С 2025 года работодатели обязаны отчитываться по новой форме — ЕФС-1. Она заменила СЗВ-ТД и часть расчёта по страховым взносам, объединив сведения о трудовой деятельности и начисленных взносах в едином документе. Такой подход упростил систему, но добавил новых нюансов, о которых важно знать каждому бухгалтеру.
Давайте разберёмся, как правильно подготовить и сдать ЕФС-1, чтобы избежать ошибок и штрафов.
Шаг 1. Определите, кто обязан сдавать ЕФС-1
ЕФС-1 подают:
- все организации и ИП, у которых есть работники по трудовым договорам или договорам ГПХ;
- даже если в отчётном периоде не было выплат, сдаётся нулевой отчёт (особенно по разделу 2).
Освобождение возможно только для отдельных предпринимателей на АУСН, но этот вариант касается ограниченного числа случаев.
Шаг 2. Подготовьте информацию заранее
Чтобы заполнить форму без спешки, соберите:
- кадровые данные (приём, перевод, увольнение сотрудников);
- начисленные страховые взносы;
- сведения о льготах и спецтарифах, если они применяются.
Практический совет: сверяйте данные с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 69.11 или аналогичным отчётом в вашей программе. Это позволит заранее выявить расхождения.
Шаг 3. Заполните форму корректно
Форма ЕФС-1 утверждена Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Важно помнить:
- титульный лист заполняется всегда;
- остальные разделы — только те, что относятся к вашей организации. Например, раздел о страховых взносах (раздел 2) или подраздел 1.1 по кадровым событиям.
При корректировке отчёта используйте правильный номер версии: первичный отчёт всегда имеет код 000, далее — 001, 002 и т.д.
Шаг 4. Соблюдайте сроки
Сроки различаются в зависимости от раздела:
- Подраздел 1.1 (кадровые изменения) — подаётся в течение 3 рабочих дней после события или до 25 числа следующего месяца, если событие произошло в конце периода.
-
Раздел 2 (страховые взносы) — сдаётся ежеквартально:
- за I квартал — до 25 апреля,
- за полугодие — до 25 июля,
- за 9 месяцев — до 27 октября,
- за год — до 26 января 2026.
Если крайний день сдачи выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.
Шаг 5. Отправьте отчёт правильно
Форма сдаётся только в электронном виде:
- через операторов ЭДО;
- или через личный кабинет ФНС/СФР.
Необходима квалифицированная электронная подпись. А если отчёт сдаёт представитель, то с 1 июля 2025 года обязательно наличие машиночитаемой доверенности (МЧД). Это новое требование, и его стоит учесть заранее.
Шаг 6. Дождитесь подтверждения
После отправки отчёта система выдаёт квитанцию о приёме. Если документ отклонён — исправьте ошибки и отправьте снова. Игнорировать уведомления нельзя: отчёт считается сданным только после получения положительного протокола.
Шаг 7. Помните про штрафы
Несвоевременная сдача или ошибки в отчёте могут дорого обойтись:
- от 5 % до 30 % суммы взносов (но не менее 1 000 ₽) — для организации;
- от 300 до 500 ₽ — для должностных лиц.
Даже «нулевая» форма должна быть подана в срок, иначе штраф неизбежен.
Полезные советы
- Планируйте работу так, чтобы формировать отчёт не в последний день — особенно в квартальные сроки.
- Используйте обновлённые версии программ (1С, Контур, СБИС и др.) — форма ЕФС-1 дорабатывается, и старые версии могут некорректно выгружать данные.
- Настройте внутренний контроль: фиксируйте кадровые изменения в течение дня, а не «задним числом».
Итог
Форма ЕФС-1 стала единым источником данных о страховых взносах и трудовой деятельности. Это облегчает взаимодействие с ФНС и СФР, но требует внимательности и дисциплины от бухгалтера. Главное — правильно определить нужные разделы, соблюдать сроки и проверять отчёт до отправки. Тогда даже новые правила не принесут проблем.
