Формирование заказов клиентов и резервирование товаров в 1С:ERP

В 1С:ERP документ Заказ клиента предназначен для регистрации договоренности с клиентом о поставке определенного перечня номенклатуры, определяет порядок и сроки оплаты. Использование заказов клиентов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов.

Также в данном разделе также определяется вариант ведения заказов клиентов. Предусмотрены следующие варианты:

• Заказ как счет
• Заказ со склада
• Заказ со склада и под заказ

Рисунок 1 - Включение использования функционала Заказ клиента

Заказ клиента может быть оформлен следующими способами:

• на основании данных о первичном спросе клиента, зарегистрированном в документе Сделка;
• на основании согласованного с клиентом коммерческого предложения;
• добавление нового заказа в список Заказы клиентов (раздел Продажи – Оптовые продажи).

На вкладке основное обязательные поля для заполнения:

• В документе заполняется информация о клиенте и о том юридическом лице (контрагенте), от имени которого работает клиент.
• Правила продаж будут автоматически заполнены в соответствии с соглашением (типовым или индивидуальным), которое действует для выбранного клиента. Если установлен вариант использования соглашений Не использовать, то соглашение заполнять не нужно.
• Ведение учета в разрезе договоров доступно в заказе в том случае, если установлена функциональная опция использования договоров.
• Валюта заказа определяется валютой взаиморасчетов, указанной в выбранном соглашении (договоре). В той валюте, которая указана в заказе, будут вестись взаиморасчеты по заказу.

Информация об этапах оплаты заполняется в отдельном диалоговом окне, которое вызывается по гиперссылке К оплате.

Данные о складе (складском помещении), с которого будет выполняться отгрузка, можно указать непосредственно в заказе, если ранее это не было сделано в соглашении.

Рисунок 2 - Заполнение вкладки «Основное»

Перечень товаров, услуг, работ и тары фиксируется в табличной части документа на закладке Товары. При заполнении нужно точно указывать данные о товаре и его характеристиках.

Для подбора товаров в табличную часть документа используется механизм подбора товаров (команда Заполнить – Подобрать товары).

Для каждого товара можно указать индивидуальный срок поставки. Информация об индивидуальном сроке поставки фиксируется в табличной части заказа.

В заказе можно указать желание клиента получить весь заказ целиком к одной дате. Для этого устанавливается флажок Отгружать одной датой и указывается дата отгрузки, когда клиент хочет получить весь товар по заказу.

Данные о ценах подставляются автоматически в соответствии с указанными в соглашении условиями по ценам. Информация о ставке НДС заполняется в соответствии с той системой налогообложения, по которой оформляются продажи в заказе клиента.

Список автоматических скидок (наценок), которые могут быть назначены пользователем вручную, показывается в отдельном диалоговом окне при выполнении команды Цены и скидки – Назначить автоматические скидки (наценки).

В заказе клиента можно назначить и ручные скидки. Ручные скидки можно указать непосредственно в документе для конкретной номенклатурной позиции (процент или сумму). Для назначения ручных скидок в целом по документу используется команда Цены и скидки – Назначить ручные скидки.

Рисунок 3 - Заполнение вкладки «Товары»

На вкладке Доставка определяется порядок доставки товаров клиенту (Самовывоз, Наша транспортная служба до клиента, Наша транспортная служба до перевозчика, Перевозчик (с нашего склада), На усмотрение транспортной службой).

Заполненная информация по доставке используется при оформлении документа Реализация товаров и услуг, который и будет являться распоряжением на доставку.

Рисунок 4 - Заполнение информации при использовании Доставки

После согласования заказа и регистрации оплаты необходимо определиться с тем, как будет происходить обеспечение тех товаров, которые заказал клиент. Для каждого товара может быть выбран свой вариант обеспечения. Предусмотрено автоматическое заполнение варианта обеспечения в зависимости от наличия свободного остатка товаров на складе и планируемых поступлений товаров.

Все варианты обеспечения могут применяться при установке в заказе статуса К выполнению.

Предусмотрены следующие варианты обеспечения:

• Резервировать на складе. Товар резервируется из свободного остатка на складе. Свободный остаток рассчитывается на текущую дату. При расчете учитываются все ранее зарезервированные товары по другим заказам клиентов.
• Резервировать по мере поступления (Резервировать к дате). Товар распределяется в ранее оформленных заказах поставщикам. При распределении используются те заказы поставщикам, в которых установлен статус Подтвержден и определена дата поставки по заказу. Распределение производится в соответствии с графиком движения товаров.
• Не обеспечивать. Товар не резервируется и не планируется к обеспечению. Например, резервирование и обеспечение будут происходить только после предоплаты клиента.
• К обеспечению. Товара нет на складе, и поставка еще не запланирована. Необходимо оформить заказ на поставку товаров. После того как заказы будут сформированы и подтверждены, в заказах клиента вариант обеспечения автоматически изменится на Резервировать к дате отгрузки.

Для автоматического заполнения вариантов обеспечения (Действие) используется команда Обеспечение – Заполнить обеспечение. Команда выполняется для отмеченных строк табличной части документа. При вызове команды предлагается выбрать стратегию резервирования (обеспечения) товаров и отгрузки.

Рисунок 5 - Заполнение обеспечения товара

Варианты обеспечения заполняются в колонке Действие.

Заполнение вариантов обеспечения в соответствии с выбранной стратегией производится следующим образом:

• вариант обеспечения Резервировать на складе заполняется для тех товаров, по которым есть свободный остаток (с учетом зарезервированных товаров) на складе, указанном в документе;
• вариант обеспечения Резервировать по мере поступления (Резервировать к дате) заполняется для тех товаров, которые можно разместить в оформленных ранее заказах поставщикам. Дата отгрузки устанавливается равной дате поставки, указанной в заказе поставщику. Подбираются те заказы, у которых дата поставки ближе всего к желаемой дате отгрузки. Если желаемая дата отгрузки не указана, то подбираются заказы, дата поставки у которых ближе всего к текущей дате;
• вариант обеспечения К обеспечению или Обеспечивать обособленно заполняется для тех товаров, которых нет в наличии на складе. Их необходимо заказывать у поставщика, перемещать с другого склада, собирать и т. д. Эта информация определяется в состоянии обеспечения.

Если товар обеспечен, то можно выполнить отгрузку.

Рисунок 6 - Отгрузка и резервирования товара

Заказы, по которым закончена работа с клиентом, можно закрыть. Заказ считается выполненным, если вся планируемая по нему отгрузка осуществлена и все суммы оплаты от клиента получены.

Предусмотрена возможность жесткого контроля за состоянием оплаты и отгрузки: заказ не может быть закрыт, если по нему не выполнены все обязательства по оплате и отгрузке. Эта возможность определяется установкой функциональных опций Контроль отгрузки при закрытии заказов и заявок и Контроль оплаты при закрытии заказов и заявок в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи:

Рисунок 7 - Включение функционала по контролю при закрытии заказов