Практически каждая компания сталкивается с необходимостью приобретения программного обеспечения. Как правильно учитывать такую хозяйственную операцию в регламентированном учете? Применяемая схема бухгалтерского и налогового учета кардинально отличается между собой в зависимости от способа приобретения компьютерной программы. Все зависит от права пользования программой. Есть два вида:
- исключительные права;
- неисключительные права.
В данной инструкции разберем учет программного обеспечения, купленного с приобретением исключительных прав на него по договору отчуждения.
При покупке компьютерной программы по договору отчуждения с правообладателем организация становится единственной, кто может распоряжаться и использовать программное обеспечение.
Компьютерную программу с приобретением исключительных прав в регламентированном учете надо отразить в составе нематериальных активов. Такой же учет установлен не только при приобретении. В составе НМА надо учитывать программы, которые организация разрабатывает собственными силами или заказывает сторонним подрядчикам.
Программное обеспечение относится к нематериальным активам при выполнении следующих условий:
- документально подтверждено право организации на программу;
- документально подтвержден факт существования программы;
- в течение 12 месяцев права остаются за организацией;
- программное обеспечение приносит выгоды и используется в производственных или управленческих процессах;
- срок использования программы превышает 12 месяцев;
- определена первоначальная стоимость программы;
- программа учитывается отдельно от других активов.
В бухгалтерском учете для признания компьютерного обеспечения в составе нематериальных активов нет ограничений по стоимости.
Важно
С 2024 года исключительные права на компьютерные программы, которые признаются НМА, надо учитывать по ФСБУ 14/2022
ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы» можно применять с 2023 года досрочно, а с 2024 года он станет обязательным.
До принятия к учету программы надо определить два параметра:
- срок использования;
- стоимость.
Срок использования
При признании компьютерной программы нематериальным активом, то срок ее полезного использования определяется по следующим правилам.
Когда организации принадлежит исключительное право на компьютерную программу, то срок ее действия не ограничен во времени. Даже если организация получила свидетельство о регистрации компьютерной программы в Роспатенте, в котором указан срок. Срок использования для целей бухучета определяется исходя из периода, в течение которого организация планирует использовать программу.
Когда срок использования компьютерной программы определить невозможно и он не указан в регистрационных документах, то срок считается неопределенным. Амортизация по такому объекту не начисляется (п. 23, 25 ПБУ 14/2007).
Срок полезного использования компьютерной программы надо утвердить приказом руководителя организации.
Рекомендация
Установите срок полезного использования компьютерной программы одинаковым для бухгалтерского и налогового учета, чтобы избежать возникновения временных разниц.
Срок использования
Первоначальная стоимость при принятии на учет равна сумме всех затрат на приобретение или разработку компьютерной программы:
- расходы на приобретение исключительных прав на программу;
- расходы на улучшение программы и настройку работоспособности (тестирование, консультирование и т.п.);
- при раздельном учете НДС суммы входящего НДС (при условии использования программы в деятельности, не облагаемой НДС);
- прочие расходы (пошлина и т.п).
Пошаговая инструкция отражения в программе 1С ERP приобретения у поставщика и постановки на учет компьютерной программы.
Приобретение программного обеспечения
В разделе Внеоборотные активы заходим в Документы НМА и расходы на НИОКР. Нажимаем Cоздать и выбираем Закупка у поставщика.
Рисунок 1 — Выбор документа приобретения нематериального актива у поставщика
В созданном документе указываем поставщика, договор на приобретение программы.
Затраты организации на имущество, которое впоследствии будет принято в качестве нематериального актива, учитываются на счете 08.05 Приобретение нематериальных активов.
На закладке Расходы и прочие активы отражаются данные по приобретаемой компьютерной программе.
Рисунок 2 — Отражение данных в документе приобретения НМА
В документе настраиваем счет учета. Выбираем статью Нематериальные активы и НИОКР. Счет учета 08.05. Из справочника выбираем материальный актив или создаем новый. После проведения и отражения данных в регламентированном учете должны появиться проводки. Документ формирует проводки:
- Дт 08.05 Кт 60.01 — оприходование НМА;
- Дт 19.02 Кт 60.01 — принятие к учету НДС.
Рисунок 3 — Проводки документа принятия к учету нематериального актива
Регистрируем счет-фактуру поставщика.
Принятие к учету
В разделе Внеоборотные активы заходим в Документы НМА и расходы на НИОКР. Нажимаем создать и выбираем Принятие к учету НМА.
Рисунок 4 — Выбор документа для принятия к учету НМА
Создаем новый документ. Указываем параметры НМА. Нематериальные активы, используемые в организации, учитываются в дебете счета 04 Нематериальные активы. Амортизация на счете 05.
Счета прописываются в Группе финансового учета.
Рисунок 5 — Счета учета нематериальных активов
После принятия к учету компьютерной программы регламентная операция Закрытие месяца будет начислять амортизацию с месяца, следующего за тем, в котором приняли НМА.
В том случае, когда организации переданы права на компьютерную программу по лицензионному договору, она признается нематериальным активом, которое получено в пользование. Такие активы надо учитывать на забалансовом счете.
План счетов не предусматривает отдельного забалансового счета для учета нематериальных активов, полученных в пользование. Можно самостоятельно добавить забалансовый счет и закрепить это в учетной политике. Например, это может быть счет «014 Нематериальные активы в пользовании».
По дебету счета 014 Нематериальные активы в пользовании отразите стоимость стоимость прав на компьютерную программу, полученных в пользование (на основании лицензионного договора).
Использование компьютерной программы без договора отчуждения или лицензии влечет гражданскую, материальную, административную или уголовную ответственность.
