Настройка политики учета серий в 1С:ERP

Серия – это дополнительная складская аналитика учета номенклатуры, использование которой определяется политикой учета. Механизм учета серий является универсальным и, в зависимости от настроек, может использоваться для решения различных прикладных задач, в частности:

• учет рекламаций по серийным номерам товаров;
• учет товаров по срокам годности;
• учет остатков товаров в рулонах, бухтах, отрезках и т.д.;
• учет себестоимости товаров с разными сериями.

Использование серий в 1С:ERP определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Разрезы учета – Серии товаров.

Рисунок 1 - Номенклатура. Разрезы учета

Если учет по сериям для конфигурации в целом включен, далее, его необходимо настроить отдельно для каждого вида номенклатуры, указав соответствующую галку в форме справочника вида номенклатуры. Флажок доступен, если в поле Тип номенклатуры установлено значение Товар или Тара:

Рисунок 2 - Вид номенклатуры. Товар

Серии можно настраивать для вида номенклатуры (Настроены для этого вида номенклатуры) либо использовать единые для нескольких видов номенклатуры – для этого необходимо настроить использование серий для одного вида номенклатуры, а в другом виде (других видах) указать значение Используются так же, как в других видах и ссылку на первый вид номенклатуры.

Для настройки учета по сериям необходимо уточнить, чем будет являться серия. Доступны следующие значения (гиперссылка изменить в карточке вида номенклатуры реквизита Серия идентифицирует):

• Экземпляр товара, имеющий уникальный серийный номер (используется реквизит Номер серии и/или Срок годности с точностью до) – при такой настройке серия будет представлять собой уникальный серийный номер конкретного товара (например, серийный номер конкретного мобильного телефона или другой единицы бытовой техники);
• Партия товаров (Номер) (используется реквизит Номер серии) – при такой настройке серия может характеризовать незначительные отличия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. Например, партии (серии) обоев. Как правило, разные партии (серии) обоев различаются цветовым оттенком.
• Партия товаров (Срок годности с точностью до) (используется реквизит Срок годности с точностью до) – при такой настройке серия будет представлять собой срок годности партии товара, например партии молока;
• Партия товаров (Номер, Срок годности с точностью до) (используются реквизиты Номер серии и Срок годности с точностью до) – при такой настройке серия будет как характеризовать срок годности партии, так и отражать незначительные различия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. Например, партии краски.

Срок годности для партий товаров можно указать с точностью до дней или часов.

Рисунок 3 - Настройки реквизита серии

Для формирования различных правил ведения учета серий и сроков годности номенклатуры предусмотрена Политика учета серий. Правила должны быть сформированы для всех видов номенклатуры, по которым необходимо вести учет серий или сроков годности.

Информация о том, какая политика учета серий применяется для вида номенклатуры, задается в поле Политика учета серий в карточке вида номенклатуры.

Каким образом система будет учитывать товары, определяется типом политики учета серий (поле Тип политики в форме Политика учета серий): будет ли вестись полноценный учет остатков товаров в разрезе серий или информация о сериях товаров будет фиксироваться в документах справочно.

Предусмотрены следующие типы политики:

• Справочное указание серий – не ведется учет остатков в разрезе серий и сроков годности, но в документах товарооборота фиксируется информацию по сериям или срокам годности.
• Авторасчет по FEFO остатков серий – при приемке товара, а также при внутреннем товарообороте фиксируется информацию по сериям или срокам годности. При реализации серия и срок годности не указывается. В отчетах остатки по сериям и срокам годности рассчитываются по принципу FEFO (first expire first out).
• Управление остатками серий – ведется учет остатков в разрезе серий и сроков годности.
• Управление по FEFO остатками серий - ведется учет остатков в разрезе серий и сроков годности. В отличии от предыдущего варианта в документах отгрузки программа будет предлагать списывать в первую очередь товары с истекающими сроками годности (first expire first out).
• Учет себестоимости по сериям - правило с таким типом политики создается для товаров, по которым необходимо вести сквозной учет себестоимости в разрезе серий.

Рисунок 4 - Создание политики учета серий

В политике учета серий указывается, при выполнении каких операций необходимо указывать серию. В общем случае можно независимо настраивать указание серий при приемке, отгрузке, отражении излишков, недостач и .т., однако отдельные настройки могут быть ограничены выбранным типом учетной политики. Для отгрузки дополнительно указывается, а также, на каком этапе (в каком документе) необходимо вводить данные о сериях товаров:

• При планировании отгрузки - серии указываются в момент оформления заказа (заказ клиента, заказ на внутреннее потребление и т.д.) или накладной.
• При планировании отбора - серии указываются в расходном ордере в статусе К отбору. На неордерном складе серии указываются в накладной.
• По факту отбора - серии указываются после исполнения задания на отбор. На адресном складе серии указываются в документе Задание на отбор (размещение) товаров в статусах Выполнено без ошибок, Выполнено с ошибками. В расходном ордере и ордере на перемещение серии указываются, начиная со статуса К проверке.

Политика учета серий, заданная для вида номенклатуры, показывается в карточке складов/производственных подразделений по гиперссылке Настройки учета серий.

Если требуется для каждого склада и подразделения задать свою политику учета серий, то в этом случае по умолчанию в качестве политики учета серий для вида номенклатуры рекомендуется установить предопределенное значение Серии не используются.

Рисунок 5 - Управление остатками серий

Справочное указание серий

Если не требуется вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности, но необходимо использовать серии как справочную информацию, то рекомендуется использовать тип политики Справочное указание серий.

При таком типе политики учета доступен выбор операций (приемки/отгрузки), при оформлении которых требуется справочное указание серий (форма Политика учета серий). Выбор операций зависит от сценария использования серий.

Например, если необходимо контролировать, какой именно серийный номер товара был отгружен клиенту, можно установить только флажок при отгрузке клиенту.

При такой политике учета серии указываются по результату фактического отбора товаров на складе; по умолчанию устанавливается значение По факту отбора.

При приемке товаров на склад серии необходимо указывать:

• на неордерном складе – в накладных;
• на ордерном складе – в документах Приходный ордер на товары (обязательно – в статусе Принят, в предыдущих статусах – можно, но не обязательно).

Рисунок 6 - Приобретение товаров и услуг

При отгрузке товаров серии указываются в статусе документа, соответствующего фактическому отбору товаров на складе (то есть указываются те серии, которые были изъяты с полки).

При отгрузке товаров серии указываются:

• на ордерном складе – в документах Расходный ордер на товары в статусе Проверен и выше;
• на неордерном складе –документ Реализация товаров и услуг:

Рисунок 7 - Регистрация серий

Для анализа движений серий товаров используется отчет Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов – Ведомость по сериям номенклатуры. С помощью этого отчета можно получить информацию о том, какие серии товаров были приняты/отгружены и какие документы были при этом оформлены.

Авторасчет по FEFO остатков серий

Если необходимо оценивать остатки по срокам годности при формировании отчета, то применяется политика учета серий с типом Авторасчет по FEFO остатков серий. Правило с таким типом политики рекомендуется использовать в случаях, когда для товаров не требуется вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности, но при приемке товара и внутреннем товарообороте необходимо фиксировать информацию по сериям или срокам годности.

При типе политики Авторасчет по FEFO остатков серий система автоматически устанавливает флажки указания серий, и изменить их нельзя. Серии указываются во всех операциях поступления и не указываются в операциях отгрузки.

Примером использования авторасчета по FEFO остатков серий может служить продажа товаров с различными сроками годности в розницу.

При приемке товаров обязательным является указание информации о сериях (сроках годности) во всех документах поставки. В качестве серии при приеме партии товаров будет указываться срок годности:

• на ордерном складе – в документе Приходный ордер на товары (обязательно – в статусе Принят, в предыдущих статусах – можно, но не обязательно);
• на неордерном складе – в накладных.

Информация о сроках годности задается в целом для номенклатурной позиции (срок годности конкретной партии товаров указывается при оформлении документов поставки товаров).

При оформлении операции отгрузки сроки годности товаров не указываются. Для оценки остатков по срокам годности используется отчет Остатки товаров по срокам годности.

Управление по FEFO остатками серий

Если сроки годности необходимо корректировать/выбирать вручную (то есть вручную выбираются товары, которые необходимо списать по сроку годности), то применяется политика учета серий с типом Управление по FEFO остатками серий. Правило с таким типом политики создается для товаров, по которым необходимо вести учет остатков в разрезе серий и сроков годности. При приемке и отгрузке товаров обязательно указывается информация по сериям или срокам годности. Это возможно на складах распределительного центра.

Правило с типом политики Управление по FEFO остатками серий аналогично предыдущему. Отличие заключается в том, что в документах отгрузки система будет предлагать списывать в первую очередь товары с истекающими сроками годности (first expire first out – «первый истекает – первый выходит»).

При этом типе политики система автоматически устанавливает флажки указания серий при приемке и отгрузке, и изменить их нельзя.

При таком типе политики учета серии указываются в документах отгрузки при планировании отбора, то есть на этапе выдачи заданий на отбор (по умолчанию установлено значение при планировании отбора в форме политики учета серий).

Серии указываются во всех операциях поступления и отгрузки товаров.

Для контроля состояния указания серий по FEFO в документах отгрузки предусмотрены специальные пиктограммы, указывающие, что серии могут быть заполнены автоматически по данным остатков по FEFO:

• – необходимо указать серии или есть ошибка в указании серий по FEFO: указано больше или меньше, чем количество по товарам;
• – серии указаны корректно по данным остатков FEFO: количество по сериям совпадает с количеством по товарам.

При приемке товаров серии указываются:

• на ордерном складе – в документах Приходный ордер на товары (обязательно – в статусе Принят, в предыдущих статусах – можно, но не обязательно);
• на неордерном складе – в накладных.

Рисунок 8 - Регистрация серий. Срок годности

При отгрузке товаров информация о сериях (сроке годности) указывается:

• на ордерном складе – в документе Расходный ордер на товары в статусе К отбору;
• на неордерном складе – документ Реализация товаров и услуг.

Рисунок 9 - Регистрация серий. Срок годности. FEFO

Серии (сроки годности) можно заполнить автоматически по данным остатков FEFO (кнопка Заполнить – Серии по FEFO в расходном ордере на товары или в накладной). Рекомендуется использовать в случаях перезаполнения серий (например, расходного ордера на товары по накладной).

Для контроля остатков товаров по срокам годности предусмотрен отчет Склад и доставка – Отчеты по складу – Анализ запасов – Остатки товаров по срокам годности.

Управление остатками серий

Если необходимо вести индивидуальный учет остатков (например в разрезе бобин, рулонов, кусков и т.д.), то рекомендуется использовать серии с типом политики учета Управление остатками серий. При этом каждый рулон, бобина и т.д. должны иметь свой индивидуальный номер. Если номера изначально нет, то его можно сгенерировать и распечатать при поступлении. Также этот тип политики применяется для идентификации партий товаров с одинаковыми свойствами.

При таком типе политики учета серии указываются во всех документах поступления, отгрузки и внутреннего товародвижения.

При приемке товаров серии указываются:

• на неордерном складе – в накладных;
• ордерном складе – в документе Приходный ордер на товары.

Рисунок 10 - Управление остатками серий

В настройках политики учета, указание серий во всех возможных документах является обязательным. Существует возможность только выбрать один из трех вариантов указания серий в документах отгрузки: при планировании отгрузки, при планировании отбора или по факту отбора.

Учет себестоимости по сериям

Если необходимо вести количественный и сквозной учет себестоимости в разрезе серий товаров, то рекомендуется использовать тип политики учета Учет себестоимости по сериям.

Применение политики учета серий Учет себестоимости по сериям позволяет использовать серии в качестве разреза финансового учета. Это позволяет рассчитать уникальную себестоимость товаров для каждой партии товаров, имеющих различные номера серий.

Если для вида номенклатуры задана политика учета серий с типом Учет себестоимости по сериям, то на отдельных складах и производственных подразделениях необходимо указать политику учета серий с типом Серии не используются. В этом случае ведется учет серий по виду номенклатуры.

Если требуется для каждого склада и производственного подразделения задать свою политику учета серий, то в этом случае по умолчанию в качестве политики учета серий для вида номенклатуры рекомендуется установить значение Серии не используются. Для уточнения настроек политики учета серий по отдельным складам и подразделениям необходимо установить флажок Есть индивидуальные настройки политики учета серий в карточке вида номенклатуры.

Рисунок 11 - Учет себестоимости по сериям

При политике учета Учет себестоимости по сериям серии указываются при оформлении операций приемки, отгрузки и внутреннего товарооборота.

Выбор серии влияет на финансовый результат, в частности на оценку рентабельности сделки, поэтому выбор серии выполняется при планировании отгрузки (в форме политики учета серий по умолчанию устанавливается значение при планировании отгрузки).

При приемке товаров серии указываются в накладной как на неордерном, так и на ордерном складе, поскольку серии влияют на финансовый учет.

Указание серий, учитываемых по финансовому учету, в приходном ордере на товары аналогично указанию серий при других типах политики учета.

При планировании отгрузки на неордерных и ордерных складах серии указываются в заказе или накладной, оформленной без заказа.

В момент оформления заказа резерв на складе можно детализировать до серии. В накладную автоматически будут подставляться серии из заказа.

Рисунок 12 - Приобретение товаров и услуг. Реализация товаров и услуг

Если серии в заказе не указаны или заказы не используются, то серии обязательно указываются в накладной.

Маркировка продукции для ГИСМ

Данная политика учета является разновидностью справочного указания серий. Она используется для товаров с особенностью учета «Продукция, маркируемая для ГИСМ». Для таких товаров использование серий является обязательным, причем доступна только одна, данная политика учета.