Трудовой кодекс (ТК РФ) предусматривает 24 вида отпусков. Ниже приведем самые основные:
- ежегодный (основной) оплачиваемый отпуск;
- дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск (в т. ч. учебный);
- отпуск по беременности и родам (декретный отпуск);
- отпуск по уходу за ребенком;
- отпуск без сохранения заработной платы.
В программе уже есть основные виды отпусков. Для возможности регистрировать дополнительные виды отпуска, надо зайти в НСИ и администрирование – Настройки НСИ и разделов – Зарплата – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска. Отметить необходимые виды отпусков, эти виды создаются в справочнике автоматически.
Рисунок 1 – Настройка учета дополнительных видов отпусков
В программе предусмотрены не только регистрация отпусков, есть возможность учета остатков по каждому из видов отпусков.
Добавить нужный вид отпуска можно в справочнике самостоятельно. Сделать это можно в разделе Кадры – Настройки и справочники – Виды отпусков.
Рисунок 2 – Добавление произвольных видов отпусков
При создании нового вида отпуска в карточке прописываем условия его предоставления, количество дней. После записи в список отпусков автоматически создается начисление для его оплаты. Если отпуск ежегодный оплачиваемый, создается начисление для оплаты его компенсации.
Рисунок 3 – Запись условий предоставления дополнительного вида отпуска
Учет остатков отпусков
Для контроля остатков отпуска по каждому сотруднику надо назначить право на отпуск. Например, ежегодный оплачиваемый отпуск 28 дней положен всем сотрудникам организации. По такому виду отпуска право каждого сотрудника устанавливаем в карточке вида.
Рисунок 4 – Назначение вида отпуска всем сотрудникам
Если дополнительный отпуск положен определенной категории сотрудников, то назначить такой вид отпуска можно в кадровых документах, как на рисунке 5.
Рисунок 5 – Назначение дополнительного вида отпуска конкретным сотрудникам
В программе реализован учет остатков ежегодных оплачиваемых отпусков. Ежегодным отпуском являются отпуска, количество дней которого положено в течение года по тем или иным поводам.
В то же время есть отпуск не оплачиваемый или ситуативный. Например, коллективным договором предусмотрено 3 дня дополнительного оплачиваемого отпуска в связи с бракосочетанием. Такой отпуск не является ежегодным, он не требуется вести учет его остатка и выплачивать компенсационные выплаты при увольнении.
В программе предусмотрено несколько отчетов для контроля неиспользованных дней отпуска. Это поможет работодателю контролировать остатки отпуска и не платить большие суммы компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении.
Рисунок 6 – Отчеты по остаткам отпуска
Отчет содержит сведения по параметрам показанным на рисунке 7.
Рисунок 7 – Пример отчета по данным неиспользованного отпуска в разрезе сотрудников
График отпусков
За две недели до начала нового календарного года организация должна утвердить один из важный локальный нормативный акт — график отпусков. Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф.
График отпусков определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников. При его составлении надо учитывать интересы сотрудников и особенности рабочего процесса. Составление графика отпусков — обязанность почти всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.
Для планирования графика отпусков и печати унифицированной формы Т-7 в программе предусмотрен документ График отпусков. После утверждения графика отпусков может возникнуть необходимость переноса плановой даты отпуска – по просьбе сотрудника или по другим причинам. В программе такой перенос можно оформить документом Перенос отпуска. Все это можно сделать в разделе Кадры – Графики, переносы отпусков.
Рисунок 8 – Журнал учета, назначения и переноса отпусков сотрудников
Регистрация и начисление отпуска
Время нахождения в отпуске регистрируется в журнале Кадры – Отпуск документом Отпуск. При создании предусмотрено несколько видов операций регистрации как на рисунке 9.
Рисунок 9 – Регистрация отпуска
Периоды основного и дополнительного отпуска регистрируются в документе в разных табличных частях.
Законодательно отпускные можно выплатить в межрасчетный период, с авансом или с заработной платой. Это зависит от даты начала отпуска,выплата может быть раньше, но есть предельный срок.
Важно! Срок выплаты отпускных – не позднее чем за три полных календарных дня до начала отпуска. Предельный срок считается календарными днями. Когда окончание срока попадает на праздничные или выходные, выплатить отпускные надо произвести раньше – в последний рабочий день.
Для расчета среднего заработка используются сведения о произведенных ранее начислениях, которые зарегистрированы автоматически при начислении заработной платы. Для просмотра и корректировки этих сведений предназначена отдельная форма, которую можно вызвать по кнопке редактирования. В этом же документы сразу рассчитываются удержания. Это могут быть алименты. НДФЛ удерживается обязательно. Как и в случае со средним заработком можно вызвать форму расшифровки и редактирования.
Рисунок 10 – Расшифровка и редактирование среднего заработка и удержаний
Рекомендация
Корректировать сведения лучше только в случаях, когда программа используется меньше года. Во всех остальных случаях при корректном учете система должна рассчитать правильно автоматически.
