Магазины торговой сети объединены под одной торговой маркой и размещены в разных регионах страны или города, продают одежду и аксессуары аналогичного ассортимента (продукты питания, техника, стройматериалы и т.д.), имеют общую службу закупок.
Работа персонала магазинов организована посменно, средняя численность сотрудников магазина – 8-15 человек. Оплата труда сотрудника состоит из часовой тарифной ставки и бонусов. Так для продавца – это процент от его личных продаж, для директора – бонус за выполнение плана продаж и показателей магазина и т.д. Чтобы оперативно реагировать на недостаточность персонала для нормальной работы магазина (например, в случае одновременной болезни нескольких работников или их увольнения) практикуется привлечение персонала других магазинов сети.
Среднее количество сотрудников отдела кадров и расчета заработной платы – 20 специалистов на 1 000 сотрудников розничной сети.
Задача клиента
Автоматизация распределения затрат на оплату труда по магазинам и расчет заработной платы сотрудников с учетом их подработок в «1С: Зарплата и управление персоналом КОРП 3.0».
Процесс ведения табеля учета рабочего времени ДО автоматизации:
- Учет рабочего времени и показателей системы мотивации (например, суммы личных продаж) фиксируется на месте в магазине ответственным сотрудником и передается в отдел кадров для заполнения в Eхcel.
- Перемещение сотрудников между магазинами фиксируется вручную постфактум по результату анализа данных табеля специалистом отдела кадров.
- Расчет бонусов по магазинам с учетом перемещений сотрудников выполняется вручную полуавтоматически в Eхcel с помощью формул.
- Итоговые данные по начислению бонусной части оплаты труда сотрудников переносятся вручную в учетную систему «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 3.0». При этом переносятся итоговые показатели, без разделения по подразделениям.
- Периодически специалистами кадрового и расчетного отделов допускаются ошибки в начислениях сотрудникам.
- Система оплаты труда не прозрачна для сотрудника – он не видит, как оплачиваются его подработки (сколько начислено за продажи и выходы на работу в другом магазине). Это демотивирует сотрудников и приводит к дополнительным расходам рабочего времени сотрудников отдела кадров и расчета персонала для разъяснения сотрудникам оснований их начислений.
- Оплата труда привлеченного персонала включается в расходы магазина при помощи операций, выполняемых вручную.
- Ошибки в учете рабочего времени могут приводить к нарушению требований ТК РФ.
В результате автоматизации:
- Регламентированный табель учета рабочего времени заполняется автоматически с учетом отпусков, больничных, отгулов, прогулов, отработанного времени в праздничные и выходные дни.
- Автоматизировано распределение затрат на оплату труда сотрудников.
- Результаты начисления заработной платы прозрачны для сотрудника – он видит накопленную сумму бонусов в разрезе магазинов (подразделений) и начисленное вознаграждение.
- Сокращение сотрудников кадрового и расчетного отдела: на 1 000 сотрудников – 8 специалистов.
- Снижены риски несоблюдения ТК РФ.
- Выстроен алгоритм корректного ведения учета и расчета заработной платы.
- Отказ от ведения учета в Eхcel.
Окупаемость проекта – 2 месяца.
Итоги проекта:
- Сокращены затраты на ручную обработку данных для ведения кадрового учета и расчета заработной платы.
- Количество ошибок пользователей и перерасчетов заработной платы существенно снижены.
- Сокращен срок регламентированного закрытия периода.
- Достигнуты прозрачность и удобство в получении оперативных данных в единой системе.
- Проведена оптимизация и стандартизация бизнес-процессов.
- Отказ от ведения учета на бумажных носителях и электронных таблицах.
