В эру автоматизации всех процессов жизнедеятельности, не обходит стороной и автоматизация работы предприятий. Вне зависимости от объема того или иного бизнеса, переход на электронный контроль аспектов работы, в том числе и работы с документами, идет предприятиям только на пользу. В компанию EFSOL обратилась крупная компания на русском рынке ООО «ИДС Боржоми». Компания IDS Borjomi Russia – одна из самых динамично развивающихся компаний на рынке бутилированных минеральных вод России, входит в пятерку лидеров рынка по объему продаж. За ее плечами – более 10 лет успешной работы на российском рынке. Она является частью международной компании IDS Borjomi International – крупнейшего производителя натуральной минеральной воды, лидера в категории природных бутилированных вод в СНГ и странах Балтии
Задачи проекта
Компания «ИДС Боржоми» работает с большим количеством документов, такими как накладная ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная (ТТН) и акт – приемки возврата. Исходя из этого специалисты EFSOL поставили следующие задачи:
- Автоматизировать процесс контроля наличия вернувшихся исходящих документов от Контрагентов.
- Автоматизировать процесс контроля оформления документа от Контрагента (наличие подписи и печати).
- Автоматизировать процесс обработки документов, откорректированных Контрагентом.
Соответственно создаваемая автоматизированная система обработки исходящих документов, вернувшихся от контрагентов в рамках настоящего проекта должна решать следующие задачи:
- Ускорить процесс ввода корректировок РТУ на основание внесённых изменений контрагентами.
- Хранение и возможность просмотра скан образов документов, вернувшихся от контрагентов.
- Возможность распределить обязанности по обработке вернувшихся документов.
- Снижение востребованности бумажных оригиналов.
- Оптимизировать процесс отметки вернувшихся документов.
Выполнение поставленных задач
Специалисты EFSOL проанализировали масштаб работ и установили, с помощью какой программы можно решить поставленные задачи: ABBYY FlexiCapture – решение для потокового ввода данных и документов. Продукт автоматизирует извлечение информации из бумажных документов и сохраняет данные во временную папку. Модуль импорта данных в 1С – обработка по загрузке извлеченных данных в учетную систему, сопоставление загруженных данных с данными соответствующей реализации, ввод корректировок, а также прикрепление скан-образов документов к соответствующей реализации. Именно эта программа должна решить проблемы заказчика с большим количеством документов, которые им поступают от контрагентов. А это приблизительно 10 тысяч комплектов документов, что составляет порядка 50-55 тысяч страниц.
Результаты внедрения
Специалисты компании EFSOL провели масштабное внедрение системы электронного документооборота на предприятии ООО «ИДС Боржоми». В следствии этого компания получила возможность быстрого и качественного контроля за документами от контрагентов. Кроме этого, теперь сотрудники компании могут оперативно найти нужный документ в электронном архиве, в связи с этим снизилась востребованность бумажных документов, работа с которыми занимала много времени.
