Заказчик – транспортно-логистическая компания АО «Спецэнерготранс». Основная специализация компании – обслуживание предприятий металлургической, топливно-энергетической и строительной отраслей. Помимо энергетических грузов, большую долю перевозок занимают машины и оборудование, строительные грузы, металлы и трубная продукция.
Компания имеет филиал в г. Челябинск и представительство в г. Кемерово. В штате компании работает около 130 сотрудников.
Ситуация до проекта
Устаревшая система электронного документооборота на основе DocsVision не предоставляла достаточных возможностей для развития компании. Поддержание системы в рабочем состоянии требовало существенных трудозатрат, периодические сбои в работе системы снижали общий уровень удовлетворенности пользователей. Стоимость обновления лицензий и доработки ПО под нужды компании требовали значительных инвестиций.
Цель и задачи проекта
В результате конкурсного отбора наиболее эффективной и подходящей под нужды компании была признана система электронного документооборота на основе «1С:Документооборот 8 КОРП»
При выборе программы были учтены такие факторы как:
- скорость работы;
- индивидуальная настройка под пользователя;
- удобство и скорость фильтрации и поиска информации;
- автоматизация операций без привлечения разработчика;
- масштабируемость и широкая функциональность;
- регулярное обновление программы;
- легкость интеграции с имеющимися системами «1С:Бухгалтерия», «1С:ERP», ЭДО с ЭЦП;
- легкость освоения пользователями;
- высокая доступность разработчиков для выполнения необходимых доработок;
- низкая стоимость поддержки.
Реализация проекта
Этапы реализации проекта по автоматизации документооборота
Одной из особенностей реализации работ данного проекта было использование метода «EFSOL».
Метод «EFSOL» – это методология сценарного описания бизнес-процессов.
Сценарий – описание поведения пользователя и системы, когда они взаимодействуют с кем-то (или чем-то) из внешней среды. Методика сценариев применяется для выявления требований к поведению пользователя и системы, известных также как пользовательские и функциональные требования.
Архитектура решения и масштаб проекта
На базе конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП» были автоматизированы следующие контуры:
Управление входящей и исходящей корреспонденцией
Организационно-распорядительные документы
Исполнительская дисциплина (постановка задач и анализ их выполнения)
Внедрен механизм разделения прав доступа к документам по рабочим группам
Особенности и уникальность проекта
В ходе проработки задач команда EFSOL реализовала особенности в работе Заказчика.
В компании бывают случаи, когда одно письмо адресовано нескольким сотрудникам. Для этого была добавлена возможность указывать в карточке входящего документа как одного, так и нескольких адресатов. При добавлении нескольких адресатов, в карточке появляется новая вкладка, где в табличной части можно указать несколько адресатов. При регистрации карточки, всем адресатам поступает задача на рассмотрение.
Также были настроены процессы таким образом, чтобы появилась возможность внесения нескольких резолюций в одном документе.
Результаты проекта
Результат реализации проекта по внедрению системы электронного документооборота в компании АО «Спецэнерготранс» следующий:
- Автоматизированы процессы учета и регистрации входящей, исходящей и организационно-распорядительной документации
- Настроена система контроля исполнения поставленных задач
- Построена система электронного документооборота в компании
Карта движения входящего документа по системе
Эффект от внедрения
на документооборот
производительности труда
ручного труда
Тоже хотите упростить и ускорить работу с документами?
