В EFSOL обратилась компания «Спецэнерготранс», требовалось внедрить систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8.3 КОРП».
Параметры предприятия
Заказчик:
АО «Спецэнерготранс»
Локализация:
Москва
Количество филиалов:
Представительства в 27 городах России
Длительность проекта:
3 месяца
Год завершения проекта:
2019
Системы автоматизации:
1С:Документооборот КОРП
Разработка и реализация наиболее эффективных схем движения вагонов, формирование групповых и маршрутных отправок. Решение следующих транспортных задач:
- предоставление подвижного состава под перевозки грузов как во внутрироссийском, так и в международном сообщении;
- комплексные транспортно-экспедиторские услуги;
- организация бесперебойного обеспечения сырьем и вывоза готовой продукции железнодорожным транспортом промышленных предприятий;
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8.3 КОРП». Выполнена синхронизация с прежней системой для переноса нормативно справочной информации. Выполнена интеграция почтового клиента.
Цели проекта:
- Снизить затраты на поддержание и развитие системы электронного документооборота.
Задачи проекта:
- Упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.
- Повысить контроль исполнительской дисциплины.
- Разделить права доступа к документам по рабочим группам.
Проблематика клиента
Устаревшая система электронного документооборота стороннего производителя не предоставляла достаточных возможностей для развития компании. Поддержание системы в рабочем состоянии требовало существенных трудозатрат, периодические сбои в работе системы снижали общий уровень удовлетворенности пользователей. Стоимость обновления лицензий и доработки системы под нужды компании требовали значительных инвестиций.
Реализация проекта
В рамках проекта было охвачено:
- 2 - филиала
- 130 - рабочих мест
В ходе проекта с помощью «1С:Документооборот КОРП» осуществлено:
- Решение задачи по управлению входящей и исходящей корреспонденцией.
- Создан механизм резолюции на основании входящего письма и постановка задач на исполнение.
- Автоматизирован процесс согласование и утверждение служебных записок, приказов и распоряжений.
- Автоматизирован контроль исполнительской дисциплины.
В рамках проекта настроен 21 вид документов. Документооборот компании включает более 25 000 документов в месяц.
В системе «1С:Документооборот КОРП»:
- Настроен автоматический учет и регистрация документов.
- Ведется учет, обработка и хранение всех необходимых в компании видов документов. Для каждого документа настроены права доступа, настройки нумерации и шаблоны файлов. Для приказов, распоряжений и служебных записок были настроены особые правила нумерации.
- Упрощена работа с большими объемами. Реализована возможность поиска документов, а также быстрого их отбора по основным реквизитам: период, вид документа, организация и контрагент.
- Собеспечена сохранность документов.
- Настроен контроль сроков исполнения резолюций, поручений и задач на согласование, а также уведомления исполнителей.
Итоги проекта
В результате осуществления проекта автоматизации мы выполнили:
- системе настроены автоматический учет и регистрация документов;
- Ведется учет, обработка и хранение всех необходимых в компании видов документов;
- Для каждого документа настроены права доступа, настройки нумерации и шаблоны файлов;
- Для приказов, распоряжений и служебных записок были настроены особые правила нумерации.
В результате компания на 50% сократила затраты на поддержку системы документооборота, в 2 раза быстрее проходят процессы согласования, утверждение служебных записок, приказов и распоряжений, а также поиск документов по реквизитам.
Особенности и уникальность проекта
Одной из особенностей реализации работ данного проекта было использование Метода EFSOL. Написан всего один проектный документ — сценарий. На базе сценария произведена настройка, разработка, тестирование и передача системы в промышленную эксплуатацию. Использование данного метода позволило реализовать проект в короткие сроки и с минимальным бюджетом.
Система учитывает особенности бизнес-процесса заказчика, такие как:
- обработка входящих писем с несколькими получателями;
- создание одной задачи на группу пользователей;
- внесение нескольких резолюций в один документ и др.
-
50%
Сокращение затрат на поддержку системы
-
x2
Ускорение согласованния документов
-
x2
Уменьшение времени на поиск документов