АО «Спецэнерготранс»

Заказчик - транспортно-логистическая компания АО «Спецэнерготранс». Основная специализация компании – обслуживание предприятий металлургической, топливно-энергетической и строительной отраслей. Помимо энергетических грузов, большую долю перевозок занимают машины и оборудование, строительные грузы, металлы и трубная продукция.

Компания имеет филиал в г. Челябинск и представительство в г. Кемерово. В штате компании работает около 130 сотрудников.

АО «Спецэнерготранс»

Ситуация до проекта

Устаревшая система электронного документооборота на основе DocsVision не предоставляла достаточных возможностей для развития компании. Поддержание системы в рабочем состоянии требовало существенных трудозатрат, периодические сбои в работе системы снижали общий уровень удовлетворенности пользователей. Стоимость обновления лицензий и доработки ПО под нужды компании требовали значительных инвестиций.

Цель и задачи проекта

В результате конкурсного отбора наиболее эффективной и подходящей под нужды компании была признана система электронного документооборота на основе «1С:Документооборот 8 КОРП»

При выборе программы были учтены такие факторы как:

  • скорость работы;
  • индивидуальная настройка под пользователя;
  • удобство и скорость фильтрации и поиска информации;
  • автоматизация операций без привлечения разработчика;
  • масштабируемость и широкая функциональность;
  • регулярное обновление программы;
  • легкость интеграции с имеющимися системами «1С:Бухгалтерия», «1С:ERP», ЭДО с ЭЦП;
  • легкость освоения пользователями;
  • высокая доступность разработчиков для выполнения необходимых доработок;
  • низкая стоимость поддержки.

Реализация проекта

Этапы реализации проекта по автоматизации документооборота

Одной из особенностей реализации работ данного проекта было использование метода «EFSOL».

Метод «EFSOL» - это методология сценарного описания бизнес-процессов.

Сценарий - описание поведения пользователя и системы, когда они взаимодействуют с кем-то (или чем-то) из внешней среды. Методика сценариев применяется для выявления требований к поведению пользователя и системы, известных также как пользовательские и функциональные требования.

Архитектура решения и масштаб проекта

На базе конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП» были автоматизированы следующие контуры:

Управление входящей и исходящей корреспонденцией

Управление входящей и исходящей корреспонденцией

Организационно-распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы

Исполнительская дисциплина (постановка задач и анализ их выполнения)

Исполнительская дисциплина (постановка задач и анализ их выполнения)

Внедрен механизм разделения прав доступа к документам по рабочим группам

Внедрен механизм разделения прав доступа к документам по рабочим группам

Особенности и уникальность проекта

В ходе проработки задач команда EFSOL реализовала особенности в работе Заказчика.

В компании бывают случаи, когда одно письмо адресовано нескольким сотрудникам. Для этого была добавлена возможность указывать в карточке входящего документа как одного, так и нескольких адресатов. При добавлении нескольких адресатов, в карточке появляется новая вкладка, где в табличной части можно указать несколько адресатов. При регистрации карточки, всем адресатам поступает задача на рассмотрение.

Также были настроены процессы таким образом, чтобы появилась возможность внесения нескольких резолюций в одном документе.

Результаты проекта

Результат реализации проекта по внедрению системы электронного документооборота в компании АО «Спецэнерготранс» следующий:

  • Автоматизированы процессы учета и регистрации входящей, исходящей и организационно-распорядительной документации
  • Настроена система контроля исполнения поставленных задач
  • Построена система электронного документооборота в компании

Карта движения входящего документа по системе

Эффект от внедрения

Сокращение расходов на документооборот
Сокращение расходов
на документооборот
 Повышение производительности труда
Повышение
производительности труда
Минимизация ручного труда
Минимизация
ручного труда
Повышение качества контроля исполнительской дисциплины
Повышение качества контроля исполнительской дисциплины

Тоже хотите упростить и ускорить работу с документами?

Наши специалисты готовы решить эту задачу!


обязательные поля
* Антиробот:
Введите ответ

У вас конкретная задача? Свяжитесь с нами прямо сейчас!

условиями