Компания АО «Спецэнерготранс» занимается предоставлением подвижного ЖД состава для предприятий металлургической, топливно-энергетической и строительной отраслей. Среди перевозимых грузов помимо энергетических грузов, большую долю занимают машины и оборудование, строительные грузы, металлы и трубная продукция. В штате компании работает около 130 сотрудников.
Устаревшая система электронного документооборота на основе DocsVision не предоставляла достаточных возможностей для развития компании, поддержание в рабочем состоянии требовало существенных трудозатрат, периодические сбои в работе системы снижали общий уровень удовлетворенности пользователей. Обновление лицензий и доработка ПО под нужды компании требовали значительных инвестиций.
В результате конкурсного отбора, наиболее подходящей под нужды компании была признана система ЭДО на основе «1С:Документооборот 8.3 Корп».
В ходе совместной работы над проектом, специалисты компании EFSOL выполнили следующие работы:
- Провели анализ текущей системы ЭДО, определили функциональные требования.
- Выполнили тестирование системы с доработками на соответствие предъявляемым требованиям;
- Произвели обучение ключевых сотрудников и группы сопровождения;
- В процессе внедрения выполняли методическое консультирование пользователей.
- Произвели настройку и доработку системы «1С:Документооборот 8.3 Корп» в части регистрации документов, распределения прав доступа, расширения функций поиска и фильтрации документов;
Были автоматизированы следующие функции:
- Управление входящей и исходящей корреспонденцией;
- Создание резолюции на основании входящего письма и постановка задач на исполнение;
- Контроль исполнительской дисциплины (анализ выполнения поставленных задач);
- Разделение прав доступа к документам по рабочим группам и сотрудникам.
- Создание (автоматическая генерация проекта документа в формате Word), согласование и утверждение служебных записок, приказов и распоряжений;
Для сотрудников компании стали доступны следующие отчеты по делопроизводству:
- Справка об исполнительской дисциплине с указанием процента выполненных в срок и просроченных задач;
- Список текущих задач с группировкой их по виду документа, источнику и предмету задачи.
- Персонифицированные под нужды пользователя отчеты
Автоматизировано – 130 рабочих мест.
Введено в опытно-промышленную эксплуатацию 09.01.2018 г. Готовится к переводу в промышленную эксплуатацию в марте 2019 г.
Если оценить проделанную работу по пяти бальной шкале, то:
- Информационная система соответствует потребностям организации на _5_баллов (где “5” – “в информационной системе реализованы все необходимые возможности”);
- Удобство работы с программой соответствует оценке _5_баллов (где “5” – “работать с программой легко и комфортно”);
- Качество работы партнера “1С” соответствует оценке _5_баллов (где “5” – “работой партнера очень доволен”).
Компания АО «Спецэнерготранс» рекомендует коллегам использовать данное решение для автоматизации деятельности.
Компания EFSOL зарекомендовала себя как надежный партнер, имеющих в своем составе высококвалифицированных специалистов, выполняющих свои обязанности своевременно и с высоким качеством.
