На предприятии стояла задача учета и планирования закупки спецодежды согласно установленным нормативам, а также с учетом антропометрических характеристик сотрудников – роста, размера одежды и обуви.
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8» имеется возможность организации учета спецодежды на складе, отпуска в эксплуатацию и списания ее стоимости на затраты производства согласно требованиям, предъявляемым к ведению бухгалтерского и налогового учета на предприятиях. Поэтому с фискальной точки зрения вопрос учета спецодежды в типовой конфигурации решен.
Однако на предприятиях, где используется разнообразная спецодежда, где имеется большой штат, которому она положена по закону, а также происходит регулярное планирование закупок средств индивидуальной защиты, использование типового функционала не может полностью удовлетворить потребности управленческого учета.
Руководством ОАО «Хлеб» были поставлены, а нами успешно решены следующие задачи:
- наличие нормативов СИЗ для каждой должности и выдача СИЗ строго по нормативам:
- возможность указания в нормативах замены (аналога) по спецодежде;
- учет и движение спецодежды в разрезе характеристик (рост, размер);
- автоматический подбор характеристики спецодежды при выдаче ее сотруднику согласно его физическим параметрам;
- автоматическое заполнение документа «Передача материалов в эксплуатацию» согласно установленным нормативам, занимаемой должности, типу договора с сотрудником;
- формирование отчетов о потребности в спецодежде на предстоящий период (месяц, неделю):
Рисунок 3 - Потребность в спецодежде
- планирование закупки СИЗ исходя из антропометрических показателей сотрудников, числящихся на дату формирования закупки;
- раздельный учет новой и бывшей в эксплуатации спецодежды.
Оптимальная организация НСИ позволила сократить рутинную работу при процессе выдачи спецодежды: автоматически формируется информация о необходимой к выдаче СИЗ, её размерах, аналитики, необходимой для списания на счета затрат.
Также в любой момент времени можно получить информацию о СИЗ в различных разрезах:
- по сотрудникам;
- по подразделениям;
- по срокам;
- по потребности;
- по количеству спецодежды.
Повышение оперативности и достоверности информации, несомненно, облегчило работу планового отдела, кладовщика (принимающего СИЗ), отдела снабжения, инженера по отдела по охране труда.