Создание электронного архива документов в организации. Хранение финансовой и бухгалтерской документации
Быстрое внедрение ERP Комплексные услуги
от 1С:Центр ERP!
Управление доставкой Для торговых и курьерских компаний!
1C:ЭДО Узнайте о всех преимуществах электронного документооборота!
Переход на «1С:ЗУП ред. 3» Фирма «1С» прекращает поддержку «1С:ЗУП 2.5»!
Аренда сервера 1С
в облаке
Работайте в 1С удаленно с экономией до 70%!

Система электронного архива документов

Электронный архив - это аппаратно-программный комплекс, применяемый для сканирования бумажных документов с последующим хранением оцифрованных копий. Система электронного архива может применяться для обработки, хранения и контроля наличия оригиналов документов.

Какие задачи решает Электронный архив

Сканирование документов

Оцифровка оригиналов документов и занесение их в систему электронного архива

Хранение документов

Сбор документов в едином электронном хранилище упрощает доступ и работу с необходимыми документами

Штрихкодирование документов

Использование штрихкода на документах упрощает их учет, идентификацию и контроль

Контроль наличия и корректности документов

Функционал построения отчетов позволяет выводить запрашиваемую информацию о документах

Быстрый поиск документа

Система позволяет найти необходимый документ по основным реквизитам

Контроль расположения оригинала документа

Штрихкодирование документов позволяет фиксировать получение и выдачу документов

Преимущества системы Электронного архива

Быстрый старт
Внедрение системы ЭА в типовые конфигурации занимает не более 2 недель
Открытый код и простота системы
Система не требует дальнейшей поддержки, обновлений или апгрейдов
Быстрый поиск по архиву
Поиск необходимого экземпляра в архиве занимает 3-5 секунд
Совместная работы с документом
С одним документом одновременно может работать множество сотрудников
Поддержка версионности документов
Система ЭА контролирует актуальность и сохраняет версии документов
Привычный интерфейс
Работа в знакомом для пользователя интерфейсе «1С»

Механизм работы Электронного архива

Понять как работает система Электронного архива лучше всего на живом примере. Рассмотрим механизм работы решения во время ввода в систему документа ТОРГ-12.

Интерфейс решения

Электронный архив внедряется как подсистема в текущую конфигурацию Заказчика. Система ЭА работает с типовыми интерфейсами конфигурации. В работу пользователя добавляются новые действия при операции наполнения архива и несколько отчетов для работы с системой ЭА.

Печатная форма
Карточка электронного документа
Варианты отчетов в системе ЭА

Эффект от внедрения Электронного архива

Исключение потерь и порчи документов

Защищенность электронных документов от их удаления третьими лицами и/или сотрудниками по невнимательности или злому умыслу

Сокращение затрат на аренду помещения

Появляется возможность вывозить оригиналы документов в удаленное хранилище, сокращая затраты на аренду офисных помещений

Создание централизованного электронного хранилища

Все документы сосредоточены в единой базе данных и всегда доступны

Работа с архивом в режиме реального времени

Изменения в электронный архив могут вноситься в режиме online

Ускорение подготовки налоговой и аудиторской отчетности

Трудозатраты и затраты времени на подготовку отчетности намного меньше, чем при работе с бумажным архивом

Защищенность архива от чрезвычайных ситуаций

Всегда доступна функция восстановления электронного архива

Варианты и этапы внедрения Электронного архива

Вариант 1 - Внедрение типового функционала

1
Внедрение
системы ЭА
  • внедрение ЭА в учетную систему Заказчика
2
Подготовка
к эксплуатации
  • установка ПО
  • обучение пользователей
  • консультации пользователей
3
Эксплуатация
  • запуск готового решения в эксплуатацию

Вариант 2 - Внедрение системы ЭА под требования Заказчика

1
Аналитический этап
  • изучение бизнес-процессов, составление документа «Сценарий работы системы ЭА»
  • формирование требований к системе
  • разработка архитектуры конечного решения
2
Внедрение
системы ЭА
  • внедрение функционала системы ЭА в учетную систему заказчика согласно документа «Сценарий работы системы ЭА»
3
Подготовка
к эксплуатации
  • установка ПО, обучение пользователей, консультирование
  • внесение изменений в систему по надобности
4
Эксплуатация
  • запуск готового решения в эксплуатацию
Акция!
Бесплатное обслуживание Электронного архива!
После внедрения Электронного архива вы получите 3 месяца бесплатного обслуживания системы (до 10 ч/мес)!

Кому необходимо данное решение

Система Электронного архива может применяться в любой отрасли и при любом объеме документооборота.

Руководители
Получают отлаженный процесс хранения и работы с документами, что минимизирует риски для бизнеса
Бухгалтера
Оперативно формируют и подготавливают пакеты документов к проверкам аудиторов и ИФНС
Юристы, ответственные по договору
Имеют возможность контролировать корректность документов

Опыт внедрения Электронного архива

ООО «Газпром газэнергосеть»

Разработана и внедрена система единого электронного архива финансовой документации с возможностью потокового ввода данных на базе технологической платформы ABBYY FlexiCapture.

Реализованные задачи:

  • разработана отказоустойчивая архитектура построения единого архива финансовой документации;
  • внедрена система потокового сканирования документов;
  • внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов.

ПАО «СИБУР Холдинг»

Разработана и внедрена система единого электронного архива финансовой документации на базе конфигурации «1С:Документооборот КОРП» с использованием технологической платформы ABBYY Recognition Server.

Реализованные задачи:

  • внедрена система потокового сканирования документов «по одной кнопке»;
  • внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов;
  • реализована двухсторонняя связка документов учетной системы Заказчика («1С:УПП») с документами электронного архива.

ООО «Майбес РУС»

Разработана и внедрена система единого электронного архива финансовой документации с использованием технологической платформы ABBYY и система согласования договоров на базе конфигурации «1С:УПП».

Реализованные задачи:

  • разработана система единого архива финансовой документации;
  • внедрена система потокового сканирования документов;
  • внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов;
  • разработан модуль согласования договоров.

Клиенты компании EFSOL

Наши статусы

Внедрение системы Электронного архива требует участия группы
квалифицированных аналитиков, консультантов и программистов. Сотрудники
компании EFSOL являются экспертами в области внедрения Электронного архива.

Оставьте заявку и мы обсудим Ваши задачи!


Внедрение электронных архивов (статья)

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ
  • Добрый день! Ранее внедрили электронный архив, тем самым решили нашу основную проблему - быструю подготовку документов для контролирующих органов и аудиторов. Формируешь отчет с заданными параметрами, выгружаешь файлы в выбранную папку или сразу их печатаешь из системы - удобный и полезный функционал! Но мы столкнулись с одной сложностью - нет контроля передачи документа между подразделениями. Можно как-то реализовать этот функционал?
  • Виталий, здравствуйте! Спасибо за Ваш отзыв. Такая функциональная возможность присутствует в обработке "Управление первичными документами". С ее помощью можно контролировать прием и передачу документов между подразделениями внутри компании. Пользователь фиксирует местоположение документов путем считывания значения штрихкода документа и это отображается в системе. Если у Вас остались вопросы по функционалу, можете обратиться к нам за консультацией, будем рады помочь!
  • Здравствуйте Ваша программа поддерживает проверку наличия "Печати" и "Подписи" на сканируемых печатных формах?
  • Добрый день, Александр. Да, поддерживает. Наша система Электронного архива интегрируется с программой оптического распознавания ABBYY FlexiCapture. Данная программа позволяет проводить проверку наличия "Печати" и "Подписи" на документе. ABBYY FlexiCapture – универсальная платформа для интеллектуальной обработки информации из любых типов документов: отсканированных бумаг, фотографий, электронных документов, текстов писем и вложений. Решение распознает, классифицирует документы, извлекает данные, проверяет их корректность и передает в корпоративные информационные системы. Подробнее: /products/abbyy-flexicapture.html
  • Спасибо. Данную программу можно внедрить в 1С 8.3?
  • Да, можно реализовать взаимодействие ABBYY FlexiCapture с различными конфигурациями 1С. Александр, можете оставить Ваши контактные данные (телефон, электронную почту) в онлайн-помощнике. Мы свяжемся с Вами и обсудим все интересующие вопросы. Или наберите нас - +7 (495) 230-03-03, доб. 553 (консультант по данному вопросу)
  • Здравствуйте На нашем предприятии как раз стоит вопрос о создании электронного архива. Сколько стоит Ваша программа? На какой платформе разработана?
  • Добрый день, Ольга Александровна. При внедрении системы Электронного архива наша компания использует проектный подход. Мы выявляем требования Вашего предприятия, уточняем всю необходимую информацию. Затем прорабатываем различные варианты решений и совместно с Заказчиком определяем наиболее приемлемый. У нас есть опыт внедрения Электронного архива на различных конфигурациях 1С:Предприятия, которые, как правило, интегрируются с программой оптического распознавания ABBYY FlexiCapture. Для определения возможной стоимости проекта, нам необходимо укрупнено понять ваши требования и получить информацию, например, о количестве документов, которые требуется архивировать, в какой базе работаете и т.д. Для дальнейшей проработки вопросов и стоимости, предлагаю созвониться и обсудить все интересующие вопросы голосом.

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!

Обратный звонок RedConnect