Внедрение системы документооборота на 130 АРМ для «Спецэнерго­транс»

Автоматизация документооборота для транспортной компании

В EFSOL обратилась компания «Спецэнерготранс», требовалось внедрить систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8.3 КОРП».

Параметры предприятия

Заказчик:

АО «Спецэнерготранс»

Локализация:

Москва

Количество филиалов:

Представительства в 27 городах России

Длительность проекта:

3 месяца

Год завершения проекта:

2019

Системы автоматизации:

1С:Документооборот КОРП
Отрасль деятельности:

Разработка и реализация наиболее эффективных схем движения вагонов, формирование групповых и маршрутных отправок. Решение следующих транспортных задач:

  • предоставление подвижного состава под перевозки грузов как во внутрироссийском, так и в международном сообщении;
  • комплексные транспортно-экспедиторские услуги;
  • организация бесперебойного обеспечения сырьем и вывоза готовой продукции железнодорожным транспортом промышленных предприятий;

Функциональные области (участки автоматизации):

Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8.3 КОРП». Выполнена синхронизация с прежней системой для переноса нормативно справочной информации. Выполнена интеграция почтового клиента.

Цели проекта:

  • Снизить затраты на поддержание и развитие системы электронного документооборота.

Задачи проекта:

  • Упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.
  • Повысить контроль исполнительской дисциплины.
  • Разделить права доступа к документам по рабочим группам.

Проблематика клиента

Устаревшая система электронного документооборота стороннего производителя не предоставляла достаточных возможностей для развития компании. Поддержание системы в рабочем состоянии требовало существенных трудозатрат, периодические сбои в работе системы снижали общий уровень удовлетворенности пользователей. Стоимость обновления лицензий и доработки системы под нужды компании требовали значительных инвестиций.

Реализация проекта

В рамках проекта было охвачено:

  • 2 - филиала
  • 130 - рабочих мест

В ходе проекта с помощью «1С:Документооборот КОРП» осуществлено:

1
Решение задачи по управлению входящей и исходящей корреспонденцией.
2
Создан механизм резолюции на основании входящего письма и постановка задач на исполнение.
3
Автоматизирован процесс согласование и утверждение служебных записок, приказов и распоряжений.
4
Автоматизирован контроль исполнительской дисциплины.

В рамках проекта настроен 21 вид документов. Документооборот компании включает более 25 000 документов в месяц.

В системе «1С:Документооборот КОРП»:

1
Настроен автоматический учет и регистрация документов.
2
Ведется учет, обработка и хранение всех необходимых в компании видов документов. Для каждого документа настроены права доступа, настройки нумерации и шаблоны файлов. Для приказов, распоряжений и служебных записок были настроены особые правила нумерации.
3
Упрощена работа с большими объемами. Реализована возможность поиска документов, а также быстрого их отбора по основным реквизитам: период, вид документа, организация и контрагент.
4
Собеспечена сохранность документов.
5
Настроен контроль сроков исполнения резолюций, поручений и задач на согласование, а также уведомления исполнителей.

Итоги проекта

В результате осуществления проекта автоматизации мы выполнили:

  • системе настроены автоматический учет и регистрация документов;
  • Ведется учет, обработка и хранение всех необходимых в компании видов документов;
  • Для каждого документа настроены права доступа, настройки нумерации и шаблоны файлов;
  • Для приказов, распоряжений и служебных записок были настроены особые правила нумерации.

В результате компания на 50% сократила затраты на поддержку системы документооборота, в 2 раза быстрее проходят процессы согласования, утверждение служебных записок, приказов и распоряжений, а также поиск документов по реквизитам.

Особенности и уникальность проекта

Одной из особенностей реализации работ данного проекта было использование Метода EFSOL. Написан всего один проектный документ — сценарий. На базе сценария произведена настройка, разработка, тестирование и передача системы в промышленную эксплуатацию. Использование данного метода позволило реализовать проект в короткие сроки и с минимальным бюджетом.

Система учитывает особенности бизнес-процесса заказчика, такие как:

  • обработка входящих писем с несколькими получателями;
  • создание одной задачи на группу пользователей;
  • внесение нескольких резолюций в один документ и др.
  • 50%

    Сокращение затрат на поддержку системы

  • x2

    Ускорение согласованния документов

  • x2

    Уменьшение времени на поиск документов

Заказ демонстрации по продукту

обязательные поля
*
Фамилия, имя, отчество:

Как к Вам обращаться?

 
  
Название организации:

Нужно нашим специалистам

 
  
Ваш E-mail адрес:

Необходим для обратной связи и оповещений

 
*
Ваш номер телефона:

Введите код и номер телефона

 
* Антиробот:
Введите ответ

Есть вопросы?

Закажите звонок специалиста!

Есть вопросы?

Закажите звонок специалиста!
нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных