ООО «СФТ ПАКЕДЖИНГ» – внедрение Электронного архива на базе «1С:Документооборот»

Общество с ограниченной ответственностью «СФТ ПАКЕДЖИНГ» компания, входящая в СФТ Групп, специализирующаяся на производстве и поставке гофрированного картона и упаковки из него. Компания занимает ведущие позиции на российском рынке благодаря своей ориентации на высокое качество продукции, инновационные решения и экологичность производства. В 2021 году головная организация начала учет в 1С:ERP. С 2022 года в программе начали вести регламентированный и управленческий учет четыре удаленные от головной организации филиала в Таганроге, Алексине, Майкопе и Кувшиново.

В условиях огромного объема документов в среднем 6 500 шт. в месяц и частых запросов от налоговой (в среднем за полгода 340 запросов), которые приводили к хаосу в документообороте, руководство финансовой службы оказалось перед выбором. Чтобы навести порядок в процессе и минимизировать риски уплаты штрафов, требовалось принять управленческое решение:

• Ввести в штатное расписание новую должность «специалист по документообороту» и передать ему ответственность за процесс.
• Автоматизировать документооборот и сократить затраты на его управление.

Руководство сделало выбор в пользу автоматизации.

В качестве подрядчика для выполнения работ была выбрана команда EFSOL и их решение Электронный архив на базе «1С:Документооборот». Критерии выбора стали:

• типовая поставка и конфигурации на поддержке
• быстрый результат
• невысокая стоимость проекта.

Также было учтено, что программы фирмы «1С» очень доступны, функциональны, регулярно обновляются и получают положительные отзывы во многих организациях. 

Задачи проекта

• Анализ текущей ситуации: изучение текущего состояния процессов обработки и хранения документов, выявление проблем и недостатков;
• Определение требований к системе: определение функциональных требований, требований к безопасности, интеграции с другими системами и т. д.;
• Проектирование системы: разработка архитектуры системы, определение структуры данных, интерфейсов и других технических аспектов;
• Разработка и тестирование: создание системы в соответствии с разработанным проектом, тестирование функциональности, безопасности и производительности;
• Внедрение и обучение: внедрение системы в эксплуатацию, обучение пользователей работе с системой;
• Поддержка и сопровождение: обеспечение технической поддержки и сопровождения системы после её внедрения.

Результаты проекта

• Оптимизация процессов обработки и хранения документов: система электронного архива позволяет автоматизировать процессы, что приводит к более эффективному использованию ресурсов и снижению вероятности ошибок;
• Повышение доступности информации: сотрудники могут быстро и легко находить нужные документы, что повышает эффективность работы;
• Интеграция с другими системами: электронный архив интегрирован с системой 1С:ERP по бесшовной интеграции и доступ к документам в электронном архиве возможен непосредственно из системы ERP;
• Удалённый доступ: сотрудники могут работать с документами из любой точки мира, где есть интернет, что повышает гибкость и эффективность работы;
• Простота поиска информации: в электронном архиве можно быстро найти нужный документ по ключевым словам, дате или другим параметрам.

Специалисты компании EFSOL выполнили следующие работы

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
• Установку 1С:Предприятие 8. Документооборот;
• Работы по настройке и внедрению программного обеспечения:
  • Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе. Прототипирование бизнес-процессов.  
  • Планирование этапов работ.  
  • Создание интерфейсов. 
  • Выполнили настройки бесшовной интеграции.
  • Доработку функционала учетных систем для настройки штрихкодирования печатных форм;
  • Выполнили разработку функционала распознавания штрихкодов;
  • Выполнили разработку инструментов для подбора документов по требованиям контролирующих органов и последующей выгрузки файлов из архива. 
  • Разработку инструментов для контроля наличия первичных документов в электронном архиве.
  • Обучили/консультации персонала работе с программой/системой.

Количественные результаты

• В архиве 129 000 документов. Из них в разрезе филиалов:
  • Алексин 13 600 шт.
  • Кувшиново 20 000 шт.
  • Майкоп 31 400 шт. 
  • Таганрог 64 000 шт.

• 100% документов внесено при помощи потокового сканирования.
• До 30 секунд нужно чтобы собрать пакет документов по требованию налоговой. 
• ЭА не требует ежемесячной поддержки ИТ специалистов.

Также осуществляется сопровождение учетной системы в рамках:

• Оптимизация процессов обработки и хранения документов: система электронного архива позволяет автоматизировать процессы, что приводит к более эффективному использованию ресурсов и снижению вероятности ошибок;
• Повышение доступности информации: сотрудники могут быстро и легко находить нужные документы, что повышает эффективность работы;
• Интеграция с другими системами: электронный архив интегрирован с системой 1С:ERP по бесшовной интеграции и доступ к документам в электронном архиве возможен непосредственно из системы ERP;
• Удалённый доступ: сотрудники могут работать с документами из любой точки мира, где есть интернет, что повышает гибкость и эффективность работы;
• Простота поиска информации: в электронном архиве можно быстро найти нужный документ по ключевым словам, дате или другим параметрам.

Если оценить проделанную работу по пяти бальной шкале, то: 

• Информационная система соответствует потребностям организации на 5 баллов (где «5» – «в информационной системе реализованы все необходимые возможности»). 
• Удобство работы с программой соответствует оценке 5 баллов (где «5» – «работать с программой легко и комфортно»).
• Качество работы партнера “1С” соответствует оценке 5 баллов (где «5» – «работой партнера очень доволен»). 

 Компания ООО «СФТ ПАКЕДЖИНГ» рекомендует использовать Электронный архив для автоматизации процесса. 

 Компания EFSOL зарекомендовала себя как надежный партнер, имеющих в своем составе высококвалифицированных специалистов, выполняющих свои обязанности своевременно и с высоким качеством.