Внедрение системы электронного архива в «ААЦ Минресурсэкспертиза»

Множество компаний сегодня в своем распоряжении имеют огромное количество документов, которые могут понадобиться в любой момент. Но из-за больших объёмов бумажной документации не всегда получается оперативно предоставить ту или иную информацию. На помощь компаниям приходит «EFSOL: Электронный архив бухгалтерских документов». Он позволяет хранить различные учетные документы и существенно ускорить процесс их обработки. На примере Автономной Некоммерческой Организации «ААЦ Минресурсэкспертиза», мы расскажем, как смогли автоматизировать функции хранения документов и их регистрации.

О заказчике

Автономная Некоммерческая Организация «ААЦ Минресурсэкспертиза» — орган по сертификации, основными направлениями деятельности которого являются также:

• обязательная и добровольная сертификация продукции и услуг;
• испытания продукции;
• санэпидаудит;
• аудит в рамках системы ХАССП;
• аттестация рабочих мест;
• повышение профессиональных знаний специалистов, в т.ч. дистанционное обучение по охране труда.

Проблемы и задачи

АНО «ААЦ Минресурсэкспертиза» работает со множеством документов. В настоящее время предприятие столкнулось с проблемой недостатка места в архиве для хранения бумажной документации. В связи с этим поиск необходимых документов значительно замедляет рабочий процесс. АНО «ААЦ Минресурсэкспертиза» работает со множеством документов. В настоящее время предприятие столкнулось с проблемой недостатка места в архиве для хранения бумажной документации. В связи с этим поиск необходимых документов значительно замедляет рабочий процесс. Именно поэтому компания-заказчик поставила следующие задачи:

• cоздать централизованное хранилище электронных документов;
• обеспечить пользователей механизмами совместного доступа к электронным документам;
• реализовать систему распределения прав доступа к электронным документам между сотрудниками компании;
• обеспечить пользователей механизмом групповой подборки и печати документов по различным аналитикам.

Решение задачи

Специалисты компании EFSOL провели комплексное обследование. Вследствие этого был разработан перечень документов, который регламентировал дальнейшую работу. Следующий этап был самым трудоемким, так как включал в себя основной объем работы. На этой стадии была разработана и настроена система Электронного архива. В первую очередь специалисты компании EFSOL осуществили первоначальную настройку базы «1С:Документооборот 8 ПРОФ» для выполнения задач ЭА. Вслед за этим были созданы и настроены виды документов (создание и настройка карточек, настройка прав доступа для работы с документами в системе, создание структуры хранения документов, настройка связей между документами и т.д.). Опытно-промышленная эксплуатация являлась завершающим этапом. Здесь наши специалисты провели обучение сотрудников АНО «ААЦ Минресурсэкспертиза» по работе с Электронным архивом.

Рисунок 1 — Последовательность выполнения работ

Риски проекта

Внедрение Электронного архива на предприятии весьма финансово и трудозатратный процесс. Поэтому перед началом работы стоило учесть множество рисков, связанных с дальнейшей работой над проектом. Одними из самых главных рисков были боязнь сотрудников компании-заказчика потерять влияние, боязнь повышения прозрачности, а также нежелание персонала осваивать новые технологии. Как пример, архивариус АНО «ААЦ Минресурсэкспертиза» на встрече с нашими специалистами заявила, что уже «набила» руку в поиске нужной документации. Но все же руководство предприятия настаивало на том, что документов слишком много и их поиск очень замедляет рабочий процесс. Этот проект доверили опытным специалистам, которые уже занимались внедрением Электронного архива на нескольких предприятиях. Данный проект, как и предыдущие, также стал для них успешным.

Результат работы