Кадровый электронный документооборот
Удобный обмен документами между сотрудниками и отделом кадров с возможностью удаленно подписывать кадровые документы через ЭЦП
Почему кадровый ЭДО сейчас актуален
- Изменения в трудовом кодексеС 8 декабря 2020 года действуют изменения в Трудовом кодексе РФ, которым разрешается ведение Кадрового ЭДО.
Федеральный закон № 407-ФЗ от 08.12.2020 внес изменения в трудовой кодекс. - Стандартизация процессовС 22 ноября 2021 года действуют изменения в Трудовом кодексе РФ, которым определены основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.
Федеральный закон № 377-ФЗ от 22.11.2021 «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ». - УдобноОбмениваться документами с сотрудниками на «удаленке» гораздо комфортнее в электронном виде.
Дает возможность открывать вакансии в других городах и даже странах.
Что требуется для внедрения кадрового ЭДО?
1
Правовое оформление
Документально оформить факт ведения электронного документооборота с сотрудниками. В документе необходимо указывать какие виды документов будут отправляться электронно, каким видом подписи они будут подписываться, способы их отправки/получения. Оформить соглашение по использованию ЭЦП.
2
ЭЦП для сотрудников
Для подписания кадровых документов подойдут следующие виды ЭЦП:
3
Система электронного документооборота
СЭД должна отвечать следующим требованиям:
► Усиленная квалифицированная электронная подпись — КЭП. Подпись можно получить только в удостоверяющем центре. Такая подпись придает документам юридическую силу без дополнительных условий.
► Усиленная неквалифицированная электронная подпись — НЭП. Подпись можно получить в удостоверяющем центре или получить в компании самостоятельно. Такая подпись требует сторонам заключить между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.
► Предоставлять доступ к оцифрованной версии кадрового документа.
► Предоставлять информацию о времени получения кадрового документа сотрудником.
► Позволять подписывать кадровый документ с помощью ЭЦП.
► Иметь возможность организовать архивное хранение кадровых документов.
Организация КЭДО с помощью 1С:Документооборот
Всем требованиям к ведению электронного документооборота отвечает система на базе программы «1С:Документооборот».
Настройка нового маршрута обработки документов не требует особых навыков и разработки на языке программирования. Администратор может сам с легкостью создать новый маршрут или внести изменения в существующие.
«1С:Документооборот» хранит сведения об ЭЦП сотрудников и позволяет им подписывать документы удаленно.
«1С:Документооборот» имеет гибкие настройки хранения документов в бумажном и электронном виде. Позволяет настроить архивное дело для кадровых документов. Отвечает всем требованиям безопасности по хранению персональных данных сотрудников.
Как работает подписание в 1С:Документообороте
01 | Создание электронного документа
Для подписания файла в 1С:Документооборот создается документ. Документ может быть создан как вручную, так и автоматически в результате интеграции с другими системами (например: 1С: ЗУП или 1С: ERP)
Для подписания файла в 1С:Документооборот создается документ. Документ может быть создан как вручную, так и автоматически в результате интеграции с другими системами (например: 1С: ЗУП или 1С: ERP)
01 | Создание электронного документа
Для подписания файла в 1С:Документооборот создается документ. Документ может быть создан как вручную, так и автоматически в результате интеграции с другими системами (например: 1С: ЗУП или 1С: ERP)
Для подписания файла в 1С:Документооборот создается документ. Документ может быть создан как вручную, так и автоматически в результате интеграции с другими системами (например: 1С: ЗУП или 1С: ERP)
02 | Отправка документа на подпись
В системе уже созданы шаблоны маршрутов подписания для различных видов документов. Остается только выбрать необходимый.
В системе уже созданы шаблоны маршрутов подписания для различных видов документов. Остается только выбрать необходимый.
02 | Отправка документа на подпись
В системе уже созданы шаблоны маршрутов подписания для различных видов документов. Остается только выбрать необходимый.
В системе уже созданы шаблоны маршрутов подписания для различных видов документов. Остается только выбрать необходимый.
03 | Выбор подписанта
Перед стартом процесса можно добавить дополнительную информацию, которую увидит подписант. Также можно изменить срок подписания.
Перед стартом процесса можно добавить дополнительную информацию, которую увидит подписант. Также можно изменить срок подписания.
03 | Выбор подписанта
Перед стартом процесса можно добавить дополнительную информацию, которую увидит подписант. Также можно изменить срок подписания.
Перед стартом процесса можно добавить дополнительную информацию, которую увидит подписант. Также можно изменить срок подписания.
04 | Подписание документа сотрудником
Подписанту придет уведомление о поступлении нового документа на подпись. Уведомление может приходить как в самой программе, так и на электронную почту или СМС.
Подписанту придет уведомление о поступлении нового документа на подпись. Уведомление может приходить как в самой программе, так и на электронную почту или СМС.
04 | Подписание документа сотрудником
Подписанту придет уведомление о поступлении нового документа на подпись. Уведомление может приходить как в самой программе, так и на электронную почту или СМС.
Подписанту придет уведомление о поступлении нового документа на подпись. Уведомление может приходить как в самой программе, так и на электронную почту или СМС.
05 | Штамп в подписанном документе
В итоге после подписания документа электронно-цифровой подписью в файл добавится штамп, свидетельствующий о подписании документа.
Также электронная подпись хранится в системе и ее можно выгрузить по требованию.
В итоге после подписания документа электронно-цифровой подписью в файл добавится штамп, свидетельствующий о подписании документа.
Также электронная подпись хранится в системе и ее можно выгрузить по требованию.
05 | Штамп в подписанном документе
В итоге после подписания документа электронно-цифровой подписью в файл добавится штамп, свидетельствующий о подписании документа.
Также электронная подпись хранится в системе и ее можно выгрузить по требованию.
В итоге после подписания документа электронно-цифровой подписью в файл добавится штамп, свидетельствующий о подписании документа.
Также электронная подпись хранится в системе и ее можно выгрузить по требованию.
Преимущества ведения кадрового ЭДО в 1С:Документооборот
Закон
Соблюдение трудового кодекса при обмене кадровыми документами
ВремяСокращение трудозатрат отдела кадров на подготовку кадровых документов
Эффективность
Сосредоточение внимания сотрудников на основных задачах, а не на посещении офиса
Экономия
Сокращение затрат на хранение и подготовку кадровых документов
СтандартыСтандартизация процесса обработки кадровых документов
КонтрольКонтроль подписания всех кадровых документов
Планируете внедрение и настройку КЭДО?
Готовы обсудить все детали проекта, сделать оценку и организовать современную кадровую систему в вашей компании!
