EFSOL: Штрихкодирование
и управление документами

ШКУД — это инструмент управления документами и контроля за возвратом исходящей документации, разработанный для конфигураций «1С:Предприятие»
Штрихкодирование и управление документами
Стоимость доработки: 56 000 руб.

Области применения программы

Области применения программы

Документооборот филиальных сетей и холдингов
Архивы финансовых и бухгалтерских документов
Потоковый ввод больших объемов документов
Документооборот филиальных сетей и холдингов
Архивы финансовых и бухгалтерских документов
Потоковый ввод больших объемов документов

Возможности программы

Возможности программы

Учет движения документов
Контроль наличия документа в учетной системе
Доступность информации о движении документа в системе
Отражение истории документооборота по каждому контрагенту
Легкий поиск документа в «1С» по номеру и/или штрихкоду, отображение его связи с другими документами
Подтверждение наличия оригиналов документов
Решение проблемы возврата неактуальной версии документа, если в систему были внесены несколько версий одного и того же документа
Автоматическая отметка о получении оригинала документа после считывания сканером штрихкода или ручного ввода номера документа
Формирование отчета для наглядного отслеживания наличия и отсутствия документов; отчет позволяет выявить недостающие документы и инициировать процесс их сбора
Контроль возврата исходящей документации
Формирование отчетов по контрагентам, периоду, отсутствию или наличию документов
Осуществление контроля бумажного документооборота с использованием штрихкодирования
Мгновенный поиск электронных копий оригиналов документов
Изменение реквизитов документов
Штрихкодирование каждой версии первичных документов и устранение необходимости сверки каждого символа в возвращаемых документах
Учет движения документов

Контроль наличия документа в учетной системе
Доступность информации о движении документа в системе
Отражение истории документооборота по каждому контрагенту
Легкий поиск документа в «1С» по номеру и/или штрихкоду, отображение его связи с другими документами
Подтверждение наличия оригиналов документов

Решение проблемы возврата неактуальной версии документа, если в систему были внесены несколько версий одного и того же документа
Автоматическая отметка о получении оригинала документа после считывания сканером штрихкода или ручного ввода номера документа
Формирование отчета для наглядного отслеживания наличия и отсутствия документов; отчет позволяет выявить недостающие документы и инициировать процесс их сбора
Контроль возврата исходящей документации

Формирование отчетов по контрагентам, периоду, отсутствию или наличию документов
Осуществление контроля бумажного документооборота с использованием штрихкодирования
Мгновенный поиск электронных копий оригиналов документов
Изменение реквизитов документов
Штрихкодирование каждой версии первичных документов и устранение необходимости сверки каждого символа в возвращаемых документах

Схемы работы

Рассмотрим несколько практических схем применения ШКУД

Схемы работы

Рассмотрим несколько практических схем применения ШКУД
Контроль возврата исходящих первичных документов от покупателей
Контроль возврата исходящих первичных документов от покупателей

Возможности программы позволяют автоматически присваивать уникальный штрихкод любым документам.

После возвращения подписанного документа от клиента полученный документ необходимо зарегистрировать в системе.

Сотрудник (офис-менеджер, менеджер, бухгалтер) считывает штрихкод или вводит последние цифры штрихкода с клавиатуры и программа автоматически проставляет документу отметку «Оригинал в наличии».
Контроль возврата исходящих первичных документов от покупателей
Контроль возврата исходящих первичных документов от покупателей

Возможности программы позволяют автоматически присваивать уникальный штрихкод любым документам.

После возвращения подписанного документа от клиента полученный документ необходимо зарегистрировать в системе.

Сотрудник (офис-менеджер, менеджер, бухгалтер) считывает штрихкод или вводит последние цифры штрихкода с клавиатуры и программа автоматически проставляет документу отметку «Оригинал в наличии».
Контроль возврата исходящих первичных документов от покупателей

Возможности программы позволяют автоматически присваивать уникальный штрихкод любым документам.

После возвращения подписанного документа от клиента полученный документ необходимо зарегистрировать в системе.

Сотрудник (офис-менеджер, менеджер, бухгалтер) считывает штрихкод или вводит последние цифры штрихкода с клавиатуры и программа автоматически проставляет документу отметку «Оригинал в наличии».
Контроль возврата исходящих первичных документов от покупателей
Контроль актуальности документов

Часто бухгалтера сталкиваются с проблемой: поставщик сформировал документ «Реализация товаров и услуг» и отправил покупателю оригиналы документов ТОРГ-12. После этого покупатель просит внести правки в оригинал документа.

В этом случае поставщик изменяет уже существующий документ и заново печатает. Получается вторая редакция оригинала документа, при этом сам документ Реализации в 1С только один.

Редакций одного документа может быть несколько. Когда оригинал документа возвращается, возникает вопрос об актуальной редакции.
Контроль актуальности документов
Контроль актуальности документов

Часто бухгалтера сталкиваются с проблемой: поставщик сформировал документ «Реализация товаров и услуг» и отправил покупателю оригиналы документов ТОРГ-12. После этого покупатель просит внести правки в оригинал документа.

В этом случае поставщик изменяет уже существующий документ и заново печатает. Получается вторая редакция оригинала документа, при этом сам документ Реализации в 1С только один.

Редакций одного документа может быть несколько. Когда оригинал документа возвращается, возникает вопрос об актуальной редакции.
Контроль актуальности документов
Контроль актуальности документов

Часто бухгалтера сталкиваются с проблемой: поставщик сформировал документ «Реализация товаров и услуг» и отправил покупателю оригиналы документов ТОРГ-12. После этого покупатель просит внести правки в оригинал документа.

В этом случае поставщик изменяет уже существующий документ и заново печатает. Получается вторая редакция оригинала документа, при этом сам документ Реализации в 1С только один.

Редакций одного документа может быть несколько. Когда оригинал документа возвращается, возникает вопрос об актуальной редакции.
Контроль актуальности документов

Опыт внедрения штрихкодирования документов

Опыт внедрения штрихкодирования документов

ПАО «СИБУР ХОЛДИНГ»
ООО «МАЙБЕС РУС»
ООО «СНГ АЛЬЯНС»
ООО «МАЙ-Foods»
ПАО «СИБУР ХОЛДИНГ»
Разработана и внедрена система единого электронного архива финансовой документации на базе конфигурации «1С:Документооборот КОРП» с использованием технологической платформы ABBYY Recognition Server.

Реализованные задачи:
внедрена система потокового сканирования документов «по одной кнопке»;
внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов;
реализована двухсторонняя связка документов учетной системы Заказчика («1С:УПП») с документами электронного архива.

Достигнутый результат:
возможность организации ведения бухгалтерского и налогового учета дистанционно от предприятия;
сокращение трудозатрат на поиск необходимого документа;
быстрая подготовка документов при налоговой проверке;
маршрутизация при обработке документов.
ООО «МАЙБЕС РУС»
Разработана и внедрена система единого электронного архива финансовой документации с использованием технологической платформы ABBYY и система согласования договоров на базе конфигурации 1С:УПП.

Реализованные задачи:
разработана система единого архива финансовой документации;
внедрена система потокового сканирования документов;
внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов;
разработан модуль согласования договоров.

Достигнутый результат:
сокращение трудозатрат на поиск необходимого документа;
быстрая подготовка документов при налоговой проверке;
ускорение процессов согласования документов;
реализован контроль местонахождения оригинала документа.
ООО «СНГ АЛЬЯНС»
Организация и внедрение комплексной автоматизации процессов делопроизводства, создание электронного архива документов, организация корпоративного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП».Автоматизировано 55 рабочих мест.

Реализованные задачи:
настроен автоматический учет и регистрация документов;
настроен контроль сроков исполнения резолюций, а также уведомления исполнителей;
автоматизированы типовые бизнес-процессы;
создано единое хранилище скан-образов документов.

Достигнутый результат:
ведется учет, обработка и хранение всех необходимых в компании видов документов;
обеспечивается единая база данных хранения документов;
сократилось время согласования документов, процесс согласования стал более прозрачен, ускорены согласовательные процедуры;
систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей;
реализована интеграция с текущими учетными системами.
ООО «МАЙ-Foods»
Разработана и внедрена система согласования договоров на базе конфигурации «1С: Документооборот КОРП».

Реализованные задачи:
разработаны процессы по согласованию договоров;
разработаны процессы поступления и обработки финансово-первичной документации;
разработан процесс организации рабочего места при приеме на работу.
разработаны процессы «Прием на работу» и «Согласование обходного листа»;
осуществлена интеграция конфигурации «1С:Документооборот 8» с конфигурацией 1С:ЗУП и программным решением «MS DAX»;
создано единое хранилище скан-образов.

Достигнутый результат:
сокращены временные затраты на работу с документами;
ускорение процессов при приеме на работу;
внедрена система по согласованию договоров;
реализована интеграция с текущими учетными системами.
Используя ШКУД, вы получаете:
Преимущества ШКУД
Контроль местонахождения документов
Контроль получения оригиналов документов
Поиск документа в 1С по номеру или штрихкоду
Приобретение 1С:Документооборот
Оставьте заявку, чтобы наш консультант связался с вами и ответил на все вопросы


                
  • Здравствуйте! Хотел уточнить, каким образом наносится штрих-код на документ? Отдельно распечатывается и клеится?
  • Добрый день, Игорь. Спасибо за вопрос. В зависимости от того, входящий документ или исходящий, вариант нанесения штрих-кода будет отличаться. На исходящий документ штрих-код, присваивающийся в системе, наносится в электронном виде и в дальнейшем распечатывается вместе с документом. Входящий же документ приходит уже распечатанным, поэтому штрих-код на него клеится уже отдельно.
  • В 1С штрихкодирование документов есть по умолчанию во многих конфигурациях, в 1С УТ например. Но, я так понимаю, принципы работы штрихкодирования у типового функционала и этой доработки разные. Судя по описанию, эта доработка ориентирована на решение большего количества задач, чем типовой (отслеживать и регистрировать каждый отдельный документ, например). Как минимум на словах это выглядит интересно
  • Здравствуйте, Сергей! Спасибо за интерес к этому решению! Вы все верно рассуждаете. Функционал в конфигурациях 1С по штрихкодированию документов действительно есть, но используется для несколько иных задач. Преимущества же нашей доработки дают больше контроля над передвижением и учетом документов, отслеживанием вовзрата исъодящей документации и прочих задач. Детальнее можно узнать, пообщавшись с нашими консультантами. Сергей, если вы интересуетесь использованием данной доработки, свяжитесь с нами любым удобным способом. Будем рады сотрудничеству!

Есть вопросы?

Закажите звонок специалиста!

Есть вопросы?

Закажите звонок специалиста!
*нажимая на кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных