Группа компаний Лифан — одна из крупнейших китайских компаний, которая специализируется на выпуске легковых автомобилей, автобусов, мотоциклов, скутеров, квадроциклов и запасных частей к ним. В 2012 году компания открыла официальное представительство в нашей стране. Дилерская сеть охватывает около ста городов по всей территории России.
Исходя из специфики работы компании, достаточно большое количество повседневных операций связано с обработкой документов с данными на автомобили. В частности, это касается документов вида «Паспорт транспортного средства» (далее ПТС). Учитывая нарастающий объем данных документов, ручная обработка стала занимать значительную часть рабочего дня группы сотрудников — увеличивалось время выполнения некоторых повседневных операций, неэффективно использовались рабочие ресурсы.
В результате перед компанией возник вопрос автоматизации текущих процессов обработки документов вида «Паспорт транспортного средства» (далее ПТС).
В рамках поставленной задачи необходимо было выполнять следующие операции:
- Сканировать документы ПТС.
- Извлекать заранее определенные данные из документов ПТС.
- Проверять формат и содержание извлекаемых данных.
- Экспортировать извлекаемые данные в файлы Excel.
- Обновлять карточки в системе 1С данными файла Excel (в частности, добавлять информацию о номере ПТС и дате выдачи ПТС).
- Формировать электронный архив скан-копий ПТС.
Для решения поставленных задач специалистами нашей компании был внедрен программный продукт ABBYY FlexiCapture 10. Данное решение позволяет обрабатывать документы, извлекая из них все необходимые данные. Программа может работать с различными видами документов любой структуры и формы, без необходимости разделения на разные пакеты.
Внедрение программного продукта и настройка его под процессы компании Лифан обеспечило получение следующих результатов:
- Максимально сокращены «ручные операции» со стороны пользователя.
- Осуществляется автоматический контроль ошибок при проверке распознанных данных.
- Сокращено время обработки документов (примерно в 5 раз).
- Создан удобный, простой и понятный для пользователя инструмент обработки документов ПТС.
- Формируется электронный архив обрабатываемых документов.
На схеме отображено, как выполнялся рабочий процесс после внедрения:
Рисунок 1 — Схема рабочего процесса после автоматизации
