьте заявку на создание Электронного архива

Опыт внедрения
Электронного архива

Наши клиенты

Материалы по теме



                
  • Добрый день! Ранее внедрили электронный архив, тем самым решили нашу основную проблему - быструю подготовку документов для контролирующих органов и аудиторов. Формируешь отчет с заданными параметрами, выгружаешь файлы в выбранную папку или сразу их печатаешь из системы - удобный и полезный функционал! Но мы столкнулись с одной сложностью - нет контроля передачи документа между подразделениями. Можно как-то реализовать этот функционал?
  • Виталий, здравствуйте! Спасибо за Ваш отзыв. Такая функциональная возможность присутствует в обработке "Управление первичными документами". С ее помощью можно контролировать прием и передачу документов между подразделениями внутри компании. Пользователь фиксирует местоположение документов путем считывания значения штрихкода документа и это отображается в системе. Если у Вас остались вопросы по функционалу, можете обратиться к нам за консультацией, будем рады помочь!
  • Здравствуйте Ваша программа поддерживает проверку наличия "Печати" и "Подписи" на сканируемых печатных формах?
  • Добрый день, Александр. Да, поддерживает. Наша система Электронного архива интегрируется с программой оптического распознавания ABBYY FlexiCapture. Данная программа позволяет проводить проверку наличия "Печати" и "Подписи" на документе. ABBYY FlexiCapture – универсальная платформа для интеллектуальной обработки информации из любых типов документов: отсканированных бумаг, фотографий, электронных документов, текстов писем и вложений. Решение распознает, классифицирует документы, извлекает данные, проверяет их корректность и передает в корпоративные информационные системы. Подробнее: https://efsol.ru/products/abbyy-flexicapture.html
  • Спасибо. Данную программу можно внедрить в 1С 8.3?
  • Да, можно реализовать взаимодействие ABBYY FlexiCapture с различными конфигурациями 1С. Александр, можете оставить Ваши контактные данные (телефон, электронную почту) в онлайн-помощнике. Мы свяжемся с Вами и обсудим все интересующие вопросы. Или наберите нас - +7 (495) 230-03-03, доб. 553 (консультант по данному вопросу)
  • Здравствуйте На нашем предприятии как раз стоит вопрос о создании электронного архива. Сколько стоит Ваша программа? На какой платформе разработана?
  • Добрый день, Ольга Александровна. При внедрении системы Электронного архива наша компания использует проектный подход. Мы выявляем требования Вашего предприятия, уточняем всю необходимую информацию. Затем прорабатываем различные варианты решений и совместно с Заказчиком определяем наиболее приемлемый. У нас есть опыт внедрения Электронного архива на различных конфигурациях 1С:Предприятия, которые, как правило, интегрируются с программой оптического распознавания ABBYY FlexiCapture. Для определения возможной стоимости проекта, нам необходимо укрупнено понять ваши требования и получить информацию, например, о количестве документов, которые требуется архивировать, в какой базе работаете и т.д. Для дальнейшей проработки вопросов и стоимости, предлагаю созвониться и обсудить все интересующие вопросы голосом.
  • В вашем электронном архиве устроено как-то ограничение доступа к документам?
  • Светлана, добрый день! В нашем решении создания Электронного архива настраивается гибкий механизм разграничения доступа к документам. Доступ к папкам или документам предоставляется различным пользователям, распределенным по группам и ролям. Безопасность документов обеспечивается при введении ограничений доступа по различным уровням менеджмента. Наши консультанты могут подробнее рассказать о системе. Вы можете оставить заявку или позвонить нам, чтобы обсудить все детали системы Электронного архива.
  • Добрый вечер, хотим внедрить электронных архив в организации. Подскажите, как и где происходит хранение электронных образцов?
  • Здравствуйте, Владимир Викторович. Хранение отсканированных экземпляров осуществляется на выделенных серверах компании. Также возможно предоставление облачного хранения документов. Доступ к документам ограничивается по правам пользователей. Подскажите, какой документооборот вашей организации в год? Готовы совместно подобрать оптимальное решение для ваших задач.
  • Добрый день Подскажите, пожалуйста, как интегрируется электронный архив с системой ЭДО, например Диадок?
  • Здравствуйте, Елена. Система EFSOL: Электронный архив интегрируется с ЭДО "Диадок" посредством API Диадок. Таким образом мы можем полностью автоматизировать загрузку документов из ЭДО в систему Электронного архива без участия пользователя.
  • Добрый день, подскажите Ваша программа работает в 1С:Бухгалтерия 8.3 базовая версия?
  • Добрый день, Владислава. Модули электронного архива не работают в базовой версии «1С:Бухгалтерия», т.к. конфигурация ограничивает полный функционал ЭА. Мы предлагаем вам с нашей помощью совершить апгрейд (переход на конфигурацию ПРОФ) и реализовать электронный архив в этой версии 1С. Оставьте, пожалуйста, контактный номер для уточнения деталей перехода и реализации проекта.
  • Добрый день! Планируем реализовать электронный архив финансовых и других юридически значимых док-тов компании на базе 1С ДО Корп 8. Одна из задач - автоматизировать ввод входящих документов. Чтобы сотрудник, получив пачку документов извне: 1. поместил их в потоковый сканер. Док-ты отсканированы. 2. Программа распознавания определила: а) есть уже такой документ в ЭАД , если да - прикрепила новый скан. б) если док-та нет в ЭАД, то автоматом создалась карточка документа в ЭА, определился вид документа (договор/счет/акт/УПД или др) и заполнились атрибуты документа (дата, контрагент, сумма или др). Т.е. сотрудник вручную не должен заводить карточки и заполнять их реквизиты в ЭАД. 3. Док-ты сохранены в ЭАД. Подскажите, для данной задачи, подойдет ли нам Abbyy Recognition? Если нет, то почему? И какое ПО подойдет?
  • Добрый день, Виктория! Для решения этой задачи можно использовать ABBYY RecognitionServer (сейчас ABBYY FineReader Server - https://efsol.ru/promo/abbyy-finereader-server.html), но также можно использовать программу ABBYY FlexiCapture - https://efsol.ru/products/abbyy-flexicapture.html. Выбор решения будет зависеть от того, какой сценарий работы вам будет более удобен. Для наглядности мы готовы сделать для Вас демонстрацию работы в данных программах.

Есть вопросы?

Закажите звонок специалиста!

Есть вопросы?

Закажите звонок специалиста!
*нажимая на кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных