Группа компаний «СНГ АЛЬЯНС» с 2003 года успешно работает на рынке строительства, в частности объектов нефтегазового и гражданского назначения.
Предпосылки внедрения системы 1С:Документооборот
Для комплексной автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота, автоматизации типовых бизнес-процессов ранее использовалось программное обеспечение на платформе, отличной от 1С.
С целью ускорить работу с документооборотом, а также обеспечить корректную отчетность и бесперебойную удаленную работу с системой, руководством компании было принято решение перейти на новое более мощное и функциональное программное обеспечение.
Программа 1С:Документооборот КОРП была выбрана как максимально подходящая под требования и задачи компании.
Для перехода на новую систему автоматизации участка делопроизводства, СНГ АЛЬЯНС обратилась к проверенным подрядчикам – компании EFSOL.
Задачи, выполненные в ходе реализации проекта
В ходе совместной работы над проектом по автоматизации участка делопроизводства специалистами компании EFSOL были решены следующие задачи:
- Осуществлен перенос документов в 1С:Документооборот из текущей системы учета.
- Настроен автоматический учет и регистрация документов согласно прописанным и согласованным заранее требованиям по настройке и доработке системы 1С:Документооборот КОРП.
- Ведется учет, обработка и хранение всех необходимых в компании видов документов (см. табл 1).
- Упрощена работа с большими объемами.
- Обеспечена сохранность документов.
- Созданы все условия для обеспечения удаленной работы.
- У делопроизводителей появился инструмент контроля по резолюциям.
- Настроен контроль сроков исполнения резолюций, а также уведомления исполнителей.
- список входящих и исходящих документов;
- отчет по контролю резолюций;
- документооборот по контрагентам;
- сводка по видам документов;
- справка об объеме документооборота.
Типового механизма прямого обмена документами между 1C:Документооборот и текущей системой СНГ Альянс предусмотрено не было, поэтому первоначальная загрузка уже существующих документов в новую систему обмена была осуществлена в два этапа с помощью файла-посредника Excel.
В результате внедрения системы учета в компании СНГ Альянса:
|
Поток документов |
Вид документа |
|
Входящие документы |
Письмо входящее |
|
Исходящие документы |
Письмо исходящее |
|
Внутренние документы |
Приказы
|
Таблица 1 – Виды документов, используемые в СНГ Альянс
Для каждого документа настроен набор дополнительных реквизитов, права доступа и настройки нумерации.
Для приказов, распоряжений и служебных записок были настроены особые правила нумерации. Например, автоматическое добавление кода ответственного подразделения к номеру служебной записки.
Реализована возможность поиска документов, а также быстрого их отбора по основным реквизитам: период, вид документа, организация и контрагент.
Права на создание, редактирование и удаление документов по делопроизводству имеются только у сотрудников ответственных отделов. Все остальные пользователи системы имеют права только на чтение.
Сотрудники филиалов, ответственные за делопроизводство, имеют доступ к системе на создание и редактирование документов только по своему филиалу (организации).
В системе также есть возможность указывать резолюции в карточках входящих, исходящих и внутренних документов.
Реализован механизм контроля исполнения резолюций в системе, который автоматически уведомляет исполнителя о сроках резолюции, как предварительно, так и точно в срок.
Для сотрудников компании стали доступны следующие отчеты по делопроизводству:
Пользователи программы могут создавать персональные настройки отчетов под свои задачи и оперативно получать необходимую для работы информацию.
Эффект для компании от перехода на 1С:Документооборот
В результате компания СНГ «АЛЬЯНС» получила систему автоматизации документооборота, в которой обеспечивается ведение учета официальных документов предприятия – входящей, исходящей и внутренней организационно-распорядительной документации, а также гарантируется их консолидация, сохранность и защищенность от несанкционированного доступа.