Обратный звонок RedConnect

Возможности программы

Учет движения документов

Учет
движения
документов

  • Контроль наличия документа в учетной системе
  • Доступность информации о движении документа в системе
  • Отражение истории документооборота по каждому контрагенту
  • Легкий поиск документа в «1С» по номеру и/или штрихкоду, отображение его связи с другими документами
Подтверждение наличия оригиналов документов

Подтверждение
наличия оригиналов
документов

  • Решение проблемы возврата неактуальной версии документа, если в систему были внесены несколько версий одного и того же документа
  • Автоматическая отметка о получении оригинала документа после считывания сканером штрихкода или ручного ввода номера документа
  • Формирование отчета для наглядного отслеживания наличия и отсутствия документов; отчет позволяет выявить недостающие документы и инициировать процесс их сбора
Контроль возврата исходящей документации

Контроль возврата
исходящей
документации

  • Формирование отчетов по контрагентам, периоду, отсутствию или наличию документов
  • Осуществление контроля бумажного документооборота с использованием штрихкодирования
  • Мгновенный поиск электронных копий оригиналов документов
  • Изменение реквизитов документов
  • Штрихкодирование каждой версии первичных документов и устранение необходимости сверки каждого символа в возвращаемых документах
Потоковый ввод документов

Потоковый
ввод
документов

  • Организация потокового ввода входящей документации в информационную систему - каждому внесенному документу автоматически присваивается уникальный штрихкод или номер
  • Автоматизация учета документов после подписания — отсканированные файлы регистрируются в соответствии с созданными ранее номерами штрихкодов
  • Ускорение процесса регистрации документации в крупных организациях

Области применения программы

Документооборот филиальных сетей, холдингов
Документооборот филиальных
сетей и холдингов
Электронные архивы
Электронные архивы финансовых
и бухгалтерских документов
Потоковый ввод документов
Потоковый ввод больших
объемов документов

Практика применения ШКУД

Как выполнить контроль возврата исходящих первичных документов от покупателей

1
Печать документов с ШК — пользователь системы печатает документы, например, акты об оказании услуг, на которых автоматически печатаются уникальные штрихкоды. Возможности программы позволяют автоматически присваивать уникальный штрихкод любым документам.
2
Доставка документов клиенту — заверенные подписью и печатью документы отправляются клиенту.
3
Возврат документов от клиента — клиент заверяет документы со своей стороны и отправляет один экземпляр документа обратно.
4
Регистрация документов — полученный документ необходимо зарегистрировать в системе. Сотрудник (офис-менеджер, менеджер, бухгалтер) считывает штрихкод или вводит последние цифры штрихкода с клавиатуры и программа автоматически проставляет документу отметку «Оригинал в наличии». Для работы можно использовать сканер штрихкодов или документный сканер. В дальнейшем бухгалтер может сформировать отчет, и наглядно увидеть, какие документы на текущую дату в наличии, а какие отсутствуют, какой менеджер ответственный за данные документы и другую необходимую информацию.
5
Документы подшиваются в архив — оригинал документа подшивается в архив.

Рисунок 1 - Контроль возврата исходящих первичных документов

Использование программы на участке «офис-склад»

Бухгалтер распечатывает документы клиенту и отправляет его получать товар на склад. Пока клиент идет на склад, работнику, отвечающему за обслуживание заказа, поступает электронное распоряжение на отгрузку, благодаря чему скорость обслуживания клиентов значительно увеличивается. При предъявлении клиентом документа работники сканируют штрихкод и необходимый заказ появляется на экране компьютера. Остается только провести документ.

Поиск и открытие необходимого документа

Если сотрудники постоянно печатают большой объем документов, а затем требуется найти электронный документ в базе «1С:Предприятие», то они знают, сколько времени тратится на поиск. С программой необходимо просто поднести документ к сканеру или же ввести последние цифры штрихкода с клавиатуры и искомый документ (или пакет документов) появится на экране.

Также очень часто бухгалтера сталкиваются со следующей проблемой: менеджер поставщика сформировал документ «Реализация товаров и услуг» и отправил покупателю оригиналы документов ТОРГ-12. Покупатель просит переделать оригинал документа: изменить дату, номенклатуру и т.п. В этом случае менеджер поставщика открывает уже существующий документ, изменяет его и заново печатает. Таким образом, мы получили вторую редакцию оригинала документа, при этом сам документ «Реализация товаров и услуг» в 1С только один. Количество редакций одного документа может достигать трех, четырех и более. Когда оригинал документа возвращается от покупателя, возникает вопрос об актуальной редакции.

Рисунок 2 - Поиск и открытие необходимого документа

Похожая ситуация возникает, когда на основании, например, документа «Реализация товаров и услуг» печатают несколько видов документов: ТОРГ-12 и ТТН, или ТОРГ-12 и Акт. Когда вернутся оригиналы, как мы поймем, что это весь пакет документов?

В доработке «Штрихкодирование и управление документами» данные задачи решены. При чтении штрихкода сканером или при вводе штрихкода с клавиатуры (последние цифры без нулей), система выводит предупреждение пользователю, если данная редакция документа не актуальна, т.е. есть более «свежий» документ. Также при считывании штрихкода, программа однозначно определяет вид документа, поэтому вопросов: «Какой документ вернулся ТОРГ-12 или Акт выполненных работ?» — не возникает.

Опыт внедрения штрихкодирования документов

ПАО «СИБУР ХОЛДИНГ»

Разработана и внедрена система единого электронного архива финансовой документации на базе конфигурации «1С:Документооборот КОРП» с использованием технологической платформы ABBYY Recognition Server.

Реализованные задачи:

  • внедрена система потокового сканирования документов «по одной кнопке»;​
  • внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов;​
  • реализована двухсторонняя связка документов учетной системы Заказчика («1С:УПП») с документами электронного архива.​

Достигнутый результат:​

  • возможность организации ведения бухгалтерского и налогового учета дистанционно от предприятия;​
  • сокращение трудозатрат на поиск необходимого документа;
  • быстрая подготовка документов при налоговой проверке;​
  • маршрутизация при обработке документов.​

ООО «МАЙБЕС РУС»

Разработана и внедрена система единого электронного архива финансовой документации с использованием технологической платформы ABBYY и система согласования договоров на базе конфигурации 1С:УПП.

Реализованные задачи:

  • разработана система единого архива финансовой документации;​
  • внедрена система потокового сканирования документов;​
  • внедрена система штрихкодирования всех финансовых документов;​
  • разработан модуль согласования договоров.​​

Достигнутый результат:

  • сокращение трудозатрат на поиск необходимого документа;​
  • быстрая подготовка документов при налоговой проверке;​
  • ускорение процессов согласования документов;
  • реализован контроль местонахождения оригинала документа.​

ООО «СНГ АЛЬЯНС»

Организация и внедрение комплексной автоматизации процессов делопроизводства, создание электронного архива документов, организация корпоративного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП».​ Автоматизировано 55 рабочих мест.​

Реализованные задачи:

  • настроен автоматический учет и регистрация документов;​
  • настроен контроль сроков исполнения резолюций, а также уведомления исполнителей;​
  • автоматизированы типовые бизнес-процессы;​
  • создано единое хранилище скан-образов документов.​

Достигнутый результат:

  • ведется учет, обработка и хранение всех необходимых в компании видов документов;​
  • обеспечивается единая база данных хранения документов;​
  • сократилось время согласования документов, процесс согласования стал более прозрачен, ускорены согласовательные процедуры;
  • систематизировалась и дисциплинировалась работа пользователей;​
  • реализована интеграция с текущими учетными системами.

ООО «МАЙ-Foods»

Разработана и внедрена система согласования договоров на базе конфигурации «1С: Документооборот КОРП».​

Реализованные задачи:

  • разработаны процессы по согласованию договоров;​
  • разработаны процессы поступления и обработки финансово-первичной документации;
  • разработан процесс организации рабочего места при приеме на работу.​
  • разработаны процессы «Прием на работу» и «Согласование обходного листа»;​
  • осуществлена интеграция конфигурации «1С:Документооборот 8» с конфигурацией 1С:ЗУП и программным решением «MS DAX»;​
  • создано единое хранилище скан-образов.​

Достигнутый результат:

  • сокращены временные затраты на работу с документами;​
  • ускорение процессов при приеме на работу;​
  • внедрена система по согласованию договоров;​
  • реализована интеграция с текущими учетными системами.

Хотите решить проблему
контроля и управления документами?

Оставьте заявку и наши специалисты свяжутся с вами!



Штрихкодирование и управление документами (ШКУД)

обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ
Комментарии для сайта Cackle