Внедрение 1С:Документооборот для ГК «СНГ АЛЬЯНС»

Группа компаний «СНГ АЛЬЯНС» с 2003 года успешно работает на рынке строительства, в частности объектов нефтегазового и гражданского назначения.

Предпосылки внедрения системы 1С:Документооборот

Для комплексной автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота, автоматизации типовых бизнес-процессов ранее использовалось программное обеспечение на платформе, отличной от 1С.

С целью ускорить работу с документооборотом, а также обеспечить корректную отчетность и бесперебойную удаленную работу с системой, руководством компании было принято решение перейти на новое более мощное и функциональное программное обеспечение.

Программа 1С:Документооборот КОРП была выбрана как максимально подходящая под требования и задачи компании.

Для перехода на новую систему автоматизации участка делопроизводства, СНГ АЛЬЯНС обратилась к проверенным подрядчикам – компании EFSOL.

Задачи, выполненные в ходе реализации проекта

В ходе совместной работы над проектом по автоматизации участка делопроизводства специалистами компании EFSOL были решены следующие задачи:

1. Осуществлен перенос документов в 1С:Документооборот из текущей системы учета.

   Типового механизма прямого обмена документами между 1C:Документооборот и текущей системой СНГ Альянс предусмотрено не было, поэтому первоначальная загрузка уже существующих документов в новую систему обмена была осуществлена в два этапа с помощью файла-посредника Excel.

2. Настроен автоматический учет и регистрация документов согласно прописанным и согласованным заранее требованиям по настройке и доработке системы 1С:Документооборот КОРП.

   В результате внедрения системы учета в компании СНГ Альянса:

   • Ведется учет, обработка и хранение всех необходимых в компании видов документов (см. табл 1).
     

     Поток документов	Вид документа
     Входящие документы	Письмо входящее
     Исходящие документы	Письмо исходящее
     Внутренние документы	Приказы Распоряжения Служебные записки Заявления Протоколы совещаний

     
     

     Таблица 1 – Виды документов, используемые в СНГ Альянс

     Для каждого документа настроен набор дополнительных реквизитов, права доступа и настройки нумерации.

     Для приказов, распоряжений и служебных записок были настроены особые правила нумерации. Например, автоматическое добавление кода ответственного подразделения к номеру служебной записки.

   • Упрощена работа с большими объемами.

     Реализована возможность поиска документов, а также быстрого их отбора по основным реквизитам: период, вид документа, организация и контрагент.

   • Обеспечена сохранность документов.

     Права на создание, редактирование и удаление документов по делопроизводству имеются только у сотрудников ответственных отделов. Все остальные пользователи системы имеют права только на чтение.

   • Созданы все условия для обеспечения удаленной работы.

     Сотрудники филиалов, ответственные за делопроизводство, имеют доступ к системе на создание и редактирование документов только по своему филиалу (организации).

   • У делопроизводителей появился инструмент контроля по резолюциям.

     В системе также есть возможность указывать резолюции в карточках входящих, исходящих и внутренних документов.

3. Настроен контроль сроков исполнения резолюций, а также уведомления исполнителей.

   Реализован механизм контроля исполнения резолюций в системе, который автоматически уведомляет исполнителя о сроках резолюции, как предварительно, так и точно в срок.

   Для сотрудников компании стали доступны следующие отчеты по делопроизводству:

   • список входящих и исходящих документов;
   • отчет по контролю резолюций;
   • документооборот по контрагентам;
   • сводка по видам документов;
   • справка об объеме документооборота.

   Пользователи программы могут создавать персональные настройки отчетов под свои задачи и оперативно получать необходимую для работы информацию.

Эффект для компании от перехода на 1С:Документооборот

В результате компания СНГ «АЛЬЯНС» получила систему автоматизации документооборота, в которой обеспечивается ведение учета официальных документов предприятия – входящей, исходящей и внутренней организационно-распорядительной документации, а также гарантируется их консолидация, сохранность и защищенность от несанкционированного доступа.