Право сотрудников на отпуск закреплено в статьях 114, 115 и 122 главы 19 Трудового кодекса РФ. На период отпуска за сотрудником сохраняется место работы и средний заработок.
Как правило, отпуска в организации предоставляются в соответствии с графиком отпусков, который ежегодно составляется с текущем году на следующий календарный год. Работодатель и работник обязаны соблюдать график отпусков. График необходимо составить и утвердить не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.
В случае, если график отпусков не будет составлен или будет составлен с опозданием, то на организацию могут наложить штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.
График отпусков обеспечивает право сотрудникам на ежегодный отдых, а также позволяет организации своевременно выплатить отпускные, найти замену сотрудника на период его отпуска (при необходимости), контролировать своевременность предоставления сотрудникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.
О времени начала отпуска работодатель должен известить сотрудника под роспись не позднее чем за 2 недели до его начала. Ежегодный отпуск может быть разделен на части по согласованию с руководителем, но одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Право на использование отпуска за первый год работы у работника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у работодателя. По соглашению между работником и работодателем оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
Ежегодный отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый с учетом пожеланий работника, в случаях:
- временной нетрудоспособности работника;
- исполнения работником во время ежегодного отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы.
Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.
Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия, неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течении текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Сформировать график отпусков можно в программе «1С:Зарплата и управление персоналом», для формирования откройте раздел Кадры – Графики,переносы отпусков.
Рисунок 1 – Создание графика и переноса отпусков.
Нажмите Создать, выберете вид документа График отпусков
Рисунок 2 – Создание графика отпусков.
Поле Организация заполнится автоматически (если в базе не одна организация, то выберете необходимую организацию). Выберете Дату, дата будет выводится в печатном документе. Для заполнения табличной части нажмите Подбор
Рисунок 3 – Заполнение табличной части графика отпусков.
В открывшемся окне выберете сотрудников двойным нажатием левой кнопки мыши, после выбора необходимых сотрудников закройте окно с сотрудниками.
Рисунок 4 – Подбор сотрудников.
Заполните Начало и Окончание отпуска,Вид отпуска, Кол-во дн. рассчитается автоматически на основании дат начала и окончания отпуска.
Рисунок 5 – Заполнение табличной части графика отпусков.
В пункте Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут отображены в печатаной форме. Поля Руководитель, Руководитель кадровой службы заполняются автоматически фамилией, именем, отчеством и должностью руководителя организации и руководителя кадровой службы из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации
После заполнения необходимых полей нажмите Провести и закрыть.
Рисунок 6 – Заполненный график отпусков.
Непосредственно из графика отпусков можно зарегистрировать отпуска сотрудников с помощью документа Отпуск в соответствии с запланированными условиями. Для этого в колонке Фактический отпуск в строке табличной части документа График отпусков нажмите на Оформить отпуск. В результате будет создан и отображен уже проведенный документ Отпуск, данные в котором при необходимости можно изменить. Наименование ссылки в соответствующей строке документа График отпусков при этом изменится на Отпуск предоставлен.
Рисунок 7 – Регистрация отпуска из документа “график отпусков”.
Если документ Отпуск провести, он будет автоматически рассчитан (т.е. утвержден его расчет), то наименование в строке Фактический отпуск документа График отпусков изменится на Отпуск предоставлен, начисления выполнены.
Если отменить проведение документа Отпуск, наименование изменится на Отпуск не проведен. Нажав на Отпуск предоставлен или Отпуск предоставлен, начисления выполнены, или Отпуск не проведен (в зависимости от состояния документа Отпуск) в строке документа График отпусков, можно открыть документ Отпуск, с помощью которого и был зарегистрирован запланированный отпуск. Если в документе График отпусков зарегистрирован основной и дополнительный отпуск со смежными периодами, то по ссылке Оформить отпуск создается документ Отпуск, включающий основной и дополнительный отпуск.
После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа Перенос отпуска. Для это нажмите Оформить перенос в колонке Фактический отпуск документа График отпусков.
Рисунок 8 – Перенос отпуска.
В открывшемся документе Перенос отпуска заполните табличную часть Отпуск перенесен новыми данными об отпуске, в поле В связи укажите причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме, поставьте флажок Перенос по инициативе сотрудника, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В случае, если отпуск перенесен по инициативе работодателя – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска. Нажмите Провести и закрыть. Для формирования печатной формы заявления или уведомления, в зависимости от причины переноса, нажмите на кнопку Печать.
Рисунок 9 – Оформление переноса отпуска.
После проведения документа Перенос отпуска в Графике отпусков обновится статус в графе Фактический отпуск на Отпуск перенесен и справа будет указан Период, на который перенесен отпуск.
Для формирования печатной формы графика отпусков по форме № Т-7 используйте кнопку График отпусков (Т-7) в форме документа График отпусков.
Рисунок 10 – Формирование печатной формы графика отпусков.
Откроется печатная форма
Рисунок 11 – Печатная форма графика отпусков.
Также печатную форму графика отпусков можно открыть из кадровых отчетов, для этого откройте раздел Кадры – Кадровые отчеты. Подраздел См.также, отчет График отпусков
В открывшемся отчете укажите Период – год, за который необходимо сформировать график отпусков, Организацию и нажмите Сформировать
Сформируется график отпусков за указанный год.
Рисунок 12 – Формирование графика отпусков в ЗУП.
