Электронный архив - это аппаратно-программный комплекс, применяемый для сканирования бумажных документов с последующим хранением оцифрованных копий. Система электронного архива может применяться для обработки, хранения и контроля наличия оригиналов документов.
Какие задачи решает Электронный архив
Сканирование документов
Оцифровка оригиналов документов и занесение их в систему электронного архива
Хранение документов
Сбор документов в едином электронном хранилище упрощает доступ и работу с необходимыми документами
Штрихкодирование документов
Использование штрихкода на документах упрощает их учет, идентификацию и контроль
Контроль наличия и корректности документов
Функционал построения отчетов позволяет выводить запрашиваемую информацию о документах
Быстрый поиск документа
Система позволяет найти необходимый документ по основным реквизитам
Контроль расположения оригинала документа
Штрихкодирование документов позволяет фиксировать получение и выдачу документов
Преимущества системы Электронного архива
Механизм работы Электронного архива
Понять как работает система Электронного архива лучше всего на живом примере. Рассмотрим механизм работы решения во время ввода в систему документа ТОРГ-12.
Интерфейс решения
Электронный архив внедряется как подсистема в текущую конфигурацию Заказчика. Система ЭА работает с типовыми интерфейсами конфигурации. В работу пользователя добавляются новые действия при операции наполнения архива и несколько отчетов для работы с системой ЭА.
Эффект от внедрения Электронного архива
Исключение потерь и порчи документов
Защищенность электронных документов от их удаления третьими лицами и/или сотрудниками по невнимательности или злому умыслу
Сокращение затрат на аренду помещения
Появляется возможность вывозить оригиналы документов в удаленное хранилище, сокращая затраты на аренду офисных помещений
Создание централизованного электронного хранилища
Все документы сосредоточены в единой базе данных и всегда доступны
Работа с архивом в режиме реального времени
Изменения в электронный архив могут вноситься в режиме online
Ускорение подготовки налоговой и аудиторской отчетности
Трудозатраты и затраты времени на подготовку отчетности намного меньше, чем при работе с бумажным архивом
Защищенность архива от чрезвычайных ситуаций
Всегда доступна функция восстановления электронного архива
Варианты и этапы внедрения Электронного архива
Вариант 1 - Внедрение типового функционала
- внедрение ЭА в учетную систему Заказчика
- установка ПО
- обучение пользователей
- консультации пользователей
- запуск готового решения в эксплуатацию
Вариант 2 - Внедрение системы ЭА под требования Заказчика
- изучение бизнес-процессов, составление документа «Сценарий работы системы ЭА»
- формирование требований к системе
- разработка архитектуры конечного решения
- внедрение функционала системы ЭА в учетную систему заказчика согласно документа «Сценарий работы системы ЭА»
- установка ПО, обучение пользователей, консультирование
- внесение изменений в систему по надобности
- запуск готового решения в эксплуатацию
Кому необходимо данное решение
Система Электронного архива может применяться в любой отрасли и при любом объеме документооборота.
Опыт внедрения Электронного архива
ООО «Газпром газэнергосеть»
Реализованные задачи:
- разработана отказоустойчивая архитектура построения единого архива финансовой документации;
- внедрена система потокового сканирования документов;
- внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов.
ПАО «СИБУР Холдинг»
Реализованные задачи:
- внедрена система потокового сканирования документов «по одной кнопке»;
- внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов;
- реализована двухсторонняя связка документов учетной системы Заказчика («1С:УПП») с документами электронного архива.
ООО «Майбес РУС»
Реализованные задачи:
- разработана система единого архива финансовой документации;
- внедрена система потокового сканирования документов;
- внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов;
- разработан модуль согласования договоров.
Клиенты компании EFSOL
Наши статусы
Внедрение системы Электронного архива требует участия группы квалифицированных аналитиков, консультантов и программистов. Сотрудники компании EFSOL являются экспертами в области внедрения Электронного архива.