ООО «Компания «ВАЛЕС» — консалтинговая компания, основным видом деятельности которой является оказание бухгалтерских услуг в городе Иркутск и Иркутской области.
Работа с первичной документацией является важной составляющей деятельности компании. Бухгалтерам необходимо ежемесячно вводить более 200 документов в учетную систему.Таким образом, большую часть рабочего времени сотрудники тратят на рутинную работу. Ручной ввод документов не только занимает много времени, но и приводит к механическим ошибкам. В результате это могло повлиять на качество работы компании, могли возникать задержки в сдаче отчетности, неоперативное проведение документов и т.д.
Чтобы оптимизировать процесс обработки "первички" и избежать большого количества ошибок, было принято решение автоматизировать данный участок работы. Для того, чтоб избежать чрезмерных расходов финансовых средств и улучшить качество предоставляемых услуг, компания внедрила программный продукт «EFSOL: Загрузка документов».
Данный продукт автоматизирует процесс ввода первичной документации в учетную систему. Бухгалтеру необходимо только отсканировать документы, все остальное программа сделает за него. «EFSOL: Загрузка документов» автоматически распознает данные из документов, вносит их в учетную систему и создает все необходимые документы в 1С. Работнику нужно только проверить и провести готовые документы.
После внедрения программы «EFSOL: Загрузка документов», сотрудники компании убедились, что данное решение позволяет существенно сократить время ввода первичных документов, более того, программа позволяет упростить данный процесс. Значительное сокращение ошибок при вводе первичных документов весомо отобразилось на качестве предоставляемых услуг.
Этапы проекта
Реализация проекта по автоматизации ручного ввода проходила в несколько этапов:
Рисунок 1 — Этапы автоматизации обработки первичных документов
Результат автоматизации процесса ввода первичной документации
Как результат, после внедрения программного продукта «EFSOL: Загрузка документов» в ООО «Компания «ВАЛЕС» процесс ввода и обработки первичной документации в учетные системы был значительно ускорен и качественно улучшен. Бухгалтера получили больше свободного времени, и до минимума сведено количество ошибок. Также Заказчику предоставляется круглосуточная техническая и информационная поддержка от специалистов компании EFSOL. Компания-заказчик довольна работой программного продукта, про что свидетельствует позитивный отзыв, предоставленный нашей компании.
