ООО «Майбес РУС» является дочерней компанией ведущего немецкого производителя энергоэффективного оборудования Meibes GmbH и входит в состав крупного европейского концерна Aalberts Industries N.V.
Задачи компании «Майбес РУС»
Для налаживания процесса управления финансами и более оперативного и аргументированного принятия управленческих решений возникла необходимость наладить и автоматизировать процесс бюджетирования.
Ранее в компании «Майбес РУС» торговый учет велся в 1С: Управление торговлей, управление финансами - в Excel. В силу сложности задач реализовать процесс бюджетирования было предложено на базе единой учетной системы - программе «1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием» (далее 1С:УПП). При выборе программы были учтены гибкость, масштабируемость, скорость обработки данных.
Процесс реализации поставленных задач
Общий процесс автоматизации бюджетирования с учетом перевода учета «Майбес РУС» в другую систему представлен на рисунке 1.
Рисунок 1 - Механизм бюджетирования и казначейства в «Майбес РУС»
Более подробно действия по введению бюджетирования и казначейства описаны ниже.
Специалисты EFSOL ввели бюджетирование согласно следующему плану:
- Подготовка структуры бюджетов и сценариев для мастер-бюджета. Создание иерархии статей бюджетов. В качестве источника использовались данные, предоставленные клиентом - Excel примеры бюджетов, планов и затрат подразделений компании.
- Настройка справочника статьи оборота и описание в системе 1С:УПП алгоритмов сбора плана и факта бюджета по счетам и регистрам на основании правил расчета предоставленных клиентом.
- Настройка в программе прав доступа. Были выделены Центры финансовой ответственности.
Процесс внедрения казначейства подразумевал три основных этапа:
- Разработка платежного календаря.
- Разработана система ввода, утверждения заявок на расходование денежных средств. Разработан механизм для ввода контроля и утверждения этих заявок.
- Внедрение системы контроля превышения лимитов по Центрам финансовой ответственности.
- Обучение пользователей формированию заявок, составлению платежного календаря, системе визирования заявок, распределение прав пользователей по формированию заявок.
Также были введены дополнительные отчеты по контролю дебиторской задолженности и учету разных условий оплаты по основным корпоративным клиентам.
Эффект для компании
В результате проведенных работ в «Майбес РУС» было автоматизировано бюджетирование, которое позволяет эффективно осуществлять финансовое планирование, контролировать и анализировать финансовые потоки и результаты.
В компании автоматизирован документооборот, наладилось ведение учета, автоматизировано до 40 рабочих мест.
Появился полноценный механизм для эффективной работы финансового аналитика и руководителей регионов по управлению финансами и принятию управленческих решений в долгосрочной перспективе.