Какие преимущества для бухгалтерии?
- Передавать расчетные листки сотрудникам, а также контролировать ознакомился (подписал) ли сотрудник с документом;
- Получать заявки от сотрудников на оформление отпусков, отсутствие на рабочем месте или опоздания;
- Получать справки в электронном виде. Данный процесс значительно сокращает время обработки документов;
- Без затруднений изменить данные сотрудника т.к. сотрудник самостоятельно будут проводить корректировки в своем кабинете, а бухгалтеру остается только подтвердить изменение в базе 1С;
- Видеть все запросы на получение документов в задачах. Бухгалтер не будет отвлекаться на обращения сотрудников, а сможет в свободное время обработать документ.
Какие преимущества для сотрудников?
В “1С: Кабинет сотрудника” сотрудники могут:
- Видеть данные о зарплате и расчетные листки;
- Подать заявление на отпуск (оплачиваемый или за свой счет) и контролировать остаток отпускных дней;
- Уведомить руководство об отсутствие или опоздании на рабочем месте;
- Сообщить отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении и т.п.;
- Запросить различные справки – 2-НДФЛ, с места работы, об использованных отпусках и другие.
Что необходимо для подключение? Как подключить сервис?
Для работы сервиса программа должна быть на официальной поддержке. Официальная поддержка – это лицензионный доступ к обновлениям продуктов «1С» и услугам линии консультаций фирмы «1С», и официальных партнеров фирмы «1С».
Чтобы подключить 1С: кабинет сотрудника необходимы определенный локальные версии программ, а именно:
- 1С:Зарплата и управление персоналом, ред.3
- 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред.3
- 1С:ERP Управление предприятием 2
- 1С:Комплексная автоматизация 2
- 1С:Бухгалтерия предприятия, ред.3 (не желательно, т.к. не все функции выполняются)
- Так-же доступен в облачных версиях 1С.
Для работы с сервисов необходимо подключение Интернет- поддержки. Если это условие не выполнено, то можно тут же это исправить.
Переходим на кнопку сервиса “Кабинет Сотрудника” в разделе “Кадры”. Если интернет не подключен будет доступна одна активная кнопка, ей и нужно воспользоваться.
После подключения к интернету будут доступны следующие настройки. Все данные нужно заполнить.
Для создания кабинетов нажимает на вкладку “Изменить настройку публикации”. В этом разделе мы может добавить нужное количество сотрудников. Также можно разделить их по компаниям, отделам или по конкретным сотрудникам. Если есть сотрудники которые уволены, в верхнем углу нужно нужно зажать “ не публиковать не задействованных сотрудников”
После этих действий сотрудники начнут появляться в приложении Администрации. Нужно отметить нужных сотрудников и на кнопке “выполнить” нажать “создать кабинеты”, за этим действия сотрудники будут отображаться желтым цветом со знаком конверта.
Далее следует отправить приглашения (с помощью смс или на эл. почту). Сотрудникам начнут приходить смс с приглашением на вход. В разделе настройки можно выбрать автоматическое создание кабинетов и автоматическую рассылку. После данной процедуры сотрудники устанавливают приложение Кабинет сотрудника, его можно скачать с Google Play или с App Store (можно воспользоваться Web версией приложения).
Для работы сервиса необходимо что в 1С были указаны данные сотрудников, а именно почта и номер телефона. Если данной информации нет, то кабинет выдаст ошибку “Не публикуются данные из-за ошибок для 1,2,3… сотрудника.
В приложении Администратора есть дополнительные настройки, например: Если Вы хотите, чтобы сотрудники могли выбрать самостоятельно себе логин в кабинете, поставьте галочку напротив «Запрашивать логин при активации мобильного приложения». По умолчанию логин формируется автоматически из фамилии и инициалов сотрудника, например ИвановИИ.
Для того чтобы сервис работал в полном объеме необходимо иметь подпись УКЭП- усиленную квалификационную подпись. (для работодателя) Цифровой аналог собственноручной подписи. Документы, подписанные от руки или с помощью УКЭП, имеют равнозначную ценность. УКЭП — это файл, в котором хранится зашифрованная информация, подтверждающая личность человека и подлинность подписанного документа.Чтобы подписывать документы УКЭП, нужно получить сертификат.
Сотрудники в свою очередь используют УНЭП- усиленная не квалификационная подпись. Она выдается бесплатно в приложении кабинет сотрудника. Для этого переходим в раздел “профиль”, далее в “электронная подпись” и кликаем “создать”. Откроется окно для создания пароля электронной подписи.
Если сотрудник забудет пароль от электронной подписи или истечет срок действия подписи, то необходимо заново выпустить электронную подпись, нажав кнопку «обновить».
За созданием УКЭП стоит обратиться исключительно в аккредитованный удостоверяющий центр, захватив документы: паспорт, СНИЛС и ИНН. Далее заполняется заявление на выпуск электронной подписи. В удостоверяющем центре заключается договор, оплачивается услуга, выдаётся УКЭП, а вместе с ней и программное обеспечение для работы.
Подключение для сотрудников
Для того чтобы подключить контрагента к сервису необходимо знать какой конфигурацией он пользуется. Если это локальные версии, то обязательно должен быть подключен ИТС. Если же это облачная версия, то его наличие не обязательно. Одним из основных факторов подключения является рег. номер. Как его узнать? Для этого, в корпе, можно перейти в раздел деловая активность. Практически всегда есть эта информация. Возможно будет пометка “логин”, что и является рег.номером. Если у контрагента нет номера, то мы обращаемся к Оксане Губарь, она занимается выпуском рег. номеров.
Если у клиента несколько юр. лиц разрешено использовать один подключенный тариф, также если несколько локальных баз. Подключение можно провести на одно юр.лицо, а пользоваться сервисом по другому юр.лицу. После такого как нам известен рег. номер и мы получили оплату от контрагента, мы создаем табличку в excel с данными компанию и тарифом который необходим.
