Общество с ограниченной ответственностью «СТРОЙНЕФТЕГАЗ АЛЬЯНС» (ООО «СНГ АЛЬЯНС») – с 2003 года успешно работает на рынке строительства, в частности объектов нефтегазового и гражданского назначения.
Предпосылки внедрения новой информационной системы:
- Для комплексной автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота, автоматизации типовых бизнес-процессов ранее использовалось программное обеспечение на платформе, отличной от 1С.
- С целью ускорить работу с документооборотом, а также обеспечить корректную отчетность и бесперебойную удаленную работу с системой, руководством компании было принято решение перейти на новое более мощное и функциональное программное обеспечение.
Программа 1С:Документооборот КОРП была выбрана как максимально подходящая под требования и задачи компании. При выборе программы были учтены гибкость, масштабируемость, скорость обработки данных. Так же было учтено, что программы фирмы «1С» очень доступы, функциональны, регулярно обновляются и получают положительные отзывы во многих организациях.
Специалисты компании EFSOL выполнили следующие работы:
- Произвели установку 1С:Документооборот 8 КОРП;
- Выполнили тестовые запуски на всех рабочих местах;
- Произвели вводный инструктаж пользователей системы.
В ходе совместной работы над проектом по автоматизации участка делопроизводства специалистами компании EFSOL были решены следующие задачи:
- Осуществлен перенос документов в систему 1С:Документооборот из текущей системы учета. Типового механизма прямого обмена документами между 1C:Документооборот и текущей системой СНГ Альянс предусмотрено не было, поэтому первоначальная загрузка уже существующих документов в новую систему обмена была осуществлена в два этапа с помощью файла-посредника Excel.
- Настроен автоматический учет и регистрация документов согласно прописанным и согласованным заранее требованиям по настройке и доработке системы 1С:Документооборот КОРП.
В результате внедрения системы учета в компании СНГ Альянс:
- – Ведется учет, обработка и хранение всех необходимых в компании видов документов. Для каждого документа настроен набор дополнительных реквизитов, права доступа и настройки нумерации. Для приказов, распоряжений и служебных записок были настроены особые правила нумерации. Например, автоматическое добавление кода ответственного подразделения к номеру служебной записки.
- – Упрощена работа с большими объемами. Реализована возможность поиска документов, а также быстрого их отбора по основным реквизитам: период, вид документа, организация и контрагент.
- – Обеспечена сохранность документов. Права на создание, редактирование и удаление документов по делопроизводству имеются только у сотрудников ответственных отделов. Все остальные пользователи системы имеют права только на чтение.
- – Созданы все условия для обеспечения удаленной работы. Сотрудники филиалов, ответственные за делопроизводство, имеют доступ к системе на создание и редактирование документов только по своему филиалу (организации).
- – У делопроизводителей появился инструмент контроля по резолюциям. В системе также есть возможность указывать резолюции в карточках входящих, исходящих и внутренних документов.
- Настроен контроль сроков исполнения резолюций, а также уведомления исполнителей. Реализован механизм контроля исполнения резолюций в системе, который автоматически уведомляет исполнителя о сроках резолюции, как предварительно, так и точно в срок.
Для сотрудников компании стали доступны следующие отчеты по делопроизводству:
- список входящих и исходящих документов;
- отчет по контролю резолюций;
- документооборот по контрагентам;
- сводка по видам документов;
- справка об объеме документооборота.
Пользователи программы могут создавать персональные настройки отчетов под свои задачи и оперативно получать необходимую для работы информацию.
Были автоматизированы следующие функции (основные):
- ведение реестра договоров (со скан копиями);
- создание и утверждение заявки на договор;
- управление входящей, исходящей и внутренней корреспонденцией;
- исполнительская дисциплина (постановка задач и анализ их выполнения);
- внедрен механизм разделения прав доступа к документам по рабочим группам.
В результате в организации автоматизирован документооборот, наладилось ведение учета и исполнительская дисциплина.
Также осуществляется сопровождение учетной системы в рамках: консультирования по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С", платный договор ИТС, ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий.
В результате компания СНГ «АЛЬЯНС» получила систему автоматизации документооборота, в которой обеспечивается ведение учета официальных документов предприятия – входящей, исходящей и внутренней организационно-распорядительной документации, а также гарантируется их консолидация, сохранность и защищенность от несанкционированного доступа.
Компания EFSOL рекомендует коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности.
Компания EFSOL зарекомендовала себя как надежный партнер, имеющих в своем составе высококвалифицированных специалистов, выполняющих свои обязанности своевременно и с высоким качеством.
Посмотреть оригинал отзыва
