В программе “1С:Бухгалтерия 8”, начиная с релиза 3.0.74, реализован учет путевых листов и расходов на топливо для нетранспортных организаций, использующих легковые автомобили для служебных поездок.
Приводим пошаговую инструкцию
Шаг 1. Настройка функционала
В меню “Главное” выбираем “Функциональность”.
Рисунок 1 – Выбор раздела
На закладке “Запасы” устанавливаем флажок “Путевые листы”
Рисунок 2 – Настройка учета путевых листов
Шаг 2. Создание документа
Заходим в раздел “Покупки” – “Путевые листы”
Рисунок 3 – Открываем раздел для создания путевого листа
Нажимаем кнопку “Создать”
Рисунок 4 – Открываем раздел для создания путевого листа
Шаг 3. Заполнение документа
В документе указываем транспортное средство, по которому создаем путевой лист и сотрудника организации, который на нем ездит.
Рисунок 5 – Заполнение данных автомобиля
По ссылке “Счет затрат” можно изменить счет учета затрат на израсходованное топливо.
Рисунок 6 – Установка счета затрат
На закладке “Топливо” указываем количество литров топлива заправленного в бак автомобиля. В колонке “Документ” выбираем вариант покупки топлива – “Топливная карта” или “Кассовый чек” и заполняем необходимые данные.
Рисунок 7 – Заполнение данных по топливу
На закладке “Маршрут” по кнопке “Добавить” заполняем табличную часть – точка отправления и прибытия по маршруту следования автомобиля, дата, время, показания одометра. Расстояние и расход топлива рассчитываются автоматически на основании показаний одометра и нормы расхода топлива в одноименном поле.
Рисунок 8 – Заполнение данных о маршруте
Нажимаем кнопку “Провести”.
По кнопке “Печать” распечатываем путевой лист по форме № 3 для легкового автомобиля или упрощенную форму путевого листа. Авансовый отчет, если топливо приобреталось за наличные или по банковской карте.
Внимание! Нарушится сквозная нумерация авансовых отчетов. Надо вручную поправить номер документа в печатной форме и номер следующего вновь создаваемого документа “Авансовый отчет”.
Шаг 4. Результаты проведения документа
- При оплате топлива топливной картой документ формирует проводки по дебету счета 10.03.2 “Топливо в баке автомобиля” только на количество заправленного в бак топлива.
- При оплате топлива подотчетными средствами (наличными или банковской картой) формируются проводки по дебету счета 10.03.2 на количество заправленного в бак топлива и сумму.
- На количество израсходованного топлива формируется проводка по кредиту счета 10.03.2 (на количество без суммы).
- При получении от поставщика топлива первичных документов (накладной и счета-фактуры) на выбранное за период топливо, создается документ “Поступление (акт, накладная)” с видом операции “Топливо”, который формирует проводки по дебету счета 10.03.02 на общую сумму без количества.
- Счет 76.15 “Приобретение по топливным картам” используется как вспомогательный.
- При выполнении регламентной операции “Корректировка стоимости номенклатуры” в составе обработки “Закрытие месяца” формируется проводка по дебету счета затрат и кредиту счета 10.03.2 на сумму израсходованного топлива, рассчитанную по средней стоимости за месяц.
