Автоматизация финансовых задач нацелена на снижение стоимости ведения учета и получение актуальной информации о финансовом состоянии предприятия или группы.
Финансовые бизнес-процессы организации можно автоматизировать как комплексно, так и по отдельным направлениям
Выбор пути автоматизации зависит от задач, которые хочет решить компания.
Основные предпосылки для автоматизации
Стоимость информации
Численность финансовых служб растет и увеличивается стоимость информации. Административные расходы на некоторых предприятиях до автоматизации составляли 40-300% от производственной себестоимости.
Качество и оперативность
Управленцы принимают решения основываясь на опыте и личных «ощущениях». Качественная информация готовится долго и имеет краткосрочную достоверность. Отсутствуют оперативный анализ и долгосрочное прогнозирование.
Финансовая ответственность
Штрафы и пени за несвоевременную оплату работ и несвоевременное оказание услуг, за некачественную регламентированную отчетность, не выплаченную в срок заработную плату, не вовремя оплаченные налоги и пр.
Схема финансовых бизнес-процессов организации
Финансовые задачи
Учет
- РСБУ
- МСФО (IRFS)
- GAAP
- УУ
Принятие
решения
решения
- инвестирование
- запуск проектов
- изменение бизнес-процессов
Исполнение
- исполнение договоров
- исполнение проектов
- исполнение бюджетов
- выполнение планов
Контроль
- согласование
- лимитирование
- освоение
- консолидация
Планирование
и бюджетирование
и бюджетирование
- планы закупок и продаж
- планы производства
- мастер-бюджеты
- операционные бюджеты
- бюджеты проектов
- вспомогательные бюджеты
Финансовый
анализ
анализ
- план-фактный анализ
- анализ рентабельности текущая, срочная и абсолютная ликвидность
- анализ инвестиций
- EBIT
- EBITDA и др.
Какие задачи и бизнес-процессы рекомендуется автоматизировать?
Бюджетирование, планирование и прогнозирование
Автоматизация этого блока позволяет связать работу подразделений и установить единую финансовую цель компании. Структурные подразделения планируют свою деятельность в натуральных показателях, финансовые отделы преобразуют планы в финансовые показатели (бюджеты), учитывают влияние внешних факторов (курса валют, сезонности, инфляции и т.д.), а руководство получает стратегию развития компании.
- Составление плана закупок, продаж, производства, себестоимости, потребности в персонале и др.
- Составление мастер-бюджетов:
- бюджет доходов и расходов (БДР / PNL)
- бюджет движения денежных средств (БДДС / CF)
- управленческий баланс (прогнозный баланс / бюджет по балансовому листу)
- Составление операционных бюджетов:
- бюджет продаж
- бюджет закупок
- бюджет производства
- бюджет зарплаты
- бюджет налогов
- Составление инвестиционных бюджетов
- Балансировка бюджетной модели компании
- Вовлечение в формирование финансового результата всех подразделений компании, за счет делегирования ответственности по ЦФО
- Обоснование расходов предприятия
- Повышение эффективности работы организации при помощи целевой ориентации и координации всех событий на предприятии.
- Выявление рисков и снижение их уровня.
- Повышение гибкости и приспособляемости к изменениям.
- Исполнение, анализ и корректировка планов и бюджетов компании
Казначейство
Выстроенное и автоматизированное казначейство позволяет избежать начисления штрафов, пеней или неустоек в адрес компании за невыполнение обязательств. Все финансовые операции планируются в системе. Отсутствуют кассовые разрывы. Кредитные средства, как правило, привлекаются для инвестиционной деятельности, т.к. потребности операционной деятельности максимально покрыты собственными ДС компании.
- Прогнозирование движения денежных средств
- Контроль за движением наличных и безналичных денежных средств как в связке с подсистемой бюджетирования, так и самостоятельно
- Контроль использования денежных средств. Управление лимитами и остатками денежных средств
- Валютный контроль
- Контроль и управление дебиторской задолженностью
- Расчеты в иностранных валютах
- Управление денежными потоками компании
- Централизованное управление платежами («Фабрика платежей»)
- Использование Кеш-пулинга:
- cнижение остатков на счетах
- использование всей выручки день в день
- снижение потребности в кредитах и расходов на них
- упрощение учета движения денежных средств внутри группы
- Размещение временно свободных денежных средств на краткосрочных депозитах
- Формирование, утверждение заявок на расходование денежных средств
- Отслеживание исполнения заявок
- Взаимодействие с банками: DirectBank и Клиент-Банк
- Разнесение банковской выписки
Консолидация
Представляет собой сбор и объединение информации о финансовом состоянии группы предприятий. Как результат, операции по исключению внутригрупповых операций (ВГО) происходят автоматически. Отчетность по группе всегда актуальна и доступна в онлайн-режиме.
- Выбор методики проведения консолидации, которая зависит от доли владения и характера группы компаний (инвестиционные или договорные отношения между компаниями, либо же ими владеет одно лицо)
- Составление отчетов всеми предприятиями группы
- Осуществление корректировок в процессе консолидации
- Подготовка и предоставление консолидированных отчетов
- Объединение баз данных отдельных организаций в единую информационную систему
Управленческий учет
Управленческий учет (УУ) не ограничен законодательством, что позволяет обогащать информацию дополнительной аналитикой и выводить ее в нерегламентированных отчетах. Управленческая информация нужна для внутреннего использования и является конфиденциальной. Ключевым преимуществом УУ является оперативность. Еще до отражения операции в бухгалтерcком учете, информация может быть выведена в отчеты УУ.
- Отражение операций в управленческом учете по отличным правилам чем в РСБУ
- Получение информации о состоянии организации до получение данных РСБУ
- Формирование отчетности о состоянии компании
- Введение дополнительной аналитики в учет, для получения информации в различных разрезах
- Консолидация данных по группе компаний (не по регламентированным правилам)
- Использование интеркомпани (intercompany) и др.
МСФО
Информация о хозяйственных операциях предприятия отражается согласно требований МСФО (или других международных стандартов). Автоматизация процесса позволяет отказаться от параллельного ведения учета вручную (РСБУ и международный стандарт). Отчетность по международным стандартам формируется автоматически и отображает информацию в понятном виде для нерезидентов (инвесторов, финансовых уереждений, клиентов и пр.)
- Формирование проводок по плану счетов МСФО при проведении первичных документов
- Перенос (трансляция) проводок из РСБУ в МСФО
- Ведение параллельного учета внеоборотных активов
- Подготовка управленческой отчетности по данным МСФО
- Ведение параллельного учета финансовых инструментов согласно МСФО
- Расчет отложенных налогов по МСФО балансовым методом
- Быстрое закрытие по МСФО за 5-10 дней
- Формирование полного пакета отчетности
Учет договоров
Автоматизация позволяет организовать совместную работу сотрудников компании с договором, а именно: заключение, согласование, подписание, исполнение и закрытие договора. Результатом процесса является своевременно исполненные обязательства (а значит отсутствие штрафных санкций), отсутствие "дебиторки" и "кредиторки", планирование расходов и движений денежных средств.
- Сокращение времени подготовки договоров и их согласования
- Обеспечение прозрачности и управляемости процессов согласования договоров. Четкое распределение и закрепление ответственности за составление, заключение и исполнение договоров
- Формирование единой базы
- Разграничение доступа к договорам
- Унификация форм договоров
- Хранение договоров
- Отслеживание договоров
- Контроль сроков действия договоров
- Контроль исполнения договоров
Преимущества работы с нами
- Мы разрабатываем собственные решения, а не используем только типовые конфигурации. Например, у нас есть решение для консолидации данных на базе РСБУ (1С:БП 3.0).
- Мы остаемся с клиентом после завершения проекта, так что Вы можете доверить нам свою систему для обслуживания.
- Требования к системе и прочая проектная документация пишется на доступном заказчику языке.
- Использование сценарного подхода для сокращения количества документов и времени проекта.
Метод EFSOL для реализации проектов
- Проектирование и развитие информационных систем происходит на базе сценариев (описание поведения системы при взаимодействии с пользователем или внешней средой).
- Проектировать систему по сценарию могут сами пользователи, а не технические специалисты.
- Сценарий «не умирает» после разработки системы, как техническое задание, инструкции, методика и пр., а используется в дальнейшей работе.
- В сценарии переплетаются бизнес-задачи и функциональные задачи, что сокращает затраты на обучение новой проектной команды и сопровождение системы.
Наши проекты
Компания «Медиа Альянс»
Консолидированы данные 5 юридических лиц в одной информационной базе. Автоматизирован документооборот компании.
Длительность проектов - 3 и 2 месяца соответственно.
Длительность проектов - 3 и 2 месяца соответственно.
ООО «Газпром газэнергосеть»
Автоматическая обработка 100 000 первичных документов в месяц. Оцифрованы первичные документы за год.
Длительность проекта - 3 месяца.
Длительность проекта - 3 месяца.
«Чайхона №1»
Консолидированы данные 5 юридических лиц в одной информационной базе. Автоматизирован документооборот компании.
Длительность проекта - 1 месяц.
Длительность проекта - 1 месяц.
ПАО «СИБУР Холдинг»
Автоматизация общего центра обслуживание группы «СИБУР». Автоматизация управленческого учета (отчетности для собственников). Автоматизация документооборота компании (потоковое сканирование и штрихкодирование) и др.
Длительность проектов - от 1 месяца до 1 года.
Длительность проектов - от 1 месяца до 1 года.
ООО «Транснефть-Логистика»
Автоматизирован бюджетный процесс: 6 мастер-бюджетов, 22 функциональных бюджета, более 600 бюджетных форм. В бюджетом процессе задействовано около 100 сотрудников компании.
Длительность проекта - 1,5 года.
Длительность проекта - 1,5 года.
ООО «ТрансИнжКом»
Согласование платежей переведено в электронный вид. Контроль на наличие лимитов по аналитикам «статья движения денежных средств», «договор», «центр финансовой ответственности» происходит автоматически.
Длительность проекта - 3 месяца.
Длительность проекта - 3 месяца.