Автономная некоммерческая организация «ААЦ Минресурсэкспертиза» — орган по сертификации, основными направлениями деятельности которого являются:
- обязательная и добровольная сертификация продукции и услуг;
- испытания продукции;
- санэпидаудит;
- аудит в рамках системы ХАССП;
- аттестация рабочих мест;
- повышение профессиональных знаний специалистов, в т.ч. дистанционное обучение охране труда.
В связи с увеличением документооборота компания решила внедрить систему для автоматизации хранения и учета документов.
Было принято решение о внедрении электронного архива документов на базе «1С:Документооборот». При выборе данного решения были учтены задачи клиента, а также гибкость и масштабируемость самого решения.
В результате проекта были автоматизированы следующие процессы:
- сканирование бумажной документации;
- создание электронных документов с возможностью привязки к ним отсканированного бумажного документа. При этом сохраняется история версий сканированных бумажных документов;
- хранение изображений сканированных бумажных документов;
- поиск и отбор электронных документов по определенным реквизитам;
- групповая печать документов;
- составление комплектов документов.
Автоматизация происходила в несколько этапов:
Рисунок 1 — Этапы автоматизации документооборота
В результате проекта
- Внедрен единый электронный архив на базе «1С:Документооборот».
- Оптимизирован процесс учета, хранения и работы с документами.
- Сокращены ресурсозатраты: время, финансы.