Резерв на оплату отпусков формируется для оплаты отпускных и взносов во внебюджетные фонды. Резервы создаются в текущем периоде, а используются по мере надобности. Очевидно, что период отпусков приходится в основном на летнии месяцы. Это несет финансовую нагрузку на организацию. Плановое создание резерва, за счет которого потом происходят выплаты, позволяет снизить такую нагрузку.
Кто обязан создавать резерв отпусков
Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков согласно ПБУ 8/2010 обязаны создавать все организации. Исключение составляют только те компании, которые имеют право вести упрощенный бухучет. Это обязательство относится к бухгалтерскому учету.
Создание резервов в налоговом учете – это право. Организация может решить самостоятельно на свое усмотрение отражение резервов в налоговом учете.
Методы расчета резерва отпусков, настройка учета в программе
В бухгалтерском учете предусмотрено два метода расчета:
- нормативный метод;
- метод обязательств (МСФО).
В налоговом, в случае его применения при начислении резервов, только нормативный метод. С целью сближения бухгалтерского и налогового учета рекомендуем выбрать один метод и в НУ и БУ – нормативный.
Рассмотрим подробнее алгоритм расчета при нормативном методе.
Определим нормативы отчислений
Надо вычислить два показателя: процент норматива отчислений и предельную величину оценочного обязательства.
Норматив определяется как доля расходов на отпускные и компенсации работникам в общей величине расходов на оплату труда за год.
Определяем норматив за предыдущий год по формуле:
Норматив отчислений в резервный фонд = Сумма начислений отпускных и компенсаций (без взносов) / Общая сумма начислений в ФОТ (без взносов) * 100
Этот норматив будет неизменен в течение всего текущего года, даже если организация будет корректировать величину резерва ежемесячно или ежеквартально.
Предельная величина отчислений рассчитывается по формуле:
Предельная величина = Кол-во дней неотгуленного отпуска умножить на средний заработок и добавить взносы + Кол-во дней положенного отпуска умножить на средний заработок и добавить взносы
В течении года резервы начисляются до тех пор, пока их сумма не достигнет предельной величины.
Настройка учета в программе
Параметры учета оценочных обязательств задаются в Учетной политике организации.
НСИ и администрирование – Организации открывает карточку организации. На закладке Основное переходим Зарплата и кадры – Оценочные обязательства (резервы) отпусков. Открываем настройки и отражаем выбранный метод и рассчитанные параметры. Там же устанавливаем период с которого ведется учет резервов.
Рисунок 1 – Настройка учета резервов отпусков в Учетной политике организации
Ввод остатков оценочных обязательств
Как ввести остатки оценочных обязательств? Эти данные в программе регистрируется документом Резервы отпусков на закладке Корректировка остатков.
Заходим в раздел Зарплата – Резервы отпусков. Создаем новый документ. Месяц выбираем декабрь года предшествующего году начала создания резервов. Данные заполняем через операцию Корректировка остатков. Отражаем на закладке Обязательства и резервы по сотрудникам. Данные автоматически попадут в Обязательства и резервы текущего месяца суммарно по подразделениям.
Рисунок 2 – Документ ввода остатков обязательств и резервов
В случае отсутствия информации об остатках по сотрудникам, отразите данные суммарно по подразделениям. Эти данные будут учтены и распределены по сотрудникам при начислении резервов в следующем месяце.
Рисунок 3 – Ввод остатков суммарно по подразделениям
Важно!
В тех случаях, когда организация ранее не вела учет резервов по отпускам, ввод остатков не требуется. Резервы будут создаваться ежемесячно в обычном режиме с начала учета.
Расчет и начисление резерва отпусков в 1С
Для создания резервов отпусков в 1С:ERP используем документ Резервы отпусков: раздел Зарплата – Резервы отпусков. Перед формированием документа надо обязательно:
- начислить все отпуска;
- начислить зарплату;
- сформировать документ Отражение зарплаты в бухучете.
Резервы формируются автоматически исходя из сумм начислений, страховых взносов с учетом сумм начисленных за счет этих обязательств отпусков в текущем месяце.
Нажимаем кнопку Заполнить. Закладка Расчет текущего месяца содержит три раздела:
1. Обязательства и резервы текущего месяца – сумма обязательства (резерва) определяется путем умножения нормативного процента на сумму фактических начислений текущего месяца (ФОТ начислений, входящих в базу расчета среднего заработка для отпусков). Аналогично и данные Страховые взносы и ФСС НС и ПЗ (рисунок 4). Данные в этоим разделе отражены суммарно по подразделениям.
Рисунок 4 – Данные раздела Обязательства и резервы текущего месяца
2. Расчет обязательств и резервов по отпускам – данные, исходя из которых, производится расчет обязательств (резервов). Алгоритм расчета отражается в колонках «исчислено», «накоплено», «зачтено». Получившиеся значения из раздела Обязательства и резервы текущего месяца отражаются в колонках исчислено. В колонках накоплено отражается разница между накопленными ранее суммами обязательства (резерва), страховых взносов и взносов на «травматизм» с обязательства (резерва). Значения в колонках зачтено совпадает со значениями в колонках исчислено.
Рисунок 5 – Данные раздела Расчет обязательств и резервов по отпускам
3. Обязательства и резервы по сотрудникам отражается получившийся результат из колонок зачтено в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения по оценочным обязательствам (резервам), страховым взносам и взносам на «травматизм» с обязательств (резервов).
Рисунок 6 – Данные раздела Обязательства и резервы по сотрудникам
После проведения документа в регламентированном учете получаем проводки как на рисунке 7.
Рисунок 7 – Проводки регламентированного учета
