Компания EFSOL успешно завершила проект по внедрению системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот» в ООО «СФТ Пакеджинг». Решение было принято в рамках реструктуризации предприятия и направлено на унификацию и оптимизацию бизнес-процессов.
В 2021 году головная организация компании ООО «СФТ Пакеджинг» начала учет в 1С:ERP. С 2022 года в программе начали вести регламентированный и управленческий учет четыре удаленные от головной организации филиала. В условиях огромного объема документов и частых запросов от налоговой руководство финансовой службы приняло решение автоматизировать документооборот и сократить затраты на его управление с помощью Электронного архива на базе 1С:Документооборот.
Задачи проекта
- Анализ текущей ситуации: изучение текущего состояния процессов обработки и хранения документов, выявление проблем и недостатков;
- Определение требований к системе: определение функциональных требований, требований к безопасности, интеграции с другими системами и т. д.;
- Проектирование системы: разработка архитектуры системы, определение структуры данных, интерфейсов и других технических аспектов;
- Разработка и тестирование: создание системы в соответствии с разработанным проектом, тестирование функциональности, безопасности и производительности;
- Внедрение и обучение: внедрение системы в эксплуатацию, обучение пользователей работе с системой;
- Поддержка и сопровождение: обеспечение технической поддержки и сопровождения системы после её внедрения.
Решение
Электронный архив интегрирован с системой 1С:ERP по бесшовной интеграции. Доступ к документам в электронном архиве возможен непосредственно из системы ERP.
В ходе проекта были выполнены следующие работы по настройке и внедрению типового программного обеспечения:
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
- Установка 1С:Предприятие 8. Документооборот;
- Работы по настройке и внедрению программного обеспечения.
На рисунке ниже представлена схема решения:
Рисунок 1 — Схема инфраструктуры
Результат проекта
- В архиве 129 000 документов.
- 100% документов внесено при помощи потокового сканирования.
- До 30 секунд нужно чтобы собрать пакет документов по требованию налоговой.
- ЭА не требует ежемесячной поддержки ИТ специалистов.
ООО «СФТ Пакеджинг» выразило благодарность компании EFSOL за профессионализм и качественное выполнение проекта, отметив значительный вклад в улучшение внутренних процессов и повышение эффективности работы.
